Posílejte dokumenty k podpisu chytřeji
Přidejte více dokumentů, definujte role a typy podpisů, nastavte pořadí podepisování – a každý soubor se bezchybně dostane ke správným lidem.
Jak to funguje? Vysvětleno ve 3 krocích
S Autenti eSign můžete připravit a odeslat jakýkoli dokument k podpisu během několika minut. Převezměte plnou kontrolu nad svým pracovním postupem podepisování dokumentů.
-
Přidejte dokument
Nahrajte dokument z počítače nebo přímo z Google Drive či Microsoft OneDrive.
-
Přidejte příjemce a nastavte workflow
Přidejte příjemce. Nastavte jejich role (tj. podepisující, schvalovatel) a pořadí elektronických podpisů.
-
Odešlete
Odešlete dokument za sebe nebo za organizaci. Příjemci obdrží oznámení ve zvoleném jazyce a vy budete moci sledovat stav dokumentu v reálném čase!
Vaši podepisující připraveni jediným kliknutím
Už nikdy nehledejte e-mailovou adresu ani nehádejte roli. Uložte si kontakty do adresáře, přednastavte jim výchozí typ podpisu a roli (např. „podepisující“ nebo „parafující“) a přidejte je do dokumentů jediným kliknutím.
- Začněte během několika sekund importem celého seznamu kontaktů (CSV).
- Udržujte všechny v obraze díky sdílenému adresáři pro celý tým.
- Provádějte hromadné úpravy snadno exportováním seznamu pro rychlé aktualizace.
Přidejte ověření pomocí SMS pro vyšší důvěryhodnost
Jak víte, že se podepsala správná osoba? Usnadňujeme to: jedinečné heslo zaslané prostřednictvím SMS prokazuje, že podepisující má přístup ke svému ověřenému mobilnímu telefonu, což vám dává konkrétní důkaz totožnosti.
- Získejte silný právní důkaz propojením podpisu s osobním zařízením.
- Zabraňte neoprávněnému přístupu k vašim nejcitlivějším dokumentům.
- Eliminujte spory typu „to jsem nikdy nepodepsal“ díky jasné auditní stopě.
Nedovolte, aby přílohy e-mailů narušily váš pracovní postup
Poslal vám partner podepsané PDF? Stačí ho nahrát a pokračovat dál. Autenti vám umožní přidat váš podpis k již podepsanému dokumentu, čímž získáte jeden konečný soubor s kompletní a ověřitelnou historií.
- Převeďte napůl podepsanou e-mailovou přílohu na plně uzavřenou a bezpečnou smlouvu.
- Udržujte jediný zdroj pravdy pro všechny podepisující, vše na jednom místě.
- Naše elektronická pečeť (eSeal) uzamkne dokument proti jakýmkoli změnám a zajistí tak naprostou integritu.
Chraňte své dokumenty hesly
Rozhodněte se, jak chcete chránit své soubory. Dokument můžete uzamknout tak, aby se otevřel pouze pomocí jednorázového SMS kódu, nebo můžete odeslat konečnou podepsanou verzi jako šifrovaný soubor ZIP, který vyžaduje samostatné heslo.
- Mějte přesnou kontrolu nad tím, kdo přistupuje k vašim podepsaným smlouvám.
- Sledujte každý pokus o přístup v zabezpečeném auditním záznamu dokumentu.
Poskytněte svým podepisujícím jasný kontext
Zajistěte, aby vaši příjemci přesně věděli, co a proč podepisují. Můžete přidat plně formátovanou vlastní zprávu nebo ušetřit čas použitím šablony pro opakující se žádosti.
- Napište jedinečnou zprávu nebo si vyberte z galerie šablon.
- Použijte možnosti formátování, aby byly vaše pokyny jasné a profesionální.
Plná kontrola nad procesem podepisování
Autenti eSign vám dává úplnou kontrolu nad celým pracovním postupem podepisování. Od diktování přesného pořadí podpisů až po správu životního cyklu dokumentu po jeho odeslání.
- Pořadí podpisů
- Datum vypršení platnosti dokumentu
- Stažení dokumentu
- Změna příjemců
- Jazyk procesu podepisování
Pořadí podpisů
Nastavte pořadí lidí, kteří se zúčastní procesu podepisování. Můžete začít právním oddělením v roli schvalovatele a skončit představenstvem v roli podepisujících.
.png)
Datum vypršení platnosti dokumentu
Platnost vašich dokumentů může automaticky vypršet, pokud po určitou dobu nedojde k žádné akci. Tím se zabrání nežádoucímu přístupu k neaktuálním dokumentům.
Stažení dokumentu
Udělali jste chybu? Poslali jste špatný dokument nebo jste nezahrnuli některého z podepisujících? Dokument můžete z procesu kdykoli stáhnout!
Změna příjemců
Je důležitá osoba mimo kancelář (OOO) nebo na nemocenské? Žádný strach, proces můžete upravit a příjemce vyměnit.
Jazyk procesu podepisování
Nedovolte, aby se jazyk stal překážkou při uzavírání vašich obchodů. Díky podpoře 24 evropských jazyků si můžete být jisti, že vaši příjemci bez pochyb porozumí každému kroku procesu.
Role při podepisování
K dispozici jsou 4 odlišné role: podepisující, schvalovatel, revizor a divák, které vám umožní sestavit váš pracovní postup podepisování dokumentů.
Podepisování
Může podepisovat dokumenty jedním ze tří typů elektronického podpisu: SES, AES, QES.
Hodnocení
Může každý dokument zkontrolovat a zkomentovat.. Nemá to vliv na schopnost podepisujícího podepsat dokumenty a je to čistě informativní.
Parafování
Může schválit nebo zamítnout celý dokument k podepsání. Ideální pro právní oddělení.
K náklhedu
Ideální pro přidání klíčových zúčastněných stran dokumentu, aby mohly sledovat stav souboru, čímž se omezí zbytečná komunikace a dotazy na stav.
Propojte se se všemi nástroji, které již používáte
Autenti se bezproblémově integruje s klíčovými nástroji, jako jsou Salesforce, Webcon, Peopleforce a mnoho dalších, což vám umožní přenášet přesná zákaznická data přímo do vašich dokumentů. Propojte své obchodní systémy a zefektivněte každý krok vašeho pracovního postupu s dokumenty (workflow).
Začněte posílat dokumenty s Autenti a zapomeňte na chaos a zpoždění
.png)