Automatizace smluv: krok za krokem a přesné potřebné nástroje

Představte si, že máte knihovnu knih, kde každá kniha představuje smlouvu, kterou musíte spravovat, včetně procesu psaní.

Pokud byste to chtěli dělat ručně, museli byste každou knihu psát od začátku, předat ji kolegům ke kontrole, jestli se jim obsah líbí, vymazat a přepsat ji pokaždé, když chtějí změny, dojít k jejich domům, aby ji mohli podepsat, a pak všechny knihy naskládat na hromadu k uložení.

Pokud byste potřebovali najít konkrétní knihu pro referenci, museli byste se jimi všemi probírat.

S automatizací je správa vaší knihovny knih, tedy smluv, spíše jako mít moderní systém, který okamžitě navrhuje správné formulace, umožňuje vašim přátelům upravovat obsah knih současně, automaticky opravuje chyby, takže to nemusíte dělat vy, umožňuje všem podepsat jedním kliknutím z domova a ukládá všechny knihy online pro snadné vyhledání.

Všechno je rychlejší, jednodušší a mnohem méně chaotické – to je automatizace smluv versus tradiční správa smluv ve zkratce.

Ale odložme poetické metafory smluvního procesu stranou – buďme realističtější a podívejme se na specifika automatizace smluv. Od toho, co vlastně lze automatizovat, proč by se to mělo dělat, jak to udělat správně, příklady nástrojů a další.

Hlavní body článku

✅Automatizace smluv je proces urychlení celého životního cyklu smlouvy pomocí automatizovaných pracovních postupů, řešení umělé inteligence a předpřipravených šablon.

✅Organizace mohou přijít až o 9,2 % svých ročních příjmů kvůli špatným postupům při správě smluv, jako jsou zmeškané termíny a nesplněné závazky. Automatizace pomáhá tomu předejít.

✅Celých 81 % organizací chce začít používat automatizaci smluv, což odráží silný posun směrem k digitálním řešením pro správu smluv.

Cena špatné správy smluv

Smlouvy mají udržet podnikání v chodu, ale ve skutečnosti s nimi spojené procesy často dělají pravý opak. Prodejní týmy ztrácejí obchody čekáním týdny na schválení. Právníci ztrácejí hodiny opravováním stejných drobných úprav napříč několika verzemi. Dodavatelé odcházejí, protože vyjednávání smluv trvá příliš dlouho.

Mezitím se obchody zastavují, unikají příjmy a všichni jsou uvězněni v nekonečné smyčce e-mailů, zmatku s verzemi a panice na poslední chvíli. Chceme říct, že manuální správa smluv není jen neefektivní – je to tichý zabiják obchodní dynamiky.

Když tyto výroky převedeme na peníze, studie ukazují, že organizace mohou ztratit až 9,2 % svých ročních příjmů kvůli špatným postupům při správě smluv, jako jsou zmeškané termíny a nesplněné závazky.

A právě zde přichází na řadu automatizace.

5 příkladů "ó ne" momentů, kterým automatizace smluv zabraňuje

Automatizace smluv je víc než jen módní slovo. Je to skutečné řešení chaotické správy smluv, které vám v konečném důsledku pomůže ušetřit čas a peníze. Zde jsou běžné bolestivé situace, kterým může automatizace smluv pomoci předejít.

Ztracené smlouvy

Každý prodejní, právní nebo obchodní tým zná tu situaci, kdy nikdo neví, kde se ztratila nejnovější verze smlouvy, propukne panika a všichni hledají potřebnou smlouvu všude.

Klient nebo obchodní partner se začíná frustrovat, což způsobuje týmu spoustu stresu a nakonec potenciálně ztrátu příjmů.

I když je vše dobře zvládnuto, manuální správa smluv a rutinní administrativní úkoly kolem ní mohou tvořit až 12 % celkových nákladů organizace.

Představte si, jak toto číslo raketově stoupá, když přidáte paniku, ztracené dokumenty a promeškané příležitosti.

Zmeškané termíny

Když mluvíme o zmeškaných věcech, zmeškané termíny jsou dalším stresujícím a nešťastným "ó ne" momentem, kterému může správná automatizace smluv zabránit.

Důležitý termín prodloužení nebo platby, který proklouzne, způsobuje paniku a frustraci. Spěch na poslední chvíli plýtvá časem, vede ke zmeškaným příležitostem a může dokonce vyústit v penále.

Smlouvy ztrácející hodnotu

Každý prodejní a právní tým zná bolest sledování, jak smlouva časem ztrácí hodnotu – ať už kvůli zmeškaným prodloužením smluv, zapomenutým klauzulím nebo nedodržování dohodnutých smluvních podmínek.

Začíná to malými přehlédnutími, jako je nové nevyjednání cen nebo neuplatnění dohodnutých slev, ale časem se tyto mezery nasčítají a vedou ke ztrátě příjmů nebo ještě hůře – k zhoršení obchodních vztahů.

Právní mezery

Prodejní týmy často přidávají do smluv podmínky bez vstupu právního oddělení a myslí si, že o nic nejde. Ale tyto nekontrolované změny mohou vytvořit velká rizika.

To, co se zdá jako neškodná úprava, může vést k nejasným odpovědnostem, nechráněným závazkům nebo podmínkám, které je těžké vymáhat.

Důsledky? Mezery jsou časově náročné na opravu a mohly by firmu v budoucnu významně stát.

Automatizace zajišťuje, že každá smlouva projde před finalizací správnými kanály, což zachytí jakékoli podmínky, které nebyly právně přezkoumány.

Právní výdaje

Každá hodina, kterou interní právní tým stráví úkoly souvisejícími se smlouvami, může stát podnik přibližně 122 dolarů.

Již jsme zjistili, že manuální správa smluv často vede k nákladným chybám – jako jsou zmeškané termíny – což nutí právní týmy trávit další čas řešením těchto problémů.

Automatizovaný systém správy smluv snižuje počet těchto chyb zefektivněním procesu a zajištěním, že každá smlouva sleduje předem schválený pracovní postup. Právníci musí zasáhnout pouze v případě potřeby, což šetří cenný čas.

Chaos verzí

Každý tým zná frustraci z práce s více verzemi smlouvy – každá s drobnými úpravami smluvních údajů, protichůdnými aktualizacemi a bez jasného záznamu o tom, co je konečné.

To, co začíná jako jednoduchá změna, se může rychle rozvinout do zmatenice e-mailů, návrhů a zmatků, což zanechává týmy v nejistotě, která verze je ta, kterou mají podepsat.

Bez automatizace a společné správy smluv se kontrola verzí stává noční můrou. Ale s automatizovanou správou smluv je každá úprava sledována a nejnovější verze je vždy jasně označena.

Jak přesně automatizace pomáhá?

• Rychlejší smluvní cykly: implementace automatizace smluv zkracuje dobu schvalování smluv až o 82 %, což urychluje obchodní procesy a rozhodování.
• Zvýšená produktivita: automatizace poháněná umělou inteligencí konkrétně vede ke 44% nárůstu produktivity, osvobozuje týmy od manuálních úkolů a umožňuje jim soustředit se na strategické aktivity.
• Nižší administrativní náklady: přijetí softwaru pro správu smluv může snížit administrativní náklady o 25 % až 30 %.
• Lepší dodržování předpisů: digitalizace smluv zlepšuje dodržování předpisů o 55 %, což snižuje riziko právních problémů a pokut.
• Zmírnění rizik: 29 % společností uvádí, že umělá inteligence ve správě smluv zlepšila jejich schopnost řídit rizika, což jim pomáhá včas odhalit potenciální problémy.

Které části správy smluv lze automatizovat?

Chápeme to, měli byste automatizovat správu smluv v průběhu celého životního cyklu smlouvy, od vytvoření smlouvy až po její uložení. Ale co vlastně lze automatizovat a jak přesně?

Jak automatizace smluv skutečně funguje + příklady nástrojů

Krok první: právní oddělení stanoví pravidla

Automatizace by měla rozhodně začít u právního týmu. Definují podmínky a šablony – aby vše zůstalo od začátku v souladu s předpisy. Už žádné improvizované úpravy smluv nebo právníci, kteří musí stokrát schvalovat tu samou věc.

Automatizace v tomto případě toto řeší tím, že pravidla právního oddělení přemění na předem schválené šablony, pracovní postupy a vodítka, které může každý snadno dodržovat.

• Právní oddělení vytváří standardizované šablony pro běžné smlouvy (NDA, prodejní smlouvy, smlouvy s dodavateli, pracovní nabídky).
• Knihovna klauzulí ukládá předem schválené právní formulace, takže smlouvy se mohou přizpůsobit bez potřeby právního přezkumu pokaždé.

Krok druhý: prodej, HR a nákup vyplní mezery

Místo vytváření smluv od nuly používají týmy předem schválené šablony, zadají nezbytné údaje (jména, data, čísla) a smlouva je připravena.

• Systém automaticky vyplní smlouvu správnými podmínkami na základě předem nastavených pravidel právního oddělení.
• Software označí rizikové změny, pokud se někdo pokusí upravit klíčové podmínky (např. změnit platební podmínky nebo limity odpovědnosti).

Krok třetí: schválení probíhají automaticky

Systém ví, kdo potřebuje co podepsat, takže už žádné e-maily typu "Hej, potřebuje tohle podpis VP?". Pokud je vyžadováno schválení, je okamžitě směrováno ke správné osobě.

• Systém zná pravidla (např. "Pokud je smlouva nad 50 000 $, potřebuje podpis VP").
• Schválení sledují předem nakonfigurovaný pracovní postup (např. Prodej → Právní → Finance → VP).

Krok čtvrtý: podpisy a ukládání jsou automatické

Smlouvy jsou podepisovány elektronicky (žádný tisk, skenování nebo honění lidí) a po podpisu jsou uloženy na správném místě – už žádné momenty typu "Kde je ta dohoda z minulého roku?".

• Software pro elektronický podpis posílá smlouvu správné osobě k podpisu a vydává oznámení pro každý potřebný podpis.
• Zúčastněné strany mohou podepsat více smluv najednou, neztrácej čas procházením hromady opakujících se dokumentů.

Krok pátý: umělá inteligence sleduje termíny a závazky

Potřebujete obnovit smlouvu? Blíží se termín? Systém vás upozorní, než se to stane problémem, takže nikdy nebudete spěchat na poslední chvíli nebo řešit neočekávané penále.

• Umělá inteligence skenuje smlouvu a vytahuje důležité poznatky o smluvních termínech (obnovení, data plateb, závazky).
• Systém posílá upozornění před uplynutím termínů (prostřednictvím e-mailu, Slacku nebo přehledů).
• Kromě pouhých dat moderní automatizace smluv pomáhá, když umělá inteligence monitoruje smluvní závazky (např. "Musíme poskytovat zprávy každý čtvrtrok" nebo "Klient dostane slevu po 12 měsících").

Pokud neautomatizujete, aktivně ztrácíte příjmy

Automatizace není jen právním nástrojem – je to strategie růstu podnikání napříč fázemi životního cyklu smlouvy, od vytvoření smlouvy po její realizaci.

Zastaralá řešení pro moderní problémy jednoduše nefungují. Přejděte na elektronickou formu s Autenti – podepisujte, ukládejte a archivujte dokumenty kompletně online.

Vyzkoušejte Autenti zcela zdarma po dobu 14 dní, bez nutnosti zadávat kreditní kartu při registraci.