O klientovi

Tomma Diagnostyka Obrazowa S.A. je dynamicky se rozvíjející síť diagnostických pracovišť a jeden z lídrů zdravotnického odvětví v Polsku. Společnost důsledně sází na moderní technologie a optimalizaci provozních procesů ve zdravotnictví. Rozsah její činnosti zahrnuje:

• Více než 40 moderních pracovišť rozmístěných po celém Polsku.
• Široké portfolio radiologických služeb, včetně magnetické rezonance, počítačové tomografie, rentgenu a inovativních řešení v oblasti teleradiologie.
• Komplexní péči jak o jednotlivé pacienty, tak i o externí zdravotnická zařízení na domácím trhu.
  

Výzva

Dynamický rozvoj organizace a neustálé rozšiřování struktur odhalily omezení vyplývající z tradičního přístupu k řízení lidských zdrojů. Organizace čelila provozním výzvám, které vyžadovaly okamžitý technologický zásah:

• Úzká místa v rozptýlené struktuře: S více než 40 pobočkami byl oběh papírových dokumentů mezi pracovišti a centrálou provozně neefektivní a způsoboval značná zpoždění.
  
  
• Náklady a časová náročnost: Tisk, fyzické zasílání poštou a kurýrem tisíců smluv pohlcovaly nejen rozpočet, ale především drahocenný čas administrativního týmu.
  
  
• Překážka škálovatelnosti: Ruční oběh dokumentů a riziko jejich opožděného doručení bránily plynulému rozvoji společnosti a vyžadovaly neustálé navyšování personálních zdrojů na zpracování samotné „papírování“.

Řešení

Odpovědí na potřeby personálního oddělení a administrativy bylo zavedení platformy Autenti s podporou specializovaného správce. Skutečným technologickým a provozním průlomem se však ukázala být integrace elektronického podpisu do již existující IT architektury.

Klíčové prvky implementace:

• Elektronický podpis Autenti: Převod pracovních smluv, dodatků, interních a organizačních dokumentů a smluv o spolupráci s externími partnery do digitálního prostředí
  
  
• Bezúdržbová integrace (Comarch Optima): Systém Autenti byl plně propojen s interním personálním systémem. Dokument vytvořený v Comarch Optima se automaticky odešle do Autenti a po podepsání se okamžitě vrátí a uloží do příslušné složky – bez ručního exportu a importu souborů.
  
  
• Automatizace opakujících se procesů: Vytvoření mechanismů, které například v případě každoročních prohlášení samy iniciují odeslání v určený den a zpracovávají vrácení podepsaných souborů bez jakéhokoli zásahu pracovníka personálního oddělení.

Výsledky

Digitální transformace v rámci modelu Tomma x Comarch Optima x Autenti okamžitě přinesla měřitelné finanční úspory a zásadně zlepšila každodenní zkušenosti zaměstnanců.

• Bleskové přijímání zaměstnanců a zpracování smluv: Doba potřebná k podpisu smlouvy s novým zaměstnancem, která dříve trvala několik dní až několik týdnů, se zkrátila na jeden den, často dokonce na pouhých několik hodin
  
  
• Pohodlí a plná kontrola: Zaměstnanci i partneři získali zjednodušený proces a personální oddělení – centralizovaný a transparentní dohled nad oběhem dokumentů, čímž se eliminovaly chyby vyplývající z ruční práce.
  
  
• Škálovatelnost a úspory: Díky snížení nákladů na tisk a zasílání dokumentů a drastickému zkrácení času stráveného administrativou může organizace volně růst, aniž by bylo nutné neúměrně rozšiřovat personální týmy.