Jak efektivně napsat smlouvu? Opravdu užitečný průvodce

Sepsání právně závazné smlouvy by mělo být opakovatelným a škálovatelným procesem – nikoliv hrdinským výkonem pokaždé, když chce někdo uzavřít obchod nebo přijmout dodavatele.

Zejména proto, že smlouvy jsou doslova všude. Podle společnosti Juro se 60 až 80 procent všech B2B transakcí řídí obchodními smlouvami.

A přesto jsou smlouvy pro mnoho středních až velkých firem stále bolestně pomalé.

Týmy ztrácejí hodiny naháněním schválení, dohadováním se o smluvních doložkách nebo pouhým hledáním „finální“ verze v hlubinách Google Drive. Mezitím obchody stagnují. Smluvní rizika proklouzávají. Právní oddělení čelí kritice. Obchodníci jsou frustrovaní. A nákupčí nedostávají odpovědi.

Tento průvodce je tu od toho, aby vám pomohl naučit se, jak napsat smlouvu od nuly, a to hladce.

Jde o postupný rámec, který pomáhá mezifunkčním týmům naučit se navrhovat a spravovat smlouvy efektivněji – aniž by obětovaly kvalitu nebo kontrolu. A s využitím moderních nástrojů pro urychlení celého procesu.

Ať už sepisujete NDA (dohodu o mlčenlivosti), vyjednáváte MSA (rámcovou smlouvu o službách) nebo pod tlakem zpracováváte složité SOW (specifikaci práce), tento návod vás provede procesem, který funguje.

Pojďme se podívat na 9 snadných kroků, jak efektivně napsat smlouvu.

Krok 1: Začněte s jasností

Než napíšete jediné slovo, zastavte se a zeptejte se: na čem se vlastně dohadujeme – a kdo tento proces vlastní?

To je fáze, kde většina smluv selhává. Obchodní zástupce spěchá na právní oddělení s vágním požadavkem. Nákupčí předá právnímu 37stránkovou smlouvu s dodavatelem, kterou ani nečetl. Každý předpokládá, že detaily vyřeší někdo jiný.

Místo toho začněte rychlým interním vstupním procesem, abyste se shodli na úplných základech:

• Zúčastněné strany: Tedy kdo stojí na každé straně písemné dohody? Koneckonců, smlouva mezi stranami zahrnuje strany. Často externí vůči organizaci. Zejména pokud je strana externí – ujistěte se, že ji správně identifikujete.

• Obchodní kontext: Jde o nový obchodní vztah? Obnovení smlouvy? Nábor dodavatele? Nebo něco úplně jiného?

• Klíčové podmínky: Rozhodněte o rozsahu práce, cenách, výstupech, platebních podmínkách, časových osách a všech důležitých detailech.

• Rizika k označení: Uveďte, zda smlouva zahrnuje nakládání s citlivými údaji, duševní vlastnictví (IP), odpovědnost, exkluzivitu nebo cokoli, co může ve smlouvě, kterou píšete, představovat potenciální varovný signál.

• Typ smlouvy: Smlouvu označte. Je to NDA, MSA, SOW, partnerská smlouva?

• Interní vlastníci: Rozhodněte, kdo je zodpovědný za návrh, revizi, připomínkování, schválení atd.

I jednoduchý sdílený formulář nebo kontrolní seznam může později ušetřit hodiny zmatků. A když jsou všichni od začátku na stejné vlně, všechno jde prostě hladčeji.

Rychlá výhra

Použijte sdílenou šablonu pro zadání smlouvy (Google Form, dokument v Notion nebo platformu CLM), která dokáže směrovat požadavky na základě typu smlouvy nebo její hodnoty. To nastavuje očekávání hned na začátku a pomáhá efektivněji organizovat práci.

Krok 2: Vyberte správnou šablonu (nebo ji sestavte z modulů)

Začít s prázdným dokumentem ve Wordu a zírat na blikající kurzor je nejrychlejší způsob, jak ztratit čas a zavést riziko. Solidní, předem schválená šablona je vaším nejlepším přítelem – ale pouze pokud je vytvořena tak, aby byla škálovatelná.

Příliš často jsou šablony buď:

1. Příliš obecné (a vyžadují hodiny přepisování), nebo

2. Tak rigidní, že se zhroutí v okamžiku, kdy jsou přidány reálné podmínky.

Cílem není jen znovu používat dokumenty. Cílem je standardizovat strukturu a urychlit navrhování smluv, aniž byste ztratili flexibilitu.

Dobrá šablona by měla:

• Jasně oddělovat právní a obchodní podmínky.

• Používat bloky klauzulí, které lze měnit podle situace (např. odlišné znění ukončení pro krátkodobé vs. dlouhodobé obchody).

• Obsahovat pokyny nebo poznámky pro interní použití (např. „zde vložte záložní doložku, pokud zákazník odmítne standardní podmínky IP“ nebo „zde zahrňte doložku o ukončení, pokud se stane něco jiného“).

• Označit nesmlouvatelné vs. flexibilní podmínky, aby obchodní nebo nákupní oddělení vědělo, co mohou upravit a co musí eskalovat.

Kromě celých šablon smluv můžete také zvážit založení knihovny doložek pro nejčastější případy, se kterými se vaše firma setkává, a poté si vybírat fragmenty, které se nejlépe hodí pro to, co právě píšete.

Místo toho, abyste museli upravovat celou věc, vezmete základní, neměnnou šablonu a vyplníte ji příslušnými doložkami.

Šablony by neměly být zaprášená PDF. Měly by se vyvíjet s vaším podnikáním a aktualizacemi smluvního práva. Měly by se vyvíjet na základě toho, co skutečně funguje – a co je naopak odmítáno.

Nezapomeňte také:

• Čtvrtletně nebo po velkých vyjednávacích cyklech revidovat šablony a doložky, abyste ověřili jejich platnost.

• Zaznamenávat opakující se připomínky (redlines) a zabudovat záložní varianty přímo do šablon.

• Omezit počet „standardních“ šablon – příliš mnoho znamená, že nikdo nepoužije tu správnou.

(Ne tak) Rychlá výhra

Spolupracujte s právním oddělením na modularizaci šablon podle typu doložky (např. platební podmínky, nakládání s daty, ukončení) a úrovně rizika. Poté každou doložku označte štítkem pro případy použití: nízkoriziková smlouva s dodavatelem, vysoce hodnotný podnikový obchod, vysoce hodnotná prodejní smlouva atd. Tím se psaní návrhu změní spíše na model „zapoj a hraj“ (plug and play) – a ušetří to hodiny u každého obchodu.

Krok 3: Sepisujte rychle, ale neimprovizujte

Jakmile máte správnou šablonu, fáze návrhu by měla být rychlá. Ale rychlá neznamená odfláknutá.

Většina zpomalení smluv není způsobena samotným psaním, ale nejasným vlastnictvím, nekonzistentním formátováním nebo tím, že někdo přidá vlastní jazyk „pro jistotu“. Zde trocha disciplíny ušetří spoustu času.

Před samotným psaním si tedy vyjasněte, kdo je zodpovědný za:

• Obchodní podmínky (cena, výstupy, časová osa). Obvykle je to obchodní nebo nákupní oddělení, v závislosti na smlouvě.

• Právní podmínky (IP, odškodnění, rozhodné právo). Obvykle je to právní oddělení nebo správa smluv (Contract Ops).

Důležité! Nenechte pět lidí upravovat dokument paralelně. Pověřte jednu osobu řízením návrhu a ostatní ponechte v režimu recenzentů, dokud nebude hotovo.

Několik tipů pro psaní návrhu

Nyní k samotnému psaní. Dobrá smlouva je jasná, ne „chytrá“. Pokud navrhujete vlastní smlouvu a píšete ji od nuly:

• Kde je to možné, používejte srozumitelný jazyk.

• Vyhněte se hromadění více podmínek do jedné věty.

• Rozdělte složité smluvní sekce a dlouhé odstavce do sekcí nebo odrážek.

Nejde o „zjednodušování“ smlouvy – jde o to zajistit, aby všichni rozuměli tomu, na čem se dohodli. To zahrnuje i lidi, kteří budou muset smlouvu vymáhat za šest měsíců.

Měli byste také:

• Logicky číslovat sekce.

• Používat konzistentní záhlaví a velikosti písma.

• Přesně dodržovat definované pojmy (např. „Datum účinnosti“ vs. „Datum zahájení“).

Maličkosti jako tyto zabrání velkým bolestem hlavy později, když bude dokument připomínkován nebo revidován.

Rychlá výhra

Vytvořte krátkého interního „průvodce stylem“ pro smlouvy, který pokryje formátování, tón a běžné chyby. Nemusí to být nic složitého – stačí jedna stránka, která odpoví na otázku „jak se tady věci píšou?“.

Krok 4: Spolupracujte bez vytváření chaosu

Návrh smlouvy je hotový – nyní se na něj všichni chtějí „rychle podívat“. Zde spolupráce buď udrží věci v pohybu, nebo celý proces vykolejí.

Klíčem je spolupracovat asynchronně, v kontrolovaném prostředí, s jasnými rolemi a jediným zdrojem pravdy. Digitálně.

Nic nezabije dynamiku rychleji než pět e-mailových vláken a názvy souborů jako Smlouva_v3_FINAL_upravenoJanem.docx.

Určete tedy jedno místo pro spolupráci, ať už je to Google Docs, Word Online, platforma pro řízení životního cyklu smluv (CLM) nebo software pro elektronický podpis, jako je Autenti.

Ať už bude nástroj jakýkoli, ujistěte se, že:

• Všichni komentují stejnou verzi.

• Úpravy se provádějí v režimu sledování změn.

• Vlastnictví dokumentu je vždy jasné.

Ne každá zúčastněná strana musí být zapojena do každé doložky. Přizvěte recenzenty na základě toho, co se skutečně mění:

• Obchodní oddělení může potřebovat potvrdit ceny nebo slevy.

• Právní oddělení může potřebovat přezkoumat odpovědnost nebo rozhodné právo.

• Nákupní oddělení může potřebovat ověřit platební podmínky.

Rychlá výhra

Podle Weshare se očekává, že do roku 2025 se manuální úsilí při kontrole a sepisování smluv sníží o 50 %, a to díky vznikajícím technologiím.

Používejte tedy vznikající technologie. Nebo ještě lépe, používejte bezpečnou, vyzkoušenou a ověřenou technologii, o které je známo, že funguje.

Jako Autenti, které fungovalo pro skupinu TZMO a ušetřilo jim 90 % času při zpracování smluv.

S Autenti můžete nejen elektronicky podepisovat jakékoli smlouvy, ale také bezpečně revidovat dokumenty s úplnou kontrolou verzí a s příslušnými přístupovými rolemi pro recenzenty, schvalovatele a uživatele s právem pouze pro čtení.

Krok 5: Řešte připomínky (redlines) strategicky

Připomínky a revize (redlines) jsou nevyhnutelné. Ale to, jak je zvládnete, určuje, zda se smlouva uzavře tento týden, nebo uvízne v limbu na měsíc.

Cílem zde není vyhnout se vyjednávání – cílem je, aby výměna názorů byla rychlejší, cílenější a méně bolestivá.

Každý tým by měl mít jasnou politiku ohledně toho, co může přijmout nebo revidovat bez eskalace. Například:

• Obchodní oddělení může upravit platební podmínky v předem schváleném rozsahu.

• Nákupní oddělení může vyladit časové osy dodání.

• Pouze právní oddělení může zasahovat do IP, odškodnění nebo rozhodného práva.

Pokud se vše musí vracet na právní, vytvoříte překážky. Pokud se na právní nevrátí nic, zavedete riziko.

Nevyjednávejte pokaždé od nuly. Pro vysoce konfliktní podmínky, jako je omezení odpovědnosti nebo nakládání s daty, udržujte sadu:

1. Preferovaného znění (vaše výchozí pozice).

2. Záložních možností (co jste ochotni přijmout).

3. Nepřekročitelných hranic / Hard stops (podmínky, na které nepřistoupíte).

To udržuje konverzaci při zemi a pomáhá juniorním členům týmu vyjednávat s jistotou.

Připomínky vždy kontrolujte ve sledování změn, s komentáři nebo poznámkami, které vysvětlují, proč bylo něco upraveno. To snižuje nutnost vracení se zpět a zrychluje schvalování.

Pokud nepoužíváte CLM nebo software pro elektronický podpis, disciplinovaný pracovní postup v Google Docs (s historií verzí + vlákny komentářů) zpočátku postačí.

Rychlá výhra

Vytvořte „manuál pro připomínkování“, který pokryje vašich 5–10 nejčastěji vyjednávaných doložek. U každé z nich uveďte:

• Výchozí pozice.

• Přijatelné variace.

• Kdo musí změny schválit.

  Tím se připomínkování změní z posuzování případ od případu na opakovatelný proces.

Krok 6: Schvalujte bez překážek

Schvalování je jedním z největších úzkých hrdel v pracovních postupech se smlouvami. Jasný a dobře definovaný proces může ušetřit dny nebo dokonce týdny.

Cílem je zefektivnit schvalování tak, aby smlouvy nestagnovaly – ale přesto je viděly ty správné oči.

Ne každá smlouva potřebuje podpis každého vedoucího pracovníka nebo oddělení. Přizpůsobte schvalovací cesty na základě:

• Typu smlouvy (NDA vs. mnohamilionová MSA).

• Hodnoty obchodu nebo úrovně rizika.

• Požadavků interních směrnic.

Zdokumentujte, kdo musí co schválit – a kdy. Sdílejte to široce, aby každý znal proces.

Dlouhé schvalovací cykly často pramení z nejasných očekávání. Stanovte pevné termíny a posílejte automatická připomenutí:

• „Schválení nutné do 3 pracovních dnů.“

• Automatická eskalace, pokud do termínu nepřijde odpověď.

To pomáhá udržet dynamiku a zodpovědnost.

Rychlá výhra

Podle zprávy organizace World Commerce & Contracting z roku 2021 je schvalování nejžádanějším prvkem uzavírání smluv k digitalizaci, přičemž tuto část správy smluv zvolilo 74,6 % respondentů.

Zdroj

Což je naprosto pochopitelné. Nahánět schválení po vší té tvrdé práci s vytvořením smlouvy se zdá prostě zbytečné. Digitalizujte tedy tento proces.

Můžete dokonce vytvořit vývojový diagram nebo kontrolní seznam pro schvalovací workflow. Vizuální pomůcky týmům usnadňují pochopení jejich role a zamezují zbytečným zdržením.

Zejména pokud si vytvoříte diagram pro každý z typických scénářů uzavírání smluv, abyste se snadno zorientovali v jakémkoli případě.

Potřebujete poslat jemné upozornění na potřebné schválení? Posílejte automatická připomenutí těm, kteří musí danou smlouvu schválit nebo dokonce podepsat, s Autenti.

Krok 7: Podepište a uložte (správně)

Podpis smlouvy je okamžikem, kdy se všechna ta tvrdá práce vyplatí.

Jako třešničku na dortu úspěšného procesu psaní smlouvy udělejte finále stejně efektivní pomocí elektronických podpisů.

Použití platformy pro elektronický podpis, jako je Autenti, činí tento krok rychlým, zcela bezpečným a právně závazným.

Podepisujte s Autenti

[grafika pokazująca e-podpisy 🙏]

Autenti vám umožňuje posílat smlouvy online, čímž odpadají zdržení spojená s tiskem, skenováním nebo posíláním dokumentů poštou druhé straně jen kvůli podpisu smlouvy.

Je jednoduché na používání a splňuje nařízení eIDAS a další mezinárodní předpisy, takže vaše podepsané smlouvy právně obstojí.

Kromě pouhého podepisování různých typů dokumentů však s Autenti můžete také:

• Podepisovat více dokumentů najednou pomocí hromadného podepisování.

• Sledovat přesnou auditní stopu každého podpisu s IP adresami podepisujících, jmény, přesným datem a časem podpisu a dalšími údaji.

• Získat vyhrazenou Podpisovou kartu (Signature Card) vydanou ke každému podepsanému dokumentu.

• Ověřit totožnost druhé strany pomocí několika online metod ověření ID.

• A mnohem více.

Podívejte se, jak Bank Millennium podepisuje nejrůznější HR dokumenty, včetně pracovních smluv, během několika minut s Autenti.

Krok 8: Sledujte to podstatné po podpisu

Nyní, abyste se vyhnuli promeškaným termínům, ztraceným obnovením nebo přehlédnutým závazkům, potřebujete jasný systém pro sledování po podpisu.

Nastavte automatická připomenutí

Použijte svůj nástroj pro správu smluv nebo kalendářový systém ke spuštění upozornění na klíčová data, jako jsou:

• Termíny obnovení.

• Výpovědní lhůty.

• Platební milníky.

• Termíny odevzdání výstupů.

Díky tomu bude váš tým proaktivní, nikoli reaktivní.

Monitorujte závazky a plnění

Smlouvy často obsahují závazky, které vyžadují trvalou pozornost, jako jsou dohody o úrovni služeb (SLA) nebo požadavky na reporting. Pověřte vlastníky sledováním těchto závazků a pravidelně kontrolujte plnění smlouvy.

To pomáhá předcházet překvapením, sporům nebo nesplněným obchodním cílům.

Používejte řídicí panely (dashboards) a reporty

Mnoho softwarových nástrojů pro správu smluv a platforem pro řízení životního cyklu smluv (CLM) nabízí panely, které poskytují přehled o:

• Nadcházejících expiracích a obnoveních.

• Hodnotách smluv a úrovních rizika.

• Úzkých hrdlech nebo zpožděných akcích.

Pokud nepoužíváte CLM, zvažte vytvoření sdílené tabulky nebo vlastního řídicího panelu s klíčovými údaji o smlouvách, aby byli všichni v obraze.

Rychlá výhra

Vytvořte kalendář smluv s připomínkami viditelnými pro příslušné týmy (Obchod, Právní, Nákup). Pravidelně jej sdílejte na týmových poradách, aby byly termíny smluv stále na očích.

Nebo využijte již připravený archiv podepsaných (i nepodepsaných) smluv v Autenti. Poté můžete snadno vyhledat jakoukoli minulou smlouvu pomocí filtrů, klíčových slov a vlastních štítků, které udržují věci extra přehledné.

Krok 9: Vylaďujte a opakujte

Správa smluv není proces typu „nastavit a zapomenout“. Nejlepší týmy neustále vylepšují své pracovní postupy, šablony a nástroje na základě reálných zkušeností.

Udržování šablon v aktuálním stavu snižuje množství připomínek a urychluje navrhování.

Analyzujte data o smlouvách

Sledujte klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) správy smluv, jako jsou:

• Průměrný čas na sepsání, revizi a schválení smlouvy.

• Běžné body vyjednávání nebo časté připomínky.

• Míra obnovení a zmeškané termíny.

Použijte tato data k identifikaci slabých míst a příležitostí k automatizaci.

Vytvořte smyčku zpětné vazby

Povzbuzujte týmy, aby sdílely bolestivá místa i úspěchy. Pravidelné kontroly nebo retrospektivy mohou odhalit nápady na zlepšení procesů a zvýšit soulad mezi týmy.

Body navíc za zřízení vyhrazeného kanálu na Slacku nebo dokumentu v Notion pro sledování zpětné vazby.

Investujte do průběžného školení

Smlouvy se vyvíjejí, stejně jako předpisy, smluvní rizika a obchodní priority.

Udržujte proto své týmy v kondici pravidelnými školeními o aktualizacích procesů, osvědčených postupech a nástrojích.

Rychlá výhra

Zdokumentujte svůj proces uzavírání smluv v jednoduchém manuálu nebo na wiki. Udělejte jej snadno přístupným a aktualizujte jej s vývojem procesu, aby se noví členové týmu rychle zapracovali.

Bonus: Na co si dát pozor při psaní podle typu smlouvy

Pište efektivně, podepisujte ještě chytřeji (s Autenti)

Efektivní psaní smluv je jen polovina bitvy – jejich chytré podepisování celý proces završuje.

S bezpečnou, právně závaznou platformou pro elektronický podpis Autenti můžete urychlit oběh smluv, snížit administrativní bolesti hlavy a udržovat všechny své podepsané dokumenty organizované na jednom místě.

Jste připraveni zefektivnit svůj pracovní postup se smlouvami od návrhu po podpis?

Vyzkoušejte Autenti zdarma ve 14denní zkušební verzi a zažijte, jak snadná může správa smluv ve skutečnosti být.