Contract repository: a comparison guide for traditional, shared drive and digital storing

Centrální úložiště smluv je systém – ať už manuální nebo digitální – pro ukládání a správu smluv v průběhu celého jejich životního cyklu.

Digitální úložiště smluv je naproti tomu přesně to, jak to zní: centrální, organizované místo, kde se nacházejí všechny vaše smlouvy, ale online.

Není to žádný složitý technický žargon, je to prostě chytrý způsob, jak přestat ztrácet přehled o kritických dohodách a zajistit, aby byly důležité dokumenty plně chráněny.

Pokud vaše podnikání stojí na podepsaných dokumentech (a pokud podnikáte, tak tomu tak je), pak potřebujete víc než jen nepřehledný Google Drive a tabulku v Excelu.

Hlavní body článku

💡 Tradiční úložiště jsou v digitálním světě pomalá, manuální a stále méně praktická.

💡 Sdílené disky nabízejí lepší dostupnost, ale postrádají nástroje určené pro podepisování, compliance a automatizaci procesů.

💡 Digitální úložiště jsou navržena speciálně pro řízení životního cyklu smluv (CLM), přinášejí bezpečnost, sledovatelnost a efektivitu ve velkém měřítku.

Proč je úložiště smluv důležité?

Zapomenuté smlouvy jen tak tiše neleží.

Expirují, automaticky se obnovují, ukončují se a spouštějí závazky, aniž by o tom kdokoli z vašeho týmu věděl.

Pokud je nemůžete najít, nebo co hůř, pokud zapomenete, co jste podepsali – vystavujete svůj tým riziku, nákladům a chaosu.

Správné úložiště smluv to mění tím, že proměňuje správu smluv z reaktivní paniky na proaktivní kontrolu.

Jaké funkce by ale mělo dobré centralizované úložiště smluv skutečně mít? Jak poznat, kdy je řada na vás, abyste přešli na lepší řešení? A jak firmy obvykle přecházejí?

Na všechny tyto otázky odpovíme níže, ale nejprve je potřeba uvést několik definic a solidní srovnání.

Tři přístupy k úložišti smluv: tradiční, sdílený disk a digitální

Jak organizace rostou a množství dokumentů, které musíme podepisovat, ukládat a vyhledávat, se stává nezvladatelným, způsob ukládání, přístupu a správy smluv nabývá na důležitosti.

Existují tři hlavní přístupy, které firmy obvykle používají k udržování svých úložišť smluv, z nichž každý má jinou úroveň efektivity, bezpečnosti a škálovatelnosti.

1. Tradiční ukládání smluv spoléhá na fyzické dokumenty uložené v kartotékách nebo místních archivech, což nabízí minimální automatizaci nebo možnost vzdáleného přístupu, podobně jako u tradičního podepisování dokumentů.
2. Sdílené disky, jako je Google Drive nebo Dropbox, zavádějí cloudovou dostupnost, ale postrádají specifické funkce pro smlouvy, jako je sledování compliance, vestavěné podepisování a pokročilé zabezpečení.
3. Digitální úložiště smluv jsou účelové platformy, které dokáží řídit celý životní cyklus smlouvy – od podpisu a uložení až po compliance a automatizaci, a nabízejí tak nejrobustnější, nejškálovatelnější a nejbezpečnější řešení.

Níže uvedená tabulka porovnává tyto tři přístupy napříč klíčovými funkcemi, aby vám pomohla pochopit, které nastavení nejlépe podporuje potřeby moderní správy smluv.

Proč e-mail a Google Drive nestačí?

Buďme upřímní: e-mailové schránky a sdílené složky nejsou systém. Jsou to jen náplasti.

Zpočátku se tato řešení zdají být v pořádku. Pojmenujete složku „Smlouvy“ a máte hotovo. Ale pak někdo vytvoří „Klientské smlouvy Q1“, jiný tým nahraje PDF na svůj osobní Drive a někdo další uloží finální verzi s názvem „Smlouva_FINAL2_UPRAVENO_JanOPRAVA.pdf“.

Nemůžete se spoléhat na systém, kde historie verzí je jen znalost v hlavách lidí a data expirace žijí pouze v něčím kalendáři.

Tato nastavení se nedají škálovat, nejsou bezpečná a zhroutí se ve chvíli, kdy klíčová osoba odejde nebo objem vašich smluv vzroste.

Bezpečnost úložiště smluv: tichý, ale rozhodující faktor

Nejde ale jen o škálování nebo potíže s hledáním dokumentů, správné digitální úložiště smluv je také o bezpečnosti vašich dokumentů a citlivých smluvních dat.

Pokud nemyslíte na bezpečnost, zahráváte si s ohněm. Smlouvy obsahují cenové modely, platy, duševní vlastnictví, závazky – v podstatě to nejcennější z vašeho podnikání.

Používání sdíleného disku bez přísné kontroly přístupu je recept na úniky dat nebo nehody. Potřebujete bezpečnou správu smluv s funkcemi jako:

• Řízení přístupu na základě rolí pro omezení citlivého obsahu
• Šifrování (v klidovém stavu i při přenosu) pro ochranu před úniky
• Auditní protokoly, abyste viděli, kdo a jak s dokumenty manipuloval
• SSO nebo 2FA pro přísné zabezpečení přístupu
• Funkce pro compliance, jako je zpracování dat v souladu s GDPR

Bezpečnost smluv není jen záležitostí velkých korporací. Pokud manipulujete se smlouvami, manipulujete s rizikem. Ujistěte se, že volíte plně zabezpečené řešení.

Jak poznáte, že jste připraveni na lepší úložiště smluv?

Volání po modernějším úložišti smluv může nastat, když:

• Lidé se stále ptají: „Kde je podepsaná verze?“
• Máte obavy z promeškání klíčových termínů.
• Vaše tabulka v Excelu je už po týdnu neaktuální.
• Rizika spojená s compliance nebo právními záležitostmi vám nedají spát.
• Chcete trávit méně času správou smluv a více času jejich využíváním.

Čím více smluv spravujete, tím větší hodnotu získáte z centralizace, automatizace a přehlednosti. Pokud vaše podnikání roste, měla by růst i vaše správa smluv.

Co vlastně dělá dobré digitální úložiště smluv?

Než se ponoříme do osvědčených postupů, je důležité pochopit, co vlastně dobré digitální úložiště smluv poskytuje.

Tyto systémy dělají více než jen ukládání vašich souborů – dávají vám plnou kontrolu nad celým životním cyklem smlouvy, pomáhají vám zůstat organizovaní, v bezpečí a v souladu s předpisy.

Zde je to, co byste měli hledat v úložišti smluv, které je solidní a funguje kompletně online:

• Centralizované úložiště, takže každá dohoda žije na jednom přístupném místě, od NDA přes dodavatelské smlouvy až po rámcové smlouvy (MSA), což vám dává ten nejlepší „jediný zdroj pravdy“.
• Vyhledávatelná metadata, abyste našli to, co potřebujete, aniž byste museli hádat názvy souborů. Představte si: „Ukaž mi všechny smlouvy s dodavateli, které expirují příští čtvrtletí.“
• Detailní kontrola oprávnění, aby citlivé dohody viděli jen ti správní lidé.
• Historie verzí, abyste vždy věděli, kdo co změnil a kdy.
• Připomínky a upozornění, která označí klíčová data jako obnovení, ukončení nebo závazky dříve, než bude příliš pozdě.
• Auditní stopy pro compliance a klid na duši.

Digitální úložiště smluv řeší mnoho bolestí hlavy a výzev spojených se správou smluv, jako jsou ztracené smlouvy, promeškané termíny a bezpečnostní rizika.

Centralizuje všechny vaše smlouvy na jedno bezpečné, prohledávatelné místo, což usnadňuje nalezení přesně toho, co potřebujete, a udržení přehledu o obnoveních, závazcích a compliance.

Díky funkcím, jako je správa verzí, automatická upozornění a přístup na základě rolí, vám pomáhá udržet vše organizované, bezpečné a v hladkém chodu, bez ohledu na to, kolik smluv spravujete.

5 osvědčených postupů pro udržení vašeho úložiště smluv v kondici

Bez ohledu na to, jaký konkrétní nástroj použijete, vylepšete své cloudové úložiště smluv zavedením některých z následujících tipů.

Standardizujte pojmenování souborů a strukturu složek

Používejte formát, který nevyžaduje vysvětlování. Něco jako: 2024-03-15_AcmeCorp_KupniSmlouva_Podepsano.pdf. Takže i když vaše úložiště pro správu smluv neposkytuje extra filtrované vyhledávání, budete schopni najít své dokumenty mrknutím oka, což z něj tak jako tak udělá dobře organizované úložiště.

Složky strukturujte podle typu (např. prodej, nákup, HR), poté podle roku nebo stavu (návrh, podepsáno, expirováno).

Štítkujte a klasifikujte smlouvy

Metadata jsou váš přítel. Sledujte smluvní strany, datum účinnosti, dobu trvání, obnovení, hodnotu a vlastníka. Založte si základní přehled a udržujte jej aktuální, nebo ještě lépe, nechte to nástroj dělat automaticky.

Kontrolujte, kdo má přístup

Ne každý potřebuje vidět odměny vedení nebo ceny dodavatelů. Ujistěte se, že váš systém umožňuje přístup na základě rolí, jinak riskujete nadměrné sdílení citlivých dat.

Automatizujte připomínky a workflow

Zmeškaná obnovení vedou k přeplatkům, výpadkům služeb nebo právnímu vystavení riziku, zejména při správě smluv ve velkém podniku.

Nastavte si proto upozornění na 30-60-90 dní před klíčovými daty. Mnoho nástrojů také podporuje automatizované schvalovací toky a generování šablon.

Kontrolujte a udržujte čtvrtletně

I spolehlivé systémy úložišť smluv chátrají bez údržby. Chytrým tipem pro úložiště smluv je naplánovat čtvrtletní audity pro archivaci zastaralých smluv, dvojitou kontrolu oprávnění a aktualizaci metadat.

Jak firmy obvykle přecházejí?

Většina firem nezačíná s plnohodnotným digitálním úložištěm smluv – a to je zcela normální.

Začínají s tím, co je k dispozici: sdílené složky, tabulky a e-mailová vlákna. A chvíli to funguje.

Ale jak počet smluv roste, termíny se začínají promeškávat, vkrádá se zmatek ve verzích a sledování compliance je stále těžší.

Tehdy tlak narůstá. Ať už jde o neúspěšný audit, ztracený obchod nebo jen příliš mnoho e-mailů typu „Kde je podepsaná verze?“, firmy si nakonec uvědomí, že potřebují něco spolehlivějšího.

Přechod obvykle začíná, když si firmy začnou všímat těchto bolestivých bodů.

Mohou nejprve přejít na organizovanější sdílený disk nebo jednoduchý software pro správu smluv, aby získaly lepší kontrolu a snížily chaos. Postupem času, jak rostou nároky na compliance, bezpečnostní obavy a složitost smluv, přijímají plnohodnotné digitální úložiště.

To jim umožňuje vše centralizovat, automatizovat klíčové procesy jako obnovení a připomínky a zajistit splnění nezbytných standardů compliance a bezpečnosti.

Podepisujte a ukládejte smlouvy automaticky s Autenti

Pokud chcete více než jen manuální správu úložiště smluv, chcete řádnou bezpečnost a cítíte, že je čas růst, můžete. I když chcete nástroj, který jde nad rámec pouhého ukládání dokumentů.

S platformami jako Autenti můžete nejen bezpečně ukládat své smlouvy, rychle je vyhledávat a kontrolovat verze smluv, ale také každou smlouvu elektronicky podepsat, ověřit totožnost zákazníka či partnera a mnohem více.

Zde je přesně popsáno, jak na to.

Krok 1: podepište smlouvy elektronicky

Začněme tou nejdůležitější částí: získáním podpisů na smlouvy.

S Autenti můžete zapomenout na tisk, skenování a nahánění podpisů. Platforma vám umožní nahrát dokument a odeslat jej k podpisu během několika minut.

Podporuje řadu elektronických podpisů v závislosti na potřebách vašeho podnikání.

Můžete použít jejich standardní e-podpisy pro běžné obchodní dohody, Zaručený elektronický podpis (ZEP), když potřebujete extra jistotu, nebo Kvalifikovaný elektronický podpis (KEP) pro smlouvy vysoké důležitosti, které mají stejnou právní váhu jako vlastnoruční podpis.

Krása spočívá v flexibilitě – vaši klienti ani partneři nepotřebují žádný speciální software, stačí jim prohlížeč.

A pokud řešíte desítky nebo dokonce stovky smluv najednou (jako jsou HR dohody nebo NDA), funkce hromadného podepisování v Autenti vám umožní podepsat je všechny hromadně, na pozadí, zatímco vy pracujete dál.

Je navrženo tak, aby vám pomohlo růst, ať už jste startup nebo velký podnik spravující stovky dokumentů denně.

Krok 2: ukládejte a snadno vyhledávejte smlouvy

Jakmile jsou smlouvy podepsány, nemusíte je ručně stahovat ani organizovat – Autenti to vyřeší za vás.

Každý dokument se automaticky uloží do digitálního archivu vaší společnosti. Je v cloudu, přístupný kdykoli a udržuje vše úhledně uspořádané. Nalezení správné smlouvy nebo nejnovější verze podepsané smlouvy zabere vteřiny. Už žádné prohrabávání e-mailů nebo sdílených disků.

Co jej však skutečně odlišuje, je auditní stopa.

Pro každý dokument generuje Autenti Kartu podpisů, která ukazuje, kdo podepsal, kdy, z jaké IP adresy a jak byla ověřena jeho totožnost. Není to jen časové razítko – je to váš vestavěný důkaz shody, připravený pro audity nebo právní přezkumy.

Vestavěný archiv dokumentů můžete také prohledávat podle:

• Konkrétního klíčového slova,
• Filtrování podle stavu,
• Řazení podle data,
• Řazení od nejnovějších po nejstarší dokumenty,
• Filtrování podle odesílatele a příjemce,
• A podle vytvořených sdílených štítků, jako je HR nebo prodejní tým.

Takže pokud hledáte tu NDA podepsanou konkrétním klientem a konkrétním členem prodejního týmu v minulém čtvrtletí, budete ji mít během vteřin. Je to správa dokumentů, která skutečně pracuje pro vás, ne naopak.

Krok 3: užijte si bezpečné ukládání

Nyní si promluvme o bezpečnosti – protože pokud jdete do online centralizovaného úložiště, je to věc, o které se nediskutuje.

Autenti je v tomto ohledu neochvějné. Všechny dokumenty jsou šifrovány jak během přenosu, tak v klidovém stavu, a jsou uloženy na serverech v EU splňujících GDPR.

Kromě technické stránky vám Autenti také dává velkou kontrolu nad tím, kdo má k čemu přístup.

Můžete použít jednotné přihlášení (SSO) pro správu uživatelů prostřednictvím vašich stávajících systémů nebo chránit dokumenty vyžadováním ověření totožnosti, nebo dokonce jednoduchým ověřením přes SMS či e-mail.

A tím to nekončí. Autenti vám také umožňuje snadno validovat elektronické podpisy vytvořené jinde, abyste se ujistili, že jsou tak bezpečné, jak potřebujete.

Shrnutí

Když spojíte tyto kroky: hladké podepisování, inteligentní archivaci a zabezpečení na podnikové úrovni, získáte řešení digitálního úložiště smluv, které soubory jen neukládá; podporuje vaše podnikání.

Ať už uzavíráte obchody rychleji, procházíte audity bez stresu nebo škálujete své operace, aniž byste se utopili v papírování, Autenti se postará o těžkou práci.

Pokud se tedy chcete zbavit starého přístupu „pořadač na polici“ a přejít na něco moderního, co splňuje předpisy a je vytvořeno pro skutečné obchodní potřeby, toto je ono.

Jděte s Autenti dál než jen k centralizovanému úložišti pro správu smluv, vyzkoušejte zdarma na 14 dní. Kreditní karta není vyžadována.

Podepisujte, ukládejte a chraňte své nejdůležitější dokumenty – chytře.