Zvládnutie správy zmlúv v maloobchode: Ako dosiahnuť efektívne procesy?

Buďme úprimní: zmluvy v maloobchode sú zvyčajne chaos. Žijú v náhodných priečinkoch, e-mailových reťazcoch, na niekoho ploche z roku 2019 a nikto si nepamätá, čo v nich je, kým sa niečo nepokazí.

Správa zmlúv v maloobchode (Retail Contract Management) je jednoducho proces udržiavania všetkých týchto dohôd – od dodávateľských zmlúv, nájomných zmlúv, propagačných podmienok a technických služieb – v poriadku, aby sa optimalizovali obchodné operácie. Znie to jednoducho. Ale v skutočnosti? Je to zložitejšie.

A práve teraz je dôležitejšie ako kedykoľvek predtým, aby sa to robilo správne.

Až 40 % hodnoty zmluvy môže byť stratených z dôvodu zlých praktík správy. Zmeškané termíny, nedostatok viditeľnosti a neefektívne taktiky vyjednávania znižujú potenciálne príjmy.

Medzi problémami v dodávateľskom reťazci, rastúcimi nákladmi, požiadavkami ESG a tlakom byť všade (online, v predajni, na trhoviskách) si maloobchodníci nemôžu dovoliť nedbalé zmluvy. Jedna zmeškaná klauzula alebo automatické obnovenie môže zničiť vaše marže alebo vás dostať do právnych problémov.

Niektoré z najčastejších problémov sú:

• Zmluvy roztrúsené medzi tímami a nástrojmi.

• Nikto nesleduje termíny, vypršania platnosti alebo záväzky.

• Slabá viditeľnosť cien, podmienok a výkonu dodávateľov.

Dobrá správa: všetko sa dá napraviť a nemusí to byť komplikované.

Poďme si prejsť, ako dostať správu zmlúv v maloobchode pod kontrolu.

Správa zmlúv v maloobchode: typy zmlúv a súvisiace riziká

V maloobchode nespravujete len „pár zmlúv“, žonglujete s desiatkami, niekedy stovkami, naprieč rôznymi kategóriami. To všetko robí riadenie rizík oveľa zložitejším.

Máte dohody s predajcami a dodávateľmi (chrbtica vášho toku produktov), nájomné zmluvy pre predajne, logistických partnerov, technologické platformy, spracovateľov platieb, licenčné zmluvy a ďalšie.

Každá z nich prichádza s vlastnými potenciálnymi rizikami. Od zmeškaných SLA (Service Level Agreements), cez cenové nezrovnalosti, po automaticky sa obnovujúce nájmy alebo zastarané podmienky, ktoré už neodrážajú, ako vaša firma v skutočnosti funguje.

Dohody s predajcami a dodávateľmi

Tieto zmluvy riadia produkty, ktoré predávate. To znamená ceny, objem, dodacie harmonogramy, zásady vracania tovaru a propagačnú podporu. Zmeškané klauzuly tu môžu zničiť vaše marže alebo vás nechať s nedostatkom zásob v hlavnej sezóne.

Ak sa s týmito dohodami nezaobchádza opatrne, môže sa pokaziť veľa vecí. Môžete prísť o objemové rabaty alebo zľavy za skorú platbu, ktoré vám mohli ušetriť peniaze.

Chyby v cenách sa môžu prešmyknúť až do miesta predaja, čo buď frustruje zákazníkov, alebo ukrajuje z vašich marží. Ak dodacie lehoty nie sú jasne uvedené, riskujete, že vám dôjdu zásoby práve vtedy, keď je dopyt najvyšší. A bez jasných podmienok pre vrátenie tovaru alebo poškodený tovar sa môžete ocitnúť v chaotických sporoch, ktoré sa nedajú ľahko vyriešiť.

Nájomné zmluvy na nehnuteľnosti

Nájomné zmluvy na nehnuteľnosti v správe maloobchodu sú dohody, ktoré uzamykajú umiestnenie vašich predajní, načrtávajú všetko od toho, ako dlho tam budete, cez to, koľko platíte a za čo ste zodpovední.

A nájomné zmluvy pre predajne sú dlhodobé zmluvy s vysokým rizikom a mnohými pohyblivými časťami.

Ak teda nevenujete pozornosť detailom, veci môžu prekĺznuť.

Automatické obnovenia vás môžu potichu uviazať v lokalitách, ktoré neprinášajú zisk, a riziko premeškania opätovného rokovania sa znižuje, iba ak sa proaktívne sleduje. Zmeškanie termínu na oznámenie by mohlo znamenať stratu šance na presťahovanie alebo opätovné dojednanie podmienok.

Skryté poplatky alebo poplatky za údržbu spoločných priestorov (CAM – Common Area Maintenance) alebo servisné poplatky sa môžu hromadiť, ak nie sú napadnuté. A ak spravujete viacero lokalít, slabé prehľady vášho portfólia nájomných zmlúv môžu sťažiť udržanie si prehľadu o všetkom.

Zmluvy o logistike a plnení objednávok

Či už ide o logistiku tretích strán, skladovanie alebo doručenie na poslednú míľu, tieto zmluvy diktujú, ako sa váš produkt dostane na pulty alebo k dverám zákazníkov.

Tu, ak nie sú veci jasne stanovené, sa problémy môžu rýchlo nakopiť. Môžete premeškať šancu vymáhať sankcie, keď sú porušené dohody o úrovni služieb (SLA), alebo zistiť, že neexistuje jasná zodpovednosť, keď sa inventár stratí alebo poškodí.

V hlavných sezónach vás rigidné zmluvné podmienky môžu zbaviť flexibility, ktorú potrebujete na škálovanie. A ak ste si správne neodhadli sadzby za dopravu, môžete skončiť s preplácaním, bez toho, aby ste si to uvedomili.

Zmluvy o technológiách a službách

Zmluvy o technológiách a službách pokrývajú všetko od vášho Point-of-sale systému a platformy pre e-commerce až po spracovateľov platieb a akékoľvek kľúčové nástroje v maloobchode – všetky prichádzajú s drobným písmom.

Ak ich pravidelne neprezeráte, môžete ľahko uviaznuť.

Automatické obnovenia vás môžu pripútať k zastaraným alebo nedostatočne výkonným nástrojom a cenové modely založené na používaní môžu prísť so skrytými poplatkami, ktoré ticho ukrajujú z vášho rozpočtu.

Existuje tiež riziko, že nebudete dodržiavať bezpečnosť údajov alebo súlad s PCI (Payment Card Industry), čo môže mať vážne dôsledky. A bez jasných výstupných klauzúl sa môžete ocitnúť uväznení vo vzťahu s dodávateľom, ktorý už nevyhovuje vašim potrebám.

Súkromné značky a licenčné dohody

V maloobchode sa môžete ocitnúť aj pri práci so súkromnými značkami a licenčnými dohodami. A ak spravujete produkty pod súkromnou značkou alebo licencujete značky tretích strán, zaoberáte sa právami duševného vlastníctva, licenčnými zmluvami a podmienkami používania, čo ponecháva len málo priestoru pre chyby.

Ak sú licenčné poplatky nesprávne vypočítané, môžete skončiť s preplácaním alebo čeliť právnym problémom. Nesprávne používanie aktív značky alebo v neoprávnenom marketingu vás môže rýchlo dostať do horúcej kaše.

A ak nevymáhate štandardy kvality, môže utrpieť reputácia vašej vlastnej značky. Nesplnenie záväzkov v súvislosti s vecami, ako je udržateľnosť alebo transparentnosť zdrojov, môže spôsobiť problémy so súladom aj negatívne reakcie zákazníkov.

Výzvy správy zmlúv v maloobchode

Súdiac podľa mnohých rizík uvedených v predchádzajúcom odseku, zložitosť správy zmlúv v maloobchode nie je žart.

Maloobchod sa pohybuje rýchlo a široko, najmä v maloobchodných sektoroch zaoberajúcich sa citlivými informáciami a rýchlo sa meniacimi trhovými trendmi. Zamyslite sa nad:

• Globálnymi dodávateľskými reťazcami, čo znamená, že pracujete s medzinárodnými predajcami, zahraničnými predpismi a meniacimi sa dodacími lehotami.

• Tisíckami skladových jednotiek (Stock Keeping Units) naprieč viacerými formátmi predajní a regiónmi, čo robí štandardizáciu výzvou.

• A potom je tu sezónny chaos: Black Friday, návrat do školy, sviatočný zhon – kde sa menia podmienky, prudko stúpajú objemy a jedna zmeškaná klauzula môže zničiť celú kampaň.

K tomu pridajte bežné výzvy správy zmlúv, ktoré sa zvyčajne scvrknú na…

Chaos v kontrole verzií

Právne oddelenie pracuje s jednou verziou, nákup má druhú na zdieľanom disku a niekto v predaji používa staré PDF spred dvoch rokov. Nikto si nie je istý, ktorá verzia je konečná, alebo či tá „konečná“ bola vôbec podpísaná.

Všade manuálne procesy

Väčšina maloobchodníkov stále používa e-mailové reťazce, tabuľky a súbory PDF na správu zmlúv. Neexistuje žiadny centrálny systém, žiadna automatizácia – len veľa kopírovania, vkladania a nádeje.

Žiadna viditeľnosť toho, čo sa blíži

Kedy vypršia nájomné zmluvy? Sú tam automatické obnovenia? Splnil daný dodávateľ svoju dohodu o úrovni služieb (SLA) minulé štvrťrok? Bez viditeľnosti tímy vždy len reagujú a nikdy skutočne neplánujú.

Súlad ako pohyblivý cieľ (Compliance)

Od pracovného práva a environmentálnych noriem po GDPR a etické získavanie zdrojov je regulačný tlak skutočný a neustále rastie, čo zvyšuje potrebu efektívnej správy zmlúv. Ak vaše zmluvy nedržia krok, ste vystavení riziku.

A ako môžete držať krok, ak zmluvy nespravujete správne s účinnou stratégiou?

Chaotické propagačné ceny a vracanie tovaru

Maloobchod je plný výnimiek, od sezónnych ponúk, po krátkodobé zľavy, hromadné nákupy a štedré podmienky vracania tovaru.

Ak vaše zmluvy tieto veci jasne neuvádzajú (a ak ich nesledujete), veci sa rýchlo pokazia, najmä keď je čas na odsúhlasenie faktúr alebo riešenie sporov.

Ako vyzerá dobrá správa zmlúv v maloobchode?

Správa zmlúv by nemala byť hľadaním pokladu. Nemali by ste musieť prehrabávať šesť e-mailových reťazcov, pípať finančné oddelenie, pýtať sa niekoho v právnom oddelení a dúfať, že konečná podpísaná kópia nie je stále na USB kľúči.

Keď sa to robí správne, správa zmlúv v maloobchode sa stáva umožňovateľom podnikania – nie záväzkom. A vyhnutie sa akýmkoľvek z predtým uvedených výziev je skutočne možné.

Udržuje to vaše tímy zladené, vašich dodávateľov čestných a váš zisk chránený.

Tu je, ako to vyzerá v praxi.

Jeden centrálny systém (ktorý všetci skutočne používajú)

Toto je nevyhnutný východiskový bod. Jedna platforma zdieľaná naprieč tímami. Už žiadna verzia rulety. Už žiadne „Kde sme to uložili?“ Všetko žije v centralizovanom úložisku zmlúv, ktoré je vyhľadateľné a štruktúrované.

To znamená, že právne, nákupné, finančné, prevádzkové a predajné tímy sa pozerajú na tú istú vec, v reálnom čase. Zosúladenie = rýchlejšie rozhodnutia, menej chýb, menej ukazovania prstom.

Šablóny, kontrola verzií a upozornenia ako štandard

Rýchlosť a konzistentnosť sú dôležité. Dobré softvérové nástroje na správu zmlúv a riešenia CLM (Contract Lifecycle Management) uľahčujú:

• Používanie štandardizovaných šablón zmlúv, ktoré znižujú čas vyjednávania a právne riziko.

• Sledovanie každej zmeny, revízie a úpravy s jasnou históriou verzií.

• Nastavovanie automatických upozornení na kľúčové dátumy, ako sú obnovenia, vypršania platnosti, audity, zmeny cien, aby sa nič nezmeškalo.

Už sa nemusíte spoliehať na niečí kalendár v Outlooku, aby zachytil kritické obnovenie. Už žiadne „Nevedeli sme, že zvýšenie cien nastalo tento štvrťrok.“ Systém by vás mal informovať skôr, ako sa to stane problémom.

Plná viditeľnosť toho, na čom záleží

Každá zmluva by vám mala povedať:

• Čo platíte

• Aký tovar a služby sa vymieňajú

• Čo dostávate

• Aké zmluvné záväzky majú všetky zúčastnené strany

• Čo sa stane, ak sa niečo pokazí

To zahŕňa podmienky propagačných cien, prahy zliav, dodacie SLA, platobné termíny a klauzuly o zodpovednosti. Všetko by malo byť sledovateľné, nie skryté v hutných súboroch PDF alebo zabudnutých priečinkoch.

Mali by ste tiež byť schopní spúšťať prehľady naprieč zmluvami a odhaľovať trendy, ako je výkon dodávateľov, opakujúce sa medzery v súlade alebo koľko obchodov sa automaticky obnovuje nasledujúci štvrťrok. Takto sa údaje zo zmlúv premieňajú na skutočne cenné dáta, ktoré vám pomôžu robiť informované rozhodnutia.

Digitalizácia a ľahká dostupnosť

Ak stále spravujete zmluvy v tabuľkách a zdieľaných diskoch, strácate čas a peniaze.

Tu je, čo čísla hovoria o tom, s čím pomáha digitalizácia z hľadiska správy zmlúv:

S digitálnymi nástrojmi zmluvy nielen ukladáte – spravujete ich digitálne s plnou viditeľnosťou do metrík výkonu. To znamená upozornenia v reálnom čase, vyhľadávateľné metadáta, inteligentné označovanie rizík, automatizované pracovné postupy a dokonca aj poznatky riadené AI.

Ako sa tam dostať?

Prečítali ste si prečo a čo. Teraz je tu tvrdá pravda: oprava správy zmlúv sa nestane cez noc a pravdepodobne to spočiatku nebude pekné. Ale je to určite uskutočniteľné, najmä so správnymi nástrojmi.

Takto to krok za krokom zrealizujete.

Auditujte, čo už máte

Predtým, ako urobíte čokoľvek iné, zistite, kde sú vaše zmluvy a čo chýba, aby ste identifikovali oblasti, ktoré treba opraviť. Sú roztrúsené po zdieľaných diskoch, osobných e-mailových schránkach alebo dokonca fyzických spisových skrinkách?

Koľko zmlúv skutočne máte a koľko ich vypršalo alebo nie je v súlade? Sú stanovené nejaké KPI pre správu zmlúv, alebo ste to celý čas len improvizovali?

Opýtajte sa sami seba na tieto otázky a získajte jasnú inventúru. Tento audit nastavuje základy a odhaľuje vaše najväčšie riziká a slepé miesta.

Centralizujte a urobte poriadok

Ďalej preneste všetky tieto zmluvy na jedno miesto. Môže sa to zdať ohromujúce, ale toto upratovanie je kľúčové. Nečakajte, kým bude všetko perfektné, začnite s tým, čo máte, organizujte podľa typu alebo obchodnej jednotky a štandardizujte pomenovanie súborov.

Áno, môže to byť chaotické. Ale lepšie chaotické a centralizované ako perfektne upratané a roztrúsené.

Vytvorte štandardný plán: kto robí čo, kedy

Zmluvy zahŕňajú veľa ľudí. Vytvorte teda jasný proces, na ktorom sa všetci zhodnú, jednu alebo viac stratégií riadenia, ktorá definuje, kto robí čo, kedy:

• Kto navrhuje a kontroluje zmluvy?

• Kto podpisuje: právne oddelenie, nákup, financie?

• Kto sleduje termíny, obnovenia a súlad?

• Ako sa riešia výnimky alebo spory?

Mať zdokumentovaný plán znižuje zmätok a urýchľuje schvaľovanie zmlúv.

Vyškoľte tím, nastavte pripomienky, prezerajte kvartálne

Váš najlepší proces je zbytočný, ak ho ľudia nedodržiavajú.

Uistite sa, že investujete do školenia pre každého, kto sa dotkne zmlúv, od NDA po komplexné dodávateľské zmluvy. Uistite sa, že sú nastavené pripomienky a upozornenia, aby termíny neprekĺzli.

A čo je najdôležitejšie, stanovte štvrťročné preskúmanie, aby ste:

• Skontrolovali súlad

• Aktualizovali procesy

• Osviežili školenia

• Upravili, keď sa mení podnikanie

Prepnite na elektronické podpisy

A v neposlednom rade, implementujte jednu zmenu, ktorá vám pomôže vyriešiť väčšinu uvedených výziev a rýchlo dosiahnuť oveľa lepšiu správu zmlúv v maloobchode.

Prepnite na elektronické podpisovanie, základnú súčasť správy zmlúv, ktorá pomáha zmierňovať riziká a zefektívňovať schvaľovanie zainteresovanými stranami.

Prečo a ako?

Pretože papier a e-mailové súbory PDF sú pomalé a rizikové. Elektronické podpisy urýchľujú schvaľovanie, zaisťujú právny súlad a bezpečnosť a prichádzajú so zabudovanými auditnými záznamami. Navyše, podporujú automatizované pripomienky, kontrolu verzií a hromadné podpisovanie pre tie veľké dodávateľské zmluvy alebo obnovenia nájmov.

Prechod na digitálne riešenie je tu rýchly zisk, ktorý sa rýchlo vyplatí, čo vedie k rýchlejším obchodom, menšiemu počtu chýb a oveľa menšiemu naháňaniu ľudí.

Najmä ak si vyberiete správny nástroj pre danú prácu.

Ako Decathlon, globálny športový predajca a výrobca, ktorý navrhuje, vyrába a predáva širokú škálu športového vybavenia, oblečenia a doplnkov, ktorý si vybral Autenti.

E-podpisy Autenti im umožnili zrýchliť procesy s dokumentmi, pričom znížili spotrebu papiera a uľahčili sledovanie a správu podpisov – to všetko pri posune k plne digitálnemu a ekologickému pracovnému postupu.

Alebo Rossmann, jeden z najväčších drogériových reťazcov v Európe, ktorý vďaka Autenti drasticky zrýchlil proces podpisovania dokumentov – z týždňov na hodiny – a zefektívnil prácu na diaľku pre zamestnancov aj partnerov.

„Naši zákazníci si Autenti veľmi cenia. Sú radi, že nemusia podpísané objednávky posielať späť poštou. Proces ich podpisovania všetkými stranami sa skrátil z približne 2-3 týždňov na niekoľko desiatok hodín.“

Małgorzata Kołodziejczyk, manažérka oddelenia vývoja finančných a administratívnych IT systémov v Rossmann

Sebavedomá správa zmlúv v maloobchode začína s Autenti

Len 22 % spoločností sa cíti plne sebavedomo v tom, ako sledujú a spravujú svoje zmluvy.

Buďte v top percente a spravujte svoje zmluvy sebavedomo s Autenti.  Vyskúšajte zadarmo, priamo 14 dní.