O kliencie

Tomma Diagnostyka Obrazowa S.A. to dynamicznie rozwijająca się sieć pracowni diagnostycznych i jeden z liderów branży medycznej w Polsce. Firma konsekwentnie stawia na nowoczesne technologie i optymalizację procesów operacyjnych w ochronie zdrowia. Skala jej działalności obejmuje:

• Ponad 40 nowoczesnych pracowni zlokalizowanych na terenie całej Polski.
• Szerokie portfolio usług radiologicznych, w tym rezonans magnetyczny, tomografię komputerową, RTG oraz innowacyjne rozwiązania z zakresu teleradiologii.
• Kompleksową obsługę zarówno pacjentów indywidualnych, jak i zewnętrznych placówek medycznych na rynku krajowym.
  

Wyzwanie

Dynamiczny rozwój organizacji i stała rozbudowa struktur uwypukliły ograniczenia wynikające z tradycyjnego podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi. Organizacja zderzyła się z wyzwaniami operacyjnymi, które wymagały natychmiastowej interwencji technologicznej:

• Wąskie gardła w rozproszonej strukturze: Przy ponad 40 lokalizacjach obieg papierowych dokumentów między pracowniami a centralą był nieefektywny operacyjnie i generował znaczne opóźnienia.
  
  
• Koszty i czasochłonność: Drukowanie, fizyczna wysyłka pocztowa i kurierska tysięcy umów pochłaniały nie tylko budżet, ale przede wszystkim cenny czas zespołu administracyjnego.
  
  
• Bariera dla skalowania: Ręczny obieg dokumentów i ryzyko ich opóźnionego dostarczania blokowały możliwość płynnego rozwoju firmy, wymagając ciągłego zwiększania zasobów kadrowych do obsługi samej "papierologii".

Rozwiązanie

Odpowiedzią na potrzeby HR i administracji było wdrożenie platformy Autenti ze wsparciem dedykowanego opiekuna. Prawdziwym przełomem technologicznym i operacyjnym okazało się jednak zintegrowanie podpisu elektronicznego z już istniejącą architekturą IT.

Kluczowe elementy wdrożenia:

• Podpis elektroniczny Autenti: Przeniesienie do środowiska cyfrowego umów o pracę, aneksów, dokumentów wewnętrznych, organizacyjnych oraz umów o współpracy z zewnętrznymi kontrahentami
  
  
• Bezobsługowa integracja (Comarch Optima): Autenti zostało w pełni połączone z wewnętrznym systemem kadrowym. Dokument przygotowany w Comarch Optima trafia automatycznie do Autenti, a po podpisaniu natychmiast wraca i zapisuje się we właściwej teczce – bez ręcznego eksportowania i importowania plików.
  
  
• Automatyzacja procesów cyklicznych: Zbudowanie mechanizmów, które np. przy corocznych oświadczeniach samodzielnie inicjują wysyłkę w określonym dniu i procesują zwrot podpisanych plików bez jakiejkolwiek ingerencji pracownika HR.

Efekty

Cyfrowa transformacja w modelu Tomma x Comarch Optima x Autenti błyskawicznie przyniosła mierzalne oszczędności finansowe i fundamentalnie poprawiła codzienne doświadczenia pracowników. 

• Błyskawiczne zatrudnianie i procesowanie umów: Czas podpisania dokumentu z nowym pracownikiem, który wcześniej trwał od kilku dni do kilku tygodni, został zredukowany do jednego dnia, a często do zaledwie kilku godzin
  
  
• Wygoda i pełna kontrola: Pracownicy oraz partnerzy zyskali uproszczony proces, a dział HR – scentralizowany i przejrzysty nadzór nad obiegiem dokumentów, eliminując błędy wynikające z ręcznej pracy.
  
  
• Skalowalność i oszczędności: Dzięki redukcji kosztów druku i wysyłki oraz drastycznemu zmniejszeniu czasu pracy administracyjnej, organizacja może swobodnie rosnąć bez konieczności nieproporcjonalnego powiększania zespołów HR.