Decathlon es un fabricante de material deportivo y una cadena de grandes tiendas de deportes con más de mil establecimientos en todo el mundo. La primera tienda de Decathlon se estableció en 1976 en Francia y en Polonia la primera apertura tuvo lugar en 2001 en el distrito Targówek de Varsovia. Sin embargo, Decathlon Polonia no son solo tiendas físicas, sino también el mayor comercio electrónico de esta categoría del país. Decathlon gestiona todas las etapas de su negocio: desde la investigación y el desarrollo hasta la producción, la logística y la venta de material deportivo.
La misión de Decathlon es clara: permitir que el mayor número posible de personas disfrute y se beneficie del deporte de forma sostenible. También es importante que la empresa mejore continuamente su actividad y se centre constantemente en soluciones respetuosas con el medio ambiente. Por tanto, la decisión de la empresa de empezar a trabajar con Autenti no es sorprendente.
El reto: mejorar el negocio con el espíritu ecológico
Entre las necesidades de la marca Decathlon estaban:
- racionalizar el negocio y optar constantemente por soluciones ecológicas,
- eliminar el papel y reducir los costes,
- apoyar las soluciones locales,
- encontrar una plataforma intuitiva para las firmas electrónicas (incluidas las cualificadas).
Aumento de la eficiencia del proceso de firma de los contratos y documentos con Autenti
La implantación de la firma electrónica en Decthlon comenzó con un análisis de qué documentos (incluidos los contratos) pueden firmarse electrónicamente a través de la plataforma Autenti.
Decathlon esperaba hacer más eficiente el proceso de firma de contratos y documentos, dado que la mayoría de las veces los firmantes se encuentran en lugares remotos. Esto es lo que ocurrió. La empresa quería eliminar el papel, ahorrar tiempo y reducir los costes (aunque los costes no fueron un factor importante al tomar la decisión). Las expectativas se confirmaron en la práctica tras la implantación de la firma electrónica Autenti.
Yo describiría el trabajo en sí como intuitivo. Introdujimos la solución con bastante rapidez en Decathlon en Polonia, sin apenas problemas. También recibimos formación en línea de los representantes de la empresa sobre cómo utilizar la plataforma, dice Marcin Wawrzyniak, asesor jurídico y director del departamento legal de Decathlon.
Los resultados
Marcin Wawrzyniak habla de las principales ventajas de implementar Autenti:
Tras dos meses y medio de uso de la plataforma, ya hemos firmado decenas de documentos a través de ella. Una ventaja indudable de su uso es, sin duda, la posibilidad de seguir el proceso de firma de los documentos: sabemos quién ha firmado el documento y qué firma estamos esperando todavía. Gracias a la solución Autenti, hemos reducido significativamente la necesidad de imprimir documentos y usar el correo tradicional. Hemos acelerado el proceso de archivado, entre otras cosas, reduciendo el número de documentos que tenemos que escanear. Estamos ahorrando el tiempo y convirtiéndonos poco a poco en una organización sin papel, aunque todavía queda mucho camino por recorrer. Además, el uso de la plataforma ha supuesto una reducción de los costes: ahorramos en impresión, papel, sobres y envío.
Cabe destacar que la solución Autenti también ha sido muy bien recibida por los clientes de Decathlon. Marcin Wawrzyniak concluye:
Nuestros empleados han adoptado muy bien la firma electrónica de Autenti. Describen el proceso de firma electrónica del documento como rápido y eficaz. Estarán encantados de recibir el documento firmado inmediatamente por correo electrónico. Nuestros contratistas se sorprenden a veces de que queramos firmar un contrato electrónicamente, sin la tradicional impresión y firma manuscrita, aunque la forma escrita no sea necesaria en este caso. Intentamos cambiarlo, explicarlo y admito que en la mayoría de los casos es efectivo. Me parece que todavía queda mucho trabajo mental por hacer en el ámbito de la firma electrónica. La firma electrónica garantiza la seguridad de las transacciones económicas. Sueño con que las autoridades empresariales y administrativas abandonen la idea de que sin un sello de empresa y una firma manuscrita un contrato es siempre inválido o no tiene efectos legales, y espero que esto cambie pronto.
