Über den Kunden

„Diety od Brokuła“ ist ein absoluter Gigant auf dem polnischen Markt für Diät-Catering und gehört zu den „großen Vier“ seiner Branche. Das Unternehmen zeichnet sich dadurch aus, dass es den gesamten Produktions- und Lieferprozess eigenständig abwickelt und dabei vollständig auf Subunternehmer verzichtet.

Das Geschäftsvolumen in Zahlen:

• 30.000 Stammkunden.
• 300.000 täglich produzierte und ausgelieferte Mahlzeiten.
• 1.450 Mitarbeiter in ganz Polen.
• 30 % Personalfluktuation (typisch für Logistik- und Produktionsprozesse).
• 24/7 – Betriebsmodus der Produktionsstätten (mit Ausnahme einer kurzen Weihnachtspause).

Das Unternehmen setzt auf höchste Qualität (Verzicht auf Palmöl und Natriumglutamat), was höchste operative Präzision und ein zuverlässiges Team erfordert.

Die Herausforderung

Das dynamische Wachstum des Unternehmens (Anstieg von 400 auf 1.450 Mitarbeiter in kurzer Zeit) hat die Schwächen des traditionellen Dokumentenmanagements offenbart. Der papierbasierte Vertragsumlauf wurde ineffizient und stellte ein echtes Risiko für die Aufrechterhaltung der Betriebskontinuität des Unternehmens dar.

• Geografische Streuung und logistischer Albtraum: Während die Produktion im Raum der Dreistadt zentralisiert ist, sind die für die Lieferungen entscheidenden Fahrer und Lageristen über ganz Polen verstreut. Das Einholen von Unterschriften erforderte von den Regionalleitern persönliche Fahrten zu den Umschlagplätzen.
  
  
• Wochenlanges Warten auf den Vertragsabschluss: Verlorene Anhänge, fehlende Seiten in den Ausdrucken oder übersehene Unterschriften führten dazu, dass der physische Dokumentenumlauf mehrere Tage bis zu sogar 2–3 Wochen in Anspruch nahm.
  
  
• Verlust von Bewerbern: Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt möchte ein Arbeiter oder Fahrer sofort eine Stelle antreten. Das Warten auf den „Papierkram“ barg das Risiko, dass der Bewerber zur Konkurrenz wechselt, was wiederum die Lieferungen an 30.000 Kunden beeinträchtigen konnte.
  
  
• Entscheidungsstau in der Geschäftsführung: Massenaktualisierungen der Tarife (z. B. zu Jahresbeginn) bedeuteten für die Geschäftsleitung und den Vorstand, dass mehrere Tausend Dokumente und Nachträge manuell unterzeichnet werden mussten.

Lösung

Die Geschäftsführung des Unternehmens erkannte, dass eine vollständige Digitalisierung des HR-Prozesses notwendig ist, um das Wachstumstempo aufrechtzuerhalten. Für die Umsetzung dieser Aufgabe wurde ein erfahrener Partner ausgewählt – das Unternehmen Nexpertis, das eine End-to-End-Optimierung unter Verwendung der WEBCON -Plattform (Low-Code-BPM) und der elektronischen Signatur von Autenti implementierte .

Wie sieht der neue, automatisierte Prozess aus?

1. Blitzschneller Start (Mobile-first): Der Bewerber erhält das Formular per Fernzugriff und unterzeichnet die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten über die Autenti-Plattform.
   
   
2. Intelligente Vertragserstellung: Nach der Datenerfassung „erstellt“ das WEBCON-System – unter Verwendung der integrierten Geschäftslogik – automatisch den entsprechenden Vertrag aus vorgefertigten Modulen und Vorlagen.
   
   
3. Digitale Freigabe: Das Dokument wird zur internen Begutachtung und Überprüfung weitergeleitet.
   
   
4. Elektronische Fernunterschrift und Archivierung: Der endgültige Vertrag wird über Autenti zur Unterschrift an den Mitarbeiter gesendet, und die Geschäftsleitung unterzeichnet ihn digital. Das fertige Dokument wird automatisch an das WEBCON-System zurückgesendet und in die elektronische Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen.

Ergebnisse

Die von Nexpertis umgesetzte Synergie der Lösungen von WEBCON und Autenti brachte dem Unternehmen „Diety od Brokuła“ spektakuläre, messbare Geschäftsergebnisse, beseitigte „Engpässe“ und bereitete das Unternehmen auf weiteres, stressfreies Wachstum vor.

• Schnelligkeit und sofortiges Onboarding: Die Bearbeitungszeit für einen Vertrag hat sich von 2–3 Wochen auf wenige Minuten verkürzt . Der Mitarbeiter kann fast unmittelbar nach der positiven Überprüfung durch den Vorgesetzten mit der Erbringung seiner Dienstleistungen beginnen.
  
  
• Gewonnene Zeit für die Führungskräfte: Die Finanzdirektorin und die Vorstandsmitglieder haben nun die Möglichkeit, ganze Dokumentenpakete (z. B. 50–100 Verträge) mit nur einem Klick zu unterzeichnen, wodurch sich stundenlange Sitzungen erspart bleiben, die sonst für das manuelle Paraphieren der Seiten aufgewendet werden müssten.
  
  
• Fehlervermeidung (Zero Waste HR): Das System erzwingt die Vollständigkeit der Dokumente und Unterschriften und eliminiert so vollständig menschliche Fehler (z. B. fehlende ausgedruckte Seiten) sowie die zuvor anfallenden Kosten für Kraftstoff und Kurierdienste für den landesweiten Transport von Dokumentenordnern.
  
  
• Unbegrenzte Skalierbarkeit: Der automatisierte Prozess hat die Unternehmensstruktur widerstandsfähig gegenüber Wachstum gemacht. Selbst wenn die Mitarbeiterzahl auf 2.000 ansteigt, erfordert die Bearbeitung dieser Dokumentenmenge keine Aufstockung der Stellen in der Personalabteilung.