Jak vytvořit elektronický podpis: 6 metod vysvětlených krok za krokem

Jak vytvořit elektronický podpis: 6 metod vysvětlených krok za krokem Existuje několik způsobů, jak vytvořit elektronický podpis. Od využití vestavěných nástrojů Google Docs a Google Drive až po použití PDF čteček, Microsoft Word a samotných platforem pro elektronické podepisování.

Některé vyžadují více kroků než jiné a některé nabízejí pokročilejší možnosti digitálního podepisování a větší bezpečnost.

Naučte se, jak vytvořit elektronické podpisy pomocí metody, která nejlépe vyhovuje vašim potřebám, v našich přesných návodech krok za krokem pro 6 metod elektronického podepisování.

Obsah

1. Jednoduché elektronické podpisy (SES)
2. Pokročilé elektronické podpisy (AES)
3. Kvalifikované elektronické podpisy (QES)
4. Proč je nejlepší podepisovat s certifikovaným poskytovatelem, jako je Autenti

Jednoduché elektronické podpisy (SES)

Jednoduché elektronické podpisy (SES) jsou typické e-podpisy, které nejpravděpodobněji použijete při podepisování dokumentů online. SES podpisy jsou extrémně univerzální a umožňují vám podepsat 90 % obchodních dokumentů.

Když podepisujete elektronicky pomocí SES podpisů s certifikovaným poskytovatelem, jako je Autenti, můžete si být jisti, že váš dokument i podpis zůstanou v bezpečí.

Existují různé způsoby, jak podepisovat dokumenty pomocí SES podpisů, některé bezpečnější než jiné, všechny jsou vysvětleny krok za krokem níže.

Metoda 1: použití Autenti

Autenti je certifikovaný poskytovatel elektronických podpisů, který činí podepisování různých dokumentů online extrémně snadným, ale také velmi bezpečným.

Autenti je softwarová platforma pro elektronické podpisy, což znamená, že je plně dostupná online bez nutnosti instalovat jakoukoliv aplikaci do vašeho zařízení.

Pro elektronické podepsání dokumentu s Autenti jednoduše obdržíte e-mail s odkazem, který vás přesměruje na dokument, který máte podepsat, a vše dokončíte online.

Pro podepsání dokumentu s SES podpisem Autenti:

1. Otevřete e-mail zaslaný Autenti včetně informací od odesílatele, přečtěte si jej a klikněte na tlačítko "Dokument", abyste si přečetli celý dokument.
   
   

2. Tlačítko vás přesměruje na platformu Autenti, kde si můžete dokument přečíst a podepsat.

3. Nyní jednoduše potvrďte, že jste si dokument přečetli, posunutím dolů a zaškrtnutím příslušného políčka.

4. Pokud se odesílatel dokumentu rozhodne vyžadovat dodatečné potvrzení ověření podpisujícího pomocí SMS nebo e-mailového kódu, jednoduše zkontrolujte svůj e-mail nebo telefon a zadejte kód do příslušného pole.

5. Nakonec klikněte na tlačítko "Podepsat" a dokončete proces podepisování.

Výhody podepisování s Autenti

Podepisování dokumentů s Autenti vám přináší několik výhod, včetně:

• Certifikovaný soulad: Autenti je certifikovaný poskytovatel důvěryhodných služeb podle nařízení eIDAS, což zajišťuje plný soulad se standardy stanovenými vládou. S Autenti zůstanou vaše dokumenty a podpisy v bezpečí.
• Neomezená flexibilita: Autenti neklade žádné limity na počet dokumentů, které můžete podepsat, ani na typ elektronického podpisu, který potřebujete, což z něj činí nákladově efektivní řešení.
• Snadné použití: není potřeba nic instalovat—Autenti funguje přímo ve vašem prohlížeči pro rychlé a pohodlné podepisování dokumentů online. Pokud si to zvolíte, můžete také používat Autenti v mobilní aplikaci dostupné jak pro systémy IOS, tak Android.
• Jednoduché podepisování: podepsání dokumentu zabere jen několik kroků, které provedete pomocí odkazu doručeného do e-mailové schránky.
• Robustní bezpečnost: kromě souladu s eIDAS je Autenti také v souladu s mnoha bezpečnostními standardy, včetně GDPR a ISO 27001, aby byla zajištěna bezpečnost vašich dat.

Když si pro podepisování dokumentů online zvolíte skutečný software pro elektronické podpisy, můžete si být jisti, že s vašimi dokumenty nebude manipulováno díky několika vrstvám zabezpečení a souladu s vládou regulovanými standardy, jako je eIDAS.

Navíc každý podepsaný dokument obsahuje Kartu podpisu s pečetěmi vydanými Autenti pro každý vytvořený elektronický podpis. To zajišťuje bezpečnou auditní stopu, která vám poskytuje základní informace o každém přidaném podpisu, časových razítkách, IP adresách použitých zařízení, metodách ověření a další.

Podepisujte jakýkoli dokument online s Autenti a buďte přitom v bezpečí.

Vyzkoušejte Autenti po dobu 14 dnů zdarma. Vytvořte si účet a zjistěte, jak jednoduché může bezpečné podepisování být.

• Vyberte tlačítko "Vyplnit a podepsat". 
• Klikněte na "Přidat podpis".
• Vyberte jednu ze tří dostupných metod podepisování:
  
  

I. Jednoduše napište své jméno na klávesnici a nechte Adobe převést jej na skutečný podpis, 

II. Nakreslete své jméno pomocí myši, touchpadu nebo stylusu na dotykovém displeji,

III. Nebo fyzicky podepište kus papíru a poté jej naskenujte a nahrajte do Adobe.

3. Poté umístěte podpis do požadovaného pole a uložte podepsaný dokument.

Vezměte prosím na vědomí, že tento postup se týká vytváření jednoduchých elektronických podpisů (SES) s Adobe. Proces vytváření pokročilejších elektronických podpisů, včetně digitálních, které vyžadují ověření identity, se liší.

Konkrétně, pro vytvoření digitálního podpisu s Adobe musíte zvolit podepsání pomocí cloudového podpisu pomocí vašeho poskytovatele certifikátu digitálního ID nebo podepsat lokálně s Adobe Acrobat pomocí čipové karty, digitálního ID založeného na souboru nebo USB tokenu, což vyžaduje provedení dalších kroků.

Výhody metody 2

Výhody podepisování s Adobe Acrobat zahrnují:

• Jednoduchost použití: proces je dostatečně jednoduchý a intuitivní, vyžaduje pouze několik kliknutí pro podepsání PDF při volbě jednoduchých elektronických podpisů.
• Flexibilita v metodách podepisování: můžete si vybrat ze tří různých možností, jak vytvořit svůj podpis—psaní, kreslení nebo nahrání naskenovaného obrázku vašeho ručně psaného podpisu.
• Pohodlí pro uživatele Adobe: pokud jste již uživatelem Adobe, nejsou potřeba žádné další nástroje nebo software.

Můžete přímo porovnat Autenti a Adobe eSign zde, ale hlavní rozdíl mezi těmito dvěma platformami spočívá v počtu dokumentů, které můžete podepsat. V Autenti je počet dokumentů, které můžete podepsat, neomezený, zatímco Adobe klade na tento počet určité limity.

Metoda 3: použití Microsoft Word

Věřte tomu nebo ne, elektronický podpis můžete vytvořit také v Microsoft Word.
Postupujte takto:

1. Otevřete svůj dokument Microsoft Word a klikněte na místo, kde chcete, aby se zobrazil řádek pro podpis. Poté přejděte na záložku "Vložit" a klikněte na možnost "Řádek pro podpis".
   
   
2. Objeví se vyskakovací okno nastavení podpisu, ve kterém musíte vyplnit pole s nezbytnými informacemi, včetně vašeho:

• jména
• titulu
• e-mailové adresy
• pokynů pro osobu,  která podepisuje dokument.

V tomto kroku můžete také zaškrtnout, zda chcete umožnit podpisujícímu zanechat komentáře k podepisovanému dokumentu a zda chcete zobrazit datum podpisu.

3. Pro skutečné vytvoření podpisu budete muset dvakrát kliknout na přidaný řádek pro podpis, aby se mohlo zobrazit vyskakovací okno pro podpis.

4. Když se objeví vyskakovací okno pro podpis, napište své jméno u X.

5. Nakonec uložte podepsaný dokument jako PDF, abyste zabránili jeho další úpravě.

Výhody a nevýhody metody 3

Výhody podepisování s Microsoft Word:

• Poměrně jednoduchý proces: kroky pro přidání a podepsání dokumentu jsou docela přímočaré, přesto obtížnější než podepisování s Autenti nebo Adobe Acrobat vzhledem k náročnějšímu uživatelskému rozhraní Microsoft Word.
• Integrace s Microsoft Word: proces podepisování je zabudován přímo do Microsoft Word, což může být výhodou pro stávající uživatele.
• Přizpůsobitelný řádek pro podpis: můžete přizpůsobit základní detaily požadovaného podpisu, včetně jména, titulu, e-mailové adresy a pokynů k podpisu, a také přidat možnosti zobrazení data nebo povolení komentářů pro podpisující.

Nevýhody podepisování s Microsoft Word:

1. Vyžaduje aktivní licenci Microsoft Word: musíte mít licencovanou verzi Microsoft Word, což může být překážkou pro ty, kteří nemají předplatné.
2. Omezené funkce podpisu: tato metoda nezahrnuje pokročilé možnosti elektronického podpisu, ověření identity nebo kvalifikované podpisy, což ji činí méně vhodnou pro složitější nebo citlivé dokumenty.

Metoda 4: Google Docs

Nyní, proces popsaný v předchozím odstavci se vztahuje pouze na Microsoft Word. Pro vytvoření elektronického podpisu v Google Docs budete muset dokončit jiný proces.

Vezměte prosím na vědomí, že nástroj Google eSignature je dostupný pouze pro ty, kteří mají účet Google Workspace.

Technicky tedy nebudete moci vytvořit svůj elektronický podpis zdarma, protože Google Workspace je placený.

Pokud máte způsobilý účet, můžete vytvořit elektronický podpis v Google Docs takto:

1. Přejděte do Google dokumentu, který chcete nechat podepsat, vytvořte nový nebo otevřete PDF soubor přímo z vašeho Google Drive.
   
   
2. Poté najdete nástroj eSignature od Google pod záložkou "Nástroje". Klikněte na něj a vyberte možnost "eSignature".

💡 Pokud pracujete s PDF souborem ve vašem Google Drive, najděte nabídku v pravém horním rohu dokumentu a vyberte "eSignature".

3. Na pravé straně upravovaného dokumentu se objeví panel pro přidání polí pro podpis.

Odtud můžete přidat až 10 požadavků na podpis a další pole, která mají být vyplněna:

• Iniciály
• Jméno
• Textové pole
• Datum podpisu

💡 Pokud se rozhodnete přidat textové pole, nezapomeňte také přidat zástupný text toho, co požadujete, aby podpisující napsal. Jinak může být prázdné pole pro podpisující osobu matoucí.

4. Jakmile jste přidali všechna pole, která chcete mít ve svém dokumentu, klikněte na "Požádat o eSignature" a dokument bude odeslán osobě, od které jste požadovali podpis, přímo na její e-mailovou adresu. Google dokument bude transformován do PDF verze.

💡 Volitelně můžete napsat zprávu, která bude zobrazena osobě, od které požadujete podpis, před odesláním vašeho požadavku.

5. Podpisující pak musí otevřít PDF dokument, který obdržel ve své e-mailové schránce, a přistoupit k jeho podepsání.

6. Pro skutečné vytvoření podpisu stačí kliknout na jedno z přidaných polí, "Iniciály", "Podepsat" nebo "Jméno". Objeví se vyskakovací okno pro podpis, kde můžete napsat požadované informace, aby generátor online podpisů Google Docs mohl převést je na skutečný podpis.

💡 S nástrojem Google Docs eSignature nemůžete nakreslit svůj podpis pomocí myši nebo touchpadu, ani nahrát obrázek fyzického podpisu.

7. Pokud vše vypadá podle vašich představ, přečtěte si prohlášení poskytnuté Google Workspace, souhlaste s tím, že umístění podpisu znamená, že jste vázáni podmínkami podepsaného dokumentu, a klikněte na tlačítko "Přijmout a podepsat".

8. Dále zvolte tlačítko "Označit jako dokončené".

9. Nakonec si přečtěte Podmínky služby a potvrďte, že rozumíte tomu, že vaše jméno a e-mailová adresa budou sdíleny s těmi, kteří mají přístup k podepsanému dokumentu. K tomu vyberte "Souhlasím a pokračuji".

Kopie podepsaného dokumentu přistane ve vaší e-mailové schránce. Pak si ji můžete prohlédnout a stáhnout.

Výhody a nevýhody metody 4

Výhody nativního nástroje eSignature od Google:

• Integrace s Google Workspace: eSignature se hladce integruje s Google Docs a Google Drive, což je pohodlné pro uživatele, kteří již pracují v ekosystému Google.
• Flexibilní požadavky na podpis: Google vám umožňuje požádat o podpisy až 10 lidí na jeden dokument.
• Jednoduché použití: pro použití eSignature od Google není potřeba žádná další instalace a celý nástroj je poměrně přímočarý a intuitivní.

Nevýhody eSignature od Google:

• Vyžaduje účet Google Workspace: pro použití nástroje eSignature od Google musíte mít účet Google Workspace, který není zdarma.
• Žádné pokročilé funkce e-podpisu: Google eSignature neposkytuje pokročilé nebo kvalifikované elektronické podpisy, což jej činí méně vhodným pro vysoce zabezpečené nebo právně kritické dokumenty.
• Omezené možnosti brandingu: nedostatek pokročilých možností brandingu nebo přizpůsobení může být nevýhodou ve srovnání s robustnějšími nástroji pro e-podpisy, jako je Autenti.

Pokročilé elektronické podpisy (AES)

Pokročilé elektronické podpisy (AES) jsou dalším typem e-podpisů používaných pro trochu pokročilejší dokumentaci, jako jsou smlouvy o prodeji movitého majetku, dohody o spolupráci nebo nájemní smlouvy na dobu až jednoho roku.

AES podpisy vyžadují, aby podpisující dokončili jednoduchý proces ověření identity, obvykle jednoduchým vyfotografováním svých průkazů totožnosti a odesláním poskytovateli e-podpisu k ověření.

SES podpisy naproti tomu ověřují osobu, která podepisuje dokument, pomocí jedinečného kódu zaslaného podpisujícímu buď e-mailem, nebo telefonním číslem pro dvojí kontrolu. Podobá se procesu dokončení dvoufaktorové autentizace (2FA).

Níže popisujeme příkladový proces vytvoření AES podpisu s Autenti, krok za krokem.

Metoda 5: AES s Autenti

1. Klikněte na odkaz zaslaný vám e-mailem a otevřete dokument.
   
   
   
   
2. Dokončete proces ověření identity, který může zahrnovat jednoduché vyfotografování vašeho průkazu totožnosti, pořízení selfie nebo natočení krátkého videa. Data z průkazu totožnosti jsou poté křížově zkontrolována na správnost.
   
   
3. Pokud je ověření identity úspěšné, pokračujte v podpisu dokumentu. Pokud ověření selže, budete o tom informováni.
   
   
4. Dále, pro ověření procesu, dokončete dvoukrokovou autentizaci potvrzením jedinečného kódu zaslaného na vaše telefonní číslo.
   
   
5. Dokončete proces a zkontrolujte sekci Podpisy a pečeti, která zobrazuje podrobnosti z procesu ověření identity a celého procesu podepisování.

Výhody metody 5

Dokončení AES podpisů s Autenti přináší následující výhody:

• Zvýšená bezpečnost: příjemci procházejí procesem ověření identity v reálném čase, což zajišťuje, že pouze oprávněné osoby mohou vytvářet své podpisy. Navíc existují další autorizační kroky, včetně 2FA s jedinečným kódem zaslaným na telefonní číslo podpisujícího.
  
• Výsledky v reálném čase: Proces ověření identity poskytuje okamžité výsledky, zefektivňuje pracovní postup a snižuje zpoždění, což činí vytváření pokročilých podpisů snadným.
• Transparentnost: Karta podpisu přidaná ke každému podepsanému dokumentu podrobně popisuje všechny důležité informace o přidaných podpisech, dokonce uvádí IP adresy zařízení použitých k podpisu.
• Snadné použití: proces je jednoduchý a uživatelsky přívětivý, provádí podpisující krok za krokem, a to i pro ty, kteří nejsou obeznámeni s e-podpisy.
• Právně vyhovující: můžete si být jisti, že jakékoli e-podpisy vytvořené s certifikovaným poskytovatelem online podpisů, jako je Autenti, splňují právní standardy podle předpisů, jako je eIDAS, což je činí zcela právně závaznými.

Kvalifikované elektronické podpisy (QES)

Kvalifikované elektronické podpisy (QES) jsou třetím typem elektronického podpisu, spadajícím přímo do kategorie digitálních podpisů.

Digitální podpisy nabízejí pokročilejší způsob ověření samotného podpisu, buď tak, jak je tomu u ověření ID kartou AES, nebo jako u QES ověřování identity podpisujícího při video ověření nebo osobním setkání.

Zvolte QES pro vytvoření vašeho online podpisu při jednání o složitějších nebo komplexnějších dokumentech, jako je převod autorských práv v pracovní smlouvě.

Ačkoli QES zní komplikovaně, ve skutečnosti není jeho dokončení vůbec složité, když je provedeno s intuitivní softwarovou platformou pro e-podpisy.

Metoda 6: QES s Autenti

Dokončení kvalifikovaného elektronického podpisu se může trochu lišit v závislosti na kvalifikovaném poskytovateli nebo metodě ověření, kterou zvolíte, ale příkladový proces vytvoření digitálního podpisu pomocí Autenti může vypadat takto:

1. Klikněte na odkaz zaslaný vám e-mailem a otevřete dokument.
   
   
   
   
2. Dokončete proces ověření identity zvolenou metodou. Můžete si vybrat z videokonference nebo osobního setkání s certifikační autoritou. 
   
   

💡 Dokončení procesu ověření s certifikační autoritou je často stejně jednoduché jako připojení se k pracovnímu hovoru online.

3. Pokud je ověření identity úspěšné, pokračujte v podpisu dokumentu.

4. Dále, pro ověření procesu, dokončete dvoukrokovou autentizaci potvrzením jedinečného kódu zaslaného na vaše telefonní číslo.

5. Dokončete proces a zkontrolujte sekci Podpisy a pečeti, která zobrazuje podrobnosti z procesu ověření identity a celého procesu podepisování.

Výhody metody 6

Výhody vytváření QES podpisů s Autenti:

• Vysoká úroveň zabezpečení: Autenti používá robustní metody ověření identity, jako jsou videokonference nebo osobní setkání, které zajišťují autenticitu podpisujícího. Dvoukroková autentizace s jednorázovým SMS kódem přidává další vrstvu zabezpečení.
• Mnoho možností QES: Při podepisování dokumentů s QES službou Autenti si můžete vybrat kteréhokoli poskytovatele QES, který považujete za nejvhodnější, z více než 170 dostupných v celé EU.
• Snadné použití: ačkoli vytváření kvalifikovaných podpisů může působit složitě, není tomu tak s Autenti, které vás provede celým procesem. Dokončení zabere jen několik kroků.
• Vzdálená dostupnost: proces lze dokončit na dálku prostřednictvím video ověření, což je pohodlné pro uživatele na různých místech.
• Efektivnost: šetří čas a zdroje tím, že eliminuje potřebu fyzické manipulace s dokumenty nebo osobních schůzek pro podepisování dokumentů.

Proč je nejlepší podepisovat s certifikovaným poskytovatelem, jako je Autenti

Existuje několik způsobů, jak vytvořit elektronický podpis online, a nástrojů, které k tomu můžete použít.

Můžete jednoduše naskenovat obrázek svého podpisu a přidat elektronické podpisy tímto způsobem, vytvořit bezplatný elektronický podpis s Google Docs nebo podepsat PDF s Adobe Acrobat.

Častou slabinou jednodušších nástrojů pro elektronický podpis je však skutečnost, že pokročilejší funkce, jako je ověření identity nebo 2FA autentizace, nemusí být k dispozici, což činí proces méně bezpečným.

Autenti jako poskytovatel důvěryhodných služeb podle eIDAS a dedikované řešení pro elektronické podpisy kombinuje jednoduchost použití s pokročilým zabezpečením a různými možnostmi a funkcemi e-podepisování.

Můžete si být jisti, že získáte:

• Všechny typy elektronických podpisů: od univerzálních SES podpisů až po pokročilejší AES a QES podpisy pro vaše dokumenty, vše pod jednou střechou.
• Různé metody ověření identity: od videokonferencí přes e-mailové kódy až po fotografie průkazů totožnosti, Autenti ověřuje identitu podpisujících mnoha způsoby.
• Transparentnost s jasnou auditní stopou: každý podepsaný dokument bude obsahovat speciální Kartu podpisu se všemi základními údaji o podaných podpisech. Snadno můžete zkontrolovat metody použité k ověření, přesný čas, kdy byl každý podpis vytvořen, a dokonce i IP adresu zařízení použitého k podpisu.
• Právně závazné podpisy: Autenti je plně v souladu se standardy stanovenými vládou, včetně eIDAS, což zajišťuje, že vaše e-podpisy jsou zcela právně závazné. Výše zmíněné Karty podpisu zajišťují, že podepsané dokumenty můžete použít také jako právní důkaz v soudních případech.
• Další funkce: od složek dokumentů až po oznámení o nevyřízených dokumentech, Autenti bylo vytvořeno s plným zaměřením na e-podepisování.
• Snadné použití: navzdory nabídce mnoha funkcí a pokročilých možností podepisování zůstává Autenti extrémně uživatelsky přívětivé s intuitivním uživatelským rozhraním a jednoduchými procesy.

Podepisování s certifikovaným poskytovatelem jako Autenti zajišťuje bezpečný, právně vyhovující a efektivní zážitek, což vám dává jistotu v autenticitu a platnost vašich dokumentů.

Používejte elektronické podpisy pro své digitální dokumenty s Autenti a zajistěte řádnou bezpečnost.

Začněte s bezplatnou 14denní zkušební verzí ještě dnes..