Über den Kunden

Freedom Nieruchomości ist eine Agentur, die seit 2010 konsequent ihre Position als eines der größten Maklernetzwerke Polens ausbaut. Das Unternehmen arbeitet mit einem Exklusivmandatsmodell und betreut seine Kunden mit fast 65 Niederlassungen im ganzen Land. Freedom kombiniert einen modernen Ansatz im Immobilienverkauf mit umfassender Beratung in jeder Phase der Transaktion – von der Bewertung, über die Vermarktung und Verhandlung bis hin zur Vertragsabwicklung und finalen Schlüsselübergabe.

Die Herausforderung

Das Wachstum von Freedom brachte auch operative Herausforderungen mit sich.

Die tägliche Arbeit war stark papierbasiert:

• Drucken
• Handschriftliche Unterschriften
• Postwege und Ordnerablage

Dokumente wurden regelmäßig zwischen den Standorten ausgetauscht – ein zeitintensiver Prozess, der viele Beteiligte erforderte.

„Bei Freedom Nieruchomości arbeiten wir in einer dezentralen Struktur. Der Dokumentenversand zwischen den Standorten, Postgänge oder das Organisieren von Kurieren sind zeitaufwändig und nicht besonders effizient.“

— Marta Szczepkowska-Sadoch

„Früher wurden Dokumente per E-Mail zur Prüfung verschickt, in den Filialen ausgedruckt, manuell unterschrieben und anschließend in Ordnern abgelegt.“

Diese veralteten Abläufe sorgten für Verzögerungen, Frustration im Team und standen im Widerspruch zum dynamischen Wachstum des Unternehmens.

„Vor Autenti war das Unterzeichnen von Verträgen wie im Mittelalter.“

— Łukasz Kruszewski

Gleichzeitig gab es Bedenken, ob Kunden und Partner digitale Signaturen annehmen würden – oder ob diese als Hürde empfunden werden könnten.

„Unsere größte Sorge war, wie unsere Partner auf diese neue Form der Vertragsunterzeichnung reagieren würden. Wir hatten Angst, dass fehlende Erfahrung mit digitalen Lösungen zu Verzögerungen – oder sogar Vertragsabbrüchen – führen könnte. Aber wir waren positiv überrascht: Das Feedback war durchweg sehr gut.“

— Marta Szczepkowska-Sadoch

Die Lösung

Freedom benötigte eine Lösung, die nicht nur Papier überflüssig macht, sondern den gesamten Dokumentenprozess – von der Erstellung bis zur Archivierung – optimiert und beschleunigt. Die Wahl fiel auf Autenti.

Der Prozess begann mit einem klassischen Onboarding-Gespräch, bei dem sich schnell zeigte: Die Plattform ist intuitiv und einfach zu implementieren ist.

„Wir starteten mit einem Erstgespräch mit den Autenti-Berater, besprachen die Kooperationsbedingungen und unterzeichneten den Vertrag. Die technische Implementierung war unkompliziert.“

— Marta Szczepkowska-Sadoch

Die Plattform wurde schnell eingeführt - sowohl in der Zentrale als auch den Filialen. Heute werden Dokumente ortsunabhängig und vollständig digital unterzeichnet – der Ablauf ist reibungslos und transparent.

„Remote-Signaturen sind einfacher, schneller und sparen Zeit. Autenti hilft uns auch bei der Dokumentenorganisation – zum Beispiel sehen wir, wer noch nicht unterschrieben hat. Auch unterzeichnete Dokumente zu finden ist viel leichter – kein langes Suchen in Ordnern mehr. Und nicht zu vergessen: Wir sparen enorm viel Papier.“

— Marta Szczepkowska-Sadoch

Besonders geschätzt wurden Funktionen wie die Dokumentenkennzeichnung und das Teilen von Lesezugriffen mit ausgewählten Mitarbeitenden. Autenti wird heute sowohl von Assistenzen als auch von Dokumentenverantwortlichen täglich genutzt.

Zu den am häufigsten unterzeichneten Dokumenten gehören Kooperationsverträge mit Maklern, interne Unterlagen und Vereinbarungen mit Geschäftspartnern.

Die Ergebnisse

Die Einführung von Autenti hat die Arbeitsweise bei Freedom grundlegend verändert. Vertragsunterzeichnungen sind heute einheitlicher, schneller und flexibler – der gesamte Prozess wurde auf ein Minimum reduziert.

„Operative Effizienz ist für uns zentral. Egal wie komplex ein Vertrag ist – er kann jetzt ganz nebenbei unterschrieben werden. Das spart Zeit und Geld.“

— Łukasz Kruszewski

Anstelle von unendlich vielen E-Mails, Ausdrucken, postalischem Versand und der Ablage in Papierform hat das Team heute sofortigen Zugriff auf alle Dokumente – digital und gut organisiert.

„Klarheit, sofortige Verfügbarkeit, Geschwindigkeit – und die Möglichkeit, jederzeit zu sehen, wo sich ein Dokument im Prozess befindet.“

— Marta Szczepkowska-Sadoch

Und nicht zuletzt: Die Digitalisierung mit Autenti hat nicht nur interne Abläufe verbessert, sondern auch das Image von Freedom als modernes und flexibles Unternehmen gestärkt – was sowohl Mitarbeitende als auch Partner positiv wahrgenommen haben.

Wichtigste Vorteile durch die Einführung von Autenti bei Freedom Nieruchomości:

• Kein papierbasierter Dokumentenaustausch mehr zwischen Niederlassungen
• Zentrale Koordination von Signaturprozessen
• Schnellere Vertragsabschlüsse – auch bei komplexen Verträgen
• Einfaches Dokumentenmanagement und bessere Auffinbarkeit
• Positive Akzeptanz von E-Signaturen durch Kunden und Partner
• Stärkung des modernen Unternehmensimages
  
  

Wie geht’s weiter?

Für Freedom ist dieses Projekt erst der Anfang und nicht das Ende der digitalen Transformation.

Das Ziel?

Die vollständige Digitalisierung des Vertragszyklus – intern wie extern.

„Wir wollen E-Signaturen im ganzen Unternehmen etablieren und Vertragsabschlüsse mit unseren Agenten komplett online abwickeln. Mein persönliches Ziel ist, dass auch unsere Kunden Vermittlungsverträge vollständig digital unterzeichnen können. Ich bin überzeugt, das ist nur eine Frage der Zeit – hoffentlich in den nächsten Jahren.“

— Łukasz Kruszewski