Posielajte dokumenty na podpis, ale inteligentnejšie
Pridajte viacero dokumentov, definujte roly a typy podpisov, nastavte poradie podpisovania – a každý súbor sa bez chýb dostane k správnym ľuďom.
Ako to funguje? Vysvetlené v 3 krokoch
S Autenti eSign môžete pripraviť a odoslať akýkoľvek dokument na podpis len za pár minút. Prevezmite plnú kontrolu nad svojím pracovným postupom podpisovania dokumentov.
-
Pridajte dokument
Nahrajte dokument z počítača alebo priamo z Google Drive či Microsoft OneDrive.
-
Pridajte príjemcov a nakonfigurujte pracovný postup
Pridajte príjemcov. Nastavte ich roly (t. j. Podpisujúci, Potvrdzujúci) a poradie umiestňovania elektronických podpisov.
-
Odošlite
Odošlite dokument za seba alebo za organizáciu. Príjemcovia dostanú oznámenia vo zvolenom jazyku a vy budete môcť sledovať stav dokumentu v reálnom čase!
Vaši podpisovatelia pripravení jediným kliknutím
Už nikdy nehľadajte e-mailovú adresu ani nehádajte rolu. Uložte si kontakty do adresára, prednastavte im predvolený typ podpisu a rolu (napríklad „podpisovateľ“ alebo „potvrdzujúci“) a pridajte ich do dokumentov jediným kliknutím.
- Začnite v priebehu niekoľkých sekúnd importovaním celého zoznamu kontaktov (CSV).
- Udržujte všetkých v obraze vďaka zdieľanému adresáru pre celý tím.
- Vykonávajte hromadné úpravy jednoducho exportovaním zoznamu pre rýchle aktualizácie.
Pridajte overenie SMS pre vyššiu dôveryhodnosť
Ako viete, že sa podpísala správna osoba? Zjednodušujeme to: jedinečné heslo zaslané prostredníctvom SMS dokazuje, že podpisovateľ má prístup k svojmu overenému mobilnému telefónu, čo vám dáva konkrétny dôkaz totožnosti.
- Získajte silný právny dôkaz prepojením podpisu s osobným zariadením.
- Zabráňte neoprávnenému prístupu k vašim najcitlivejším dokumentom.
- Eliminujte spory typu „toto som nikdy nepodpísal“ vďaka jasnej auditnej stope.
Nedovoľte, aby e-mailové prílohy narušili váš pracovný postup
Poslal vám partner podpísané PDF? Stačí ho nahrať a pokračovať ďalej. Autenti vám umožní pridať váš podpis k už podpísanému dokumentu, čím získate jeden konečný súbor s kompletnou a overiteľnou históriou.
- Premeňte napoly podpísanú e-mailovú prílohu na plne uzavretú a bezpečnú zmluvu.
- Udržujte jediný zdroj pravdy pre všetkých podpisovateľov, všetko na jednom mieste.
- Naša elektronická pečať (eSeal) uzamkne dokument pred akýmikoľvek zmenami, čím zaistí úplnú integritu.
Chráňte svoje dokumenty heslami
Rozhodnite sa, ako chcete chrániť svoje súbory. Dokument môžete uzamknúť tak, aby sa otvoril iba pomocou jednorazového SMS kódu, alebo môžete poslať finálnu podpísanú verziu ako šifrovaný súbor ZIP, ktorý vyžaduje samostatné heslo.
- Majte presnú kontrolu nad tým, kto pristupuje k vašim podpísaným dohodám.
- Sledujte každý pokus o prístup v zabezpečenom auditnom zázname dokumentu.
Poskytnite svojim podpisovateľom jasný kontext
Uistite sa, že vaši príjemcovia presne vedia, čo a prečo podpisujú. Môžete pridať plne formátovanú vlastnú správu alebo ušetriť čas použitím šablóny pre opakujúce sa žiadosti.
- Napíšte jedinečnú správu alebo si vyberte jednu z galérie šablón.
- Použite možnosti formátovania, aby boli vaše pokyny jasné a profesionálne.
Plná kontrola nad procesom podpisovania
Autenti eSign vám dáva úplnú kontrolu nad celým pracovným postupom podpisovania. Od diktovania presného poradia podpisov až po správu životného cyklu dokumentu po jeho odoslaní.
- Poradie podpisov
- Dátum exspirácie dokumentu
- Vycúvanie dokumentu
- Zmena príjemcov
- Jazyk procesu podpisovania
Poradie podpisov
Nastavte poradie ľudí, ktorí sa zúčastnia procesu podpisovania. Môžete začať právnym tímom v role potvrdzujúceho a skončiť predstavenstvom v role podpisovateľov.
Dátum exspirácie dokumentu
Platnosť vašich dokumentov môže automaticky vypršať, ak počas určitej doby nedôjde k žiadnej akcii. Tým sa zabráni nechcenému prístupu k neaktuálnym dokumentom.
Vycúvanie dokumentu
Urobili ste chybu? Poslali ste nesprávny dokument alebo ste nezahrnuli niektorého z podpisovateľov? Dokument môžete z procesu kedykoľvek vycúvať!
Zmena príjemcov
Je dôležitá osoba mimo kancelárie (OOO) alebo na PN (pracovnej neschopnosti)? Žiadny strach, proces môžete upraviť a príjemcu vymeniť.
Jazyk procesu podpisovania
Nedovoľte, aby sa jazyk stal prekážkou pri uzatváraní vašich obchodov. Vďaka podpore 24 európskych jazykov si môžete byť istí, že vaši príjemcovia bez akýchkoľvek pochybností porozumejú každému kroku procesu.
Roly pri podpisovaní
K dispozícii sú 4 odlišné roly: podpisovateľ, potvrdzujúci, posudzujúci a na vedomie, ktoré vám umožnia zostaviť si pracovný postup podpisovania dokumentov.
Podpisovanie
Môže podpisovať dokumenty jedným z troch typov elektronického podpisu: SES, AES, QES.
.png)
Posudzovanie
Môže posúdiť každý dokument pozitívne alebo negatívne. Toto neovplyvňuje schopnosť podpisovateľa podpísať dokumenty a je to čisto informatívne.
.png)
Potvrdzovanie
Môže schváliť alebo zamietnuť podpísanie celého dokumentu. Ideálne pre právny tím.
.png)
Na vedomie
Ideálne na pridanie kľúčových zainteresovaných strán dokumentu, aby mohli sledovať stav súboru, čím sa zníži obojstranná komunikácia a dopytovanie sa na stav.
.png)
Prepojte sa so všetkými nástrojmi, ktoré už používate
Autenti sa bezproblémovo integruje s kľúčovými nástrojmi ako Salesforce, Webcon, Peopleforce a mnohými ďalšími, čo vám umožňuje prenášať presné zákaznícke dáta priamo do vašich dokumentov. Prepojte vaše obchodné systémy a zefektívnite každý krok vášho pracovného postupu s dokumentmi (workflow).
Začnite posielať dokumenty s Autenti a zabudnite na chaos a zdržania
.png)