O klientovi

Spoločnosť Tomma Diagnostyka Obrazowa S.A. je dynamicky sa rozvíjajúca sieť diagnostických laboratórií a jeden z lídrov v oblasti zdravotníctva v Poľsku. Spoločnosť sa dôsledne zameriava na moderné technológie a optimalizáciu prevádzkových procesov v oblasti zdravotníctva. Rozsah jej činnosti zahŕňa:

• Viac ako 40 moderných pracovísk umiestnených po celom Poľsku.
• Široké portfólio rádiologických služieb, vrátane magnetickej rezonancie, počítačovej tomografie, röntgenu a inovatívnych riešení v oblasti teleradiológie.
• Komplexnú starostlivosť o individuálnych pacientov, ako aj o externé zdravotnícke zariadenia na domácom trhu.
  

Výzva

Dynamický rozvoj organizácie a neustále rozširovanie štruktúr zdôraznili obmedzenia vyplývajúce z tradičného prístupu k riadeniu ľudských zdrojov. Organizácia čelila prevádzkovým výzvam, ktoré si vyžadovali okamžitý technologický zásah:

• Úzke miesta v rozptýlenej štruktúre: Pri viac ako 40 pobočkách bol obeh papierových dokumentov medzi pracoviskami a centrálou prevádzkovo neefektívny a spôsoboval značné meškania.
  
  
• Náklady a časová náročnosť: Tlač, fyzické zasielanie poštou a kuriérskou službou tisícov zmlúv nielenže zaťažovali rozpočet, ale predovšetkým zaberali cenný čas administratívneho tímu.
  
  
• Prekážka škálovateľnosti: Ručný obeh dokumentov a riziko ich oneskoreného doručenia brzdili možnosť plynulého rozvoja spoločnosti a vyžadovali neustále zvyšovanie personálnych zdrojov na zvládnutie samotnej „papierovej byrokracie“.

Riešenie

Odpoveďou na potreby oddelenia ľudských zdrojov a administratívy bolo zavedenie platformy Autenti s podporou vyhradeného konzultanta. Skutočným technologickým a prevádzkovým prelomom sa však ukázala integrácia elektronického podpisu do už existujúcej IT architektúry.

Kľúčové prvky implementácie:

• Elektronický podpis Autenti: Prechod pracovných zmlúv, dodatkov, interných a organizačných dokumentov, ako aj zmlúv o spolupráci s externými zmluvnými partnermi do digitálneho prostredia
  
  
• Bezúdržbová integrácia (Comarch Optima): Systém Autenti bol plne prepojený s interným personálnym systémom. Dokument pripravený v Comarch Optima sa automaticky odošle do Autenti a po podpísaní sa okamžite vráti a uloží do príslušnej zložky – bez ručného exportovania a importovania súborov.
  
  
• Automatizácia cyklických procesov: Vytvorenie mechanizmov, ktoré napríklad pri každoročných vyhláseniach samostatne iniciujú odoslanie v stanovený deň a spracúvajú vrátenie podpísaných súborov bez akéhokoľvek zásahu pracovníka personálneho oddelenia.

Výsledky

Digitálna transformácia v modeli Tomma x Comarch Optima x Autenti okamžite priniesla merateľné finančné úspory a zásadným spôsobom zlepšila každodenné skúsenosti zamestnancov.

• Bleskové prijímanie zamestnancov a spracovanie zmlúv: Čas potrebný na podpísanie dokumentu s novým zamestnancom, ktorý predtým trval od niekoľkých dní až po niekoľko týždňov, sa skrátil na jeden deň a často dokonca na niekoľko hodín
  
  
• Pohodlie a plná kontrola: Zamestnanci a partneri získali zjednodušený proces a personálne oddelenie – centralizovaný a prehľadný dohľad nad obehom dokumentov, čím sa eliminovali chyby vyplývajúce z ručnej práce.
  
  
• Škálovateľnosť a úspory: Vďaka zníženiu nákladov na tlač a zasielanie dokumentov a drastickému skráteniu času potrebného na administratívnu prácu môže organizácia voľne rásť bez nutnosti neúmerného rozširovania personálnych tímov.