O zákazníkovi

Spoločnosť Diety od Brokuła je absolútnym gigantom na poľskom trhu s diétnym stravovaním a patrí medzi „veľkú štvoricu“ vo svojom odvetví. Organizácia sa vyznačuje tým, že celý proces výroby a dodávok realizuje samostatne, bez akéhokoľvek zapojenia subdodávateľov.

Rozsah činnosti v číslach:

• 30 000 stálych zákazníkov.
• 300 000 jedál vyrobených a dodaných každý deň.
• 1 450 zamestnancov v celom Poľsku.
• 30 % fluktuácie zamestnancov (typické pre logistické a výrobné procesy).
• 24/7 – prevádzkový režim výrobných závodov (s výnimkou krátkej vianočnej prestávky).

Spoločnosť kladie dôraz na najvyššiu kvalitu (vylúčenie palmového oleja a glutamátu sodného), čo si vyžaduje obrovskú prevádzkovú presnosť a spoľahlivý tím.

Výzva

Dynamický rast spoločnosti (nárast z 400 na 1 450 zamestnancov v krátkom čase) odhalil slabiny tradičného riadenia dokumentácie. Papierový obeh zmlúv sa stal neefektívnym a začal predstavovať reálne riziko pre zachovanie prevádzkovej kontinuity spoločnosti.

• Geografická rozptýlenosť a logistická nočná mora: Hoci je výroba centralizovaná v okolí Trojmiasta, vodiči a skladníci, ktorí sú kľúčoví pre dodávky, sú roztrúsení po celom Poľsku. Získavanie podpisov si vyžadovalo, aby regionálni manažéri osobne cestovali do prekladísk.
  
  
• Týždne čakania na finalizáciu zmlúv: Stratené prílohy, chýbajúce strany vo výtlačkoch či prehliadnuté podpisy spôsobovali, že fyzický obeh dokumentov trval od niekoľkých dní až po 2–3 týždne.
  
  
• Strata uchádzačov: Na vysoko konkurenčnom trhu práce chce manuálny pracovník či vodič nastúpiť do práce okamžite. Nutnosť čakať na „papierovanie“ so sebou niesla riziko, že uchádzač prejde ku konkurencii, čo zase mohlo narušiť dodávky pre 30 000 zákazníkov.
  
  
• Rozhodovací kolaps vo vedení: Hromadné aktualizácie sadzieb (napr. na začiatku roka) znamenali pre vedenie a predstavenstvo nutnosť ručného podpisovania niekoľkých tisíc dokumentov a dodatkov.

Riešenie

Predstavenstvo spoločnosti pochopilo, že na udržanie tempa rastu je potrebná úplná digitalizácia procesu HR. Na realizáciu tejto úlohy bol vybraný skúsený partner – spoločnosť Nexpertis, ktorá zaviedla end-to-end optimalizáciu s využitím platformy WEBCON (Low-Code BPM) a elektronického podpisu Autenti.

Ako vyzerá nový, automatizovaný proces?

1. Bleskový štart (Mobile-first): Uchádzač o prácu dostane formulár na diaľku a prostredníctvom platformy Autenti podpíše súhlas so spracovaním osobných údajov.
   
   
2. Inteligentné generovanie zmluvy: Po zozbieraní údajov systém WEBCON – s využitím zabudovanej obchodnej logiky – automaticky „zostaví“ príslušnú zmluvu z hotových modulov a šablón.
   
   
3. Digitálne schválenie: Dokument sa odošle na interné posúdenie a overenie.
   
   
4. Vzdialený elektronický podpis a archivácia: Konečná zmluva sa prostredníctvom Autenti odošle zamestnancovi na podpis a vedenie ju podpíše digitálne. Ukončený dokument sa automaticky vráti do systému WEBCON a uloží sa do elektronického spisu zamestnanca.

Výsledky

Synergia riešení WEBCON a Autenti, ktorú implementovala spoločnosť Nexpertis, priniesla spoločnosti Diety od Brokuła spektakulárne a merateľné obchodné výsledky, odstránila „úzke miesta“ a pripravila spoločnosť na ďalší bezproblémový rast.

• Rýchlosť a okamžité zapracovanie: Čas spracovania zmluvy sa skrátil z 2–3 týždňov na niekoľko minút. Zamestnanec môže začať poskytovať služby takmer okamžite po kladnom overení zo strany nadriadeného.
  
  
• Ušetrený čas vedenia: Finančná riaditeľka a členovia predstavenstva získali možnosť hromadne podpisovať balíky dokumentov (napr. 50–100 zmlúv) jediným kliknutím, čím ušetrili mnoho hodín strávených ručným podpisovaním strán.
  
  
• Eliminácia chýb (Zero waste HR): Systém vyžaduje úplnosť dokumentu a podpisov, čím úplne eliminuje ľudské chyby (napr. chýbajúcu vytlačenú stranu) a náklady na palivo a kuriérov, ktoré sa predtým vynakladali na prepravu zložiek s dokumentmi po krajine.
  
  
• Nekonečná škálovateľnosť: Automatizovaný proces zabezpečil odolnosť štruktúry spoločnosti voči rastu. Aj keby počet zamestnancov vyskočil na 2 000, spracovanie tohto množstva dokumentov si nevyžiada zvýšenie počtu pracovných miest v personálnom oddelení.