Správa smluv vs. administrace smluv: je to totéž nebo něco jiného?

Administrace smluv je jedním z nejméně jasných a často nepochopených pojmů ve světě smluv. Je to hlavně proto, že existují různé definice administrace smluv.

V tomto článku se budeme zabývat dvěma hlavními definicemi administrace smluv s větším důrazem na jednu z nich. Také porovnáme správu smluv a administraci smluv a zjistíme, jak se tyto oblasti překrývají a jak se mohou efektivně navzájem podporovat.

Hlavní body článku

• Administrace smluv zahrnuje vše, co se děje před podpisem smlouvy. Jde o sestavení, kontrolu, vyjednávání podmínek a zajištění souladu s interními procesy. Jde o přípravu dohody k podpisu.
• Správa smluv je naopak vše od nápadu až po KPI. Před i po podpisu smlouvy. Zahrnuje sepsání smlouvy, sledování výkonu, řízení rizik, zajištění souladu a provádění úprav podle potřeby během celého životního cyklu smlouvy.
• Administrátor smluv = zaměření na fázi před podpisem, zajištění právní korektnosti smlouvy a její připravenosti k podpisu.
• Manažer smluv = zaměření hlavně na fázi po podpisu, sledování výkonu a řízení rizik během celé životnosti smlouvy.

Co je administrace smluv?

Podle toho, koho se zeptáte – nebo v jakém odvětví pracujete – může administrace smluv znamenat dvě velmi odlišné věci.

"Administrace smluv znamená přípravu nebo zajištění plánů pro projekt, získání práva cesty, vypsání nabídek a dohled nad stavbou (...)."

Podle jednoho běžného výkladu se administrace smluv týká všeho, co se děje před podpisem smlouvy. To zahrnuje úkoly jako návrh podmínek, koordinaci právních a interních kontrol, vydávání RFP (žádostí o návrh), hodnocení dodavatelů a vyjednávání klauzulí.

Cílem je zajistit, aby smlouva byla právně správná, komerčně životaschopná a v souladu s cíli organizace ještě před jejím uzavřením.

Ale administrace smluv může znamenat také něco úplně jiného, konkrétně realizaci smlouvy po jejím uzavření.

"Administrace smluv znamená administraci smlouvy po jejím uzavření za účelem zajištění dodržování podmínek smlouvy jak dodavatelem, tak zadavatelem." Zdroj

V tomto kontextu je administrátor smlouvy odpovědný za zajištění správného plnění podepsané smlouvy. Sleduje tedy dodávky, časové harmonogramy, platby, změnové příkazy, dodržování předpisů a jakékoli problémy, které mohou vzniknout během životního cyklu smlouvy.

Obě definice jsou platné a tento termín se často používá různě napříč sektory. Klíčové je pochopit, jak vaše organizace nebo odvětví definuje tuto roli – protože to přímo ovlivňuje, kdo co dělá a kdy.

Pro účely tohoto článku se zaměříme na definici, že administrace smluv představuje veškeré plánování a povinnosti prováděné před podpisem smlouvy.

Jaký je rozdíl mezi správou smluv a administrací smluv?

Správa smluv je komplexní proces dohledu nad smlouvou od okamžiku, kdy je to jen nápad v něčí e-mailové schránce, až po měření její výkonnosti po podpisu.

Zahrnuje vše od vytvoření smlouvy a vyjednávání podmínek až po sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI), zajištění plnění závazků, zajištění, aby nedošlo k porušení smlouvy, a plánování obnovení nebo ukončení. Je jak strategická, tak operativní.

Administrace smluv má naopak užší zaměření. Soustředí se na fázi před podpisem—zajišťuje, aby byly všechny správné náležitosti na svém místě, než někdo přiloží pero k papíru nebo ruku k myši notebooku v případě elektronických podpisů.

To znamená sladění zúčastněných stran, shromažďování schválení, řešení oprav a přípravu dokumentu k provedení. Můžete si to představit jako proces, který připravuje smlouvu k uvedení do provozu.

Samozřejmě existuje určitý překryv mezi těmito dvěma oblastmi.

Manažer smluv může podporovat návrh a vyjednávání (což zní jako administrace) a administrátor smluv může upozornit na rizika nebo navrhnout úpravy, které ovlivňují dlouhodobý výkon (což zní jako správa).

Hranice se stírají a v menších týmech může obě činnosti vykonávat jedna osoba. Hlavní rozdíl však spočívá v zaměření: administrace smluv se týká dosažení podpisu; správa smluv se týká všeho, co následuje po tomto bodu.

Fáze smlouvy vs. administrace a správa smluv

Jaké dovednosti jsou potřeba pro administraci smluv vs. správu smluv?

Dovednosti potřebné pro administraci smluv

1. Pozornost k detailu
   Administrátoři musí být pečliví při kontrole návrhů smluv, identifikaci nesrovnalostí a zajištění, aby všechny podmínky byly jasné a přesné. Každá klauzule je důležitá, proto je zásadní mít oko pro detail.
2. Znalost právních termínů a jazyka
   Základní je silné porozumění právnímu jazyku a smluvnímu právu. Administrátoři musí zajistit, aby smlouva byla v souladu se všemi příslušnými předpisy a firemními politikami před jejím podpisem.
3. Silné komunikační dovednosti
   Jelikož administrátoři často fungují jako most mezi právními týmy, obchodními zainteresovanými stranami a dodavateli, musí být schopni efektivně komunikovat se všemi stranami—objasňovat požadavky, vysvětlovat revize a udržovat proces plynule v chodu.
4. Organizační dovednosti
   Administrátoři smluv pracují s více verzemi dokumentu, schváleními, podpisy a termíny. Být vysoce organizovaný je zásadní pro sledování všech pohyblivých částí.
5. Vyjednávací dovednosti
   I když to ne vždy tvoří ústřední část role, administrátoři často potřebují vyjednávat podmínky (nebo alespoň koordinovat proces vyjednávání smlouvy), aby zajistili, že konečná smlouva odráží nejlepší zájmy organizace.

Dovednosti potřebné pro správu smluv

1. Strategické myšlení
   Manažeři smluv musí myslet dlouhodobě, zvažovat probíhající vztah s dodavateli, širší cíle podniku a jak je smlouva v souladu s těmito cíli. Jde o vytváření hodnoty, ne jen plnění závazků.
2. Dovednosti projektového řízení
   Správa smlouvy zahrnuje žonglování s termíny, sledování výkonu a koordinaci napříč týmy. Silné dovednosti v oblasti projektového řízení jsou nezbytné pro udržení všeho na správné cestě a dosažení milníků.
3. Řízení rizik
   Manažeři smluv musí identifikovat, hodnotit a řešit rizika během realizace smlouvy. Ať už jde o řešení výkonu dodavatele, otázek souladu s předpisy nebo rozšiřování rozsahu, schopnost proaktivně řídit rizika je klíčová.
4. Komunikace a řízení vztahů
   Manažeři smluv působí jako hlavní kontaktní místo pro dodavatele, právní a interní týmy. Potřebují vynikající interpersonální a komunikační dovednosti k udržení silných, pozitivních vztahů během celého života smlouvy.
5. Analytické a řešitelské dovednosti
   Manažeři smluv neustále analyzují metriky výkonu, identifikují trendy a řeší problémy, které vznikají. Schopnost interpretovat data a nacházet řešení problémů je zásadní.

Stručně řečeno:

• Administrátoři smluv vynikají v úkolech zaměřených na detail a právní aspekty, které připravují smlouvu k podpisu.
• Manažeři smluv se zaměřují na strategický dohled, realizaci a průběžný výkon, zajišťující, že smlouva přináší hodnotu.

Administrace smluv vs. správa smluv: přístupy k řízení rizik

Administrace smluv: prevence rizik předem

Administrátoři smluv se zabývají rizikem ještě před podpisem smlouvy. Jejich úkolem je identifikovat varovné signály v jazyce, odhalit nekonzistentní podmínky a zajistit, aby proběhly všechny nezbytné právní a obchodní kontroly. Zde se předchází riziku, aby se vůbec nedostalo do smlouvy.

Běžné úkoly zaměřené na rizika zahrnují:

• Označení nejednoznačných nebo jednostranných klauzulí
• Zajištění, že jazyk o odpovědnosti a ukončení splňuje interní standardy
• Kontrola konfliktů s jinými smlouvami nebo politikami
• Ověření, že jsou řešeny požadavky na dodržování předpisů a regulační smluvní požadavky
• Eskalace rizik právnímu oddělení nebo vedení před podpisem

Správa smluv: sledování a reakce na rizika

Jakmile je smlouva aktivní, úkolem manažera smluv je sledovat a reagovat na rizika, která se objeví. To zahrnuje zajištění, že jsou dodávky splněny, termíny neskluznout a dodavatelé (nebo interní týmy) plní své závazky.

Běžné úkoly zaměřené na rizika zahrnují:

• Sledování dat vypršení platnosti a obnovy
• Řízení rozšiřování rozsahu a změnových příkazů
• Sledování výkonu dodavatelů a SLA
• Zajištění souladu s klíčovými podmínkami (např. pojištění, reporting, audity)
• Včasné upozornění na potenciální porušení a koordinace reakce

Společně tyto dvě disciplíny tvoří úplný cyklus řízení rizik. Administrátoři chrání podnik před podpisem špatných smluv. Manažeři chrání podnik před selháním dobrých smluv.

Jak mohou administrace a správa smluv spolupracovat?

I když administraci a správu smluv provádějí různí lidé—nebo týmy—konečný cíl je stejný: fungující smlouva.

Pokud ale dojde k narušení komunikace mezi nimi, riskujete chyby, zpoždění nebo v horším případě podepsanou smlouvu, kterou nikdo nemůže správně realizovat.

Zde je návod, jak udržet předávání (a spolupráci) hladké:

1. Vyjasněte role včas
   Začněte jasným definováním, kdo za co odpovídá. Kdo je odpovědný za shromažďování interních schválení? Kdo se zabývá zpětnou vazbou z vyjednávání od dodavatele? Kdo sleduje klíčové klauzule pro dodržování předpisů po podpisu? Nedělat předpoklady—vede to jen ke zdvojení práce nebo opomenutým úkolům.
2. Používejte sdílené nástroje
   Pokud administrátor a manažer pracují v různých systémech, věci se rychle zkomplikují, zvláště pokud se zabýváte podnikovými smlouvami. Sdílené platformy—jako systém pro správu životního cyklu smluv (CLM)—udržují všechny v souladu s nejnovější verzí, stavem a odpovědnostmi. I když není zaveden plný CLM, i sdílený nástroj pro sledování nebo dashboard může udělat velký rozdíl.
3. Dokumentujte předání
   Po podpisu smlouvy by měl existovat jasný přechodový bod. Stručné shrnutí zdůrazňující klíčová data, závazky, rizika a jakékoli zvláštní podmínky. To pomáhá manažerovi smlouvy převzít věci bez nutnosti procházet 40stránkové PDF. Zvažte použití standardizovaného "předávacího listu" nebo souhrnného dokumentu.

Potvrďte, že všechny smluvní podmínky jsou odsouhlaseny a podepsány.
Poskytněte shrnutí kritických dat, milníků a dodávek.
Zdůrazněte případná rizika identifikovaná v procesu kontroly.
Zajistěte, aby manažer smlouvy měl přístup ke všem potřebným systémům a datům.
Naplánujte schůzku k revizi předání, zodpovězení otázek a vyjasnění očekávání.

1. Zůstaňte v obraze po podpisu
   Jen proto, že je smlouva podepsána, neznamená to, že administrátor zmizí. Pokud se objeví problémy (jako špatně formulovaná klauzule nebo opomenutá podmínka), mohou být postřehy administrátora užitečné. Pravidelné kontroly mezi oběma rolemi, zejména u vysoce hodnotných nebo vysoce rizikových dohod, mohou odhalit problémy dříve, než vyrostou.
2. Vytvořte zpětnovazební smyčku
   Manažeři smluv se často učí z těžkých lekcí: které podmínky způsobují tření, kteří dodavatelé důsledně neplní termíny, které klauzule jsou nepochopeny. Tato zpětná vazba by se měla vracet k administrátorům smluv, aby se mohly vylepšit budoucí návrhy. Tímto způsobem se vyvíjí dobrý smluvní jazyk.

Software pro hladkou spolupráci

Software pro správu smluv

Platformy pro správu smluv jsou navrženy tak, aby podporovaly celý životní cyklus smlouvy—od vytvoření až po obnovení.

Pokud se rozhodnete používat řešení pro správu smluv, pomůže vám jako manažerovi smluv sledovat termíny, metriky výkonnosti, závazky a požadavky na dodržování předpisů. Jsou ale také užitečné během administrace smluv, zejména když zahrnují funkce jako kontrola verzí, automatizované pracovní postupy schvalování a knihovny klauzulí.

Software pro elektronický podpis

Software pro elektronický podpis je místo, kde administrace smluv často končí. Nástroje jako Autenti umožňují týmům efektivně a bezpečně odesílat, sledovat a dokončovat procesy podpisu, s úplnými auditními záznamy a kontrolou verzí—to vše online.

Tyto platformy jsou nezbytné pro uzavření smyčky realizace, což umožňuje rychlejší finalizaci dohod bez tisku, skenování nebo honby za fyzickými podpisy.

I větší společnosti, zaměstnávající v zahraničí, vyžadující přísnější bezpečnost smluv, mohou bezpečně používat Autenti k usnadnění podepisování smluv. Bank Millennium podepisuje HR dokumenty a smlouvy s Autenti, což jim umožňuje snadno pokrýt potřeby vzdálených pracovníků a zároveň zůstat zcela bezpečný.

"S platformou Autenti mohou zaměstnanci podepisovat dokumenty na dálku. To se týká především HR dokumentů – předběžných smluv, pracovních smluv, dodatků, školících dohod, smluv o palivových kartách a rozhodnutí týkajících se sociálního fondu." Monika Ruraż–Lipińská, vedoucí HR týmu v Bank Millennium

Zajistěte hladkou spolupráci administrace a správy smluv s elektronickým podepisováním Autenti.

Přesně vidíte, kdo který dokument podepsal, kdy, z jakého zařízení, identifikujte zákazníky, dodavatele, zaměstnance, a co je nejdůležitější—zastavte přetékání papírování ve vašich archivech.

Vyzkoušejte zdarma na 14 dní, kreditní karta není vyžadována.