O kliencie

Diety od Brokuła to absolutny gigant na polskim rynku cateringu dietetycznego, należący do "wielkiej czwórki" w swojej branży. Organizacja wyróżnia się tym, że cały proces produkcji i dostaw realizuje samodzielnie, z całkowitym pominięciem podwykonawców.

Skala operacji w liczbach:

• 30 000 stałych klientów.
• 300 000 dań produkowanych i dostarczanych każdego dnia.
• 1 450 pracowników w całej Polsce.
• 30% rotacji pracowniczej (typowej dla procesów logistycznych i produkcyjnych).
• 24/7 – tryb pracy zakładów produkcyjnych (z wyjątkiem krótkiej przerwy świątecznej).

Firma stawia na najwyższą jakość (wykluczenie oleju palmowego czy glutaminianu sodu), co wymaga ogromnej precyzji operacyjnej i niezawodnego zespołu.

Wyzwanie

Dynamiczny wzrost firmy (skok z 400 do 1450 pracowników w krótkim czasie) obnażył słabości tradycyjnego zarządzania dokumentacją. Papierowy obieg umów stał się niewydolny i zaczął stanowić realne ryzyko dla zachowania ciągłości operacyjnej spółki.

• Rozproszenie geograficzne i logistyczny koszmar: O ile produkcja jest scentralizowana w okolicach Trójmiasta, o tyle kluczowi dla dostaw kierowcy i magazynierzy są rozsiani po całej Polsce. Zbieranie podpisów wymagało od kierowników regionalnych osobistych wyjazdów do punktów przeładunkowych.
• Tygodnie oczekiwania na finalizację umów: Zgubione załączniki, brakujące strony w wydrukach czy przeoczone podpisy sprawiały, że fizyczny obieg dokumentów zajmował od kilku dni do nawet 2-3 tygodni.
• Utrata kandydatów: Na wysoce konkurencyjnym rynku pracy, pracownik fizyczny czy kierowca chce podjąć pracę natychmiast. Konieczność czekania na "papierologię" wiązała się z ryzykiem przejścia kandydata do konkurencji, co z kolei mogło zaburzyć dostawy dla 30 000 klientów.
• Zator decyzyjny w zarządzie: Masowe aktualizacje stawek (np. na początku roku) oznaczały dla dyrekcji i zarządu konieczność ręcznego podpisywania kilku tysięcy dokumentów i aneksów.

Rozwiązanie

Zarząd firmy zrozumiał, że do podtrzymania tempa wzrostu konieczna jest całkowita digitalizacja procesu HR. Do realizacji tego zadania wybrano doświadczonego partnera – firmę Nexpertis, która wdrożyła optymalizację end-to-end z wykorzystaniem platformy WEBCON (Low-Code BPM) oraz podpisu elektronicznego Autenti.

Jak wygląda nowy, zautomatyzowany proces?

1. Błyskawiczny start (Mobile-first): Kandydat do pracy zdalnie otrzymuje formularz i podpisuje zgodę na przetwarzanie danych osobowych poprzez platformę Autenti.
2. Inteligentne generowanie umowy: Po zebraniu danych, system WEBCON – korzystając z zaszytej logiki biznesowej – automatycznie "składa" odpowiednią umowę z gotowych modułów i szablonów.
3. Cyfrowa akceptacja: Dokument trafia do wewnętrznego opiniowania i weryfikacji.
4. Zdalny e-podpis i archiwizacja: Finalna umowa wysyłana jest do podpisu przez Autenti do pracownika, a dyrekcja podpisuje ją cyfrowo. Zakończony dokument automatycznie wraca do systemu WEBCON i zasila e-teczkę pracownika.

Efekty

Synergia rozwiązań WEBCON i Autenti wdrożona przez Nexpertis przyniosła firmie Diety od Brokuła spektakularne, mierzalne efekty biznesowe, likwidując "wąskie gardła" i przygotowując firmę na dalszy, bezstresowy wzrost.

• Szybkość i natychmiastowy onboarding: Czas procesowania umowy skrócił się z 2-3 tygodni do kilkunastu minut. Pracownik może rozpocząć świadczenie usług niemal natychmiast po pozytywnej weryfikacji przez kierownika.
• Odzyskany czas kadry zarządzającej: Dyrektor Finansowa oraz członkowie zarządu zyskali możliwość masowego podpisywania paczek dokumentów (np. 50-100 umów) zaledwie jednym kliknięciem, oszczędzając wielogodzinne sesje spędzane na ręcznym parafowaniu stron.
• Eliminacja błędów (Zero waste HR): System wymusza kompletność dokumentu i podpisów, całkowicie eliminując błędy ludzkie (np. brak wydrukowanej strony) oraz koszty paliwa i kurierów ponoszone wcześniej na transport teczek z dokumentami po kraju.
• Nieskończona skalowalność: Zautomatyzowany proces uodpornił strukturę firmy na wzrost. Nawet jeśli zatrudnienie skoczy do 2 000 pracowników, obsługa tej masy dokumentów nie wymusi zwiększenia etatów w dziale HR.