Vertragsmanagement – von der Dokumentenerstellung über die Unterzeichnung bis zur Aufbewahrung – ist ein Prozess, der in jedem Unternehmen wiederholt stattfindet.
Ob du nun viele hochwertige, weniger wertvolle, wiederholbare oder einzigartige Verträge verwaltest, es ist am besten, ein ordnungsgemäßes Managementsystem einzurichten.
Warum?
Wir haben eine ganze Liste von Gründen, angefangen bei den allgemeinsten, über spezifischere Vorteile bis hin zu solchen, die sich auf bestimmte Branchen beziehen.
Lies weiter, um mehr zu erfahren.
Allgemeine Vorteile eines ordnungsgemäßen Vertragsmanagements
Allgemeine Vorteile, die ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement mit sich bringt, unabhängig von der spezifischen Branche, in der dein Unternehmen tätig ist, oder deinen spezifischen Prozessen, sind:
1. Vermeidung von Risiken & Manipulation deiner Dokumente
Erfolgreiches Vertragsmanagement hilft dir, vertragliche Risiken zu identifizieren, bevor sie eskalieren können.
Wie genau?
Da die Prozesse der Erstellung, Unterzeichnung und Aufbewahrung von Dokumenten gut durchdacht und organisiert durchgeführt werden, ist das Risiko von Fehlern in den von dir angewendeten Klauseln oder gesammelten Unterschriften sehr gering.
Darüber hinaus wirst du, wenn du das Vertragsmanagement als Ganzes betrachtest, mehr Zeit für wichtigere Themen aufwenden können, wie zum Beispiel sicherzustellen, dass deine Dokumente ordnungsgemäß mit allen gesetzlichen, regulatorischen oder Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
Indem du sicherstellst, dass deine Verträge korrekt verfasst und rechtlich vollständig bindend sind, kannst du beim Risikomanagement selbstbewusster sein.
Wenn du das Vertragsmanagement einen Schritt weiter führst und nicht nur konsistente Systeme und Prozesse einführst, sondern auch eine komplette Vertragsmanagement- oder sogar elektronische Signatur-Software hinzufügst, kannst du sicher sein, dass Probleme noch schneller erkannt werden.
Fortschrittliche Vertragsmanagementsysteme können ungewöhnliche Klauseln erkennen, risikoreiche Bedingungen kennzeichnen und Milderungsmaßnahmen vor der Unterzeichnung vorschlagen.
Elektronische Signatur-Software kann dir hingegen helfen, die Identitäten von Personen zu überprüfen, mit denen du Dokumente unterzeichnest, verschlüsselt die Signaturen mit fortschrittlichen Systemen, versiegelt die Dokumente, um Manipulationen zu verhindern, und hilft dir, sie nach der Unterzeichnung sicher aufzubewahren.
2. Kosten senken
Ein weiterer ziemlich offensichtlicher Vorteil des Vertragsmanagements sind reduzierte Ausgaben. Dein Team wird nicht viel Zeit für wiederholbare Verträge verschwenden – stattdessen werden diese gemäß festgelegter Workflows viel schneller bearbeitet.
Ergebnisse?
Qualifizierte Talente können sich dann auf höherwertige Verträge konzentrieren und bessere Einnahmen sicherstellen.
Kosteneinsparungen ergeben sich aber auch aus der einfachen Tatsache, dass ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement finanzielle Verluste durch verpasste Verlängerungen, Strafen oder Ineffizienzen im System als Ganzes verhindert.
3. Effiziente Arbeitsabläufe
Wiederholbare Aufgaben, Vertragstypen, Klauseln und Prozesse können mit dem richtigen Vertragsmanagement leicht automatisiert (oder zumindest organisiert) werden.
Ob du es mit gut definierten Vertragsvorlagen, einem ganzen Vertragsmanagementsystem oder einheitlichen Workflows im Team machst – die gesamte Arbeit an der Dokumentation wird viel effizienter sein.
Die Standardisierung der Prozesse, aber auch der Dokumente selbst, hilft dem gesamten Team, ein besseres Verständnis des Geschäfts zu bekommen, was Entscheidungen leichter zu treffen und das Ganze organisierter macht.
💡 von drei bis vier Wochen verursachen.
4. Sinnvolle und schnelle Entscheidungen treffen
Vertragsmanagement ist nicht nur ein Weg, um ein organisiertes und angenehm anzusehendes Dokumentenarchiv zu haben – es konzentriert sich auch sehr auf die Daten, die du endlich Zeit haben wirst zu sammeln und zu analysieren.
Und mit der Zeit, Daten zu sammeln und zu analysieren, kommen natürlich sinnvollere Entscheidungen (da sie auf faktischen Informationen basieren, die du gesammelt hast) und schnellere Schlussfolgerungen.
Du wirst zukünftige Deals schneller aushandeln können, in der Lage sein, die besten Optionen, Bedingungen und rechtlichen Klauseln zu wählen – etwas, das unmöglich ist, wenn Chaos in deinem Vertrags"management" herrscht.
Abgesehen davon, selbst sinnvollere und schnellere Entscheidungen zu treffen, macht ein organisierter Vertrag und Daten in deinen Dokumenten dich auch ordentlich und sauber für jede mögliche Prüfung in der Zukunft.
Spezifische Vorteile des Vertragsmanagements
Über die offensichtlichen Vorteile wie Effizienz, Kostensenkung oder Einhaltung von Vorschriften hinaus bietet das Vertragsmanagement mehrere spezifische Vorteile, die Unternehmen einen strategischen Vorteil verschaffen können.
Hier sind diejenigen, die wir hervorheben möchten.
5. Schutz deines Rufs
Vertragsmanagement hilft PR-Teams, indem es klare Vereinbarungen mit Medienpartnern, Influencern und Agenturen sicherstellt, sodass die Botschaften konsistent und markenkonform bleiben.
Aber es geht nicht nur darum, den richtigen Kontakt zu den Medien zu gewährleisten, sondern auch den Ruf eines Unternehmens mit NDAs, Krisenmanagementklauseln und Richtlinien zur Markennutzung zu schützen.
Verträge können Klauseln enthalten, die Streitigkeiten, rechtliche Haftung und Kündigungsrechte regeln, um Verbindungen zu verhindern, die dem Markenruf schaden könnten.
Wie ein berühmtes Sprichwort sagt: Besser sicher als nachher bereuen.
6. Verbesserung der Beziehungen zu Lieferanten
Klare Verträge legen Erwartungen an Lieferungen, Zahlungsbedingungen und Serviceniveaus fest, was Missverständnisse und Konflikte mit Anbietern, Lieferanten oder anderen Geschäftsbeziehungen reduziert.
Es hilft auch dabei, Streitigkeiten effizient zu lösen, indem Verfahren zur Handhabung von Problemen beschrieben werden, bevor sie eskalieren.
Insgesamt baut es Vertrauen auf, gewährleistet Verantwortlichkeit und hält Partnerschaften reibungslos am Laufen.
7. Potenzielle Bereitschaft für Fusionen & Übernahmen
Organisierte, zugängliche Verträge beschleunigen die Due-Diligence-Prüfung bei Fusionen und Übernahmen und machen dein Unternehmen für Käufer oder Investoren attraktiver.
Wenn du eine Fusion oder sogar den Verkauf deines Unternehmens in Betracht ziehst, kann ein sauberes Vertragsmanagementsystem in einem solchen Szenario ein Segen sein.
Branchenspezifische Vorteile des Vertragsmanagements
Nun wollen wir uns branchenspezifischere Vorteile des Vertragsmanagements an drei Beispielen ansehen: HR, SaaS und E-Commerce – damit die Vorteile greifbarer werden.
Wir werden auch reale Geschäftsbeispiele liefern, bei denen erfolgreiches Vertragsmanagement enorm geholfen hat, um den Deal wirklich abzuschließen.
HR
Neben den allgemeinen Vorteilen, die das Vertragsmanagement bringt – wie eingesparte Zeit, gesenkte Kosten oder effizientere Prozesse – können Marken oder Abteilungen für Personalwesen in verschiedenen Unternehmen auch folgende Verbesserungen feststellen:
8. Verfolgung des Mitarbeiterlebenszyklus
Vertragsmanagement kann Vertragsverlängerungen, Probezeiten und leistungsbasierte Klauseln beschleunigen oder sogar automatisieren.
Aber wie wir bereits erwähnt haben, gibt dir eine organisierte Dokumentation auch die Zeit, sie richtig zu analysieren und Datentrends zu erkennen.
All dies hilft bei der richtigen Verfolgung des Mitarbeiterlebenszyklus, anstatt sich auf Bauchgefühl oder von LinkedIn bereitgestellte durchschnittliche Mitarbeiterbeschäftigungszeiten zu verlassen.
9. Compliance bei Remote- & Freelance-Mitarbeitern
HR kümmert sich genauso um die Verwaltung interner Mitarbeiter wie um die Zusammenarbeit mit Agenturen, Freiberuflern oder Remote-Mitarbeitern im Allgemeinen.
Ordnungsgemäßes Vertragsmanagement gewährleistet die Einhaltung internationaler Arbeitsgesetze, NDAs und Vereinbarungen zum geistigen Eigentum.
Aber es hilft auch, reibungslose und vorhersehbare Workflows für jedes Beschäftigungs- oder Kooperationsszenario zu schaffen, unabhängig vom Standort oder der Zusammenarbeitsform des Partners.
Praxisbeispiel
Die Bank Millennium – ein führendes Finanzinstitut in Polen – hat digitale HR-Lösungen als Reaktion auf den Wechsel zu Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen eingeführt.
Wie genau haben sie das gemacht?
Sie haben Autenti verwendet – eine elektronische Signatur-Software-Plattform, die es einfach macht, Dokumente online zu unterschreiben und zu speichern. Sie ist besonders nützlich für HR-Zweige jedes Unternehmens, einschließlich solcher, die viele Verträge auf Remote-Basis unterzeichnen.
Beispiele für HR-Dokumente, die die Bank Millennium dank Autenti online unterzeichnet, sind Vorverträge, Arbeitsverträge, Anhänge, Schulungsvereinbarungen, Tankkarten-Verträge und Entscheidungen bezüglich des Sozialfonds.
Durch den Wechsel zu digitalen Signaturlösungen konnte die Bank Millennium Dokumente in nur wenigen Minuten unterzeichnen und so die für HR-Prozesse benötigte Zeit verkürzen.
"Das Unterzeichnen von Dokumenten dauert jetzt nur noch wenige Minuten, was die HR-Prozesse erheblich verkürzt. Es optimiert auch unseren Einsatz und minimiert das Risiko, dass der Empfänger das Dokument nicht rechtzeitig oder an der angegebenen Adresse erhält. Zusätzlich sparen wir Kurierkosten, die zuvor für die Zustellung von Dokumenten verwendet wurden. Der Umweltaspekt ist ebenfalls bemerkenswert - es besteht keine Notwendigkeit, Papierdokumente zu drucken, aufzubewahren oder zu archivieren,"
Monika Ruraż-Lipińska Leiterin des HR-Teams bei der Bank Millennium
SaaS
Einige spezifischere Vorteile, die die SaaS-Branche durch die Implementierung einer effektiven Vertragsmanagementstrategie genießt, sind:
10. Dynamische Preisgestaltung & Nutzungsbedingungen
Die richtige Handhabung des Vertragsmanagements ermöglicht es SaaS-Unternehmen, ihre oft dynamische Preisgestaltung mit den von ihnen verwalteten Verträgen leicht anzupassen, insbesondere in Bezug auf die Nutzungsbedingungen. Das Anbieten einer SaaS-Lösung, oft für internationale Nutzer, erfordert die Einhaltung vieler Vorschriften, was schwierig werden kann – besonders wenn deine Preisgestaltung oder Nutzungsbedingungen dazu neigen, sich recht häufig zu entwickeln.
Fertige Vertragsvorlagen, Klauseln und organisierte Workflows helfen enorm in natürlich chaotischen Umgebungen.
11. Datenschutz & Sicherheitskonformität
SaaS-Unternehmen, die Tools anbieten, die viele Benutzer und oft deren Daten beinhalten, müssen mehrere Sicherheitsvorschriften vollständig einhalten und ihre Datenschutzbemühungen perfekt umsetzen.
Gewährleistet leicht die Einhaltung von DSGVO, CCPA, SOC 2, ISO oder anderen Vorschriften in Verträgen, indem du dir die Zeit nimmst, dein Vertragsmanagement zu verbessern.
12. Lizenzierung & Schutz geistigen Eigentums
Schließlich kann ein gut gehandhabtes Vertragsmanagement auch bei der Straffung von Software-Lizenzbedingungen helfen, um unbefugte Nutzung und Streitigkeiten über geistiges Eigentum zu verhindern.
Dies hängt stark mit dem Sicherheitsproblem zusammen, aber auch mit der Tatsache, dass einfach fertige Klauseln und Vorlagen für verschiedene Szenarien vorhanden sind.
Praxisbeispiel
Brand24 – ein SaaS-Tool, das sich auf Internet-Monitoring spezialisiert hat und Marken hilft, Online-Erwähnungen zu verfolgen und zu analysieren, wandte sich an Autenti, um ihre Vertragsunterzeichnung zu digitalisieren und ihre internen Abläufe zu verbessern.
Vor der Implementierung von Autenti in ihre Workflows waren Prozesse langsam, oft verzögert durch die Notwendigkeit, physische Dokumente zwischen drei Standorten in Polen zu versenden.
„Mit Autenti genügen zwei Klicks, um ein Dokument zu senden, und unser Back Office hat immer eine Kopie auf dem Server gespeichert"
Mikołaj Winkiel Chief Evangelist bei Brand24
Autenti hat die Dokumenten-Workflows von Brand24 erheblich beschleunigt und ermöglicht es Teams, unabhängig von ihrem Standort, effizient zusammenzuarbeiten.
Aber Autenti half Brand24 auch, externe Prozesse zu standardisieren, selbst bei der Zusammenarbeit mit großen Unternehmen, die zuvor traditionelle Unterschriften bevorzugten – was dazu beiträgt, das Vertragsmanagement über Teams und Kooperationen hinweg zu verbessern.
E-Commerce
Zuletzt, aber sicherlich nicht weniger wichtig, sind die Vorteile, die besonders für E-Commerce-Unternehmen herausstechen, die ihre Verträge auf organisierte und effiziente Weise verwalten:
13. Marktplatz- & Dropshipping-Vereinbarungen
Die Arbeit im E-Commerce ist oft mit der Zusammenarbeit mit Drittanbietern, auch international, verbunden.
Dies erfordert einen angemessenen rechtlichen Schutz in Multi-Seller-Marktplätzen, der mit einem organisierten Vertragsmanagement erreicht werden kann. Durch die Verwaltung der Bedingungen mit Drittanbietern kannst du sicher sein, dass alle Operationen reibungslos ablaufen.
14. Optimierung der Rückerstattungs- und Rückbuchungsrichtlinien
Ein großer Teil des Verkaufs von E-Commerce-Produkten betrifft die Frage der Rückerstattungen und Rückbuchungen. Mit dem Vertragsmanagement kannst du die Kundenrückerstattungsrichtlinien standardisieren, um Streitigkeiten und mögliche finanzielle Verluste zu reduzieren.
15. Automatisierung von Partner- und Influencer-Verträgen
Die Implementierung eines Vertragsmanagements in der E-Commerce-Branche kann auch bei Partner- oder Influencer-Kooperationen helfen.
Du kannst Zahlungspläne, Lieferumfänge und Compliance-Tracking für Markenkooperationen automatisieren. Aber auch Sicherheit mit NDAs gewährleisten, das Zeitmanagement bei wiederholbaren Verträgen mit E-Signaturen verbessern und mehr.
Praxisbeispiel
TZMO – ein globaler Produzent und Lieferant von medizinischen, Hygiene- und Kosmetikprodukten mit fast 9.000 Mitarbeitern und fast 60 Unternehmen weltweit – implementierte Autenti, um bei der Verwaltung der Masse an Dokumenten zu helfen.
Als Ergebnis reduzierten sie die Vertragsbearbeitungszeiten um bis zu 90% und unterzeichnen Dokumente jetzt in 30 Stunden oder weniger. Vor der Zusammenarbeit mit Autenti mussten Mitarbeiter die Dokumente ausdrucken, die Unterschriften sammeln und per Kurier versenden, was die Bearbeitungszeiten erheblich verlängerte.
Jetzt geschieht alles online, was dazu beigetragen hat, die durchschnittliche Zeit zum Abschluss eines Dokuments von zwei Wochen (für lokale Verträge) oder 2-3 Monaten (für internationale Verträge) auf etwa 30 Stunden zu senken. Mit den besten Bearbeitungszeiten von nur wenigen Stunden pro Dokument.
"Die Automatisierung hat Zeit für wesentliche Aktivitäten wie den Verkauf freigesetzt, anstatt Papierdokumente zu bearbeiten, was Drucken, Versenden, Scannen, Empfangen und Logistikkosten für Kurier- und Postdienste umfasste."
Dr. Paweł Ochrymiuk, Corporate Governance and Legal Manager bei TZMO
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