O kliencie 

Freedom Nieruchomości to agencja, która od 2010 roku konsekwentnie buduje pozycję jednej z największych sieci biur pośrednictwa w Polsce. Działa w modelu wyłączności i obsługuje klientów w blisko 65 oddziałach na terenie całego kraju. Firma łączy nowoczesne podejście do sprzedaży z silnym wsparciem doradców na każdym etapie transakcji – od wyceny nieruchomości, przez promocję i negocjacje, aż po finalizację i przekazanie kluczy.

Problem

Skala działania, która napędzała rozwój Freedom, przez lata była też jej największym wyzwaniem operacyjnym.

W codziennej pracy z dokumentami dominowała papierologia: 

• drukowanie, 
• ręczne podpisy, 
• segregatory i poczta. 

Dokumenty krążyły między biurami w różnych częściach Polski – co było czasochłonne i wymagało zaangażowania wielu osób.

„We Freedom Nieruchomości pracujemy w rozproszonej strukturze, przesyłanie dokumentacji między różnymi lokalizacjami, wizyty na poczcie czy wezwanie kuriera są dla nas bardzo absorbujące, a przez to nie dość efektywne.”
- Marta Szczepkowska-Sadoch

„Przesyłaliśmy dokumenty mailem do zapoznania się, drukowaliśmy w poszczególnych oddziałach i odpowiednie osoby podpisywały je. Następnie lądowały w segregatorach na półkach.”

To wszystko spowalniało procesy, frustrowało zespół i budowało napięcie między szybkim rozwojem firmy a przestarzałym sposobem pracy.

„Przed Autenti świat podpisywania umów był średniowieczem.”
— Łukasz Kruszewski

Pojawiły się też wątpliwości, czy klienci i kontrahenci są gotowi na zmianę – czy nie będzie to bariera, zamiast ułatwienia.

„Największą obawę budziło to, jak nasi kontrahenci zareagują na taką formę zawierania umów. Obawialiśmy się, że poprzez ich nieznajomość rozwiązania będą starali się przedłużać proces podpisania umowy, a co gorsze wycofają się. I tutaj spotkaliśmy się z największym zaskoczeniem, ponieważ feedback ze strony kontrahentów był bardzo pozytywny.”
— Marta Szczepkowska-Sadoch

Rozwiązanie

Freedom potrzebowało rozwiązania, które nie tylko zlikwiduje papier, ale też uporządkuje i przyspieszy całą drogę dokumentu – od przygotowania po archiwizację. Wybrano Autenti.

Proces rozpoczął się od klasycznego spotkania wdrożeniowego, które potwierdziło, że obsługa platformy będzie intuicyjna, a wdrożenie proste.

„Zaczęło się tradycyjnie od spotkania wprowadzającego z przedstawicielami Autenti, podczas którego omówiliśmy warunki współpracy. Następnie podpisaliśmy umowę. Samo wprowadzenie pod względem technicznym nie stanowiło dla nas wyzwania.”
— Marta Szczepkowska-Sadoch

Platforma została szybko zaadaptowana przez centralę i oddziały. Dokumenty są dziś podpisywane zdalnie, z dowolnego miejsca, a proces przebiega sprawnie i przejrzyście.

„Podpisywanie dokumentów zdalnie jest łatwiejsze, szybsze i oszczędza nasz czas. Dodatkowo, Autenti dobrze porządkuje dokumenty – widać np. kto jeszcze nie złożył podpisu elektronicznego na danym dokumencie. Łatwo także znaleźć podpisany dokument, zamiast przeszukiwać segregatory. Warto podkreślić jeszcze tutaj aspekt ekologiczny: oszczędzamy papier.”
— Marta Szczepkowska-Sadoch

Zespół szczególnie docenił takie funkcje jak nadawanie etykiet dokumentom i przyznawanie dostępu do wglądu wybranym pracownikom. Z Autenti korzystają codziennie zarówno asystentki, jak i specjaliści zajmujący się dokumentacją.

Najczęściej podpisywane są umowy o współpracę z agentami, brokerami i managerami, dokumenty wewnętrzne oraz porozumienia z partnerami biznesowymi.

Efekty

Wdrożenie Autenti realnie zmieniło sposób pracy zespołu Freedom. Proces podpisywania umów zyskał na spójności, szybkości i elastyczności – a jego obsługa została uproszczona do minimum.

„Kluczowe dla nas jest podniesienie sprawności operacyjnej, ponieważ bez względu na poziom złożoności umowy, można ją podpisać w tzw. międzyczasie. Naturalnie przekłada się to na oszczędność czasu i pieniędzy.”
— Łukasz Kruszewski

Zamiast dziesiątek maili, telefonów, fizycznego drukowania i magazynowania dokumentów – zespół ma dziś dostęp do wszystkich plików online, w uporządkowanej strukturze.

„Porządek, dostępność w każdej chwili, szybkość, możliwość weryfikacji na jakim etapie jest dany dokument.”
— Marta Szczepkowska-Sadoch

Co ważne, wdrożenie Autenti nie tylko usprawniło działania wewnętrzne, ale też wzmocniło wizerunek Freedom jako nowoczesnej i elastycznej organizacji, co zauważają zarówno pracownicy, jak i partnerzy.

Efekty wdrożenia Autenti w Freedom Nieruchomości:

• Eliminacja przesyłania dokumentów między oddziałami
• Koordynacja podpisów przez jedną osobę
• Skrócenie czasu finalizacji umów – nawet tych złożonych
• Łatwiejsze wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami
• Pozytywny odbiór e-podpisów przez klientów i kontrahentów
• Wzmocnienie nowoczesnego wizerunku organizacji

Dalsze plany i podsumowanie

W Freedom traktuje się ten projekt nie jako koniec, ale początek cyfrowej transformacji. 

Cel? 

Pełna digitalizacja obiegu umów – zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z klientami.

„Chcielibyśmy wdrożyć e-podpis w całej organizacji, sprawić aby proces podpisywania umów z naszymi agentami był całkowicie online. Po drugie, o czym osobiście marzę, aby podpisywanie umów pośrednictwa z klientami można było realizować w całości online. Ale to wierzę kwestia najbliższych lat.”
— Łukasz Kruszewski