Správa zmlúv vs administrácia zmlúv: to isté alebo niečo iné?

Administrácia zmlúv je jedným z najnejasnejších a často najnepochopiteľnejších pojmov v svete zmlúv. Je to hlavne preto, že existujú rôzne definície administrácie zmlúv.

V tomto článku sa budeme venovať dvom hlavným definíciám administrácie zmlúv, pričom sa viac zameriame na jednu z nich. Postavíme tiež správu zmlúv oproti administrácii zmlúv a porovnáme obe oblasti, pričom uvidíme, ako sa prekrývajú a ako sa môžu efektívne navzájom podporovať.

Hlavné body článku

• Administrácia zmlúv zahŕňa všetko, čo sa deje pred podpisom zmluvy. Myslite na návrh, kontrolu, dojednávanie podmienok a zabezpečenie súladu s internými procesmi. Ide o prípravu zmluvy na realizáciu.
• Správa zmlúv je naopak všetko od nápadu až po KPI. Pred aj po podpise zmluvy. Zahŕňa písanie zmluvy, sledovanie výkonnosti, riadenie rizík, zabezpečenie súladu a vykonávanie úprav podľa potreby počas celého životného cyklu zmluvy.
• Administrátor zmluvy = zameranie na fázu pred podpisom, zabezpečenie právnej správnosti zmluvy a jej pripravenosti na realizáciu.
• Manažér zmluvy = hlavne zameranie na fázu po podpise, sledovanie výkonnosti a riadenie rizík počas celého trvania zmluvy.

Čo je administrácia zmlúv?

V závislosti od toho, koho sa pýtate – alebo v akom odvetví pôsobíte – môže administrácia zmlúv znamenať dve veľmi odlišné veci.

"Administrácia zmlúv znamená prípravu alebo zabezpečenie prípravy plánov pre projekt, získanie práv na pozemky, vyhlásenie výberového konania a dohľad nad výstavbou (...)."

Podľa jednej bežnej interpretácie sa administrácia zmlúv vzťahuje na všetko, čo sa deje pred podpisom zmluvy. To zahŕňa úlohy ako navrhovanie podmienok, koordináciu právnej a internej kontroly, vydávanie výziev na predkladanie návrhov (RFP), hodnotenie dodávateľov a dojednávanie klauzúl.

Cieľom je zabezpečiť, aby zmluva bola právne správna, komerčne životaschopná a v súlade s cieľmi organizácie ešte pred jej realizáciou.

Administrácia zmlúv však môže znamenať aj niečo úplne iné, a to realizáciu zmluvy po jej udelení.

"Administrácia zmlúv znamená správu zmluvy po jej udelení s cieľom zabezpečiť dodržiavanie zmluvných podmienok zo strany dodávateľa aj obstarávajúceho subjektu." Zdroj

V tomto kontexte je administrátor zmluvy zodpovedný za zabezpečenie správnej realizácie podpísanej zmluvy. Monitoruje dodávky, časové harmonogramy, platby, zmeny objednávok, dodržiavanie predpisov a akékoľvek problémy, ktoré môžu vzniknúť počas životného cyklu zmluvy.

Obe definície sú platné a tento pojem sa často používa v rôznych odvetviach rôzne. Kľúčové je pochopiť, ako vašu organizáciu alebo odvetvie definuje túto úlohu – pretože to priamo ovplyvňuje, kto čo robí a kedy.

Pre účely tohto článku sa zameriame na definíciu, že administrácia zmlúv je všetko plánovanie a povinnosti vykonávané pred podpisom zmluvy.

Aký je rozdiel medzi správou zmlúv a administráciou zmlúv?

Správa zmlúv je celkový proces dohľadu nad zmluvou od okamihu, keď je len nápadom, navrhnutým v niečej e-mailovej schránke, až po meranie toho, ako dobre plní svoj účel po podpise.

Zahŕňa všetko od vytvorenia zmluvy a dojednávania podmienok po sledovanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI), zabezpečenie plnenia záväzkov, zabránenie porušeniu zmluvy a plánovanie predĺženia alebo ukončenia. Je to strategické aj operatívne.

Administrácia zmlúv má naopak užší rozsah. Zameriava sa na fázu pred podpisom – zabezpečenie, aby všetky správne časti boli na svojom mieste predtým, ako niekto vezme pero do ruky alebo klikne myšou v prípade elektronických podpisov.

To znamená zladenie zainteresovaných strán, zbieranie schválení, riešenie poznámok a prípravu dokumentu na realizáciu. Môžete o tom premýšľať ako o procese, ktorý pripravuje zmluvu na jej aktiváciu.

Samozrejme, existuje určitý prekryv medzi týmito dvoma oblasťami.

Manažér zmlúv môže podporovať návrh a dojednávanie (čo znie ako administrácia) a administrátor zmlúv môže označiť riziká alebo navrhnúť úpravy, ktoré ovplyvňujú dlhodobú výkonnosť (čo znie ako správa).

Hranice sa stierajú a v menších tímoch môže jedna osoba vykonávať obe funkcie. Hlavný rozdiel však spočíva v zameraní: administrácia zmlúv sa týka dosiahnutia podpisu; správa zmlúv sa týka všetkého, čo nasleduje po tomto bode.

Fázy zmluvy vs administrácia zmlúv a správa zmlúv

Aké zručnosti sú potrebné pre administráciu zmlúv vs správu zmlúv?

Zručnosti potrebné pre administráciu zmlúv

1. Pozornosť k detailom
   Administrátori musia byť dôslední pri kontrole návrhov zmlúv, identifikácii nezrovnalostí a zabezpečení, aby všetky podmienky boli jasné a presné. Každá klauzula je dôležitá, preto je kľúčové mať oko na detail.
2. Znalosť právnych pojmov a jazyka
   Základná je silná znalosť právneho jazyka a zmluvného práva. Administrátori musia zabezpečiť, aby zmluva bola v súlade so všetkými príslušnými predpismi a firemnými zásadami ešte pred jej podpisom.
3. Silné komunikačné schopnosti
   Keďže administrátori často fungujú ako most medzi právnymi tímami, obchodnými zainteresovanými stranami a dodávateľmi, musia byť schopní efektívne komunikovať so všetkými stranami – objasňovať požiadavky, vysvetľovať revízie a udržiavať plynulosť procesu.
4. Organizačné schopnosti
   Administrátori zmlúv spravujú viacero verzií dokumentu, schválenia, podpisy a termíny. Byť vysoko organizovaný je kľúčové pre sledovanie všetkých pohyblivých častí.
5. Vyjednávacie schopnosti
   Aj keď to nie je vždy hlavnou súčasťou úlohy, administrátori často potrebujú vyjednávať podmienky (alebo aspoň koordinovať proces vyjednávania zmluvy), aby zabezpečili, že konečná zmluva odráža najlepšie záujmy organizácie.

Zručnosti potrebné pre správu zmlúv

1. Strategické myslenie
   Manažéri zmlúv musia myslieť dlhodobo, zvažovať prebiehajúci vzťah s dodávateľmi, širšie ciele podniku a to, ako je zmluva v súlade s týmito cieľmi. Ide o vytváranie hodnoty, nielen o plnenie záväzkov.
2. Zručnosti v oblasti projektového riadenia
   Spravovanie zmluvy zahŕňa žonglovanie s termínmi, monitorovanie výkonnosti a koordináciu medzi tímami. Silné zručnosti v projektovom riadení sú potrebné na udržanie všetkého na správnej ceste a dosiahnutie míľnikov.
3. Riadenie rizík
   Manažéri zmlúv musia identifikovať, hodnotiť a riešiť riziká počas plnenia zmluvy. Či už ide o riešenie výkonnosti dodávateľa, problémov s dodržiavaním predpisov alebo rozšírenia rozsahu, schopnosť proaktívne riadiť riziká je kľúčová.
4. Komunikácia a riadenie vzťahov
   Manažéri zmlúv slúžia ako hlavný kontaktný bod pre dodávateľov, právne a interné tímy. Potrebujú vynikajúce medziľudské a komunikačné schopnosti na udržanie silných, pozitívnych vzťahov počas celej životnosti zmluvy.
5. Analytické a riešiteľské schopnosti
   Manažéri zmlúv neustále analyzujú ukazovatele výkonnosti, identifikujú trendy a riešia vznikajúce problémy. Schopnosť interpretovať údaje a nachádzať riešenia problémov je kľúčová.

V skratke:

• Administrátori zmlúv vynikajú v úlohách zameraných na detail a právne aspekty, ktoré pripravujú zmluvu na realizáciu.
• Manažéri zmlúv sa zameriavajú na strategický dohľad, realizáciu a priebežnú výkonnosť, zabezpečujúc, že zmluva prináša hodnotu.

Administrácia zmlúv vs správa zmlúv: prístupy k riadeniu rizík

Administrácia zmlúv: prevencia rizík vopred

Administrátori zmlúv sa zaoberajú rizikom ešte pred podpisom zmluvy. Ich úlohou je identifikovať varovné signály v jazyku, nájsť nekonzistentné podmienky a zabezpečiť, aby sa uskutočnili všetky potrebné právne a obchodné kontroly. Tu predchádzate riziku, aby sa vôbec nedostalo do zmluvy.

Bežné úlohy zamerané na riziko zahŕňajú:

• Označenie nejasných alebo jednostranných klauzúl
• Zabezpečenie, aby jazyk o zodpovednosti a ukončení spĺňal interné štandardy
• Kontrola konfliktov s inými zmluvami alebo zásadami
• Overenie, či sú riešené požiadavky na dodržiavanie predpisov a regulačné požiadavky zmluvy
• Eskalácia rizík právnemu oddeleniu alebo vedeniu pred podpisom

Správa zmlúv: monitorovanie a reakcia na riziko

Keď je zmluva aktívna, úlohou manažéra zmluvy je monitorovať a reagovať na riziká, ktoré sa objavia. To zahŕňa zabezpečenie plnenia dodávok, dodržiavania termínov a plnenia záväzkov zo strany dodávateľov (alebo interných tímov).

Bežné úlohy zamerané na riziko zahŕňajú:

• Sledovanie dátumov expirácie a obnovy
• Riadenie rozšírenia rozsahu a zmenových príkazov
• Monitorovanie výkonnosti dodávateľa a SLA
• Zabezpečenie dodržiavania kľúčových podmienok (napr. poistenie, reportovanie, audity)
• Včasné označenie potenciálnych porušení a koordinácia reakcie

Spolu tieto dve disciplíny tvoria úplný cyklus riadenia rizík. Administrátori chránia podnik pred podpisovaním zlých zmlúv. Manažéri chránia podnik pred zlyhaním dobrých zmlúv.

Ako môžu administrácia zmlúv a správa zmlúv spolupracovať?

Aj keď administráciu zmlúv a správu zmlúv vykonávajú rôzni ľudia – alebo tímy – konečný cieľ je rovnaký: zmluva, ktorá funguje.

Ale ak zlyhá komunikácia medzi nimi, riskujete chyby, oneskorenia, alebo ešte horšie, podpísanú zmluvu, ktorú nikto nemôže správne realizovať.

Tu je návod, ako udržať odovzdávanie (a spoluprácu) plynulé:

1. Včasné objasnenie úloh
   Začnite jasným definovaním, kto čo vlastní. Kto je zodpovedný za zhromažďovanie interných schválení? Kto spracováva spätnú väzbu z rokovaní s dodávateľom? Kto sleduje kľúčové klauzuly pre dodržiavanie predpisov po podpise? Nepredpokladajte – vedie to len k duplicitnej práci alebo vynechaným úlohám.
2. Používanie zdieľaných nástrojov
   Ak administrátor a manažér pracujú v rôznych systémoch, veci sa rýchlo stanú neprehľadnými, najmä ak sa zaoberáte podnikovými zmluvami. Zdieľané platformy – ako systém riadenia životného cyklu zmlúv (CLM) – udržiavajú všetkých v súlade s najnovšou verziou, stavom a zodpovednosťami. Ak nie je k dispozícii plný CLM, aj zdieľaný tracker alebo prehľad môže urobiť veľký rozdiel.
3. Dokumentovanie odovzdania
   Po podpise zmluvy by mal existovať jasný bod prechodu. Stručné zhrnutie zdôrazňujúce kľúčové dátumy, záväzky, riziká a akékoľvek špeciálne podmienky. To pomáha manažérovi zmluvy prevziať veci bez toho, aby musel prehľadávať 40-stranový PDF dokument. Zvážte použitie štandardizovaného "odovzdávacieho listu" alebo súhrnného dokumentu.

Potvrďte, že všetky zmluvné podmienky sú odsúhlasené a podpísané.
Poskytnite zhrnutie kritických dátumov, míľnikov a dodávok.
Zvýraznite všetky riziká identifikované v procese kontroly.
Zabezpečte, aby manažér zmluvy mal prístup k všetkým potrebným systémom a údajom.
Naplánujte stretnutie na kontrolu odovzdania, zodpovedanie otázok a objasnenie očakávaní.

1. Zostaňte v obraze po podpise
   Len preto, že zmluva je podpísaná, neznamená, že administrátor zmizne. Ak sa objavia problémy (ako zle formulovaná klauzula alebo vynechaná podmienka), poznatky administrátora môžu byť užitočné. Pravidelné kontroly medzi týmito dvoma rolami, najmä počas vysoko hodnotných alebo vysoko rizikových obchodov, môžu zachytiť problémy skôr, než vyrastú.
2. Vytvorte spätnú väzbu
   Manažéri zmlúv sa často učia tvrdé lekcie: ktoré podmienky spôsobujú trenie, ktorí dodávatelia sústavne nedodržiavajú termíny, ktoré klauzuly sú nesprávne pochopené. Táto spätná väzba by sa mala vrátiť k administrátorom zmlúv, aby sa budúce návrhy mohli zlepšiť. Tak sa časom vyvíja dobrý zmluvný jazyk.

Softvér pre plynulú spoluprácu

Softvér na správu zmlúv

Platformy na správu zmlúv sú navrhnuté tak, aby podporovali celý životný cyklus zmluvy – od vytvorenia až po obnovenie.

Ak sa rozhodnete používať riešenie na správu zmlúv, pomôže vám ako manažérovi zmlúv sledovať termíny, metriky výkonnosti, záväzky a požiadavky na dodržiavanie predpisov. Sú však užitočné aj počas administrácie zmlúv, najmä keď zahŕňajú funkcie ako kontrola verzií, automatizované pracovné postupy schvaľovania a knižnice klauzúl.

Softvér pre elektronické podpisy

Softvér pre elektronické podpisy je miesto, kde sa administrácia zmlúv často končí. Nástroje ako Autenti umožňujú tímom efektívne a bezpečne odosielať, sledovať a dokončiť procesy podpisovania, s úplnými audit záznamami a kontrolou verzií – všetko online.

Tieto platformy sú nevyhnutné pre uzavretie cyklu realizácie, čím urýchľujú finalizáciu obchodov bez tlače, skenovania alebo naháňania fyzických podpisov.

Dokonca aj väčšie spoločnosti, zamestnávajúce v zahraničí, vyžadujúce prísnejšiu bezpečnosť zmlúv, môžu bezpečne používať Autenti, aby zjednodušili podpisovanie zmlúv viac ako kedykoľvek predtým. Bank Millennium podpisuje HR dokumenty a zmluvy s Autenti, čo im umožňuje ľahko pokryť potreby vzdialených pracovníkov, pričom zostávajú úplne zabezpečení.

"S platformou Autenti môžu zamestnanci podpisovať dokumenty na diaľku. Týka sa to predovšetkým HR dokumentov – predbežných zmlúv, pracovných zmlúv, príloh, dohôd o školení, zmlúv o palivových kartách a rozhodnutí týkajúcich sa sociálneho fondu." Monika Ruraż–Lipińska, vedúca HR tímu v Bank Millennium

Zabezpečte, aby spolupráca v oblasti administrácie a správy zmlúv bola hladká ako maslo, s elektronickým podpisovaním Autenti.

Presne vidíte, kto podpísal ktorý dokument, kedy, z akého zariadenia, identifikujete zákazníkov, dodávateľov, zamestnancov a čo je najdôležitejšie – zastavíte preťaženie vašich archívov papierovými dokumentmi.

Vyskúšajte zadarmo na 14 dní, bez potreby kreditnej karty.