O klientovi

Freedom Nieruchomości je realitní agentura, která od roku 2010 důsledně buduje pozici jedné z největších sítí realitních kanceláří v Polsku. Funguje na bázi exkluzivity a obsluhuje klienty prostřednictvím téměř 65 poboček po celé zemi. Kombinuje moderní přístup k prodeji s intenzivní podporou poradců v každé fázi transakce – od ocenění nemovitosti přes propagaci a vyjednávání až po finální předání klíčů.

Problém

Rozsah činnosti, který poháněl růst Freedom, byl zároveň největší provozní výzvou.

Každodenní práce s dokumenty byla zahlcená papírováním:

• tiskem,
• ručním podepisováním,
• šanony a poštou.
  
  

Dokumenty putovaly mezi kancelářemi v různých částech Polska – což bylo časově náročné a vyžadovalo zapojení mnoha lidí.

„Ve Freedom Nieruchomości fungujeme v decentralizované struktuře, a proto je pro nás odesílání dokumentů mezi různými lokalitami, návštěvy pošty nebo volání kurýra velmi náročné a neefektivní.“
— Marta Szczepkowska-Sadoch

„Dokumenty jsme posílali e-mailem k seznámení, tiskli je v jednotlivých pobočkách a odpovědné osoby je podepisovaly. Následně končily v šanonech na policích.“

To vše zpomalovalo procesy, frustrovalo tým a vytvářelo napětí mezi rychlým růstem firmy a zastaralým způsobem práce.

„Před Autenti bylo podepisování smluv jako středověk.“
— Łukasz Kruszewski

Objevily se i obavy, zda jsou klienti a partneři připraveni na změnu – zda nebude e-podpis překážkou místo usnadnění.

„Největší obavu jsme měli z reakce partnerů na tento způsob uzavírání smluv. Báli jsme se, že kvůli neznalosti řešení budou proces zdržovat nebo se dokonce stáhnou. A tady jsme byli velmi mile překvapeni – zpětná vazba byla velmi pozitivní.“
— Marta Szczepkowska-Sadoch

Řešení

Freedom potřebovala řešení, které nejen odstraní papír, ale také zjednoduší a zrychlí celý tok dokumentů – od přípravy až po archivaci. Zvolila platformu Autenti.

Proces začal klasickým úvodním školením, které potvrdilo, že obsluha platformy je intuitivní a implementace jednoduchá.

„Začalo to tradičně – úvodním setkáním se zástupci Autenti, kde jsme prodiskutovali podmínky spolupráce. Poté jsme podepsali smlouvu. Samotná technická implementace pro nás nebyla žádnou výzvou.“
 — Marta Szczepkowska-Sadoch

Platformu si rychle osvojilo jak centrální vedení, tak pobočky. Dokumenty se dnes podepisují na dálku, odkudkoli, a proces je rychlý a transparentní.

„Podepisování dokumentů na dálku je jednodušší, rychlejší a šetří čas. Navíc Autenti přináší pořádek – vidíme například, kdo ještě nepodepsal. Podepsané dokumenty snadno najdeme, není třeba prohledávat šanony. A navíc šetříme papír – ekologický aspekt je také důležitý.“
 — Marta Szczepkowska-Sadoch

Tým si oblíbil také funkce jako přidávání štítků nebo možnost omezit přístup k dokumentům jen vybraným osobám. Autenti dnes používají denně asistentky i odborníci na dokumentaci.

Nejčastěji se podepisují smlouvy o spolupráci s agenty, makléři a manažery, interní dokumenty a dohody s obchodními partnery.

Výsledky

Zavedení Autenti změnilo způsob práce týmu Freedom. Podepisování smluv je dnes jednotné, rychlé a flexibilní – a celý proces je maximálně zjednodušený.

„Pro nás je klíčové zlepšení provozní efektivity, protože bez ohledu na složitost smlouvy ji lze podepsat tzv. mezi řečí. To se přirozeně promítá do úspory času i peněz.“
 — Łukasz Kruszewski

Místo desítek e-mailů, telefonátů, tisku a archivace má dnes tým přístup ke všem souborům online, v přehledné struktuře.

„Pořádek, dostupnost kdykoliv, rychlost, možnost kontroly, v jaké fázi se dokument nachází.“
 — Marta Szczepkowska-Sadoch

Důležité je, že Autenti nejen zefektivnilo interní činnost, ale také posílilo image Freedom jako moderní a flexibilní organizace – což oceňují zaměstnanci i partneři.

Přínosy zavedení Autenti ve Freedom Nieruchomości:

• Eliminace nutnosti fyzicky přenášet dokumenty mezi pobočkami
• Koordinace podpisů jednou osobou
• Zkrácení času potřebného k uzavření i složitějších smluv
• Snazší vyhledávání a správa dokumentů
• Pozitivní přijetí e-podpisů klienty i partnery
• Posílení moderního image organizace

Další plány

Ve Freedom vnímají tento projekt nikoliv jako konec, ale začátek digitální transformace.

Cíl?

Plná digitalizace toku smluv – jak uvnitř organizace, tak ve vztahu ke klientům.

„Chtěli bychom zavést e-podpis v celé organizaci tak, aby byl podpis smluv s našimi agenty kompletně online. A mým snem je, aby i zprostředkovatelské smlouvy s klienty bylo možné podepisovat plně elektronicky. Ale věřím, že to je otázka nejbližších let.“
 — Łukasz Kruszewski