Zvládnutí správy smluv v maloobchodě: Jak dosáhnout efektivních procesů?

Buďme upřímní: smlouvy v maloobchodě jsou obvykle chaos. Žijí v náhodných složkách, e-mailových řetězcích, na něčím desktopu z roku 2019 a nikdo si nepamatuje, co v nich je, dokud se něco nepokazí.

Správa smluv v maloobchodě (Retail Contract Management) je jednoduše proces udržování pořádku ve všech těchto dohodách – od smluv s dodavateli, nájemních smluv, propagačních podmínek a technologických služeb – za účelem optimalizace obchodních operací. Zní to jednoduše. Ale ve skutečnosti? Je to složitější.

A právě teď je důležitější než kdy jindy, abychom to dělali správně.

Až 40 % hodnoty smlouvy může být ztraceno kvůli špatným praktikám správy. Zmeškané termíny, nedostatečná viditelnost a neefektivní vyjednávací taktiky snižují potenciální příjmy.

Mezi problémy s dodavatelským řetězcem, rostoucími náklady, požadavky ESG a tlakem být všude (online, v prodejně, na tržištích) si maloobchodníci nemohou dovolit nedbalé smlouvy. Jedna opomenutá klauzule nebo automatické prodloužení může zničit vaše marže nebo vás dostat do právních potíží.

Některé z nejčastějších problémů jsou:

• Smlouvy roztroušené mezi týmy a nástroji.
• Nikdo nesleduje termíny, vypršení platnosti nebo závazky.
• Špatná viditelnost ohledně cen, podmínek a výkonu dodavatelů.

Dobrá zpráva: všechno se dá napravit a nemusí to být složité.

Pojďme se podívat, jak dostat správu smluv v maloobchodě pod kontrolu.

Správa smluv v maloobchodě: typy smluv a související rizika

V maloobchodě nespravujete jen „pár smluv“, žonglujete s desítkami, někdy stovkami, napříč různými kategoriemi. To vše ztěžuje řízení rizik.

Máte dohody s prodejci a dodavateli (páteř vašeho produktového toku), nájemní smlouvy pro prodejny, logistické partnery, technologické platformy, platební procesory, licenční dohody a další.

Každá z nich přináší svá vlastní potenciální rizika. Od zmeškaných SLA (Service Level Agreements), přes cenové nesrovnalosti, po automaticky se obnovující nájmy nebo zastaralé podmínky, které již neodrážejí, jak vaše firma skutečně funguje.

Dohody s prodejci a dodavateli

Tyto dohody řídí produkty, které prodáváte. To znamená ceny, objem, dodací lhůty, zásady vracení zboží a propagační podporu. Zmeškané klauzule zde mohou zničit vaše marže nebo vás nechat bez zásob v hlavní sezóně.

Pokud se s těmito dohodami nezachází opatrně, může se pokazit spousta věcí. Můžete propásnout objemové slevy nebo slevy za včasnou platbu, které vám mohly ušetřit peníze.

Chyby v cenách se mohou proplížit až do místa prodeje, což buď frustruje zákazníky, nebo ukrajuje z vašich marží. Pokud dodací lhůty nejsou jasně stanoveny, riskujete, že vám dojdou zásoby právě v době, kdy je poptávka nejvyšší. A bez jasných podmínek pro vrácení zboží nebo poškozené zboží se můžete ocitnout v chaotických sporech, které nelze snadno vyřešit.

Nájemní smlouvy na nemovitosti

Nájemní smlouvy na nemovitosti ve správě maloobchodu jsou dohody, které fixují umístění vašich prodejen, nastiňují vše od toho, jak dlouho tam budete, kolik platíte a za co jste zodpovědní.

A nájemní smlouvy pro prodejny jsou dlouhodobé, vysoce rizikové smlouvy s mnoha pohyblivými částmi.

Pokud tedy pečlivě nesledujete detaily, mohou se věci snadno přehlédnout.

Automatická prodloužení vás mohou potichu uvěznit v lokalitách, které nefungují dobře, a snižují riziko promeškání opětovného vyjednávání pouze v případě, že jsou proaktivně sledovány. Zmeškání termínu pro oznámení by mohlo znamenat ztrátu šance na přestěhování nebo opětovné vyjednání podmínek.

Skryté poplatky nebo poplatky za údržbu společných prostor (CAM – Common Area Maintenance) nebo servisní poplatky se mohou hromadit, pokud nejsou zpochybněny. A pokud spravujete více lokalit, špatná viditelnost ve vašem portfoliu nájemních smluv může ztížit udržení přehledu o všem.

Smlouvy o logistice a plnění objednávek

Ať už se jedná o logistiku třetích stran, skladování nebo doručení na poslední míli, tyto smlouvy určují, jak se váš produkt dostane na pulty nebo ke dveřím zákazníků.

Zde, pokud nejsou věci jasně stanoveny, mohou se problémy rychle hromadit. Můžete propásnout šanci vymáhat pokuty, když dojde k porušení dohod o úrovni služeb (SLA), nebo zjistit, že neexistuje jasná odpovědnost, když se inventář ztratí nebo poškodí.

V hlavních sezónách vás rigidní smluvní podmínky mohou připravit o flexibilitu, kterou potřebujete pro škálování. A pokud jste řádně neporovnali své přepravní sazby, můžete nakonec přeplácet, aniž byste si to uvědomovali.

Smlouvy o technologiích a službách

Smlouvy o technologiích a službách pokrývají vše od vašeho Point-of-sale systému a e-commerce platformy po platební procesory a jakékoli klíčové nástroje v maloobchodním průmyslu – všechny přicházejí s drobným písmem.

Pokud je pravidelně neprověřujete, můžete se snadno zaseknout.

Automatická prodloužení vás mohou svázat se zastaralými nebo nedostatečně výkonnými nástroji a cenové modely založené na používání mohou obsahovat skryté poplatky, které potichu ukusují z vašeho rozpočtu.

Existuje také riziko selhání v oblasti zabezpečení dat nebo souladu s PCI (Payment Card Industry), což může mít vážné důsledky. A bez jasných výstupních klauzulí se můžete ocitnout uzamčeni ve vztahu s dodavatelem, který již neodpovídá vašim potřebám.

Soukromé značky a licenční dohody

V maloobchodě se můžete setkat i se smlouvami o soukromých značkách a licenčních dohodách. A pokud spravujete produkty pod soukromou značkou nebo licencujete značky třetích stran, řešíte práva duševního vlastnictví, licenční smlouvy a podmínky použití, což nenechává mnoho prostoru pro chyby.

Pokud jsou licenční poplatky vypočítány nesprávně, můžete skončit s přeplacením nebo čelit právním problémům. Používání aktiv značky špatným způsobem nebo v neoprávněném marketingu vás může rychle dostat do horké kaše.

A pokud nevymáháte standardy kvality, může utrpět reputace vaší vlastní značky. Nedodržení závazků v oblastech, jako je udržitelnost nebo transparentnost zdrojů, může způsobit jak problémy s dodržováním předpisů, tak negativní reakce zákazníků.

Výzvy ve správě smluv v maloobchodě

Soudě podle mnoha rizik uvedených v předchozím odstavci, složitost správy smluv v maloobchodě není žert.

Maloobchod se pohybuje rychle a široce, zejména v maloobchodních sektorech zabývajících se citlivými informacemi a rychle se měnícími tržními trendy. Přemýšlejte o:

• Globálních dodavatelských řetězcích, což znamená, že pracujete s mezinárodními prodejci, zahraničními předpisy a měnícími se dodacími lhůtami.
• Tisících skladových jednotek (Stock Keeping Units) napříč několika formáty prodejen a regiony, což činí standardizaci výzvou.
• A pak je tu sezónní chaos: Black Friday, návrat do školy, vánoční shon – kde se mění podmínky, prudce stoupají objemy a jedna zmeškaná klauzule může zničit celou kampaň.

K tomu přidejte běžné výzvy správy smluv, které obvykle spočívají v…

Chaosu v kontrole verzí

Právní oddělení pracuje s jednou verzí, nákup má jinou na sdíleném disku a někdo v prodeji používá staré PDF z před dvou let. Nikdo si není jistý, která verze je konečná nebo zda ta „konečná“ byla vůbec podepsána.

Všudypřítomných manuálních procesech

Většina maloobchodníků stále používá e-mailové řetězce, tabulky a soubory PDF ke správě smluv. Neexistuje centrální systém, žádná automatizace – jen spousta kopírování, vkládání a doufání.

Nedostatečné viditelnosti toho, co se blíží

Kdy vyprší platnost nájemních smluv? Existují automatická prodloužení? Splnil daný dodavatel své Service-Level Agreement (SLA) minulé čtvrtletí? Bez viditelnosti týmy vždy reagují a nikdy skutečně neplánují.

Pohyblivém cíli shody (Compliance)

Od pracovního práva a environmentálních norem po GDPR a etické získávání zdrojů je regulační tlak skutečný a neustále roste, což zvyšuje potřebu efektivní správy smluv. Pokud vaše smlouvy nedrží krok, jste vystaveni riziku.

A jak můžete držet krok, pokud smlouvy nespravujete správně s účinnou strategií?

Chaotických propagačních cenách a vracení zboží

Maloobchod je plný výjimek, od sezónních nabídek, přes krátkodobé slevy, hromadné nákupy, po velkorysé podmínky vracení zboží.

Pokud vaše smlouvy tyto věci jasně nestanovují (a pokud je nesledujete), věci se rychle zvrtnou, zvláště když je čas na odsouhlasení faktur nebo řešení sporů.

Jak vypadá dobrá správa smluv v maloobchodě?

Správa smluv by neměla být honbou za pokladem. Neměli byste muset prohrabávat šest e-mailových řetězců, volat financím, ptát se někoho v právním oddělení a doufat, že konečná podepsaná kopie není stále na USB disku.

Když se dělá správně, správa smluv v maloobchodě se stává umožňovatelem podnikání – ne závazkem. A vyhnutí se jakékoli z výše uvedených výzev je skutečně možné.

Udržuje vaše týmy v souladu, vaše dodavatele poctivé a váš zisk chráněný.

Zde je, jak to vypadá v praxi.

Jeden centrální systém (který všichni skutečně používají)

To je nevyhnutelný výchozí bod. Jedna platforma sdílená napříč týmy. Už žádná verze rulety. Už žádné „Kam jsme to uložili?“ Všechno žije v centralizovaném úložišti smluv, které je prohledávatelné a strukturované.

To znamená, že právní, nákupní, finanční, provozní a týmy prodejen se dívají na stejnou věc, v reálném čase. Soulad = rychlejší rozhodování, méně chyb, méně obviňování.

Standardizované šablony, kontrola verzí a upozornění

Rychlost a konzistence jsou důležité. Dobré softwarové nástroje pro správu smluv a řešení CLM (Contract Lifecycle Management) usnadňují:

• Používat standardizované šablony smluv, které zkracují dobu vyjednávání a právní riziko.
• Sledovat každou změnu, úpravu a revizi s jasnou historií verzí.
• Nastavovat automatická upozornění na klíčová data, jako jsou obnovení, vypršení, audity, změny cen, aby se nic nepřehlédlo.

Už žádné spoléhání se na něčí kalendář v Outlooku, aby zachytil kritické obnovení. Už žádné „Nevěděli jsme, že zvýšení cen nastalo toto čtvrtletí.“ Systém by vás měl informovat dříve, než se to stane problémem.

Plná viditelnost toho, co je důležité

Každá smlouva by vám měla říct:

• Co platíte
• Jaké zboží a služby jsou vyměňovány
• Co dostáváte
• Jaké smluvní závazky mají všechny zúčastněné strany
• Co se stane, když se něco pokazí

To zahrnuje podmínky propagačních cen, prahy slev, dodací SLA, platební lhůty a klauzule o odpovědnosti. Vše by mělo být sledovatelné, ne skryté v hutných souborech PDF nebo zapomenutých složkách.

Měli byste také být schopni spouštět reporty napříč smlouvami a odhalovat trendy, jako je výkon dodavatelů, opakující se mezery v souladu nebo kolik smluv se automaticky obnovuje příští čtvrtletí. Tak se data ze smluv stávají skutečně cennými daty, která vám pomáhají činit informovaná rozhodnutí.

Digitalizace a snadná dostupnost

Pokud stále spravujete smlouvy v tabulkách a sdílených discích, ztrácíte čas a peníze.

Zde je, co čísla říkají o tom, s čím pomáhá digitalizace v oblasti správy smluv:

S digitálními nástroji smlouvy nejen ukládáte – spravujete je digitálně s plnou viditelností do metrik výkonu. To znamená upozornění v reálném čase, prohledávatelná metadata, chytré označování rizik, automatizované pracovní postupy a dokonce i poznatky řízené umělou inteligencí.

Jak se tam dostat?

Přečetli jste si proč a co. Nyní je tu tvrdá pravda: náprava správy smluv nenastane přes noc a zpočátku to pravděpodobně nebude hezké. Ale je to rozhodně proveditelné, zvláště se správnými nástroji.

Takto to krok za krokem zrealizujete.

Auditujte, co již máte

Než uděláte cokoli jiného, zjistěte, kde jsou vaše smlouvy a co chybí, abyste identifikovali oblasti, které je třeba opravit. Jsou roztroušeny po sdílených discích, osobních e-mailových schránkách, nebo dokonce fyzických skříních na spisy?

Kolik smluv skutečně máte a kolik jich vypršelo nebo není v souladu? Jsou stanoveny nějaké KPI pro správu smluv, nebo jste to celou dobu jen improvizovali?

Zeptejte se sami sebe na tyto otázky a získejte jasnou inventuru. Tento audit nastavuje základy a odhaluje vaše největší rizika a slepá místa.

Centralizujte a ukliďte

Dále přesuňte všechny tyto smlouvy na jedno místo. Může se to zdát ohromující, ale tento úklid je klíčový. Nečekejte, až bude vše perfektní, začněte s tím, co máte, organizujte podle typu nebo obchodní jednotky a standardizujte pojmenování souborů.

Ano, může to být nepořádek. Ale lepší nepořádek a centralizované než dokonale úhledné a roztroušené.

Sestavte standardní plán: kdo dělá co, kdy

Smlouvy zahrnují spoustu lidí. Vytvořte tedy jasný proces, na kterém se všichni shodnou, jednu nebo více strategií řízení, která definuje, kdo dělá co, kdy:

• Kdo navrhuje a kontroluje smlouvy?
• Kdo podepisuje: právní oddělení, nákup, finance?
• Kdo sleduje termíny, obnovení a soulad?
• Jak se řeší výjimky nebo spory?

Dokumentovaný plán snižuje zmatek a zrychluje schvalování smluv.

Školte tým, nastavte připomenutí, provádějte čtvrtletní kontrolu

Váš nejlepší proces je k ničemu, pokud ho lidé nedodržují.

Ujistěte se, že investujete do školení pro každého, kdo se dotkne smluv, od NDA po složité smlouvy s dodavateli. Ujistěte se, že jsou nastavena připomenutí a upozornění, aby termíny neproklouzly.

A co je nejdůležitější, stanovte si čtvrtletní kontrolu, abyste:

• Zkontrolovali soulad
• Aktualizovali procesy
• Osvěžili školení
• Přizpůsobili se změnám v podnikání

Přejděte na elektronické podpisy

A v neposlední řadě, implementujte jednu změnu, která vám pomůže vyřešit většinu uvedených výzev a rychle dosáhnout mnohem lepší správy smluv v maloobchodě.

Přejděte na elektronické podepisování, což je základní součást správy smluv, která pomáhá zmírnit rizika a zefektivnit schvalování zainteresovanými stranami.

Proč a jak?

Protože papír a e-mailové soubory PDF jsou pomalé a riskantní. Elektronické podpisy urychlují schvalování, zajišťují právní soulad a bezpečnost a jsou dodávány s vestavěnými záznamy o auditu. Navíc podporují automatická připomenutí, kontrolu verzí a hromadné podepisování pro ty velké smlouvy s dodavateli nebo obnovení nájmů.

Přejít na digitalizaci je zde rychlý zisk, který se rychle vyplácí, což vede k rychlejším dohodám, menšímu počtu chyb a mnohem menšímu nahánění lidí.

Zejména pokud si vyberete správný nástroj pro danou práci.

Jako Decathlon, globální sportovní prodejce a výrobce, který navrhuje, vyrábí a prodává širokou škálu sportovního vybavení, oblečení a doplňků, který si vybral Autenti.

E-podpisy Autenti jim umožnily urychlit procesy s dokumenty, zatímco snížily spotřebu papíru a usnadnily sledování a správu podpisů – to vše při posunu k plně digitálnímu a ekologickému pracovnímu postupu.

Nebo Rossmann, jeden z největších drogerií v Evropě, který díky Autenti drasticky urychlil proces podepisování dokumentů – z týdnů na hodiny – a zefektivnil práci na dálku pro zaměstnance i partnery.

„Naši zákazníci si Autenti velmi cení. Jsou rádi, že nemusí podepsané objednávky posílat zpět poštou. Proces jejich podepisování všemi stranami se zkrátil z přibližně 2–3 týdnů na několik desítek hodin.“

Małgorzata Kołodziejczyk, manažerka oddělení vývoje finančních a administrativních IT systémů ve společnosti Rossmann

Jistá správa smluv v maloobchodě začíná s Autenti

Pouze 22 % společností se cítí plně sebevědomě v tom, jak sledují a spravují své smlouvy.

Buďte v horním procentu a spravujte své smlouvy sebevědomě s Autenti. Vyzkoušejte zdarma, po dobu 14 dní.