Smluvní spory: Jak je rychle vyřešit? Kompletní průvodce

Víte, jaké jsou finanční náklady sporů?

Podle zprávy WorldCC téměř polovina (47 %) kupujících uvádí, že měří finanční náklady sporů. Ti, kteří měří, si rychle uvědomí, kolik eskalované právní konflikty ve skutečnosti stojí.

Stejná zpráva od World Commerce & Contracting uvádí:

„I když zúžíme výpočty tak, aby zahrnovaly pouze přímé náklady a publikovaná data, odhad (ekonomických nákladů způsobených spory) je téměř 900 miliard dolarů.“

Tento průvodce je zde, aby ti pomohl vyhnout se plýtvání časem a penězi a řešit vznikající smluvní spory mnohem rychleji.

Co je to smluvní spor?

Ke smluvnímu sporu dochází, když se lidé nebo firmy neshodnou na tom, co smlouva říká nebo jak je prováděna, v podstatě mají neshodu ohledně čehokoli, co se smlouvy týká.

Může jít o konflikt ohledně opožděných plateb, porušení smlouvy nebo neshody ohledně toho, co smlouva ve skutečnosti znamená.

Takové spory nebo neshody nejsou vzácné.

Například ve stavebnictví zpráva ukazuje, že ve více než 40 % smluv dochází ke sporu jednou měsíčně.

Proč spory vznikají?

Dobře, smluvní spory jsou docela běžné. Ale proč vznikají?

Smluvní spory často vznikají proto, že lidé interpretují smlouvy odlišně, neplní své závazky, přehlížejí nejasné podmínky, mění své požadavky, mají odlišný pohled na smlouvu kvůli tržním podmínkám a další.

Například u sporů s dodavatelem, co nejčastěji spouští nebo zahajuje spor na frekvenční stupnici od 1 do 5, je:

• Měnící se potřeby a požadavky [3.57]
• Dvojznačné smluvní podmínky [3.35]
• Chybějící smluvní podmínky [2.82]
• Měnící se tržní podmínky [2.70]
• Porušení [2.42]

Kde zřídka = 1 a často = 5.

Běžné typy smluvních sporů

Smluvní spory mohou nastat z mnoha důvodů, ale některé z nejčastějších typů neshod zahrnují témata:

• Platební problémy. Citlivé téma peněz a plateb je často příčinou některých závažných smluvních sporů. Může to být kvůli zpožděním nebo nedokončeným platbám, výši a harmonogramu plateb, konfliktům kolem bonusů a plateb za výkon, částečnému nebo nepřesnému dokončení služby, ustanovením a dalším.
• Porušení smlouvy. Když jedna strana nesplní své závazky uvedené ve smlouvě (nebo se druhá strana domnívá, že se to stalo), může to vést k podstatnému porušení smlouvy nebo drobnému porušení, v závislosti na závažnosti situace. Jak název napovídá, drobné porušení smlouvy nastává, když spíše nevýznamná část nebo podmínka smlouvy nebyla splněna – což neovlivňuje celkový uspokojivý výsledek. Naopak podstatné porušení nastává, když nesplněný termín nebo požadavek byl významný, což vedlo k celkově neuspokojivému výsledku.
• Odlišné interpretace. Dvojznačný jazyk ve smlouvě nebo jednoduše obecné faktory, jako jsou odlišné myšlenkové vzorce, mohou vést ke sporům ohledně rozsahu práce, termínů nebo konkrétních dodávek. Obě strany mohou interpretovat podmínky smlouvy odlišně, což vede k případnému sporu.
• Neshody ohledně výkonu. Strany se mohou neshodnout na tom, zda byla práce dokončena podle dohodnutých standardů nebo časového plánu.
• Otázky důvěrnosti a duševního vlastnictví. Pokud strana zpřístupní chráněné informace nebo použije duševní vlastnictví způsobem, který není uveden ve smlouvě, často následují spory.
• Změny okolností. Poptávka na trhu, inflace, situace na trhu, obchodní podmínky a mnoho dalších externích faktorů mohou být také tématem sporu týkajícího se podepsané smlouvy.

Kromě těchto běžných důvodů pro spory o smlouvu je jedním z důvodů, který může zažehnout tisíce dalších… špatně napsaná smlouva.

Od chybějících doložek, které uvádějí, co dělat v případě vzniku sporu, přes dvojznačný jazyk, špatnou strukturu a nejasné termíny nebo platební detaily – to vše může ponechat prostor pro odlišné interpretace a vytvořit úrodnou půdu pro spory.

Co se stane, když smluvní spor vznikne?

Ale co se stane, když spor skutečně vznikne?

Když spor vznikne, obě strany by měly udělat maximum pro to, aby ho jednoduše… vyřešily.

A podle American Bar Association (dobrovolné sdružení právníků a studentů práv) je řešení smluvních sporů (contract dispute resolution):

„Termín, který odkazuje na řadu procesů, které lze použít k řešení konfliktu, sporu nebo nároku. Řešení sporů může být také označováno jako alternativní řešení sporů, vhodné řešení sporů, nebo zkráceně ADR.“

Stejně jako u mnoha věcí souvisejících se smlouvami, řešení sporů může trvat značnou dobu a během tohoto období zúčastněné strany často ztrácí peníze.

Podle Weshare trvá průměrně 62 dní vyřešení smluvního sporu. To znamená dva měsíce potenciálních provozních zpoždění, právních poplatků a napjatých vztahů.

Ale kde začít?

No, nejlepší je začít v malém.

Smluvní strany by se měly nejprve pokusit o přímé diskuse, aby neshodu vyřešily neformálně. Prostřednictvím objasnění nesprávných interpretací nebo přepracování podmínek k zamezení eskalace.

Pokud se to nepodaří, další kroky mohou zahrnovat:

• Vyjednávání: Strany komunikují, aby dosáhly vzájemně přijatelného řešení bez zapojení třetí strany. Stejně jako vyjednávaly před skutečným podepsáním smlouvy o projednání podmínek.
• Mediace: Když neutrální třetí strana usnadňuje diskuse, aby pomohla stranám najít dobrovolné řešení.
• Arbitráž: Když neutrální třetí strana vyslechne důkazy a učiní závazné nebo nezávazné rozhodnutí, v závislosti na tom, co smlouva specifikuje.
• Soudní spory (Litigation): Nejvážnější možnost, tj. předání sporu soudu, což je často také nejnákladnější a nejvíce časově náročná možnost.

Některé spory eskalují rychle, zvláště když se jedna strana cítí poškozena nebo jsou vysoké finanční sázky, zatímco jiné lze vyřešit včasnou intervencí a jasnou komunikací hned na začátku.

Nicméně i při pečlivém plánování se smluvní spory stále mohou stát.

Jak uvádí článek WorldCC, měl bys je skutečně očekávat a být připraven, namísto doufání, že budeš tak připraven, že konflikt nikdy nevznikne.

Včasné rozpoznání sporů a podniknutí jasných kroků ti může pomoci vyřešit problémy dříve, než eskalují do soudních sporů (předání konfliktu soudu) nebo poškodí tvé obchodní vztahy.

Jak rozpoznat smluvní spor?

Jak tedy rozpoznáš smluvní spor?

Protože abys mohl rychle podniknout kroky k zastavení eskalace, musíš znát rané známky vznikající neshody.

Některé běžné rané známky potenciálního sporu mohou zahrnovat:

• Zmeškané platby nebo opakované zpoždění plateb.
• Malé neshody ohledně kvality nebo rozsahu dodané práce.
• Jedna strana nesplní termín bez jasného důvodu.
• Konfliktní interpretace klíčových smluvních podmínek.
• Mlčení nebo vyhýbání se diskuzi o závazcích.

Ignorování těchto známek může proměnit malou neshodu ve větší, drahý spor.

Podívejme se na některé běžné scénáře sporů a uveďme rané známky, které by se v nich mohly objevit.

Smluvní spory: běžné scénáře a rané známky

Scénář 1: Spor o platbu v marketingové smlouvě

Představme si, že malá marketingová agentura dokončila kampaň pro klienta, ale klient odmítl zaplatit s tvrzením, že výsledky neodpovídaly očekáváním.

Rozsah práce ve smlouvě byl vágně definován, což vedlo k rozdílným interpretacím toho, co znamená „dokončení“.

Rané známky:

V tomto scénáři sporu o platbu by rané známky toho, že se smluvní spor chystá, mohly zahrnovat:

• Vágní nebo nekonzistentní zpětná vazba od klienta během kampaně, naznačující, že si nebyl jistý nebo nespokojený s výsledky.
• Opožděné odpovědi na aktualizace stavu nebo faktury, což naznačuje nespokojenost.
• Neshody ohledně metrik kampaně, jako je to, co představuje „lead“ nebo „konverzi“, bez jasného odkazu na smlouvu.
• Žádosti o další práci bez uznání dodatečných nákladů, což naznačuje nesoulad v rozsahu.

Řešení:

Agentura a klient vstoupili do mediace a vyjasnili dodávky. Podepsali dohodu o urovnání pomocí e-podpisů, dohodli se na částečné platbě a definovali jasnější podmínky pro budoucí projekty.

Poučení:

Jasný rozsah a definice dodávek předchází sporům. Pokud řešíš smluvní spory mediací, můžeš efektivně vyřešit platební neshody.

Scénář 2: Porušení důvěrnosti ve smlouvě o vývoji softwaru

Vývojář sdílel snímky obrazovky projektu na sociálních médiích, čímž porušil podmínky důvěrnosti ve smlouvě. Klient zvažoval soudní spor kvůli potenciálnímu odhalení duševního vlastnictví (IP).

Rané známky:

V tomto scénáři porušení důvěrnosti by rané známky toho, že by mohl vzniknout spor, mohly zahrnovat:

• Žádosti vývojáře o veřejné předvedení práce před spuštěním, což naznačuje nedostatečné pochopení hranic důvěrnosti.
• Nedostatek jasnosti během onboardingu ohledně toho, co lze a co nelze sdílet externě.
• Vývojář vyjadřující frustraci z toho, že nemůže použít projekt ve svém portfoliu, což ukazuje napětí mezi osobními cíli značky a potřebami klienta v oblasti důvěrnosti.
• Klient si všiml neschválených příspěvků a vydává neformální varování, která, pokud nebudou řešena, by mohla eskalovat.

Řešení:

Prostřednictvím vyjednávání se vývojář dohodl na odstranění příspěvků a podepsal pozměněnou dohodu o důvěrnosti s jasnými sankcemi za budoucí porušení.

Poučení:

Důvěrnost ve smlouvách explicitně řeš a rychle jednej, když dojde k porušení, abys zabránil eskalaci.

Scénář 3: Spor o výklad podmínek

Dodavatel a maloobchodník se neshodli na interpretaci „časového rámce dodání“ ve své obchodní smlouvě, přičemž jedna strana tvrdila, že zpoždění ospravedlňovalo zadržení platby.

Rané známky:

Zde by rané známky blížícího se sporu mohly být:

• Rozdílné odkazy na časové harmonogramy dodání v e-mailech, s frázemi jako „asi dva týdny“ versus „nejpozději 10 pracovních dnů“.
• Časté objasňující dotazy od jedné strany ohledně očekávaných dat dodání, což naznačuje nejistotu.
• Částečné dodávky nebo zmeškané milníky aktualizace bez jasného vysvětlení nebo revidovaných časových plánů.
• Faktury jsou zpožděné nebo částečně placené s odůvodněním „čeká se na potvrzení dodání“.

Řešení:

Rozhodli se pro arbitráž, což vedlo k závaznému rozhodnutí založenému na důkazech z e-mailů a smluvních podmínkách, což umožnilo oběma stranám posunout se dál.

Poučení:

Přesné podmínky snižují spory o interpretaci; arbitráž může nabídnout rychlejší řešení než soudní spory.

Řešení sporů pomocí e-podpisů: Snadnější než kdy dříve (digitální důkaz)

E-podpisy nejsou jen o pohodlí podepisování smluv na dálku – no, i to – ale mohou ti také pomoci rychleji řešit smluvní spory.

Jak přesně?

Jsme tu, abychom ti to řekli.

Když vznikne smluvní spor, jednou z prvních otázek je, zda existuje platná, vymahatelná dohoda.

Použití elektronických podpisů ti poskytne jasný, snadno dostupný záznam o tom, kdo, kdy a na jaké verzi dokumentu podepsal, prostřednictvím elektronického auditního záznamu.

Například Autenti vydává detailní elektronickou Kartu Podpisu pro každý dokument, který podepíšeš touto e-podpisovou platformou, ke které se můžeš snadno vrátit, dokonce i pro archivované smlouvy.

Takový digitální důkaz může pomoci rychle urovnat spory, čímž se snižuje potřeba zdlouhavých argumentů o tom, zda byla smlouva podepsána nebo jaká verze byla dohodnuta. Zapomeň na hledání v fyzickém archivu pro tu starou, opotřebovanou smlouvu, kterou jsi podepsal před měsíci.

Mnoho sporů vzniká z tvrzení jako „To jsem nikdy nepodepsal“ nebo „To nebyl konečný návrh.“ S auditními záznamy poskytovanými platformami pro e-podpisy můžeš ukázat:

• Přesné časové razítko, kdy byly podpisy aplikovány (elektronický auditní záznam).
• E-mailová adresa a IP adresa použitá k podpisu.
• Verze dokumentu, která byla podepsána.

Podle zákonů, jako je eIDAS v EU, jsou e-podpisy právně platné a vymahatelné, což ti dává jistotu, pokud spor eskaluje.

Kromě toho, když spory vzniknou, strany často potřebují podepsat dodatky nebo dohody o urovnání, aby problém vyřešily. E-podpisy umožňují rychlé provedení těchto dokumentů a pomáhají stranám dosáhnout vzájemně přijatelného řešení bez zbytečných průtahů.

Jak se smluvnímu sporu vyhnout úplně? Preventivní strategie

Vědět vše o typech sporů, běžných důvodech, způsobech jejich řešení a způsobech jejich řešení ještě rychleji (s e-podpisy) – možná se nyní ptáš, zda existuje způsob, jak se jim vyhnout úplně?

A odpověď zní… pravděpodobně ne.

Ale to neznamená, že se nemůžeš pokusit a být připraven podle svých nejlepších schopností.

Zde je návod, jak se firmy a jednotlivci mohou vyhnout nákladným sporům a chránit pracovní vztahy (nebo se o to alespoň pokusit).

1. Navrhuj smluvní podmínky a doložky jasným způsobem

Dvojznačný smluvní jazyk je jedním z hlavních důvodů, proč smluvní spory vznikají.

Při psaní nebo navrhování smluv se ujisti, že:

• Jasně definuj klíčové termíny (harmonogramy plateb, rozsah práce, dodávky, termíny).
• Zahrň přesné doložky o porušení smlouvy, které podrobně popisují, co představuje podstatné porušení vs. drobné porušení.
• Specifikuj metody řešení sporů (vyjednávání, mediace, arbitráž nebo soudní spory).
• Řeš důvěrnost, práva duševního vlastnictví a podmínky ukončení.
• Ujisti se, že jazyk je srozumitelný.

Je také dobré projít smlouvu s oběma zúčastněnými stranami a vzájemně prodiskutovat podmínky, abys měl jistotu, že jste oba na stejné vlně.

2. Efektivně vyjednávej

Efektivní vyjednávání smluv je nezbytné pro vyhýbání se sporům. Před podepsáním si udělej čas na:

• Vyjasnění očekávání s druhou stranou, abys zajistil soulad.
• Identifikaci potenciálních neshod a jejich řešení předem.
• Vyjednávání realistických termínů a platebních podmínek, abys zabránil sporům později.
• Dokumentaci všech vyjednaných bodů a jejich zahrnutí do konečné závazné smlouvy.

Dobré vyjednávání smluv snižuje nedorozumění, která často vedou ke smluvním sporům.

3. Používej elektronické podpisy

Již jsme zmínili, že elektronické podpisy jsou skvělým nástrojem pro rychlé řešení sporů.

Ale jsou také skvělým nástrojem pro vyhýbání se jim úplně, a to ze stejných důvodů jako dříve.

Protože vytvářejí auditní záznam, ukazující, kdo podepsal, kdy a z jaké IP adresy, poskytují důkaz, pokud spor vznikne. Podporují kontrolu verzí, zajišťující, že všechny strany podepíší správnou verzi smlouvy. A jsou zcela legální a bezpečné.

Vyřeš smluvní spory rychleji (nebo se jim dokonce vyhni) s Autenti

Smluvní spory stojí firmy čas, peníze a napjaté vztahy – a stávají se častěji, než by sis myslel.

Špatně napsané smlouvy, nejasné podmínky a měnící se očekávání jsou častými spouštěči, které proměňují malé neshody v drahé konflikty, jejichž řešení může trvat měsíce.

Takže… nenech, aby tě vágní smlouvy nebo nepodepsané podmínky stály čas a peníze.

Vyzkoušej Autenti zdarma na 14 dní a uvidíš, jak rychlé (a bezbolestné) může být ve skutečnosti řešení smluvních sporů.