Auditní stopa elektronického podpisu: vysvětleno na reálném příkladu Podpisových karet Autenti

Jednou z největších předností elektronických podpisů je bezpečnost a transparentnost, kterou poskytují.

Při elektronickém podepisování dokumentů si můžete být jisti, že druhá strana svůj podpis ověří, a to i pomocí jednoduchých metod, jako je dvoufaktorové ověření pomocí e-mailové adresy nebo telefonního čísla—což je poměrně bezpečné.

Pro další zvýšení bezpečnosti můžete ověřit totožnost podepisující osoby, verifikovat jejich doklady totožnosti, použít pokročilejší elektronické podpisy, jako je Kvalifikovaný elektronický podpis, který využívá pokročilou šifrovací technologii, infrastrukturu veřejných klíčů a další prvky k zajištění bezpečnosti vašich podpisů.

Ale kromě toho, že jsou elektronické podpisy extrémně bezpečné bez ohledu na jejich typ, nabízejí také plnou transparentnost celého procesu.

Díky takzvané auditní stopě elektronického podpisu můžete vždy ověřit pravost umístěných podpisů, ověřit přesné datum a čas umístění podpisů, zkontrolovat IP adresy zařízení použitých k podpisu a být si jisti, že dokument zůstane po podpisu nezměněn.

Jak?

Vysvětlíme to níže.

Obsah

1. Co je auditní stopa elektronického podpisu?
2. Auditní stopa: povinné charakteristiky
3. Reálný příklad: auditní stopy v Autenti
4. Podpisová karta
5. Jak můžete využít auditní stopy a Podpisové karty Autenti?
6. Udržujte své dokumenty a podpisy v bezpečí s Autenti
7. Často kladené otázky

Co je auditní stopa elektronického podpisu?

Auditní stopa elektronického podpisu je v podstatě záznam o procesu elektronického podepisování, který dokumentuje kdy, kde a jak byly elektronické podpisy umístěny.

Auditní stopa podporuje důvěryhodnost podpisů a v případě potřeby může sloužit jako právní důkaz při sporech nebo řízeních.

Stejně jako svědci ručně psaného, mokrého podpisu kontrolují doklady totožnosti před umístěním podpisu na dokument a zajišťují platný proces—auditní stopa elektronického podpisu zajišťuje totéž (nebo dokonce větší bezpečnost), ale digitálně.

Obsahuje všechny důležité údaje pro každý elektronický podpis umístěný na daném dokumentu a je opatřena elektronickými pečetěmi, které zaručují, že dokument zůstane po podpisu nezměněn.

Auditní stopa: povinné charakteristiky

Platná auditní stopa elektronického podpisu by měla obsahovat následující informace:

• Identifikační údaje: jméno a příjmení osoby podepisující dokument, ale také IP adresu zařízení použitého k umístění podpisu.
• Ověřovací údaje: ukazující, jak byl každý podpis umístěný na dokumentu ověřen, ať už e-mailem, SMS kódem, videokonferencí nebo jinou metodou.
• Čas a datum: zaznamenání přesného času a data, kdy byl každý podpis elektronicky umístěn, stejně jako přesné datum a čas zahájení procesu shromažďování podpisů.
• Jakékoli změny: pro zajištění řádné integrity dokumentu sleduje auditní stopa také případné změny provedené v podepsaném dokumentu.

Reálný příklad: auditní stopy v Autenti

Skutečným příkladem efektivní auditní stopy elektronického podpisu je Podpisová karta Autenti, která je součástí každého digitálně podepsaného dokumentu jako poslední strana, pro snadný přehled nejdůležitějších údajů.

Autenti je platforma pro elektronické podepisování, která usnadňuje přechod na bezpapírové řešení více než kdy jindy. Získáte přístup ke třem hlavním typům elektronických podpisů:

• Jednoduché elektronické podpisy (SES): perfektně vhodné pro podepisování 90 % dokumentů v obchodních transakcích, včetně dohod o spolupráci nebo smluv o prodeji movitého majetku. Ověřují se pomocí jednoduchých metod, jako je dvoufaktorové ověření pomocí e-mailové adresy nebo telefonního čísla podepisujícího s jedinečným kódem.
• Zaručené elektronické podpisy (AES): ideální pro složitější smlouvy a ustanovení. Tento typ elektronického podpisu umožňuje ověřit totožnost podepisující osoby, například kontrolou jejich dokladů totožnosti jejich vyfotografováním.
• Kvalifikované elektronické podpisy (QES): digitální podpis perfektní pro nejsložitější smlouvy, jako jsou ty, které převádějí autorská práva. Kvalifikované podpisy se mohou zdát složité, ale nejsou, pokud jsou prováděny se správným poskytovatelem, jako je Autenti. Zde budete mít přístup k více než 170 poskytovatelům QES v celé Evropě, zatímco ti, kteří podepisují dokumenty, budou moci hladce ověřit své identity u certifikačních autorit, a to i zcela online.

Vzhledem k tomu, že Autenti je zcela bezpečná platforma, dodržující globální a evropské standardy, jako je ISO 27001, GDPR nebo nabízející plný soulad s eIDAS—každý podpis je řádně zpracován a zaznamenán, s auditní stopou zahrnutou pro každý podepsaný dokument.

Podpisová karta

Autenti vydává Podpisovou kartu pro každý podepsaný dokument, která slouží jako vizualizace umístěných elektronických podpisů a zároveň obsahuje všechny důležité údaje pro auditní stopu.

Podpisová karta obsahuje všechny informace, které musí auditní stopa elektronického podpisu obsahovat, aby sloužila jako platný záznam o procesu digitálního podepisování, včetně:

• ID podepsaného dokumentu,
• jména a příjmení osob podepisujících dokument elektronicky,
• dodatečných údajů o podepisujících (pokud je to relevantní), jako je e-mailová adresa nebo jejich daňová identifikační čísla,
• zaznamenaných digitálních podpisů spolu se všemi jejich detaily, jako jsou použité metody ověření, datum a přesný čas jejich umístění a IP adresy zařízení použitých k podpisu.

Podpisová karta Autenti obsahuje také dvě pečetě vydané Autenti pro podepsaný dokument—jednu pro zahájení procesu podepisování, druhou pro jeho dokončení.

Elektronická pečeť vydaná pro každý dokument po shromáždění podpisů s Autenti zajišťuje, že dokument nebude po podpisu pozměněn.

Jak můžete využít auditní stopy a Podpisové karty Autenti?

Díky auditním stopám, jako je Podpisová karta Autenti, můžete:

• snadno ověřit, kdo podepsal daný dokument a jaký typ elektronického podpisu byl k podpisu použit,
• zkontrolovat datum a čas, kdy byly podpisy a elektronické pečetě aplikovány, což vám poskytne snadný přístup k historii dokumentu,
• potvrdit pravost dokumentace,
• spoléhat se na auditní stopu při řešení sporů poskytnutím jasných důkazů o krocích provedených během procesu podepisování a všech informací o něm,
• důvěřovat, že integrita dokumentu je nedotčena, protože auditní stopa potvrzuje, že po aplikaci podpisu nebyly provedeny žádné změny,
• zvýšit bezpečnost a odhalit neoprávněný přístup nebo jakékoli pokusy o manipulaci s dokumentem sledováním akcí provedených s dokumentem a odeslanými podpisy.

Celkově vzato, auditní stopy elektronických podpisů vám poskytují jedno místo nejen pro sledování každého podpisu a kontrolu jeho detailů, ale také pro potvrzení, že je zcela chráněn proti neoprávněným změnám.

Udržujte své dokumenty a podpisy v bezpečí s Autenti

Autenti je poskytovatel důvěryhodných služeb, zajišťující řádnou bezpečnost a transparentnost s každým elektronickým podpisem.

Podepisujte dokumenty online a snadno ověřujte pravost a integritu elektronických podpisů s Autenti.

Pro každý podepsaný dokument Autenti vydá Podpisovou kartu, která bude sloužit jako soudně přípustná auditní stopa každého elektronického podpisu, včetně:

• přesného času a data pro každý umístěný podpis,
• použitých metod ověření,
• IP adres zařízení použitých k podpisu,
• pečetí Autenti pro zahájení procesu podepisování a jeho dokončení,
• ID čísla dokumentu,
• jména, příjmení a dalších údajů o osobách podepisujících dokument.

Podpisovou kartu najdete jako poslední stránku v podepsaném dokumentu, ke které se můžete snadno vrátit pro sledování historie dokumentu, kontrolu pravosti podpisů a další.

Vyzkoušejte platformu Autenti zdarma po celých 14 dní a zjistěte, jak snadný může být přechod na bezpapírové řešení.

Podepisujte dokumenty pomocí tří různých typů elektronických podpisů, nedělejte si starosti s jakýmikoli limity dokumentů a užijte si intuitivní online platformu.

Často kladené otázky

Co je auditní stopa elektronického podpisu?

Auditní stopa elektronického podpisu je auditní záznam nebo certifikát o dokončení elektronicky podepsaného dokumentu, který zaznamenává všechny důležité údaje o umístěných podpisech. Takové informace, kromě toho, že vám poskytují klid při digitálním podepisování, mohou také bezpečně sloužit jako právní důkaz při sporech. V podstatě potvrzují platnost elektronických podpisů.

Jaké informace by měla auditní stopa obsahovat?

Auditní stopy pro každý elektronicky podepsaný dokument by měly zaznamenávat nejdůležitější informace o každém elektronickém podpisu umístěném na dokumentu a o podepsaném dokumentu. Příklady údajů zahrnují IP adresy zařízení použitých pro každý podpis, přesné datum a čas každého elektronického podpisu nebo metody ověření použité pro každý podpis.

Poskytuje Autenti auditní stopu elektronického podpisu?

Vzhledem k tomu, že Autenti je plně v souladu s nařízením eIDAS jako poskytovatel elektronických podpisů, vytváří auditní zprávu nebo auditní stopu pro každý podepsaný dokument. V Autenti přichází auditní stopa v podobě Podpisové karty, která zahrnuje všechny důležité údaje, které by auditní stopa měla mít, obsahuje elektronické pečetě, které zajišťují, že dokument nebude pozměněn, a vizualizuje elektronické podpisy umístěné na dokumentu.

Lze použít auditní stopu elektronického podpisu jako právní důkaz v soudních případech?

Ano, auditní stopu elektronického podpisu můžete použít jako právní důkaz v soudních případech, protože elektronické podpisy jsou globálně uznávány jako právně závazné. Různé předpisy po celém světě stanovují standardy pro elektronické podepisování, jako je eIDAS v Evropě, E-Sign Act ve Spojených státech nebo ZertES ve Švýcarsku. Auditní stopy prokazují úplnou transparentnost každého digitálně umístěného elektronického podpisu, ukazují přesné datum a čas každého podpisu, IP adresy zařízení použitých k podpisu a dokonce i metody ověření—to vše usnadňuje kontrolu jejich pravosti, a to i v soudních případech.