O zákazníkovi

Společnost Diety od Brokuła je absolutním gigantem na polském trhu s dietním cateringem a patří mezi „velkou čtyřku“ ve svém oboru. Tato organizace se vyznačuje tím, že celý proces výroby a dodávek realizuje sama, zcela bez zapojení subdodavatelů.

Rozsah činnosti v číslech:

• 30 000 stálých zákazníků.
• 300 000 jídel vyrobených a doručených každý den.
• 1 450 zaměstnanců po celém Polsku.
• 30 % fluktuace zaměstnanců (typické pro logistické a výrobní procesy).
• 24/7 – provoz výrobních závodů (s výjimkou krátké vánoční přestávky).

Společnost klade důraz na nejvyšší kvalitu (vyloučení palmového oleje a glutamátu sodného), což vyžaduje obrovskou provozní přesnost a spolehlivý tým.

Výzva

Dynamický růst společnosti (nárůst z 400 na 1 450 zaměstnanců v krátkém čase) odhalil slabiny tradičního řízení dokumentace. Papírový oběh smluv se stal neefektivním a začal představovat reálné riziko pro zachování provozní kontinuity společnosti.

• Geografická rozptýlenost a logistická noční můra: Zatímco výroba je soustředěna v okolí Trojměstí, řidiči a skladníci, kteří jsou klíčoví pro dodávky, jsou rozptýleni po celém Polsku. Shromažďování podpisů vyžadovalo od regionálních manažerů osobní cesty do překladišť.
  
  
• Týdenní čekání na finalizaci smluv: Ztracené přílohy, chybějící stránky v tištěných dokumentech nebo přehlédnuté podpisy způsobovaly, že fyzický oběh dokumentů trval od několika dnů až po 2–3 týdny.
  
  
• Ztráta uchazečů: Na vysoce konkurenčním trhu práce chce manuální pracovník či řidič nastoupit do práce okamžitě. Nutnost čekat na „papírování“ s sebou nesla riziko, že uchazeč přejde ke konkurenci, což by zase mohlo narušit dodávky pro 30 000 zákazníků.
  
  
• Rozhodovací zácpa ve vedení: Hromadné aktualizace sazeb (např. na začátku roku) znamenaly pro vedení a představenstvo nutnost ručně podepisovat několik tisíc dokumentů a dodatků.

Řešení

Představenstvo společnosti si uvědomilo, že k udržení tempa růstu je nezbytná úplná digitalizace procesu HR. K realizaci tohoto úkolu byl vybrán zkušený partner – společnost Nexpertis, která zavedla end-to-end optimalizaci s využitím platformy WEBCON (Low-Code BPM) a elektronického podpisu Autenti.

Jak vypadá nový, automatizovaný proces?

1. Bleskový start (Mobile-first): Uchazeč o práci obdrží na dálku formulář a podepíše souhlas se zpracováním osobních údajů prostřednictvím platformy Autenti.
   
   
2. Inteligentní generování smlouvy: Po shromáždění údajů systém WEBCON – s využitím zabudované obchodní logiky – automaticky „sestaví“ příslušnou smlouvu z hotových modulů a šablon.
   
   
3. Digitální schválení: Dokument je předán k internímu posouzení a ověření.
   
   
4. Vzdálený elektronický podpis a archivace: Finální smlouva je prostřednictvím platformy Autenti zaslána zaměstnanci k podpisu a vedení ji podepíše elektronicky. Hotový dokument se automaticky vrátí do systému WEBCON a je zařazen do elektronické složky zaměstnance.

Výsledky

Synergie řešení WEBCON a Autenti, kterou zavedla společnost Nexpertis, přinesla firmě Diety od Brokuła spektakulární a měřitelné obchodní výsledky, odstranila „úzká místa“ a připravila firmu na další bezproblémový růst.

• Rychlost a okamžité zapracování: Doba zpracování smlouvy se zkrátila z 2–3 týdnů na několik minut. Zaměstnanec může začít poskytovat služby téměř okamžitě po kladném schválení vedoucím.
  
  
• Ušetřený čas vedení: Finanční ředitelka a členové představenstva získali možnost hromadného podepisování balíčků dokumentů (např. 50–100 smluv) pouhým jedním kliknutím, čímž ušetřili mnoho hodin strávených ručním parafováním stránek.
  
  
• Eliminace chyb (Zero waste HR): Systém vyžaduje úplnost dokumentu a podpisů, čímž zcela eliminuje lidské chyby (např. chybějící vytištěnou stránku) i náklady na palivo a kurýry, které dříve vznikaly při přepravě složek s dokumenty po celé zemi.
  
  
• Nekonečná škálovatelnost: Automatizovaný proces zajistil odolnost struktury společnosti vůči růstu. I kdyby počet zaměstnanců vyskočil na 2 000, zpracování takového množství dokumentů nebude vyžadovat navýšení počtu pracovních míst v personálním oddělení.