Skip to content
Slovenčina
Vyskúšajte zadarmo
Skip to content
Slovenčina
Autenti / Blog / Ako efektívne napísať zmluvu? Skutočne užitočný sprievodca
e-podpis

Ako efektívne napísať zmluvu? Skutočne užitočný sprievodca

Čas čítania:

26 min

Dátum zverejnenia:

Spísanie právne záväznej zmluvy by malo byť opakovateľným a škálovateľným procesom – nie hrdinským výkonom zakaždým, keď chce niekto uzavrieť obchod alebo prijať dodávateľa.

Najmä preto, že zmluvy sú doslova všade. Podľa spoločnosti Juro sa 60 až 80 percent všetkých B2B transakcií riadi obchodnými zmluvami.

A predsa sú zmluvy pre mnohé stredné až veľké spoločnosti stále bolestivo pomalé.

Tímy strácajú hodiny naháňaním schválení, dohadovaním sa o zmluvných doložkách alebo len snahou nájsť „finálnu“ verziu v hlbinách Google Drive. Medzitým obchody stagnujú. Zmluvné riziká prekĺzavajú. Právne oddelenie čelí kritike. Obchodníci sú frustrovaní. A nákupné oddelenie nedostáva odpovede.

Tento sprievodca je tu na to, aby vám pomohol naučiť sa, ako napísať zmluvu od nuly, a to hladko.

Je to postupný rámec, ktorý pomáha multifunkčným tímom naučiť sa koncipovať a spravovať zmluvy efektívnejšie – bez toho, aby obetovali kvalitu alebo kontrolu. A s využitím moderných nástrojov na urýchlenie vecí.

Či už pripravujete návrh NDA (dohody o mlčanlivosti), rokujete o MSA (rámcovej zmluve o službách) alebo pod tlakom spracúvate zložité SOW (špecifikáciu práce), tento návod vás prevedie procesom, ktorý funguje.

Poďme sa pozrieť na 9 snáď jednoduchých krokov, ako efektívne napísať zmluvu.

Krok 1: Začnite s jasnosťou

Skôr ako napíšete jediné slovo, zastavte sa a spýtajte sa: na čom sa vlastne dohadujeme – a kto tento proces vlastní?

Toto je fáza, v ktorej väčšina zmlúv zlyháva. Obchodný zástupca sa ponáhľa na právne oddelenie s nejasnou žiadosťou. Nákupca odovzdá právnemu 37-stranovú zmluvu s dodávateľom, ktorú ani nečítal. Všetci predpokladajú, že detaily vyrieši niekto iný.

Namiesto toho začnite rýchlym interným vstupným procesom, aby ste sa zhodli na úplných základoch:

Aj jednoduchý zdieľaný formulár alebo kontrolný zoznam môže neskôr ušetriť hodiny zmätkov. A keď sú všetci od začiatku na rovnakej vlne, všetko ide jednoducho hladšie.

Rýchla výhra

Použite zdieľanú šablónu pre zadanie zmluvy (Google Form, dokument v Notion alebo platformu CLM), ktorá dokáže smerovať požiadavky na základe typu zmluvy alebo jej hodnoty. To nastavuje očakávania hneď na začiatku a pomáha efektívnejšie organizovať prácu.

Krok 2: Vyberte si správnu šablónu (alebo ju zostavte z modulov)

Začať s prázdnym dokumentom vo Worde a hľadieť na blikajúci kurzor je najrýchlejší spôsob, ako stratiť čas a zaviesť riziko. Solídna, vopred schválená šablóna je vaším najlepším priateľom – ale iba vtedy, ak je vytvorená tak, aby bola škálovateľná.

Príliš často sú šablóny buď:

  1. Príliš všeobecné (a vyžadujú hodiny prepisovania), alebo
  2. Také nepružné, že sa zrútia v momente, keď sa pridajú reálne podmienky.

Cieľom nie je len znovu používať dokumenty. Cieľom je štandardizovať štruktúru a urýchliť navrhovanie zmlúv bez straty flexibility.

Dobrá šablóna by mala:

Okrem celých šablón zmlúv môžete tiež zvážiť založenie knižnice doložiek pre najčastejšie prípady, s ktorými sa vaša firma stretáva, a potom si vyberať fragmenty, ktoré sa najlepšie hodia pre to, čo práve píšete.

Namiesto toho, aby ste museli upravovať celú vec, vezmete základnú, nemennú šablónu a vyplníte ju príslušnými doložkami.

Šablóny by nemali byť zaprášené PDF súbory. Mali by sa vyvíjať s vaším podnikaním a aktualizáciami zmluvného práva. Mali by sa vyvíjať na základe toho, čo skutočne funguje – a čo je naopak odmietané.

Nezabudnite tiež:

(Nie tak) Rýchla výhra

Spolupracujte s právnym oddelením na modularizácii šablón podľa typu doložky (napr. platobné podmienky, nakladanie s údajmi, ukončenie) a úrovne rizika. Potom každú doložku označte štítkom pre prípady použitia: nízkoriziková zmluva s dodávateľom, vysoko hodnotný podnikový obchod, vysoko hodnotná predajná zmluva atď. Tým sa písanie návrhu zmení skôr na model „zapoj a hraj“ (plug and play) – a ušetrí to hodiny pri každom obchode.

Krok 3: Píšte návrh rýchlo, ale neimprovizujte

Keď už máte správnu šablónu, fáza návrhu by mala byť rýchla. Ale rýchla neznamená odfláknutá.

Väčšina spomalení zmlúv nie je spôsobená samotným písaním, ale nejasným vlastníctvom, nekonzistentným formátovaním alebo tým, že niekto pridá vlastný jazyk „pre istotu“. Tu trocha disciplíny ušetrí veľa času.

Pred samotným písaním si teda vyjasnite, kto je zodpovedný za:

Dôležité! Nenechajte päť ľudí upravovať dokument paralelne. Poverte jednu osobu riadením návrhu a ostatných ponechajte v režime recenzentov, kým nebude hotovo.

Niekoľko tipov na písanie návrhu

Teraz k samotnému písaniu. Dobrá zmluva je jasná, nie „chytrá“. Ak navrhujete vlastnú zmluvu a píšete ju od nuly:

Nejde o „zjednodušovanie“ zmluvy – ide o to zabezpečiť, aby všetci rozumeli tomu, na čom sa dohodli. To zahŕňa aj ľudí, ktorí budú musieť zmluvu vymáhať o šesť mesiacov.

Mali by ste tiež:

Maličkosti ako tieto zabránia veľkým bolestiam hlavy neskôr, keď bude dokument pripomienkovaný alebo revidovaný.

Rýchla výhra

Vytvorte krátkeho interného „sprievodcu štýlom“ pre zmluvy, ktorý pokryje formátovanie, tón a bežné chyby. Nemusí to byť nič zložité – stačí jedna strana, ktorá odpovie na otázku „ako sa tu veci píšu?“.

Krok 4: Spolupracujte bez vytvárania chaosu

Návrh zmluvy je hotový – teraz sa naň všetci chcú „rýchlo pozrieť“. Tu spolupráca buď udrží veci v pohybe, alebo celý proces vykoľají.

Kľúčom je spolupracovať asynchrónne, v kontrolovanom prostredí, s jasnými rolami a jediným zdrojom pravdy. Digitálne.

Nič nezabije dynamiku rýchlejšie ako päť e-mailových vlákien a názvy súborov ako Zmluva_v3_FINAL_upraveneJanom.docx.

Určite teda jedno miesto na spoluprácu, či už je to Google Docs, Word Online, platforma na riadenie životného cyklu zmlúv (CLM) alebo softvér na elektronický podpis, ako je Autenti.

Nech už bude nástroj akýkoľvek, uistite sa, že:

Nie každá zúčastnená strana musí byť zapojená do každej doložky. Prizvite recenzentov na základe toho, čo sa skutočne mení:

Rýchla výhra

Podľa Weshare sa očakáva, že do roku 2025 sa manuálne úsilie pri kontrole a spisovaní zmlúv zníži o 50 %, a to vďaka vznikajúcim technológiám.

Používajte teda vznikajúce technológie. Alebo ešte lepšie, používajte bezpečnú, vyskúšanú a overenú technológiu, o ktorej je známe, že funguje.

Ako Autenti, ktoré fungovalo pre skupinu TZMO a ušetrilo im 90 % času pri spracovaní zmlúv.

S Autenti môžete nielen elektronicky podpisovať akékoľvek zmluvy, ale aj bezpečne revidovať dokumenty s úplnou kontrolou verzií a s príslušnými prístupovými rolami pre recenzentov, schvaľovateľov a používateľov s právom iba na čítanie.

Krok 5: Riešte pripomienky (redlines) strategicky

Pripomienky a revízie (redlines) sú nevyhnutné. Ale to, ako ich zvládnete, určuje, či sa zmluva uzavrie tento týždeň, alebo uviazne v limbu na mesiac.

Cieľom tu nie je vyhnúť sa vyjednávaniu – cieľom je, aby výmena názorov bola rýchlejšia, cielenejšia a menej bolestivá.

Každý tím by mal mať jasnú politiku v tom, čo môže prijať alebo revidovať bez eskalácie. Napríklad:

Ak sa všetko musí vracať na právne, vytvoríte prekážky. Ak sa na právne nevráti nič, zavediete riziko.

Nevyjednávajte zakaždým od nuly. Pre vysoko konfliktné podmienky, ako je obmedzenie zodpovednosti alebo nakladanie s údajmi, udržiavajte sadu:

  1. Preferovaného znenia (vaša predvolená pozícia).
  2. Záložných možností (čo ste ochotní prijať).
  3. Neprekročiteľných hraníc / Hard stops (podmienky, na ktoré nepristúpite).

To udržiava konverzáciu pri zemi a pomáha juniorným členom tímu vyjednávať s istotou.

Pripomienky vždy kontrolujte v sledovaní zmien, s komentármi alebo poznámkami, ktoré vysvetľujú, prečo bolo niečo upravené. To znižuje nutnosť vracania sa späť a zrýchľuje schvaľovanie.

Ak nepoužívate CLM alebo softvér na elektronický podpis, disciplinovaný pracovný postup v Google Docs (s históriou verzií + vláknami komentárov) spočiatku postačí.

Rýchla výhra

Vytvorte „manuál pre pripomienkovanie“, ktorý pokryje vašich 5–10 najčastejšie vyjednávaných doložiek. Pri každej z nich uveďte:

Krok 6: Schvaľujte bez prekážok

Schvaľovanie je jedným z najväčších úzkych hrdiel v pracovných postupoch so zmluvami. Jasný a dobre definovaný proces môže ušetriť dni alebo dokonca týždne.

Cieľom je zefektívniť schvaľovanie tak, aby zmluvy nestagnovali – ale napriek tomu ich videli tie správne oči.

Nie každá zmluva potrebuje podpis každého vedúceho pracovníka alebo oddelenia. Prispôsobte schvaľovacie cesty na základe:

Zdokumentujte, kto musí čo schváliť – a kedy. Zdieľajte to široko, aby každý poznal proces.

Dlhé schvaľovacie cykly často pramenia z nejasných očakávaní. Stanovte pevné termíny a posielajte automatické pripomienky:

To pomáha udržať dynamiku a zodpovednosť.

Rýchla výhra

Podľa správy organizácie World Commerce & Contracting z roku 2021 je schvaľovanie najžiadanejším prvkom uzatvárania zmlúv na digitalizáciu, pričom túto časť správy zmlúv zvolilo 74,6 % respondentov.

Zdroj

Čo je úplne pochopiteľné. Naháňať schválenia po všetkej tej tvrdej práci s vytvorením zmluvy sa zdá jednoducho zbytočné. Digitalizujte teda tento proces.

Môžete dokonca vytvoriť vývojový diagram alebo kontrolný zoznam pre schvaľovacie workflow. Vizuálne pomôcky tímom uľahčujú pochopenie ich úlohy a zamedzujú zbytočným zdržaniam.

Najmä ak si vytvoríte diagram pre každý z typických scenárov uzatvárania zmlúv, aby ste sa ľahko zorientovali v akomkoľvek prípade.

Potrebujete poslať jemné upozornenie na potrebné schválenie? Posielajte automatické pripomienky tým, ktorí musia danú zmluvu schváliť alebo dokonca podpísať, s Autenti.

Krok 7: Podpíšte a uložte (správne)

Podpis zmluvy je momentom, keď sa všetka tá tvrdá práca vyplatí.

Ako čerešničku na torte úspešného procesu písania zmluvy urobte finále rovnako efektívne pomocou elektronických podpisov.

Použitie platformy pre elektronický podpis, ako je Autenti, robí tento krok rýchlym, úplne bezpečným a právne záväzným.

Podpisujte s Autenti

[grafika pokazująca e-podpisy 🙏]

Autenti vám umožňuje posielať zmluvy online, čím odpadajú zdržania spojené s tlačou, skenovaním alebo posielaním dokumentov poštou druhej strane len kvôli podpisu zmluvy.

Je jednoduché na používanie a spĺňa nariadenie eIDAS a ďalšie medzinárodné predpisy, takže vaše podpísané zmluvy právne obstoja.

Okrem jednoduchého podpisovania rôznych typov dokumentov však s Autenti môžete tiež:

Pozrite sa, ako Bank Millennium podpisuje najrôznejšie HR dokumenty vrátane pracovných zmlúv v priebehu niekoľkých minút s Autenti.

Krok 8: Sledujte to podstatné po podpise

Teraz, aby ste sa vyhli zmeškaným termínom, strateným obnoveniam alebo prehliadnutým záväzkom, potrebujete jasný systém na sledovanie po podpise.

Nastavte automatické pripomienky

Použite svoj nástroj na správu zmlúv alebo kalendárový systém na spustenie upozornení na kľúčové dátumy, ako sú:

Vďaka tomu bude váš tím proaktívny, nie reaktívny.

Monitorujte záväzky a plnenie

Zmluvy často obsahujú záväzky, ktoré si vyžadujú trvalú pozornosť, ako sú dohody o úrovni služieb (SLA) alebo požiadavky na reporting. Poverte vlastníkov sledovaním týchto záväzkov a pravidelne kontrolujte plnenie zmluvy.

To pomáha predchádzať prekvapeniam, sporom alebo nesplneným obchodným cieľom.

Používajte riadiace panely (dashboards) a reporty

Mnoho softvérových nástrojov na správu zmlúv a platforiem na riadenie životného cyklu zmlúv (CLM) ponúka panely, ktoré poskytujú prehľad o:

Ak nepoužívate CLM, zvážte vytvorenie zdieľanej tabuľky alebo vlastného riadiaceho panela s kľúčovými údajmi o zmluvách, aby boli všetci v obraze.

Rýchla výhra

Vytvorte kalendár zmlúv s pripomienkami viditeľnými pre príslušné tímy (Obchod, Právne, Nákup). Pravidelne ho zdieľajte na tímových poradách, aby boli termíny zmlúv stále na očiach.

Alebo využite už pripravený archív podpísaných (aj nepodpísaných) zmlúv v Autenti. Potom môžete ľahko vyhľadať akúkoľvek minulú zmluvu pomocou filtrov, kľúčových slov a vlastných štítkov, ktoré udržujú veci extra prehľadné.

Krok 9: Vylaďujte a opakujte

Správa zmlúv nie je proces typu „nastaviť a zabudnúť“. Najlepšie tímy neustále vylepšujú svoje pracovné postupy, šablóny a nástroje na základe reálnych skúseností.

Udržiavanie šablón v aktuálnom stave znižuje množstvo pripomienok a urýchľuje navrhovanie.

Analyzujte údaje o zmluvách

Sledujte kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI) správy zmlúv, ako sú:

Použite tieto údaje na identifikáciu slabých miest a príležitostí na automatizáciu.

Vytvorte slučku spätnej väzby

Povzbudzujte tímy, aby zdieľali bolestivé miesta aj úspechy. Pravidelné kontroly alebo retrospektívy môžu odhaliť nápady na zlepšenie procesov a zvýšiť súlad medzi tímami.

Body navyše za zriadenie vyhradeného kanála na Slacku alebo dokumentu v Notion na sledovanie spätnej väzby.

Investujte do priebežného školenia

Zmluvy sa vyvíjajú, rovnako ako predpisy, zmluvné riziká a obchodné priority.

Udržujte preto svoje tímy v kondícii pravidelnými školeniami o aktualizáciách procesov, osvedčených postupoch a nástrojoch.

Rýchla výhra

Zdokumentujte svoj proces uzatvárania zmlúv v jednoduchom manuáli alebo na wiki. Urobte ho ľahko prístupným a aktualizujte ho s vývojom procesu, aby sa noví členovia tímu rýchlo zapracovali.

Bonus: Na čo si dať pozor pri písaní podľa typu zmluvy

Typ zmluvy

✅ Čo robiť

❌ Čo nerobiť

NDA (Dohoda o mlčanlivosti)

Udržujte podmienky jednoduché a zamerané na to, čo skutočne potrebuje ochranu.


Definujte jasné časové rámce pre povinnosti mlčanlivosti.


Špecifikujte povolené zverejnenia (napr. pridruženým spoločnostiam alebo poradcom).

Používať príliš široký alebo vágny jazyk, ktorý môže odradiť partnerov.


Zabudnúť zahrnúť výnimky, ako sú informácie, ktoré sú už verejné alebo nezávisle vyvinuté.

MSA (Rámcová zmluva o službách)

Jasne oddeľte MSA (všeobecné podmienky) od SOW (konkrétne detaily práce).


Zahrňte podrobné doložky o ukončení a zodpovednosti hneď na začiatku.


Zabudujte mechanizmy pre zmenové príkazy a dodatky.

Nechať kľúčové obchodné podmienky vágne alebo pochované v prílohách.


Vynechať vyjednávanie o rozložení rizík v ranej fáze procesu.

SOW (Výkaz práce / Špecifikácia)

Buďte veľmi konkrétni ohľadom výstupov, časových harmonogramov a akceptačných kritérií.


Odkazujte výslovne na riadiacu MSA.


Zahrňte ceny, platobné kalendáre a akékoľvek míľniky.

Nechať rozsah príliš otvorený – nekontrolované rozširovanie rozsahu (scope creep) zabíja projekty.


Zabudnúť definovať zodpovednosť za schvaľovanie a zmeny.

Smluvy o nákupe/s dodávateľmi

Jasne definujte úrovne služieb a metriky výkonu.


Zahrňte záruky a limity zodpovednosti prispôsobené riziku dodávateľa.


Zabezpečte súlad s ochranou údajov a regulačnými požiadavkami.

Spoliehať sa na štandardné doložky skopírované z nesúvisiacich dohôd.


Zanedbávať podmienky obnovenia a doložky o zvyšovaní cien.

Partnerské dohody / Joint venture

Vopred vyjasnite vlastníctvo IP a príspevkov.


Definujte rozhodovacie procesy a riešenie sporov.


Zahrňte stratégie odchodu a možnosti vyplatenia podielu.

Predpokladať, že ústne dohody alebo neformálne dojednania stačia.


Podceňovať dôležitosť podmienok správy a riadenia (governance).

 

Píšte efektívne, podpisujte ešte inteligentnejšie (s Autenti)

Efektívne písanie zmlúv je len polovica bitky – ich chytré podpisovanie celý proces završuje.

S bezpečnou, právne záväznou platformou pre elektronický podpis Autenti môžete urýchliť obeh zmlúv, znížiť administratívne bolesti hlavy a udržiavať všetky svoje podpísané dokumenty organizované na jednom mieste.

Ste pripravení zefektívniť svoj pracovný postup so zmluvami od návrhu po podpis?

Vyskúšajte Autenti zadarmo v 14-dňovej skúšobnej verzii a zažite, aká jednoduchá môže správa zmlúv v skutočnosti byť.

Mateusz Kościelak

Mateusz Kościelak má viac ako 10-ročné skúsenosti v oblasti predaja a B2B marketingu, so špecializáciou na Enterprise B2B SaaS. Je všestranným marketérom (V-Shaped) so skúsenosťami v budovaní systémov generovania leadov pomocou obsahu, SEO a výkonnostného marketingu, so zameraním na medzinárodnú expanziu.