Über den Kunden

Tomma Diagnostyka Obrazowa S.A. ist ein dynamisch wachsendes Netzwerk von Diagnostikzentren und einer der Marktführer der Medizinbranche in Polen. Das Unternehmen setzt konsequent auf moderne Technologien und die Optimierung der betrieblichen Abläufe im Gesundheitswesen. Der Umfang seiner Tätigkeit umfasst:

• Über 40 moderne diagnostische Zentren, die über ganz Polen verteilt sind.
• Ein breites Portfolio an radiologischen Dienstleistungen, darunter Magnetresonanztomographie, Computertomographie, Röntgen sowie innovative Lösungen im Bereich der Teleradiologie.
• Umfassende Betreuung sowohl von Einzelpatienten als auch von externen medizinischen Einrichtungen auf dem heimischen Markt.
  

Herausforderung

Das dynamische Wachstum des Unternehmens und der stetige Ausbau der Strukturen haben die Grenzen des traditionellen Ansatzes im Personalmanagement deutlich gemacht. Das Unternehmen sah sich mit operativen Herausforderungen konfrontiert, die sofortige technologische Maßnahmen erforderten:

• Engpässe in der dezentralen Struktur: Bei über 40 Standorten war der Umlauf von Papierdokumenten zwischen den Arbeitsstätten und der Zentrale betrieblich ineffizient und führte zu erheblichen Verzögerungen.
  
  
• Kosten und Zeitaufwand: Das Ausdrucken sowie der physische Versand per Post und Kurierdienst von Tausenden von Verträgen belasteten nicht nur das Budget, sondern vor allem die wertvolle Zeit des Verwaltungsteams.
  
  
• Hindernis für die Skalierbarkeit: Der manuelle Dokumentenumlauf und das Risiko verspäteter Zustellungen behinderten die reibungslose Entwicklung des Unternehmens und erforderten eine ständige Aufstockung des Personalbestands, um allein den „Papierkram“ zu bewältigen.

Die Lösung

Die Antwort auf die Anforderungen der Personalabteilung und der Verwaltung war die Einführung der Autenti-Plattform mit Unterstützung eines engagierten Betreuers. Ein echter technologischer und operativer Durchbruch war jedoch die Integration der elektronischen Signatur in die bereits bestehende IT-Architektur.

Kernelemente der Implementierung:

• Elektronische Signatur von Autenti: Übertragung von Arbeitsverträgen, Nachträgen, internen und organisatorischen Dokumenten sowie Kooperationsverträgen mit externen Vertragspartnern in die digitale Umgebung
  
  
• Wartungsfreie Integration (Comarch Optima): Autenti wurde vollständig mit dem internen Personalverwaltungssystem verbunden. Ein in Comarch Optima erstelltes Dokument wird automatisch an Autenti weitergeleitet und kehrt nach der Unterzeichnung sofort zurück und wird in der entsprechenden Akte gespeichert – ohne manuelles Exportieren und Importieren von Dateien.
  
  
• Automatisierung wiederkehrender Prozesse: Einrichtung von Mechanismen, die beispielsweise bei den jährlichen Erklärungen selbstständig am festgelegten Tag den Versand initiieren und die Rücksendung der unterschriebenen Dateien ohne jegliches Eingreifen eines HR-Mitarbeiters abwickeln.

Ergebnisse

Die digitale Transformation nach dem Modell von Tomma x Comarch Optima x Autenti führte umgehend zu messbaren finanziellen Einsparungen und verbesserte die täglichen Arbeitserfahrungen der Mitarbeiter grundlegend.

• Blitzschnelle Einstellung und Vertragsabwicklung: Die Zeit für die Unterzeichnung eines Vertrags mit einem neuen Mitarbeiter, die zuvor mehrere Tage bis mehrere Wochen dauerte, wurde auf einen Tag und oft sogar auf nur wenige Stunden reduziert.
  
  
• Komfort und volle Kontrolle: Mitarbeiter und Partner profitieren von einem vereinfachten Prozess, während die Personalabteilung eine zentralisierte und transparente Überwachung des Dokumentenflusses erhält, wodurch Fehler aufgrund manueller Arbeit vermieden werden.
  
  
• Skalierbarkeit und Kosteneinsparungen: Dank der Reduzierung der Druck- und Versandkosten sowie der drastischen Verringerung des Verwaltungsaufwands kann das Unternehmen frei wachsen, ohne dass die Personalabteilungen unverhältnismäßig vergrößert werden müssen.