Vyjednávání smluv: tradiční, sdílení dokumentů a elektronický podpis

Vyjednávání smluv je proces, kdy dvě nebo více stran diskutují, revidují a dohodují se na podmínkách smlouvy před jejím podpisem. Cílem je vytvořit právně závaznou dohodu, která je spravedlivá, jasná a přínosná pro všechny zúčastněné strany.

Stejně jako každá část správy smluv, i vyjednávání smluv přináší své vlastní výzvy, výhody a způsoby, jak organizovat a zlepšovat celý proces.

Během vyjednávání může každá strana navrhovat změny smluvních podmínek, zejména v souvislosti s:

• Cenou a platbami: kolik bude zaplaceno, kdy a za jakých podmínek?
• Rozsahem práce: jaké služby nebo produkty jsou poskytovány?
• Harmonogramy a termíny: kdy by měly být úkoly dokončeny, projekt dodán nebo služba poskytnuta?
• Rozdělením rizik: kdo je odpovědný, pokud se něco pokazí?
• Ukončením a prodloužením: za jakých podmínek lze smlouvu ukončit nebo prodloužit?

Jak různá řešení pomáhají vyjednávat smlouvy rychleji?

Není překvapením, že vyjednávání smluv je jednou z časově náročnějších částí celého procesu, zejména pokud je daná dohoda obzvláště důležitá.

Ale s postupem času se vyjednávání smluv stává méně časově náročné.

Za prvé díky novým pracovním postupům, jako je implementace mezioborové spolupráce. Před jejich zavedením byl průměrný vyjednávací cyklus u složitých projektů 12-18 měsíců. Nyní je 75 % těchto dohod uzavřeno v méně než osmi týdnech.

Za druhé díky technologiím. Pomyslete na e-mailové schránky místo osobních setkání, elektronické podpisy místo tradičního podepisování nebo řešení pro sdílení dokumentů.

Ale které technologické řešení je nejsnazší používat pro posun vyjednávání smluv na vyšší úroveň při zachování bezpečnosti a zabezpečení při práci s často citlivými informacemi?

To odkryjeme v tomto článku, kde porovnáme tři způsoby vyjednávání smluv: tradiční, prostřednictvím řešení pro sdílení dokumentů a e-mailů a pomocí nástrojů pro elektronický podpis, jako je Autenti.

Ale nejprve si připomeňme klíčové fáze vyjednávání smluv bez ohledu na strategii, kterou se chystáte použít k jejich zlepšení.

Klíčové fáze vyjednávání smluv: co dělat a čemu se vyhnout

Příprava

Základem vyjednávání smluv, ještě před zahájením jednání, je vlastní příprava na rozhovory. Tato fáze zahrnuje výzkum, stanovení strategie a sladění interních zainteresovaných stran ohledně vzájemného cíle a preferovaného výsledku.

Podle článku Harvardské právnické fakulty o vyjednávání obchodů může zmapování celého vyjednávacího procesu pomoci vyhnout se falešným předpokladům.

Co se obvykle děje v této fázi?

• Identifikace obchodních cílů a priorit.
• Výzkum potřeb, problémů a cílů druhé strany při vyjednávání smlouvy.
• Pochopení právních požadavků a předpisů.
• Shromažďování minulých smluv, šablon a oborových standardů.
• Stanovení vyjednávací strategie, včetně záložních pozic.

Počáteční nabídka

Po přípravách obvykle následuje vypracování a sdílení první verze smlouvy jednou stranou, což nastavuje scénu pro samotné vyjednávání.

Co se obvykle děje v této fázi?

• Vypracování smlouvy, která odráží klíčové podmínky a očekávání.
• Zajištění jasnosti v cenách, dodávkách, harmonogramech a odpovědnostech.
• Řešení klíčových právních a compliance požadavků od začátku.
• Sdílení návrhu smlouvy s druhou stranou k počátečnímu přezkoumání.

Revize a protinávrhy

Jakmile je předložena počáteční nabídka, obě strany analyzují smlouvu, navrhují změny a předkládají protinávrhy.

Co se obvykle děje v této fázi?

• Každá strana pečlivě prověřuje podmínky z hlediska rizik a příležitostí.
• Právníci, zainteresované strany nebo poradci poskytují své vstupy – představte si značení smlouvy.
• Jsou předkládány protinávrhy týkající se cen, harmonogramů, klauzulí a závazků.
• Vyjednavači zajišťují, aby změny byly v souladu s obchodními cíli.

Vyjednávání

Dále přicházíme k samotnému vyjednávání, kde se obě strany zapojují do diskusí za účelem vyřešení rozdílů a finalizace smluvních podmínek.

Zde vyjednavači (což mohou být například vyčlenění manažeři smluv nebo vedoucí členové různých týmů, například prodejního oddělení) zprostředkovávají diskuse mezi stranami, aby dosáhli vzájemně výhodné dohody.

Co se obvykle děje v této fázi?

• Aktivní naslouchání a diskuse o upřesnění smluvních podmínek.
• Dochází k výměně kompromisů.
• Upřednostňují se strategie vyjednávání smluv s oboustranným prospěchem pro zachování vztahů.
• Při řešení právních složitostí mohou být zapojeni právníci.

Finalizace

Nakonec, jakmile je cíl smlouvy a podmínky smlouvy přijaty oběma stranami, vytvoří se konečný návrh smlouvy.

Poté je konečný návrh pečlivě přezkoumán před přechodem k podpisu a plnění podmínek dokumentu.

Co se obvykle děje v této fázi?

• Závěrečné kontroly zajišťující, že všechny dohodnuté změny jsou zahrnuty.
• Obě strany potvrzují soulad ohledně podmínek, odpovědností a očekávání.
• Smlouva je kontrolována na chyby, nekonzistence nebo chybějící klauzule.
• Získává se souhlas od právních týmů a rozhodujících osob.

Podpis

Vše bylo nyní prodiskutováno, změněno a konečné podmínky dohodnuty, což znamená, že je nyní čas smlouvu skutečně podepsat – a učinit ji právně závaznou.

Co se obvykle děje v této fázi?

• Získávají se podpisy od všech oprávněných stran.
• Kopie jsou distribuovány a bezpečně uloženy.
• Klíčoví stakeholdeři jsou informováni o svých povinnostech.
• Začíná proces implementace.

Tradiční proces vyjednávání smluv: krok za krokem

Před digitálními řešeními bylo vyjednávání smluv pomalým procesem založeným na papíru, zahrnujícím osobní schůzky, telefonní hovory a fyzickou výměnu dokumentů. Ačkoli bylo efektivní pro budování silných vztahů, často vedlo k dlouhým prodlevám a administrativní zátěži – zejména u mezinárodních dohod.

Krok 1 – příprava

Před zahájením vyjednávání musí každá strana jasně definovat své cíle, potřeby a nepřekročitelné body – jak jsme již uvedli při přehledu klíčových fází vyjednávání smluv.

Co může být jedinečné pro tradiční vyjednávání smluv, bez použití pokročilé technologie, je potřeba:

• Shromáždit nezbytné právní a finanční dokumenty (často z fyzického archivu).
• Prozkoumat pozadí a zájmy druhé strany – z fyzických poznámek nebo setkání.
• V případě potřeby konzultovat s právními poradci nebo specialisty.

Krok 2 – počáteční nabídka

Při vypracování počáteční nabídky by jedna strana v případě tradičních jednání musela návrh dokumentu zaslat buď:

• Osobním doručením (běžné pro místní dohody).
• Poštou (pro transakce na dlouhé vzdálenosti).
• Faxem (historicky používaný, ale dnes méně běžný).

Krok 3 – revize a protinávrhy

Jakmile je návrh dokumentu přijat, druhá strana:

• Vytiskne a fyzicky označí dokument před jeho vrácením.
• Pečlivě přezkoumá smlouvu z hlediska potenciálních problémů.
• Navrhne revize nebo alternativní podmínky (s ručně psanými nebo psanými úpravami).
• Zašle revidovanou smlouvu zpět kurýrem, faxem nebo poštou.

Tato komunikace tam a zpět může trvat týdny nebo dokonce měsíce, v závislosti na složitosti dokumentu.

Krok 4 – vyjednávání

Po dokončení přezkoumání počáteční nabídky je čas na samotná jednání, která by u tradičních metod probíhala tváří v tvář.

Osobní setkání byla standardním způsobem finalizace podmínek, často zahrnující:

• Diskuse v zasedací místnosti
• Více kol nabídek a protinabídek
• Přítomnost právníků a poradců k zajištění právního souladu

Pokud nebylo možné dosáhnout dohody na jednom setkání, strany by:

• Posílaly další dopisy nebo poznámky shrnující diskuse.
• Plánovaly další setkání nebo telefonní hovory.

Krok 5 – finalizace

Jakmile je ukončena komunikace tam a zpět, proběhnou setkání a obě strany se dohodnou na tom, co by měla obsahovat konečná smlouva, je čas:

• Vypracovat a vytisknout konečnou verzi smlouvy.
• Zaslat dokument druhé straně k podpisu nebo ho doručit osobně (pokud nebyla konečná verze dohodnuta na speciálním jednání, kde by obě strany mohly podepsat).
• Pečlivě přezkoumat dokument na poslední chyby.
• Připravit ho k oficiálnímu podpisu.

Krok 6 – podpis

Strany podepisují více kopií smlouvy jedním ze dvou způsobů:

• Osobně: podpisy jsou umístěny na fyzický dokument, často před svědky nebo notářem.
• Zasílané dokumenty: pokud jsou strany na různých místech, podepsané kopie jsou vzájemně zasílány poštou k dokončení.

Po podpisu je smlouva uložena ve fyzických kartotékách – což vytváří možné výzvy pro vyhledávání a dlouhodobou správu.

Výzvy tradičního vyjednávání smluv

• Časově náročné: revize založené na papíru a zpoždění při zasílání poštou proces zpomalují.
• Náchylné k chybám: více ručně psaných úprav může vést k nejasnostem.
• Nákladné: cestování, tisk a kurýrní poplatky se sčítají.
• Omezená dostupnost: fyzické dokumenty je těžší sledovat a vyhledávat.

Používá se ale tradiční vyjednávání smluv stále?

Zatímco moderní podniky přecházejí na digitální vyjednávání smluv a elektronické podpisy, tradiční metody mohou být stále používány v odvětvích s vysokou mírou rizika a v případech založených na vztazích, jako jsou právní nebo vládní dohody, transakce s nemovitostmi nebo fúze a akvizice.

Přechod na modernější řešení je však zcela, ne-li více bezpečný – i v právně složitých případech.

Vezměme si jako příklad elektronické podpisy. Nejjednodušší forma elektronického podpisu, Jednoduchý elektronický podpis (SES), může být ve skutečnosti použita pro podpis 90 % obchodních dokumentů.

Online proces vyjednávání smluv: krok za krokem

S nástupem cloudové spolupráce na dokumentech se tradiční vyjednávání smluv hodně vyvinulo. Nástroje jako Google Docs, Microsoft 365 a Dropbox dělají proces rychlejší, flexibilnější a přístupný odkudkoli.

Krok 1 – příprava

Samozřejmě, před zahájením vyjednávání by každá strana měla:

• Definovat své klíčové cíle, podmínky a nepřekročitelné body.
• Identifikovat, kdo bude mít přístup k úpravám versus komentování.
• Zajistit, aby všechny strany byly obeznámeny s používaným nástrojem pro spolupráci.

Krok 2 – počáteční návrh a sdílení

Dále jedna strana vytvoří první návrh smlouvy, buď přímo v cloudovém nástroji, nebo vložením dokumentu tam pro sdílení.

Poté sdílí odkaz na dokument s ostatními stranami, poskytujíc příslušný přístup:

• Pouze zobrazení (pro referenci).
• Pouze komentáře (pro navrhování změn bez úprav).
• Přístup k úpravám (pro přímé změny).

💡Používejte "režim návrhů" ke sledování úprav bez přepsání původního dokumentu.

Krok 3 – revize a protinávrhy

Místo zasílání dokumentů tam a zpět, nyní mohou strany při vyjednávání smlouvy:

• Používat komentáře k položení otázek nebo navrhování úprav.
• Sledovat změny pomocí vestavěné historie verzí.
• Zvýraznit klíčové klauzule k diskusi.
• Označit konkrétní stakeholdery pro rychlejší vstup.

To umožňuje asynchronní spolupráci (kontrolu v různých časech) nebo živá jednání (telefonování během společné úpravy dokumentu).

Krok 4 – vyjednávání a revize

Strany pokračují v diskusi o smluvních podmínkách prostřednictvím:

• Komentářů a návrhů v dokumentu.
• E-mailů nebo rychlých zpráv pro rychlá vysvětlení.
• Živých video setkání (Zoom, Google Meet atd.) pro složité diskuse.

Pokud jsou potřeba větší změny, vytvoří se nová verze návrhu, přičemž se zachová originál jako záloha.

Krok 5 – finalizace

Jakmile jsou všechny revize dohodnuty, je vypracována konečná smlouva a poté:

• Zkontrolována na konzistenci a chyby.
• Převedena do formátu PDF, aby se zabránilo dalším úpravám.
• Odeslána k podpisu e-mailem.

Krok 6 – podpis a ukládání

Při použití pouze online nástrojů pro sdílení dokumentů, jako je Google Docs, může nyní poslední fáze – podepisování – probíhat prostřednictvím:

• Zaslání dokumentu poštou: tradiční podpis.
• E-mailové schránky: dokument je vytištěn, podepsán a naskenován zpět.

Po podpisu může být konečná smlouva uložena v cloudovém úložišti (Google Drive, OneDrive, Dropbox) pro snadný přístup a vyhledávání.

Výzvy online vyjednávání dokumentů

• Příliš mnoho úprav: nekontrolovaný přístup může vést ke zmatku.
• Bezpečnostní obavy: neoprávnění uživatelé mohou získat přístup, pokud nejsou nastavení správně spravována.
• Oddělené podepisování: stále vyžaduje samostatné podepisování dokumentu.

Je sdílení dokumentů nejlepší metodou pro vyjednávání smluv?

Pro rychlé, spolupracující revize smluv ano – zejména pokud máte málo času na hledání bezpečnější možnosti. Chybí však právně závazné podpisové možnosti, takže většina společností ji kombinuje s platformami pro elektronický podpis, aby dokončily proces.

Proces vyjednávání smluv s elektronickým podpisem: krok za krokem

Platformy pro elektronické podpisy jako Autenti způsobily revoluci v uzavírání smluv tím, že výrazně snížily papírování a zrychlily proces podepisování.

Podívejte se na skupinu TZMO, která je mezinárodním výrobcem a dodavatelem zdravotnických, hygienických a kosmetických produktů – zaměstnává téměř 9 000 lidí a působí v 56 společnostech po celém světě.

Přešli z tradičních na elektronické podpisy a ušetřili 90 % času při finalizaci smluv – z týdnů na hodiny. To je efektivní vyjednávání smluv.

Krok 1 – příprava

Před odesláním smlouvy k elektronickému podpisu by obě strany měly:

• Definovat klíčové podmínky a očekávání.
• Rozhodnout, kterou platformu pro elektronický podpis použít.
• Zajistit, aby platforma byla v souladu se zákony o elektronickém podpisu (například eIDAS), a přijmout příslušná bezpečnostní opatření (například soulad s ISO).
• Určit, kdo musí podepsat a v jakém pořadí.

💡Použijte platformu pro elektronický podpis s vestavěnou funkcí hromadného podepisování, abyste usnadnili podepisování konečných návrhů mnoha, zejména opakujících se dokumentů.

Krok 2 – počáteční návrh

Po přípravách je návrh smlouvy vypracován, což můžete udělat pomocí textového procesoru nebo použít software pro správu smluv a poté ho nahrát do vybraného nástroje pro elektronický podpis.

Některé nástroje dělají tento proces mimořádně hladkým, s:

• Předpřipravenými šablonami smluv pro rychlejší vyjednávání.
• Přizpůsobitelnými poli (např. řádky pro podpis, datová pole).
• Více formáty souborů (Word, PDF atd.).

Krok 3 – revize, vyjednávání a protinávrhy

Na rozdíl od Google Docs se nástroje pro elektronický podpis zaměřují více na finalizaci podmínek než na živou spolupráci. Některé platformy, jako Autenti, však nabízejí:

• Funkce komentování pro navrhování změn.
• Auditní stopy pro sledování úprav dokumentů.
• Integrace se softwarem pro řízení životního cyklu smluv (CLM) pro sledování verzí.

Pokud jsou potřeba významné změny, smlouva může být upravena samostatně a poté znovu nahrána k elektronickému podpisu.

💡S Autenti můžete snadno podepisovat již podepsané dokumenty. Díky tomu vždy pracujete s nejaktuálnější verzí dokumentu. To vše urychluje proces, zejména pokud smlouvu podepisuje více osob – můžete snadno předat dokument další osobě a přesně vědět, která verze je aktuální. Každý podpis je pak opatřen přesnými časovými razítky a pečetěmi, což umožňuje bezpečné řízení verzí.

Krok 4 – podpis

Jakmile je dokument finalizován, je odeslán všem stranám k podpisu prostřednictvím platformy pro elektronický podpis.

• Každý příjemce obdrží zabezpečený odkaz k elektronickému podpisu.
• Podepisující ověřují svou identitu, je-li to nutné (prostřednictvím e-mailu, SMS ověření nebo vícefaktorové autentizace).
• Podpisy jsou aplikovány jediným kliknutím, často s použitím nakresleného, psaného nebo nahraného podpisu.

💡Podpis dokumentu elektronickými podpisy není jen snadný. Je také mimořádně bezpečný, často mnohem více než použití tradičních mokrých podpisů. Jak je to možné? Elektronické podpisy používají pokročilé šifrovací metody, které zajišťují, že zůstanou neprolomitelné a chráněné před jakýmkoli neoprávněným zásahem.

Krok 5 – ukládání a budoucí přístup

Na rozdíl od papírových smluv jsou elektronicky podepsané dokumenty uloženy digitálně s:

• Automatickými zálohami, které zabraňují ztrátě.
• Prohledavatelnými záznamy pro rychlé vyhledání.
• Auditními logy pro sledování, kdo podepsal a kdy.

Výhody vyjednávání smluv s elektronickým podpisem

• Rychlejší vyřízení: není potřeba tisknout, skenovat nebo posílat dokumenty poštou, což dělá vyjednávání smluv bleskově rychlým.
• Právně závazné: v souladu s hlavními zákony o elektronickém podpisu.
• Bezpečnější: šifrované, opatřené časovým razítkem a odolné proti neoprávněnému zásahu pro extra bezpečné a v konečném důsledku úspěšné vyjednávání smluv.
• Nákladově efektivní: šetří peníze za papír, tisk a poštovné.
• Přátelské k práci na dálku: podepisování odkudkoli, na jakémkoli zařízení.

Je elektronický podpis nejlepší metodou pro vyjednávání smluv?

Pro podniky, které potřebují rychlost, bezpečnost a právní soulad při vyjednávání smluv, ano. Jedinou výzvou zůstává výběr nejlepší platformy pro vaše potřeby.

Vyzkoušejte Autenti v bezplatné 14denní zkušební verzi a uvidíte, jak dobře může proběhnout vaše příští vyjednávání smluv.