Zmluvný spor: Ako ho vyriešiť rýchlejšie? Kompletný sprievodca

Vieš, aké sú finančné náklady sporov?

Podľa správy WorldCC takmer polovica (47 %) kupujúcich tvrdí, že meria finančné náklady sporov. Tí, ktorí merajú, si rýchlo uvedomia, koľko môžu eskalované právne konflikty skutočne stáť.

Tá istá správa od World Commerce & Contracting uvádza:

„Aj keď zúžime výpočty tak, aby zahŕňali iba priame náklady a publikované údaje, odhad (ekonomických nákladov spôsobených spormi) je takmer 900 miliárd dolárov.“

Tento sprievodca ti má pomôcť vyhnúť sa plytvaniu časom a peniazmi a vyriešiť vznikajúce zmluvné spory oveľa rýchlejšie.

Čo je to zmluvný spor?

K zmluvnému sporu dochádza, keď sa ľudia alebo firmy nezhodnú na tom, čo zmluva hovorí alebo ako sa vykonáva, v podstate ide o nesúhlas s čímkoľvek, čo súvisí so zmluvou.

Môže ísť o konflikt týkajúci sa oneskorených platieb, porušenia zmluvy alebo nezhôd o tom, čo zmluva skutočne znamená.

Takéto spory alebo nezhody nie sú zriedkavé.

Napríklad v stavebníctve správa ukazuje, že k sporu dochádza raz mesačne vo viac ako 40 % zmlúv.

Prečo spory vznikajú?

Dobre, zmluvné spory sú celkom bežné. Ale prečo vznikajú?

Zmluvné spory často vznikajú preto, že ľudia interpretujú zmluvy odlišne, nesplnia si svoje záväzky, prehliadajú nejasné podmienky, menia svoje požiadavky, majú iný pohľad na zmluvu kvôli trhovým podmienkam a ďalšie.

Napríklad pri sporoch s dodávateľom je najčastejším spúšťačom alebo začiatkom sporu na frekvenčnej škále od 1 do 5:

Kde zriedka = 1 a často = 5.

Bežné typy zmluvných sporov

Zmluvné spory môžu vzniknúť z mnohých dôvodov, ale medzi najčastejšie typy nezhôd patria témy:

• Platobné problémy. Citlivá téma peňazí a platieb je často príčinou niektorých závažných zmluvných sporov. Môže to byť kvôli oneskoreniam alebo neúplným platbám, výškam a harmonogramom platieb, konfliktom okolo bonusov a platieb za výkon, čiastočnému alebo nepresnému dokončeniu služby, ustanoveniam a ďalším.
• Porušenie zmluvy. Ak jedna strana nesplní svoje záväzky uvedené v zmluve (alebo druhá strana vníma, že sa to stalo), môže to viesť k podstatnému porušeniu zmluvy alebo menšiemu porušeniu, v závislosti od závažnosti situácie. Ako už názov napovedá, menšie porušenie zmluvy je, keď nebola splnená skôr bezvýznamná časť alebo podmienka zmluvy – čo neovplyvňuje celkový uspokojivý výsledok. Naopak, podstatné porušenie nastáva, keď nedodržaná podmienka alebo požiadavka bola významná, čo viedlo k celkovo neuspokojivému výsledku.
• Odlišné interpretácie. Dvojzmyselný jazyk v zmluve alebo jednoducho všeobecné faktory, ako sú odlišné vzorce myslenia, môžu viesť k sporom o rozsah práce, termíny alebo konkrétne dodávky. Obe strany môžu interpretovať podmienky zmluvy odlišne, čo vedie k prípadnému sporu.
• Nehody ohľadom výkonu. Strany sa môžu nezhodnúť na tom, či bola práca dokončená podľa dohodnutých štandardov alebo časového plánu.
• Otázky dôvernosti a duševného vlastníctva. Ak strana sprístupní chránené informácie alebo použije duševné vlastníctvo spôsobom, ktorý nie je špecifikovaný v zmluve, často nasledujú spory.
• Zmeny okolností. Dopyt na trhu, inflácia, situácia na trhu, obchodné podmienky a mnoho ďalších externých faktorov môžu byť tiež témou sporu týkajúceho sa podpísanej zmluvy.

Okrem týchto bežných dôvodov na hádky o zmluve je jedným z dôvodov, ktorý môže spustiť tisíc ďalších… zle napísaná zmluva.

Od chýbajúcich klauzúl, ktoré uvádzajú, čo robiť v prípade vzniku sporu, cez dvojzmyselný jazyk, zlú štruktúru a nejasné termíny alebo platobné detaily, to všetko môže ponechať priestor pre odlišné interpretácie a vytvoriť úrodnú pôdu pre spory.

Čo sa stane, keď zmluvný spor vznikne?

Ale čo sa stane, keď spor skutočne vznikne?

Keď spor vznikne, obe strany by mali urobiť maximum pre to, aby ho jednoducho… vyriešili.

A podľa American Bar Association (dobrovoľné združenie právnikov a študentov práva) je riešenie zmluvných sporov (contract dispute resolution):

„Pojem, ktorý odkazuje na množstvo procesov, ktoré možno použiť na vyriešenie konfliktu, sporu alebo nároku. Riešenie sporov sa môže tiež označovať ako alternatívne riešenie sporov, vhodné riešenie sporov, alebo skrátene ADR.“

Ako pri mnohých veciach súvisiacich so zmluvami, riešenie sporov môže trvať významný čas a počas tohto obdobia zúčastnené strany často strácajú peniaze.

Podľa Weshare trvá vyriešenie zmluvného sporu v priemere 62 dní. To znamená dva mesiace potenciálnych prevádzkových oneskorení, právnych poplatkov a napätých vzťahov.

Ale kde začať?

No, najlepšie je začať v malom.

Zmluvné strany by sa mali najprv pokúsiť o priame diskusie, aby nezhodu vyriešili neformálne. Prostredníctvom objasnenia nesprávnych interpretácií alebo opätovného prerokovania podmienok na vyhnutie sa eskalácii.

Ak to zlyhá, ďalšie kroky môžu zahŕňať:

• Vyjednávanie: Strany komunikujú, aby dosiahli vzájemne prijateľné riešenie bez zapojenia tretej strany. Rovnako ako vyjednávali pred skutočným podpísaním zmluvy, aby prediskutovali podmienky.
• Mediácia: Keď neutrálna tretia strana uľahčuje diskusie, aby pomohla stranám nájsť dobrovoľné riešenie.
• Arbitráž: Keď neutrálna tretia strana vypočuje dôkazy a urobí záväzné alebo nezáväzné rozhodnutie, v závislosti od toho, čo zmluva špecifikuje.
• Súdne spory (Litigation): Najvážnejšia možnosť, t. j. predloženie sporu súdu, čo je často aj najnákladnejšia a časovo najnáročnejšia možnosť.

Niektoré spory eskalujú rýchlo, najmä keď sa jedna strana cíti ukrivdená alebo sú vysoké finančné stávky, zatiaľ čo iné sa dajú vyriešiť včasným zásahom a jasnou komunikáciou hneď na začiatku.

Aj pri starostlivom plánovaní sa však zmluvné spory stále môžu stať.

Ako hovorí článok WorldCC, mal by si ich skutočne očakávať a byť pripravený, namiesto nádeje, že budeš tak pripravený, že konflikt nikdy nevznikne.

Včasné rozpoznanie sporov a prijatie jasných krokov ti môže pomôcť vyriešiť problémy skôr, ako eskalujú do súdnych sporov (predloženie konfliktu súdu) alebo poškodia tvoje obchodné vzťahy.

Ako rozpoznať zmluvný spor?

Ako teda rozpoznáš zmluvný spor?

Pretože na podniknutie rýchlych krokov na zastavenie eskalácie musíš poznať rané príznaky vznikajúceho nesúhlasu.

Niektoré bežné rané príznaky potenciálneho sporu môžu zahŕňať:

• Zmeškané platby alebo opakované oneskorenia platieb.
• Malé nezhody o kvalite alebo rozsahu dodanej práce.
• Jedna strana nedodrží termín bez jasného dôvodu.
• Konfliktné interpretácie kľúčových zmluvných podmienok.
• Mlčanie alebo vyhýbanie sa diskusii o záväzkoch.

Ignorovanie týchto príznakov môže premeniť malú nezhodu na väčší, drahý spor.

Pozrime sa na niektoré bežné scenáre sporov a uveďme rané príznaky, ktoré by sa v nich mohli objaviť.

Zmluvné spory: bežné scenáre a rané príznaky

Scenár 1: Spor o platbu v marketingovej zmluve

Predstavme si, že malá marketingová agentúra dokončila kampaň pre klienta, ale klient odmietol zaplatiť s tvrdením, že výsledky nezodpovedali očakávaniam.

Rozsah práce v zmluve bol vágne definovaný, čo viedlo k rozdielnym interpretáciám toho, čo znamenalo „dokončenie“.

Rané príznaky:

V tomto scenári sporu o platbu by rané príznaky toho, že sa zmluvný spor blíži, mohli zahŕňať:

• Vágna alebo nekonzistentná spätná väzba od klienta počas kampane, naznačujúca, že si nebol istý alebo nešťastný z výsledkov.
• Oneskorené odpovede na aktualizácie stavu alebo faktúry, čo naznačuje nespokojnosť.
• Nehody týkajúce sa metrík kampane, ako napríklad to, čo predstavuje „lead“ alebo „konverziu“, bez jasného odkazu na zmluvu.
• Žiadosti o dodatočnú prácu bez uznania dodatočných nákladov, čo naznačuje nesúlad v rozsahu.

Riešenie:

Agentúra a klient vstúpili do mediácie a objasnili dodávky. Podpísali dohodu o urovnaní pomocou e-podpisov, dohodli sa na čiastočnej platbe a definovali jasnejšie podmienky pre budúce projekty.

Poučenie:

Jasný rozsah a definície dodávok predchádzajú sporom. Ak riešiš zmluvné spory mediáciou, môžeš efektívne vyriešiť nezhody týkajúce sa platieb.

Scenár 2: Porušenie dôvernosti v zmluve o vývoji softvéru

Vývojár zdieľal snímky obrazovky projektu na sociálnych médiách, čím porušil podmienky dôvernosti v zmluve. Klient zvažoval súdny spor kvôli potenciálnemu odhaleniu duševného vlastníctva (IP).

Rané príznaky:

V tomto scenári porušenia dôvernosti by rané príznaky toho, že by mohol vzniknúť spor, mohli zahŕňať:

• Žiadosti od vývojára o verejné predvedenie práce pred spustením, čo naznačuje nedostatočné pochopenie hraníc dôvernosti.
• Nedostatok jasnosti počas onboardingu o tom, čo sa môže a čo nemôže zdieľať externe.
• Vývojár vyjadrujúci frustráciu z toho, že nemôže použiť projekt vo svojom portfóliu, čo ukazuje napätie medzi osobnými cieľmi značky a potrebami klienta v oblasti dôvernosti.
• Klient si všimol neautorizované príspevky a vydáva neformálne varovania, ktoré, ak sa neriešia, by mohli eskalovať.

Riešenie:

Prostredníctvom vyjednávania sa vývojár dohodol na odstránení príspevkov a podpísal zmenenú dohodu o dôvernosti s jasnými sankciami za budúce porušenia.

Poučenie:

Dôvernosť rieš explicitne v zmluvách a konaj rýchlo, keď dôjde k porušeniu, aby si zabránil eskalácii.

Scenár 3: Spor o interpretáciu podmienok

Dodávateľ a maloobchodník sa nezhodli na interpretácii „časového rámca dodania“ v ich obchodnej zmluve, pričom jedna strana tvrdila, že oneskorenia odôvodňujú zadržanie platby.

Rané príznaky:

Tu by rané príznaky blížiaceho sa sporu mohli byť:

• Rozdielne odkazy na časové harmonogramy dodania v e-mailoch, s frázami ako „približne dva týždne“ oproti „najneskôr 10 pracovných dní“.
• Časté objasňujúce otázky od jednej strany o očakávaných dátumoch dodania, čo naznačuje neistotu.
• Čiastočné dodávky alebo zmeškané míľniky aktualizácie bez jasného vysvetlenia alebo revidovaných časových plánov.
• Faktúry sú oneskorené alebo čiastočne zaplatené s odôvodnením „čaká sa na potvrdenie dodania“.

Riešenie:

Rozhodli sa pre arbitráž, čo viedlo k záväznému rozhodnutiu založenému na dôkazoch z e-mailov a zmluvných podmienkach, čo umožnilo obom stranám posunúť sa ďalej.

Poučenie:

Presné podmienky znižujú spory o interpretáciu; arbitráž môže ponúknuť rýchlejšie riešenie ako súdne spory.

Riešenie sporov pomocou e-podpisov: Jednoduchšie ako kedykoľvek predtým (digitálny dôkaz)

E-podpisy nie sú len o pohodlí podpisovania zmlúv na diaľku – aj o tom – ale môžu ti tiež pomôcť rýchlejšie riešiť zmluvné spory.

Ako presne?

Sme tu, aby sme ti to povedali.

Keď vznikne zmluvný spor, jedna z prvých otázok je, či existuje platná, vynútiteľná dohoda.

Použitie elektronických podpisov ti poskytne jasný, ľahko dostupný záznam o tom, kto, kedy a na akej verzii dokumentu podpísal, prostredníctvom elektronickej auditnej stopy.

Napríklad Autenti vydáva podrobnú elektronickú Kartu Podpisu pre každý dokument, ktorý podpíšeš touto e-podpisovou platformou, ku ktorej sa môžeš ľahko vrátiť, dokonca aj pre archivované zmluvy.

Takýto digitálny dôkaz môže pomôcť rýchlo urovnať spory, čím sa znižuje potreba zdĺhavých argumentov o tom, či bola zmluva podpísaná alebo ktorá verzia bola dohodnutá. Zabudni na hľadanie v fyzickom archíve pre tú starú, opotrebovanú zmluvu, ktorú si podpísal pred mesiacmi.

Mnoho sporov vzniká z tvrdení ako „To som nikdy nepodpísal“ alebo „To nebol konečný návrh.“ S auditnými stopami poskytovanými platformami pre e-podpisy môžeš ukázať:

• Presné časové pečiatky, kedy boli podpisy aplikované (elektronická auditná stopa).
• E-mailová adresa a IP adresa použitá na podpisovanie.
• Verzia dokumentu, ktorá bola podpísaná.

Podľa zákonov, ako je eIDAS v EÚ, sú e-podpisy právne platné a vynútiteľné, čo ti dáva istotu, ak spor eskaluje.

Navyše, keď spory vzniknú, strany často potrebujú podpísať dodatky alebo dohody o urovnaní, aby problém vyriešili. E-podpisy umožňujú rýchle vykonanie týchto dokumentov a pomáhajú stranám dosiahnuť vzájemne prijateľné riešenie bez zbytočných oneskorení.

Ako sa zmluvnému sporu vyhnúť úplne? Preventívne stratégie

Vedomosť o všetkých typoch sporov, bežných dôvodoch, spôsoboch ich riešenia a spôsoboch ich riešenia ešte rýchlejšie (s e-podpismi) – možno sa teraz pýtaš, či existuje spôsob, ako sa im vyhnúť úplne?

A odpoveď je… pravdepodobne nie.

To však neznamená, že sa nemôžeš snažiť a byť pripravený podľa svojich najlepších schopností.

Tu je návod, ako sa firmy a jednotlivci môžu vyhnúť nákladným sporom a chrániť pracovné vzťahy (alebo sa o to aspoň pokúsiť).

1. Navrhuj zmluvné podmienky a klauzuly jasným spôsobom

Dvojzmyselný zmluvný jazyk je jedným z hlavných dôvodov, prečo zmluvné spory vznikajú.

Pri písaní alebo navrhovaní zmlúv sa uisti, že:

• Jasne definuješ kľúčové termíny (harmonogramy platieb, rozsah práce, dodávky, termíny).
• Zahrnieš presné klauzuly o porušení zmluvy, ktoré podrobne popisujú, čo predstavuje podstatné porušenie vs. menšie porušenie.
• Špecifikuješ metódy riešenia sporov (vyjednávanie, mediácia, arbitráž alebo súdne spory).
• Riešiš dôvernosť, práva duševného vlastníctva a podmienky ukončenia.
• Uistíš sa, že jazyk je zrozumiteľný.

Je tiež dobré prejsť si zmluvu s oboma zúčastnenými stranami a vzájemne prediskutovať podmienky, aby si mal istotu, že ste obaja na rovnakej vlne.

2. Efektívne vyjednávaj

Efektívne vyjednávanie zmlúv je nevyhnutné na vyhýbanie sa sporom. Pred podpísaním si urob čas na:

• Objasnenie očakávaní s druhou stranou, aby si zabezpečil súlad.
• Identifikáciu potenciálnych nezhôd a ich riešenie vopred.
• Vyjednanie realistických termínov a platobných podmienok, aby si zabránil sporom neskôr.
• Zdokumentovanie všetkých vyjednaných bodov a ich zahrnutie do konečnej záväznej zmluvy.

Dobré vyjednávanie zmlúv znižuje nedorozumenia, ktoré často vedú k zmluvným sporom.

3. Používaj elektronické podpisy

Už sme spomenuli, že elektronické podpisy sú skvelým nástrojom na rýchle riešenie sporov.

Ale sú tiež skvelým nástrojom na vyhýbanie sa im úplne, a to z rovnakých dôvodov ako predtým.

Pretože vytvárajú auditnú stopu, ktorá ukazuje, kto podpísal, kedy a z akej IP adresy, čím poskytujú dôkazy, ak spor vznikne. Podporujú kontrolu verzií a zabezpečujú, že všetky strany podpíšu správnu verziu zmluvy. A sú úplne legálne a bezpečné.

Vyrieš zmluvné spory rýchlejšie (alebo sa im dokonca vyhnite) s Autenti

Zmluvné spory stoja firmy čas, peniaze a napäté vzťahy – a dejú sa častejšie, ako by si si myslel.

Zle napísané zmluvy, nejasné podmienky a meniace sa očakávania sú častými spúšťačmi, ktoré premieňajú malé nezhody na drahé konflikty, ktorých vyriešenie môže trvať mesiace.

Takže… nedovoľ, aby ťa vágne zmluvy alebo nepodpísané podmienky stáli čas a peniaze.

Vyskúšaj Autenti zadarmo na 14 dní a uvidíš, aké rýchle (a bezbolestné) môže byť v skutočnosti riešenie zmluvných sporov.