Redlining smluv: jak na to bezbolestně?

Úprava smluv zní jednoduše… dokud se jí nezačnete zabývat.

Jedna verze se změní na pět. Vlákna e-mailů se kupí. Úpravy se přehlédnou, klauzule se dostanou do konfliktu a nikdo si není jistý, která verze je konečná. Pro právní týmy, prodej a nákup není tento chaos jen frustrující, je jednoduše rizikový.

Studie WCC uvádí, že společnosti ztrácejí v průměru 9,2 % ročních příjmů kvůli špatnému řízení smluv, včetně chyb, nesplněných závazků nebo neefektivních pracovních postupů.

A to nejen během plnění smluvních závazků, ale také během vyjednávání a redliningu.

Klíčové poznatky

• Redlining smluv je klíčový pro bezpečné a jasné vyjednávání právních a obchodních podmínek, zejména u smluv s vysokou sázkou nebo podnikových smluv.
• Špatné redliningové praktiky přispívají ke skutečným ztrátám, a to až 9,2 % ročních příjmů pro společnosti kvůli přehlédnutým úpravám, zmatku ve verzích nebo problémům se shodou.
• Vyhněte se běžným chybám, jako je úprava jen tak pro nic za nic. Sledujte změny provedené ve smlouvě, používejte PDF k uzamčení finálních dokumentů a neakceptujte změny bez jejich kontroly.
• Používání platforem pro e-podpisy (jako je Autenti) může dramaticky urychlit pracovní postupy po redliningu, zlepšit auditní stopy a zkrátit dobu obratu.
• Zefektivněný proces redliningu pomáhá týmům pracovat rychleji, dodržovat předpisy a snižovat únavu z vyjednávání – a zároveň udržuje smlouvy právně pevné.

💡 Nástroje Google Dokumentů pro efektivnější proces redliningu:

• Režim navrhování (Suggesting mode): navrhujte změny bez úpravy původního textu.
• Komentáře + @zmínky: označte členy týmu a přidělte úkoly přímo v dokumentu.
• Historie verzí: zobrazte, pojmenujte a obnovte jakýkoli předchozí návrh s časovými razítky.
• Přiřazení úkolů v komentářích: použijte zaškrtávací políčka ke sledování následných akcí uvnitř dokumentu.

Co je to redlining smluv?

Takže, co je to redlining smluv?

Redlining smluv je proces značení smlouvy za účelem sledování úprav, navrhování změn a vyjednávání smluvních podmínek mezi stranami. Je to klíčová (a často zdlouhavá) součást procesu vyjednávání smluv. Je to proto, že umožňuje oběma stranám navrhovat změny, vznášet obavy a nakonec dosáhnout dohody.

V tomto článku podrobně rozebereme, jak redlining funguje, proč je důležitý a jak můžete proces zjednodušit pomocí osvědčených postupů a správných nástrojů – ať už provádíte redlining ve Wordu nebo v Google Dokumentech.

Proč je redlining smluv klíčový v moderním podnikání?

Již jsme zmínili nejdůležitější část špatných procesů řízení smluv (včetně redliningu), a tou je ztráta příjmů.

Celkově je proces úprav způsobem, jak se podniky chrání při vyjednávání smluv.

A výhody redliningu se zdají být docela zřejmé.

Bez něj se mohou proklouznout důležité úpravy, verze se pomíchají a nikdo neví, jaké podmínky byly dohodnuty. Jde o to, abyste zůstali právně a komerčně v bezpečí, a to nejen v případě možných smluvních sporů v budoucnu, ale také pro správné měření, analýzu nebo zabezpečení KPI smlouvy.

Kontrola verzí je klíčovým důvodem existence redliningu.

Když více lidí kontroluje a upravuje stejný dokument, potřebujete jasný záznam o tom, kdo co změnil. Tato auditní stopa pomáhá týmům vyhnout se zmatku, vzájemnému obviňování nebo schvalování zastaralých podmínek.

Redlining také dává oběma stranám prostor k vyjednávání detailů, na kterých skutečně záleží – například kdo je odpovědný, pokud se něco pokazí, jak a kdy se provádějí platby, nebo co se stane, když je smlouva předčasně ukončena.

Sekce, které jsou obzvláště náchylné k redliningu, jsou:

• Klauzule o ukončení
• Platební plány a podmínky
• Omezení odpovědnosti
• Ustanovení o důvěrnosti
• Kroky řešení sporů

Ale jak tento proces vypadá ve skutečnosti?

Jen sdílíte písemný návrh smlouvy e-mailem druhé straně, změníte, co chcete, jakýmkoli způsobem chcete, a pošlete ho zpět?

Hraní e-mailového ping-pongu, dokud nejsou obě strany spokojeny s konečným výsledkem (nebo unaveny neustálými e-maily tam a zpět).

No… můžete to udělat přesně takhle, nebo to udělat lépe.

Proces redliningu smluv: krok za krokem

Redlining smlouvy je jako úprava skupinového projektu, jen s právní odpovědností a penězi v sázce.

Zde je popsáno, jak proces obvykle probíhá a kde se věci mohou buď udržet plynulé, nebo jít úplně špatným směrem.

Krok 1: Vypracování počáteční smlouvy

Začíná to tím, že jeden tým – obvykle právní – vypracuje první verzi.

Napsání návrhu nastavuje základ, nastiňuje rozsah, časové osy, platební podmínky, odpovědnost a další. Ale je to jen první průchod, ne cílová čára.

💡 Tip: Použijte standardní šablonu smlouvy, abyste urychlili vypracování a snížili vyhnutelné nesrovnalosti napříč dohodami.

💡 Tip: Zahrňte zástupný text pro vyjednatelné podmínky (např.

$$PLATEBNÍ\_PODMÍNKY$$

), aby se redlining zaměřil pouze na proměnné.

Krok 2: Sdílení s klíčovými zúčastněnými stranami

Dále je dokument odeslán ke kontrole. Může to zahrnovat prodejní, finanční, právní týmy na obou stranách nebo dokonce externího právního poradce.

V této fázi si lidé obvykle předávají dokument Word nebo Google Doc, někdy e-mailem, Slackem nebo sdíleným diskem.

💡 Tip: Nastavte předem oprávnění k úpravám a termíny, abyste snížili obousměrnou komunikaci a zmeškaná okna zpětné vazby.

Krok 3: Sledování změn (skutečný redlining)

Tady začíná úprava.

MS Word a Google Docs jsou nejběžnějšími nástroji pro redlining používanými v tradičním, manuálním procesu redliningu.

Například, pro redlining smlouvy v Google Dokumentech máte možnost navrhnout nový obsah nebo škrtnout stávající, který neodpovídá vašim očekáváním nebo je v jakémkoli ohledu chybný, aniž byste prováděli skutečné změny v samotném dokumentu.

Chcete-li to provést, jednoduše změňte režim úprav dokumentu na Návrhy (Suggestions) a můžete bezpečně zanechat své poznámky. Výhodou používání tohoto režimu je, že nemusíte:

• zanechávat dlouhé komentáře, abyste vysvětlili, jaké redliny smlouvy jste měli na mysli,
• vysvětlovat, že to vy jste požádali o změny (vaše jméno bude připojeno k návrhu).

Ale pokud na to máte (nebo si nejste jisti, jaký obsah přesně navrhnout), je použití komentářů v Google Dokumentech také pěkné a praktické.

Dalším způsobem, jak provést redlining v Google Dokumentech nebo MS Wordu, je vytvořit systém.

Například:

• Změňte barvy částí, které chcete úplně škrtnout, na křiklavě červenou.
• Změňte barvy částí, které chcete změnit, ale nechcete je odstranit, na světle žlutou.
• Změňte barvu částí, které chcete ponechat nedotčené, na světle zelenou.

Ale zde je důležité:

• Sdílet zavedený systém se všemi stranami redliningu (abyste se ujistili, že jste v souladu),
• Přijít na způsob, jak připojit jméno k návrhu, který dělají (buď odlišné barevné schéma, nebo jednoduše zanechání komentářů vedle zvýrazněných částí textu).

Celkově, s možností sledování změn ve Wordu nebo režimem navrhování v Google Dokumentech, začnou zúčastněné strany navrhovat úpravy.

Možná právní oddělení chce přísnější jazyk odškodnění. Nákup označuje klauzuli automatického obnovení.

Ať už je to jakkoli, křiklavý červený text a přeškrtnutí se mohou hromadit.

💡 Tip: Držte se jedné platformy na smlouvu. Míchání Wordu a Google Dokumentů vede k formátovacímu chaosu.

💡 Tip: Přidělte konkrétní lidi, kteří „vlastní“ konečná rozhodnutí o úpravách a návrzích a sledujte otevřené problémy, aby se nic nepřehlédlo. Například můžete přiřazovat úkoly pod komentáře v Google Dokumentech.

Krok 4: Spolupráce a reakce

Nyní se dokument pravděpodobně bude odrážet tam a zpět.

Komentáře se budou vršit.

Můžete vidět poznámky typu „Prosím, objasněte tuto klauzuli“ nebo „Podle našeho posledního hovoru upraveny platební podmínky na Net 45.“

Bez jasného pracovního postupu nebo centralizované platformy je tento krok místem, kde se často usazuje chaos verzí.

💡 Tip: Vytvořte jednoduchý pracovní postup odezvy: kdo odpovídá na které komentáře a do kdy.

Krok 5: Finalizace a schválení

Jakmile jsou všechny úpravy vyřešeny, konečná verze je schválena.

Ideálně je to čistý dokument. Realisticky to může zahrnovat křížovou kontrolu pěti verzí ve sdílené složce.

💡 Tip: Po schválení uzamkněte finální soubor pro úpravy a exportujte jej jako PDF.

Co následuje po redliningu?

Poté, co jste úspěšně provedli redlining dokumentu a dohodli se na jeho obsahu, exportovali jste konečnou smlouvu do PDF, abyste ji uzamkli, je čas ji… podepsat.

Kromě zefektivnění procesu úprav můžete také usnadnit proces podepisování pomocí ničeho jiného než e-podpisů.

Například s platformou jako Autenti získáte možnost:

• Odeslat konečnou verzi dokumentu ke schválení uživatelům s rolí recenzenta/schvalovatele, aby ji mohli přijmout (a automaticky posunout celý proces dopředu) nebo zamítnout (ukončení procesu podpisu, udržení všech v kontrole),
• Podepsat jeden (nebo více dokumentů najednou) zcela online za pouhých 5 minut,
• Odesílat připomenutí ostatním podepisujícím nebo recenzentům dokumentu, aby splnili své povinnosti,
• Ověřit identitu druhé smluvní strany (také online),
• Svázat různé soubory do jednoho dokumentu (například při přidávání dalších částí ke smlouvě po redliningu),
• Vytvořit si vlastní pracovní postup smlouvy věnovaný vašim redliningovým procesům,
• A mnohem více.

Je to efektivnější?

Velmi hodně.

Například TZMO snížilo dobu zpracování smluv až o 90 %, podepisování dokumentů za 30 hodin nebo méně s Autenti.

A ta nejlepší část?

S každým dokumentem získáte plnou a kompletní, hotovou, kontrolu verzí a úplnou auditní stopu pro každý podpis umístěný s Autenti (s přesným datem, časovými razítky a IP adresami podepisujících).

Vyzkoušejte Autenti zdarma, po dobu 14 dnů.

Osvědčené postupy pro efektivní redlining smluv

Jak vidíte z výše uvedeného popisu, proces redliningu smluv může být docela chaotický, nebo více kontrolovaný díky sdíleným tipům.

Vzhledem k tomu může redlining buď posunout smlouvu dopředu, nebo ji pohřbít ve zmatku.

Tyto osvědčené postupy vám pomohou vyhnout se nepořádku a udržet vyjednávání efektivní, přesné a právně správné.

Zaveďte sdílený jazyk a knihovnu doložek

Různé týmy často popisují stejnou věc různými způsoby.

Tomu pomáhá předem schválená knihovna doložek. Když všichni vycházejí ze stejného jazyka, zejména u opakujících se termínů, jako jsou NDA, odškodnění nebo platba, zkracuje to čas na vyjednávání a riziko.

Používejte kontrolu verzí, jako by na ní záležela vaše práce

Protože v podstatě záleží.

Jedna chybná úprava ve starém návrhu může způsobit velké problémy. Vždy pracujte s hlavním dokumentem. Sledujte každou změnu. A pokud používáte software jako Microsoft Word, Google Dokumenty nebo nástroje CLM (Contract Lifecycle Management), ujistěte se, že historie verzí je viditelná a neporušená.

Přiřaďte jasné vlastnictví

Redlining není volná jízda.

Rozhodněte se včas, kdo je zodpovědný za kontrolu právních podmínek, kdo spravuje finanční doložky a kdo má konečné schválení. Bez jasných rolí se rozhodnutí zpožďují a odpovědnost se rozmazává.

Udržujte komunikaci centralizovanou

Nerozšiřujte komentáře do pěti e-mailů a dvou vláken Slacku. Použijte jednu platformu pro úpravy a diskuse. CLM, software pro správu smluv a software pro redlining smluv, to vše pomáhá – ale i komentáře v Google Dokumentech mohou udělat svou práci, pokud vše držíte na jednom místě.

Automatizujte opakované věci

Pokud ručně přepisujete stejné změny v každé smlouvě, je čas na upgrade.

Redlining software může automatizovat standardní úpravy, označovat rizikové klauzule nebo dokonce navrhovat alternativní znění pomocí AI. Nechte techniku, ať udělá tu těžkou práci.

Nepřeskakujte kontrolu shody

Každá smlouva musí být v souladu se standardy vašeho právního týmu a aktuálními předpisy. Vyleštěná smlouva plná nesprávných nebo zastaralých doložek je stále rizikem. Před podepsáním si zabudujte jeden závěrečný proces právní kontroly.

Běžné chyby při redliningu

A samozřejmě, i zkušené týmy se při redliningu smluv dopouštějí chyb.

Tyto chyby mohou vést ke zpožděním, právní expozici, trapným přehlédnutím nebo jednoduše k běžným výzvám redliningu smluv, které zažívá každý tým.

Zde je návod, jak zůstat ostražití – co dělat a čemu se vyhnout.

Výhody plynulého procesu redliningu

Zavedení plynulého procesu redliningu naopak přináší obrovský rozdíl.

Zaprvé, zrychluje obrat smluv snížením zmatku tam a zpět, který obvykle protahuje vyjednávání.

Když je každá změna jasně sledována a komunikována, chyby a nedorozumění dramaticky klesají. Nikdo nemusí hádat, která verze je ta pravá.

Tato jasnost také posiluje vaši vyjednávací pozici, protože pracujete s dobře organizovanou, konzistentní sadou podmínek, namísto prohledávání konfliktních úprav.

Navíc usnadňuje spolupráci mezi právními, prodejními, finančními a nákupními týmy, protože všichni pracují ve stejném dokumentu s jasnými rolemi a odpovědnostmi.

A konečně, solidní pracovní postup redliningu zvyšuje shodu a připravenost na audit tím, že uchovává úplnou, sledovatelnou historii všech změn – což je klíčové pro snížení smluvních rizik a rychlé řešení případných sporů v budoucnu.

Usnadněte si redlining s Autenti

Redlining smluv nemusí být bolest hlavy.

Díky jasným krokům, chytrým nástrojům (dokonce i Google Dokumenty nebo Microsoft Word, když jsou správně používány) a několika osvědčeným postupům můžete přeměnit to, co je často chaotickým procesem, na zefektivněnou spolupráci.

Ať už jste právní profesionál, nebo se teprve ponořujete do kontroly smluv, zlepšení způsobu redliningu chrání vaše podnikání, pomáhá vyhnout se nákladným chybám a buduje plynulejší vyjednávání od návrhu po podpis.

Pamatujte, že i když je redlining proces spolupráce, je dobré mít jednoho vlastníka celé iniciativy, který jasně definuje soubor pravidel, která mají všichni dodržovat.

Udělejte si čas na zdokonalení svého pracovního postupu nyní a vaše budoucí já (a celý váš tým) vám poděkuje.

A nezapomeňte na to, co následuje.

Přejděte na online podepisování s bezplatnou 14denní zkušební verzí Autenti nebo si rezervujte hovor s jedním z našich odborníků, abychom vám pomohli najít nejlepší plán pro vaše kompletní potřeby dokumentů (nejen redlining).