Není pochyb o tom, že smlouvy hrají v podnikání zásadní roli. Ve skutečnosti je kolem 70%-80% podniků řízeno smlouvami.
Vzhledem k tomu, že se náš život točí kolem smluv a dokumentů, které vytváříme, podepisujeme a ukládáme, pojďme si pohovořit o běžných překážkách, se kterými se setkáváme.
Zde je 10 výzev ve správě smluv spolu se statistikami a možnými řešeními, jak je překonat.
1. Časově náročné manuální procesy
Bezpochyby zůstávají časově náročné manuální procesy jednou z největších výzev pro správnou správu smluv.
Pro představu tohoto problému: společnosti potřebují v průměru 20 až 30 dní k vytvoření, vyjednání a finalizaci smlouvy, zatímco obnovení smlouvy trvá v průměru 97 dní.
Některé klíčové problémy zahrnují:
- Časově náročné úkoly: od navrhování po revizi a schvalování smluv manuálně, což vše zpomaluje provoz.
- Zaměření na smlouvy s nízkou hodnotou bez automatizace: bez automatizace týmy tráví nadměrné množství času rutinními smlouvami místo dohodami s vysokým dopadem. 84 % odborníků na smluvní vztahy je pod tlakem, aby zjednodušili dohody, což naznačuje, že současným manuálním procesům chybí standardizace.
- Žádná standardizace: když už mluvíme o standardizaci, absence standardizace pro opakující se úkoly, smlouvy a pracovní postupy vede ke zmatku, rizikům nesouladu, potížím při vyjednávání a ještě většímu plýtvání časem.
💡 Řešení
Existuje několik možných řešení, která byste mohli implementovat k řešení neefektivních manuálních procesů, ale lze je zredukovat na dvě hlavní: automatizaci a standardizaci.
Ať už se rozhodnete implementovat systém pro řízení životního cyklu smluv (CLM) nebo software pro správu smluv, který automatizuje vytváření smluv, schvalovací procesy a zadávání dat, nebo investujete do softwaru pro elektronický podpis, který pomáhá s hromadným podepisováním a digitalizací podpisových procesů – vždy automatizujete určitou část své práce.
Pokud jde o standardizaci, může úzce souviset s automatizací úkolů a pracovních postupů.
Například pokud se rozhodnete implementovat software pro elektronický podpis, jako je Autenti, nejenže automatizujete procesy podepisování dokumentů, ale také je standardizujete.
Podívejte se, jak TZMO zkrátilo dobu zpracování smluv až o 90 % a podepisuje dokumenty za 30 hodin nebo méně s Autenti.
2. Velké množství dokumentů k podpisu
Není žádným tajemstvím, že organizace se zabývají velkým množstvím smluv, což může být při podepisování a realizaci smluv náročné.
Pokud jde o podepisování velkého množství dokumentů, výzvy zahrnují:
- Zpoždění v realizaci smluv: ruční zpracování smluv pro velký počet dodavatelů, klientů nebo zaměstnanců může způsobit zpoždění, a v důsledku toho ztrátu peněz.
- Chyby při hromadném podepisování: při podepisování tun dokumentů tradičním způsobem je téměř jisté, že se vloudí jedna nebo dvě chyby.
- Nedostatek škálovatelnosti: a konečně, přímo spojeno s prvním bodem, který jsme uvedli o manuálních procesech – manuální podepisování velkého množství dokumentů bez automatizace také působí proti škálovatelnosti.
💡 Řešení
Nejlepším řešením je zde použití nástrojů pro elektronický podpis, jako je Autenti, a snadná automatizace hromadného podepisování smluv.
Podepisování dokumentů jedním kliknutím versus zanechávání stovek tradičních podpisů na papíře dostatečně vystihuje situaci.
3. Zdlouhavé vyjednávání
Vyjednávání smluv je často složité a zahrnuje výzvy jako:
- Časově náročné výměny názorů: více revizí a schvalování zainteresovanými stranami prodlužuje proces.
- Neshody ohledně podmínek: právní týmy, nákupní oddělení a dodavatelé mají často protichůdné priority.
- Problémy s verzováním: bez centralizované správy dokumentů mohou týmy pracovat na zastaralých verzích smluv.
💡 Řešení
Automatizace procesů správy smluv může urychlit vyjednávací cykly o polovinu.
Přirozeným řešením výzvy vyjednávání se zdá být opět automatizace.
S automatizovanými pracovními postupy smluv zajistíte práci se správným verzováním a tím urychlíte vyjednávání.
Pokud jde o verzování – je dobré ho sledovat, zvláště ve fázi vyjednávání.
Abyste předešli vytváření alternativních verzí a chaosu, můžete použít platformu Autenti, která vám umožňuje vždy pracovat s nejnovější verzí každého dokumentu a dává vám plnou kontrolu nad tím, kdo ho podepsal a kdy.
Po podpisu dokumentu je automaticky doručen dalšímu příjemci, pokud ho přidáte.
4. Externí spolupráce
Správa smluv interně je sama o sobě výzvou.
Správa smluv zahrnujících externí strany (dodavatele, klienty, partnery) je zcela jiná věc, spojená s:
- Nedostatkem viditelnosti: organizace mohou mít omezený přehled o externích pracovních postupech smluv, a proto se potýkají s viditelností.
- Bezpečnostními riziky: sdílení smluv prostřednictvím e-mailu nebo nezabezpečených platforem vystavuje citlivá data.
- Pomalými reakčními časy: externí zainteresované strany mohou zpozdit realizaci smlouvy.
💡 Řešení
Implementace softwaru pro elektronický podpis přímo pomáhá při jednání s externími spolupracovníky a správě smluv. Od nahrávání a sdílení dokumentů po ověřování identity, podepisování a ukládání.
Prohlédněte si skutečný příklad společnosti Medicover, která se spoléhala na tradiční papírové metody pro podepisování smluv, osobní schůzky a fyzické doručování dokumentů.
Společnost se rozhodla implementovat Autenti a přejít z tradičních papírových metod na elektronické podepisování dokumentů.
Klíčové body, které učinily rozhodnutí zvolit Autenti přirozeným, byly:
- Šifrování dokumentů,
- Rychlé podepisování smluv,
- Jedno centralizované místo pro archivované dokumenty,
- Snadné sledování stavu podpisů.
S touto změnou Medicover zkrátil dobu podpisu smluv ze dvou týdnů na pouhý jeden den a nyní elektronicky podepisuje téměř všechny své prodejní dokumenty.
Ale co je nejdůležitější, jsou to také jejich externí partneři – v tomto případě zákazníci – kteří změnu oceňují nejvíce, protože jsou přivítáni efektivním procesem implementace smluv.
5. Nedostatek odpovědnosti a špatná spolupráce mezi odděleními
Vraťme se k interním výzvám.
Když se smlouvami zabývá více oddělení, možné problémy mohou vznikat z:
- Nejasnému vlastnictví: nejistota ohledně toho, kdo je odpovědný za dodržování smluv, jejich obnovování nebo sledování výkonu způsobuje chaos, časové problémy, zpoždění a další zbytečné potíže.
- Izolovaných týmů: právní, nákupní, finanční a prodejní oddělení často pracují izolovaně, což vede k nedorozuměním.
💡 Řešení
Možným řešením této konkrétní výzvy správy smluv je přiřazení vlastníků pro každou oblast, stanovení jasných a standardizovaných pracovních postupů a použití dobré platformy pro týmovou spolupráci, aby bylo zajištěno, že všichni jsou na stejné vlně s každým vytvořeným a podepsaným dokumentem.
6. Náklady a možné pokuty
Za posledních několik let se průměrné náklady na nízko-rizikovou smlouvu od vytvoření až po podpis zvýšily o 38 %.
Náklady na správu smluv však nespočívají pouze ve vytváření a podepisování dokumentů. Jakýkoli podnik, který má alespoň tisíc zaměstnanců,
utratí přibližně 2,5-3,5 milionu dolarů za hledání nebo znovuvytváření ztracených dokumentů.
A náklady tím nekončí.
Právní náklady a pokuty mohou také dosáhnout milionů. Jako v případě Googlu, kdy společnost v roce 2019 obdržela pokutu 50 milionů EUR v souladu s Obecným nařízením o ochraně údajů (GDPR) za nedostatek transparentnosti, nedostatečné informace a absenci platného souhlasu týkajícího se personalizace reklam.
💡 Řešení
Automatizujte sledování termínů a kontroly souladu pomocí nástrojů pro řízení životního cyklu smluv (CLM) a dobrého právního týmu po vašem boku.
7. Úložiště, ztracené dokumenty a potíže s jejich hledáním
Až 71 % společností nemůže najít 10 % nebo více svých smluv, což přirozeně vede k ještě více problémům.
Bez centralizovaného úložiště smluv se organizace potýkají se zmeškanými termíny, problémy s dodržováním předpisů a finančními riziky, kromě spousty času ztraceného hledáním v archivech.
💡 Řešení
Použijte cloudové úložiště smluv s vyhledatelnými metadaty a kontrolami přístupu pro lepší zabezpečení a vyhledávání.
Pokud se rozhodnete přejít na digitální podepisování smluv s Autenti, každý podepsaný dokument bude bezpečně uložen na vašem účtu a snadno vyhledatelný v budoucnosti.
Navíc budete mít příležitost konečně se zbavit těch fyzických souborů.
8. Dodržování smluv
Jakmile je smlouva podepsána, společnosti často bojují s tím, aby byly splněny závazky. Dodavatelé nebo partneři nemusí dodržovat smluvní podmínky a je rozhodně výzvou to vymáhat.
Ve skutečnosti 70 % smluv není dodržováno obchodními jednotkami.
💡 Řešení
U této konkrétní výzvy existuje opět několik řešení, která byste mohli vyzkoušet.
Za prvé, můžete implementovat software pro sledování smluv s automatizovanými upozorněními a nástroji pro tvorbu zpráv.
Za druhé, můžete sledovat úspěšnost smluv pomocí klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI).
A konečně, můžete se pokusit vymáhat pokuty za nedodržení smluvních podmínek.
9. Sledování a škálování
Ať už to může být překvapením nebo ne, pouze 22 % podniků je přesvědčeno o sledování a správě svých smluv, což je běžnou výzvou správy smluv.
Společnosti nedokážou sledovat:
- Klíčová data (obnovení, vypršení platnosti, milníky), což vede k neúmyslným automatickým obnovením nebo ztráceným obchodním příležitostem.
- Závazky a SLA (dohody o úrovni služeb), což způsobuje rizika nesouladu.
- Dodatky a změny bez řádné dokumentace.
💡 Řešení
Nejlepším řešením pro výzvy se sledováním je začít od základů a nejprve stanovit správné KPI.
Poté pomocí softwaru nebo manuálně sledujte KPI a měřte, co funguje, co nefunguje a kde vidíte příležitost ke škálování.
10. Porozumění klauzulím
Poslední výzvou, kterou chceme pokrýt, je ta, která se může zdát trochu více subtilní, ale zůstává velkým problémem ve správě smluv – porozumění smlouvám.
Právní jazyk může být složitý, což vede k:
- Nesprávnému výkladu závazků: zaměstnanci nebo zainteresované strany mohou nesprávně pochopit klíčové podmínky.
- Vystavení rizikům: vágní nebo nevýhodné klauzule mohou vytvářet finanční nebo právní závazky.
- Nekonzistence napříč smlouvami: nedostatek standardizovaných klauzulí zvyšuje riziko.
Ve skutečnosti až 90 % odborníků přiznává, že obchodním smlouvám je pro ně těžké porozumět nebo jim vůbec nerozumí.
💡 Řešení
Abyste zajistili, že všichni v týmu zůstanou na stejné vlně a rozumí smlouvám, které používáte, můžete:
- Použít nástroje pro analýzu smluv založené na umělé inteligenci k identifikaci rizik a navrhování standardizovaných klauzulí – pokud jste si jisti, že nástroje jsou bezpečné a nezadáváte jim žádná citlivá data.
- Vytvořit glosář s pomocí právního týmu k vysvětlení běžně se vyskytujících pojmů a podmínek.
- Vzdělávat tým o nejběžnějších případech.
Ušetřete si starosti při podepisování, sdílení a ukládání smluv. Vyzkoušejte Autenti zdarma.
