O klientovi

Freedom Nieruchomości je realitná agentúra, ktorá od roku 2010 systematicky buduje pozíciu jednej z najväčších sietí realitných kancelárií v Poľsku. Funguje na princípe exkluzivity a klientov obsluhuje vo viac ako 65 pobočkách po celej krajine. Spája moderný prístup k predaju s intenzívnou podporou poradcov v každej fáze transakcie – od ocenenia nehnuteľnosti, cez propagáciu a vyjednávanie, až po finalizáciu a odovzdanie kľúčov.

Problém

Rozsah činností, ktorý podporoval rast spoločnosti Freedom, bol zároveň jej najväčšou operačnou výzvou.

Každodennú prácu s dokumentmi ovládala byrokracia:

• tlač,
• ručné podpisy,
• zakladače a pošta.
  
  

Dokumenty kolovali medzi kanceláriami v rôznych častiach Poľska – čo bolo časovo náročné a vyžadovalo zapojenie viacerých ľudí.

„Vo Freedom Nieruchomości pracujeme v decentralizovanej štruktúre. Posielanie dokumentov medzi lokalitami, návštevy pošty alebo privolávanie kuriéra nás veľmi zaťažuje a nie je dostatočne efektívne.“
— Marta Szczepkowska-Sadoch

„Dokumenty sme posielali e-mailom na preštudovanie, tlačili ich v jednotlivých pobočkách a zodpovedné osoby ich podpisovali. Nakoniec skončili v zakladačoch na policiach.“

To všetko procesy spomaľovalo, frustrovalo tím a vytváralo napätie medzi rýchlym rastom firmy a zastaraným spôsobom práce.

„Pred Autenti bolo podpisovanie zmlúv ako v stredoveku.“
— Łukasz Kruszewski

Objavili sa aj pochybnosti, či sú klienti a partneri pripravení na túto zmenu – či to nebude skôr prekážka než pomoc.

„Najväčšou obavou bolo, ako naši partneri zareagujú na takúto formu uzatvárania zmlúv. Boli sme nervózni, že kvôli neznalosti systému budú proces zdržovať alebo sa dokonca stiahnu. A tu nás najviac prekvapila veľmi pozitívna spätná väzba.“
— Marta Szczepkowska-Sadoch

Riešenie

Freedom potrebovalo riešenie, ktoré nielen odstráni papier, ale aj zjednoduší a zrýchli celý tok dokumentov – od prípravy až po archiváciu. Rozhodli sa pre Autenti.

Proces sa začal klasickým úvodným stretnutím, ktoré potvrdilo, že ovládanie platformy je intuitívne a implementácia jednoduchá.

„Začalo sa to klasicky – úvodným stretnutím so zástupcami Autenti, na ktorom sme prešli podmienky spolupráce. Potom sme podpísali zmluvu. Samotné zavedenie platformy po technickej stránke pre nás nebolo výzvou.“
— Marta Szczepkowska-Sadoch

Platformu si rýchlo osvojilo ústredie aj pobočky. Dokumenty sa dnes podpisujú na diaľku, z akéhokoľvek miesta, a proces prebieha hladko a transparentne.

„Podpisovanie dokumentov na diaľku je jednoduchšie, rýchlejšie a šetrí náš čas. Navyše Autenti zabezpečuje prehľad – vidíme napríklad, kto ešte dokument nepodpísal. Podpísaný dokument tiež ľahko nájdeme, už ho nemusíme hľadať v zakladačoch. A treba spomenúť aj ekologický prínos – šetríme papier.“
— Marta Szczepkowska-Sadoch

Tím si obľúbil najmä funkcie ako označovanie dokumentov štítkami a prideľovanie prístupu vybraným zamestnancom. Autenti denne využívajú asistentky aj dokumentační špecialisti.

Najčastejšie sa podpisujú zmluvy o spolupráci s agentmi, maklérmi a manažérmi, interné dokumenty a dohody s obchodnými partnermi.

Výsledky

Zavedenie Autenti skutočne zmenilo spôsob práce tímu Freedom. Proces podpisovania zmlúv sa stal jednotným, rýchlym a flexibilným – a jeho obsluha je zjednodušená na minimum.

„Kľúčové je pre nás zvýšenie operačnej efektivity, pretože bez ohľadu na zložitosť zmluvy ju môžeme podpísať takpovediac popri iných veciach. To sa prirodzene premieta do úspory času a peňazí.“
— Łukasz Kruszewski

Namiesto desiatok e-mailov, telefonátov, fyzickej tlače a archivácie má tím dnes prístup ku všetkým súborom online, v prehľadnej štruktúre.

„Poriadok, dostupnosť kedykoľvek, rýchlosť, možnosť overiť si, v akej fáze je daný dokument.“
— Marta Szczepkowska-Sadoch

Dôležité je, že Autenti nielen zefektívnilo interné procesy, ale tiež posilnilo image Freedom ako modernej a flexibilnej organizácie – čo si všímajú zamestnanci aj partneri.

Výsledky zavedenia Autenti vo Freedom Nieruchomości:

• Eliminácia potreby posielať dokumenty medzi pobočkami
• Koordinácia podpisov jednou osobou
• Skrátenie času uzatvárania aj zložitejších zmlúv
• Jednoduchšie vyhľadávanie a správa dokumentov
• Pozitívne prijatie e-podpisov klientmi a partnermi
• Posilnenie moderného imidžu organizácie
  
  

Ďalšie plány

Vo Freedom považujú tento projekt nie za koniec, ale za začiatok digitálnej transformácie.

Cieľ?

Úplná digitalizácia toku zmlúv – interne aj smerom ku klientom.

„Chceli by sme zaviesť e-podpis v celej organizácii a zabezpečiť, aby podpisovanie zmlúv s našimi agentmi prebiehalo kompletne online. A mojím osobným snom je, aby sa aj sprostredkovateľské zmluvy s klientmi dali podpisovať výlučne elektronicky. Verím, že je to otázka najbližších rokov.“
— Łukasz Kruszewski