O kliencie

Leroy Merlin (część globalnej Grupy Adeo) to absolutny gigant na rynku wyposażenia wnętrz i materiałów budowlanych. Liczby mówią same za siebie:

• 85 supermarketów w całej Polsce i prężnie rozwijający się e-commerce, wspierane przez centralę i nowoczesne centrum logistyczne.
• Ponad 12 000 pracowników dbających o codzienne doświadczenia zakupowe klientów.
• Potężny ekosystem e-commerce i marketplace oferujący 2,3 miliona produktów.
• Imponująca sprawność operacyjna: 90% zamówień trafia do klientów w mniej niż 72 godziny.

To również firma głęboko zaangażowana społecznie, mająca na koncie ponad 1036 grantów wspierających lokalne społeczności, szkoły i instytucje. Zarządzanie tak potężnym i rozproszonym organizmem wymaga technologicznego kręgosłupa, który udźwignie ciężar tysięcy codziennych operacji.

Wyzwanie

Droga Leroy Merlin do cyfrowej doskonałości rozpoczęła się w 2010 roku, kiedy sieć liczyła zaledwie około 30 sklepów.

Wraz z dynamicznym rozwojem i niemal trzykrotnym wzrostem liczby placówek, organizacja zderzyła się ze ścianą wyzwań administracyjnych i operacyjnych:

• Tony papieru i wąskie gardła: Rozrost struktur wygenerował gigantyczne ilości papierowej dokumentacji – od raportów kasowych, przez delegacje, faktury, aż po kluczowe umowy. Tradycyjny obieg informacji spowalniał decyzyjność.
• Nieszczelny proces prawny (Legal): Zarządzanie umowami z setkami kontrahentów opierało się na fizycznych dokumentach i e-mailach. Proces ten był obarczony dużym ryzykiem błędu – zdobycie podpisów i archiwizacja trwały "grube tygodnie", a weryfikacja ostatecznej wersji dokumentu była utrudniona. Często podpisane umowy ginęły w całości lub części (np. aneksy)
• Złożoność środowiska IT i nowe prawo: Organizacja musiała zintegrować rozbudowane procesy finansowe z centralnym, chmurowym systemem Oracle (bez ingerencji w jego rdzenną architekturę), a także przygotować się na nadchodzące wymogi KSeF.
• Rozproszona praca i narzędzia: Zarządzanie ogromną infrastrukturą IT (dziesiątki tysięcy urządzeń), incydentami BHP i flotą wymagało ujednolicenia, aby pracownicy z różnych części Polski mogli współpracować płynnie.

Rozwiązanie

Odpowiedzią na te wyzwania było wdrożenie platformy Plus Workflow od Suncode, która z biegiem lat zyskała status systemu krytycznego IT, działającego ramię w ramię z systemem finansowym Oracle. Prawdziwym "game changerem" w obszarze zarządzania dokumentacją okazała się jednak integracja z platformą Autenti.

Kluczowe elementy wdrożenia:

• Zarządzanie procesami end-to-end: Przez ponad 15 lat współpracy z Suncode, Leroy Merlin zdigitalizowało ponad 30 kluczowych procesów biznesowych (m.in. HR, logistyka, finanse, obsługa awarii).
• Rewolucja w dziale prawnym i zakupach: Zastąpiono ręczny obieg dokumentów zautomatyzowanym procesem w Plus Workflow. Umożliwiono jednoczesną pracę na dokumentach i zautomatyzowano ścieżki akceptacji.
• Podpis elektroniczny Autenti: Wdrożono platformę Autenti, co pozwoliło na błyskawiczne podpisywanie umów z każdego miejsca na świecie, oferując m.in. wsparcie dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
• Sztuczna Inteligencja w finansach: W księgowości zastosowano moduły AI OCR, które inteligentnie sczytują, sortują i procesują faktury (papierowe i mailowe), optymalizując pracę działu przed wejściem KSeF.

Efekty

Cyfrowa transformacja w modelu Leroy Merlin x Suncode x Autenti przyniosła natychmiastowe, mierzalne rezultaty, fundamentalnie zmieniając kulturę pracy w organizacji.

• Błyskawiczne procesowanie umów: Czas od przygotowania umowy do jej finalnego podpisania i zarchiwizowania spadł z kilku tygodni do nawet 1-2 dni.
• Jeden centralny kokpit: Pracownicy zyskali zintegrowane środowisko. Za pomocą jednego narzędzia menedżerowie opiniują umowy, akceptują delegacje i zlecają podpisy (niezależnie od tego, jakiego rodzaju e-podpisu wymaga umowa oraz czy kontrahent chce wykorzystać system czy wykorzystujemy go tylko do podpisania umowy wyłącznie przez LM).
• Szczelność i bezpieczeństwo: Wyeliminowano ryzyko zagubienia dokumentów lub nieautoryzowanych zmian w treści. Podpisane e-umowy trafiają prosto do wirtualnego archiwum i e-Teczki.
• Oszczędność i ekologia: Drastycznie zredukowano koszty druku, obsługi manualnej i przesyłek kurierskich, co wpisuje się w proekologiczną strategię firmy.