Kompletní průvodce obnovou smlouvy: kroky, příklady, nejlepší tipy

Obnovování smluv je pravidelnou součástí podnikání a správy smluv (contract managementu) jako celku, ale často je považováno za okrajovou záležitost. Ať už jde o předplatné softwaru nebo smlouvu s dodavatelem v hodnotě milionů dolarů, obnova smlouvy bez solidní strategie může vést k vyhozeným penězům, právním problémům nebo promarněným příležitostem k obnovení. Podle organizace World Commerce & Contracting může špatná správa smluv stát podniky až 9 % jejich ročních příjmů. A velkou část toho tvoří právě neefektivní, na poslední chvíli řešené nebo zcela přehlížené obnovy smluv.

Tento průvodce rozebírá vše, co potřebujete vědět, abyste každou obnovu smlouvy zvládli správně. Od pochopení rozdílu mezi obnovením (renewal) a prodloužením (extension) smlouvy, přes nastavení spolehlivých připomínek až po vyjednávání jako profesionál. Ať už spravujete dvě smlouvy nebo dvě stě, správné zvládnutí obnovy je konkurenční výhodou, kterou se vyplatí mít.

Co je to vlastně obnova smlouvy?

K obnově smlouvy dochází, když se všechny zúčastněné strany rozhodnou prodloužit stávající kontrakt – buď po jeho vypršení, nebo ještě před koncem smluvního období. Může to být tak snadné jako podpis nové dohody, nebo tak riskantní jako nechat proběhnout automatické obnovení bez kontroly drobného písma. Představte si to jako nájemní smlouvu na byt. Když se blíží konec smlouvy, můžete:

• Podepsat na další rok (obnovit)

• Nebo se odstěhovat (ukončit ji)

Nyní si to rozebereme podrobněji.

Automatické vs. manuální obnovení

K obnovení smlouvy může dojít automaticky nebo manuálně. Automatická obnova smlouvy nastává, když se smlouva sama obnoví, pokud ji někdo nezruší.

Příklad: Zapomenete zrušit předplatné softwaru a to vám naúčtuje další rok, protože vaše údaje o kreditní kartě již byly k dispozici.

Z té lepší stránky jsou automatické obnovy rozhodně nenáročné na úsilí. Z té horší stránky je však snadné je přehlédnout, což může vést k tomu, že přeplatíte nebo budete pokračovat v nevýhodné smlouvě místo jejího ukončení nebo revize podmínek, což také představuje rizika.

Manuální obnova smlouvy naproti tomu nastává, když se obě strany musí aktivně dohodnout na pokračování smlouvy.

Příklad: Smlouva s freelancerem končí a obě strany podepíší novou s upravenými podmínkami.

To dává oběma stranám větší kontrolu nad plněním smlouvy, ale rozhodně to vyžaduje více času a koordinace k dokončení.

Obnova (Renewal) vs. prodloužení (Extension)

Dalším bodem, který je třeba zmínit při diskuzi o obnovování smluv, je prodloužení smlouvy. Pojmy obnova smlouvy a prodloužení smlouvy se často zaměňují, a ačkoli se překrývají, jsou mírně odlišné:

• Obnova (Renewal) = nový časový rámec, nový dokument (může jít o dodatek k obnově), případně nové podmínky, dokonce i zásadní změny. Je to jako začít nanovo, i když většina věcí zůstává stejná.

• Prodloužení (Extension) = stejná smlouva (nebo s drobnými změnami podmínek), jen se přidá více času k původnímu časovému rámci. Představte si to jako stisknutí tlačítka „odložit budík“.

Jak to ale vypadá v reálném světě?

Příklady z reálného světa

Zde jsou tři reálné příklady scénářů obnovy smlouvy, se kterými se můžete setkat:

1. B2B: Roční paušál marketingové agentury s klientem končí v prosinci. V říjnu přezkoumají výkonnost a dohodnou se na obnovení smlouvy s aktualizovanými výstupy a cenami.

2. SaaS: Nástroj pro řízení projektů se v rámci enterprise smlouvy obnovuje automaticky každý rok. Zákazník dostane 30 dní před obnovením upomínku, aby mohl smlouvu zrušit, snížit tarif (downgrade) nebo provést změny.

3. Servisní smlouvy: IT společnost má dvouletou servisní smlouvu se školským úřadem. Před koncem smlouvy obě strany vyjednají obnovu s přidanými službami pro další období.

Kdy začít přemýšlet o obnovení smlouvy?

Jednou z největších chyb, kterou lidé dělají při obnovování smluv, je příliš dlouhé čekání – nebo v horším případě nezjištění, že smlouva již byla obnovena. Pokud se snažíte něco řešit dva dny před termínem obnovení (nebo si toho všimnete týden poté, co se automaticky obnovila), už jste prohráli. Ideální čas? Začněte alespoň 60 dní před termínem obnovení, abyste mohli sledovat smluvní data, zkontrolovat obchodní podmínky, porovnat situaci na trhu a strategicky řídit obnovu smluv. To vám dá čas zhodnotit, jak vztah probíhal, posoudit, zda podmínky stále dávají smysl, a v případě potřeby vyjednávat.

Příklad pracovního postupu, který můžete použít:

• 60 dní předem: Zahajte proces. Označte smlouvu, informujte zúčastněné strany, stáhněte si reporty výkonnosti.

• 30 dní předem: Proveďte samotnou revizi. Jste spokojeni? Jsou oni spokojeni? Co se změnilo od chvíle, kdy jste ji poprvé podepsali?

• 15 dní předem: Rozhodněte se – obnovit, znovu vyjednat, prodloužit nebo odejít.

Co také stojí za zmínku, je skutečnost, že některé smlouvy mají výpovědní lhůty (např. „nutno podat písemnou výpověď 30 dní předem“), a promeškání tohoto okna vás může uvázat na další období. Abyste tomu předešli, používejte jakýkoli systém, který vám vyhovuje. Ale přinejmenším si klíčová data smluv zadejte do kalendáře s upozorněním. Ještě lépe, použijte software pro správu smluv, který vám může posílat automatická připomenutí a organizovat vaše dokumenty. I sdílená tabulka s daty vypršení platnosti a přiřazenými vlastníky je lepší než spoléhání se na paměť nebo přeplněnou e-mailovou schránku.

Kontrolní seznam pro obnovu smlouvy

A než cokoli obnovíte nebo začnete řídit proces obnovy smlouvy jako celek, zastavte se a položte si tyto otázky. Je čas na revizi smlouvy, a to pořádnou.

1. Hodnocení výkonu: dodali, co měli?

Zkontrolujte, jak dobře si dodavatel, partner nebo služba vedli. Nedejte na pocit, použijte data. Položte si tyto otázky, abyste získali přehled o plnění smlouvy:

• Byly splněny KPI?

• Byly výstupy dokončeny včas?

• Vyskytly se nějaké opakující se problémy nebo stížnosti?

• Jaká je zpětná vazba od týmu, který službu skutečně využívá?

Pokud byl výkon průměrný nebo horší, je to pro vás signál k novému vyjednávání nebo prozkoumání alternativ.

2. Jsou podmínky stále ve váš prospěch?

Smlouvy, které fungovaly před rokem, dnes možná nedávají smysl. Zeptejte se sami sebe:

• Je rozsah stále relevantní?

• Jsou náklady stále opodstatněné?

• Přerostlo vaše podnikání podmínky smlouvy?

• Stále potřebujete vše, za co platíte?

Obnova je vaší příležitostí napravit to, co vám již neslouží.

3. Srovnání s trhem: nepřeplácíte?

Dále porovnejte obchod s těmito otázkami:

• Co nabízejí konkurenti za podobné služby?

• Změnily se ceny na trhu?

• Mohli byste jinde dostat více za méně?

I když zůstanete, znalost trhu vám pomůže lépe vyjednávat.

4. Právní kontrola a compliance

Tento bod je snadné přeskočit, ale jistě drahé ignorovat. Nezapomeňte tedy zkontrolovat následující:

• Existují nějaké nové předpisy, které musíte zohlednit?

• Je jazyk týkající se nakládání s daty nebo odpovědnosti stále přijatelný?

• Jsou podmínky obnovení (jako doložka o automatickém obnovení nebo výpovědní lhůty) přiměřené?

Pokud se vám cokoli zdá zastaralé nebo nejasné, zapojte včas právní tým.

5. Interní sladění: jsou všichni na jedné lodi?

Nakonec se ujistěte, že jsou informováni správní lidé, a to položením alespoň jedné otázky každému týmu:

• Finance: Je rozpočet schválen?

• Právní: Nějaké varovné signály ve smlouvě?

• Provoz/Team leaders: Stále spokojeni se službou?

• Vedení: Je to stále v souladu s širšími cíli?

Pokud nejsou zúčastněné strany sladěny, zaděláváte si na třecí plochy v budoucnu.

Proces obnovy smlouvy (krok za krokem)

Takže jste nyní odškrtli všechna políčka a rozhodli jste se, že smlouvu možná stojí za to obnovit. Skvělé. Ale jak se vlastně dostanete od „pojďme o tom přemýšlet“ k „podepsáno, zpečetěno a obnoveno“? Zde je proces, který můžete použít, aby byly obnovy co nejefektivnější.

Krok 1: Externí diskuze nebo vyjednávání

Poté, co padlo rozhodnutí obnovit danou smlouvu, je čas promluvit si s druhou stranou. Pokud jste s podmínkami stávající dohody spokojeni, může to být rychlé potvrzení. Pokud ne, začněte vyjednávat – ideálně s konkrétními požadavky. Myslete na ceny, dohody o úrovni služeb (SLA), výpovědní lhůty nebo záruky výkonu. Zůstaňte profesionální, ale nestyďte se požádat o to, co potřebujete. Období obnovy je vaší šancí napravit to, co napoprvé nefungovalo. Klíč? Buďte jasní, buďte rozumní a nečekejte s vyjednáváním smlouvy na poslední chvíli.

Co je k jednání a co ne? Ne všechno je však k mání. Zde je to, o čem se běžně dá vyjednávat:

• Ceny nebo slevy

• Rozsah práce nebo výstupy

• Délka smlouvy nebo podmínky obnovení

• Platební podmínky (splatnost 30 vs. 60 dní, platba předem vs. splátky)

• Doložky o ukončení smlouvy (kratší výpovědní lhůta, nižší poplatek za výstup)

• Úrovně služeb (SLA, doby odezvy)

Co obvykle k jednání není?

• Základní právní podmínky vázané na dodržování předpisů (compliance)

• Určité požadavky na odpovědnost nebo pojištění (zejména v regulovaných odvětvích)

• Omezení platformy (v oblasti technologií/SaaS)

Profesionální tip: pokud dodavatel řekne, že něco „nelze změnit“, zeptejte se proč. Někdy je to firemní politika. Někdy je to jen setrvačnost.

Jak zahájit konverzaci o vyjednávání? Většina vyjednávání vyšumí, protože jsou vágní. Buďte tedy pravý opak, buďte přímí a uctiví. Například při snaze o dosažení výhodnější dohody o ceně služby můžete říci:

Dobrý den, [Jméno dodavatele],

vzhledem k tomu, že se blíží obnovení naší smlouvy na [Službu/Produkt], chtěl/a jsem se vrátit k cenám. Se službou jsme byli spokojeni, ale vyhodnocujeme alternativní možnosti a ocenili bychom, kdybychom zjistili, zda existuje prostor pro úpravu sazby, která by lépe odrážela náš trvající vztah.

Dejte mi vědět, zda jste otevřeni konverzaci, rád/a si o tom krátce zavolám.

Děkuji, [Vaše jméno]

Nebo při snaze o změnu podmínek na to můžete jít takto:

Dobrý den, [Jméno dodavatele],

provádíme revizi obnovení smlouvy a rádi bychom před finalizací navrhli několik úprav. Konkrétně bychom rádi [zkrátili délku smlouvy / revidovali rozsah / upravili platební podmínky].

Dejte nám prosím vědět, kdy máte čas to probrat. Rádi bychom v partnerství pokračovali způsobem, který bude vyhovovat oběma stranám.

S pozdravem, [Vaše jméno]

Varovné signály, kdy odejít Vyjednávání je také nejpravděpodobnějším okamžikem, kdy zachytíte jakékoli do očí bijící varovné signály (red flags), které se v partnerství mohly vyskytnout. Ne každá obnova stojí za boj. Pokud tedy uvidíte cokoli z následujícího, možná je čas odejít:

• Nulová flexibilita v cenách navzdory špatnému výkonu nebo lepším alternativám na trhu.

• Žádný vhled do obchodních podmínek (např. nové podmínky nepošlou dříve než po obnovení).

• Nedostatečná odezva během vyjednávání.

• Překvapivé poplatky nebo upsells „zapečené“ do obnovy.

• Podmínky, které jsou horší než původní smlouva.

Pamatujte, že nejste v pasti. Vždy existují alternativy, i když je změna nepohodlná.

Krok 2: Formalizace obnovení

Jakmile jsou podmínky dohodnuty, dejte je na papír. Máte dvě hlavní možnosti:

1. Sepsání nové smlouvy: nejlepší, pokud se podmínky výrazně změnily.

2. Dodatek nebo dopis o obnovení: v pořádku, pokud jen pokračujete ve stejné dohodě s drobnými aktualizacemi (jako je prodloužení časové osy smlouvy nebo úprava poplatku).

Ať uděláte cokoli, ujistěte se, že obnovení obsahuje jasná data, aktualizované podmínky a podpisy obou stran.

Krok 3: Podpis, aktualizace připomínek a dokumentace obchodu

Konečně krok, na který všichni čekali: podpis nové dohody. Pro tento krok teoreticky stačí získat všechny podpisy, předat finální verzi právnímu oddělení nebo správci smluv a řádně ji uložit – ideálně v systému pro správu smluv nebo alespoň v centralizované, prohledávatelné složce. V praxi se můžete ponořit trochu hlouběji. Například vyměňte tradiční podepisování za elektronické, abyste oběma stranám ušetřili spoustu času. Jako skupina TZMO, která přešla na elektronické podepisování smluv s Autenti a ušetřila až 90 % času na procesech správy smluv. S Autenti můžete používat všechny hlavní typy e-podpisů, od jednoduchých až po kvalifikované (QES), automaticky odesílat dokumenty k podpisu správné osobě, mít snadnou správu verzí a auditní stopu každého nového podpisu, hromadně podepisovat smlouvy, ověřovat totožnost online a mnohem více. Poté, co jste si podepisování výrazně zjednodušili, nezapomeňte si také ihned nastavit novou připomínku obnovení pro další cyklus. Vaše budoucí já vám poděkuje.

Obnovení smluv: osvědčené postupy (best practices)

Nyní, když je vaše smlouva obnovena, zaměříme se na osvědčené postupy, které vám pomohou vypilovat všechny související procesy pro efektivní řízení obnovy smluv. Protože jakmile provedete několik obnov smluv, začnou se objevovat vzorce. Některé týmy vždy zmatkují. Jiné jsou napřed, vyhýbají se překvapením a časem získávají lepší nabídky. Zde je návod, jak patřit k té druhé skupině.

Nastavte upozornění na obnovení v den podpisu

O tomto jsme se již krátce zmínili, ale zasloužilo by si to i trojité zvýraznění. Tento bod je klíčový – buďte před obnovením napřed. Nečekejte, až bude smlouva těsně před vypršením, abyste o ní začali přemýšlet. V okamžiku, kdy je smlouva podepsána, přidejte připomínku 60–90 dní před datem jejího ukončení. Kalendář, Slack, e-mail – cokoli, co váš tým skutečně kontroluje.

Mějte vše na jednom místě

Rozházená PDF a e-mailová vlákna jsou receptem na katastrofu. Použijte sdílenou složku, tabulku, nebo pokud to váš objem ospravedlňuje, systém pro správu smluv.

Měli byste být schopni odpovědět na:

• Které smlouvy jsou aktivní?

• Kdy vyprší?

• Kdo vztah interně vlastní?

Udržování uklizeného a především prohledávatelného úložiště smluv ušetří celému podniku spoustu starostí.

Standardizujte svůj proces

Pokud jde o správu smluv obecně, ale také o obnovování smluv, jsme zastánci standardizace procesů. Proč? Protože udržují věci v pohybu. Vytvořte si tedy základní workflow pro obnovu smlouvy a držte se ho. I něco tak jednoduchého jako:

1. Identifikace smlouvy k obnovení (automatické upozornění)

2. Interní revize obchodních podmínek, cen, právních prvků

3. Kontrola trhu

4. Externí vyjednávání

5. Závěrečný podpis

Bonusové body získáte za vytvoření šablon pro e-maily o obnovení, kontrolní seznamy schvalování a dokumentaci.

Vždy se ptejte: „Stále se to vyplatí?“

To, že smlouva může být obnovena, neznamená, že by měla být. Podnikání se vyvíjí. Potřeby se mění. Technologie se zlepšují. Náš poslední tip je, abyste se pokaždé, když zvažujete obnovu smlouvy, na ni podívali kritickým okem. Možná najdete chytřejší alternativy, silnější vyjednávací pozice nebo zjistíte, že ke skutečnému obnovení není důvod.

E-podpisy jako třešnička na dortu

Obnovení smluv nemusí být chaos ani neustálé odkládání budíku u zastaralých dohod. Se správně nastaveným procesem se mohou stát strategickým kontrolním bodem: šancí přehodnotit hodnotu, posílit vztahy a vyjednat chytřejší podmínky. A jakmile odvedete těžkou práci, tj. zkontrolujete výkon, sladíte zúčastněné strany a projdete vyjednáváním – není důvod nechat se zpomalit papírováním. Právě zde přicházejí na řadu e-podpisy. Považujte je za třešničku na dortu: rychlé, bezpečné a sledovatelné. Ať už odesíláte jedno obnovení nebo sto, nástroje pro elektronický podpis zefektivňují poslední krok, šetří čas všem zúčastněným a snižují riziko chyb nebo zpoždění. Takže ano, nastavte si připomínky, centralizujte dokumenty a vytvořte solidní workflow. Ale když přijde čas obchod zpečetit, nechte e-podpisy udělat těžkou práci. Vaše budoucí já (a váš právní tým) vám poděkují.

Vyzkoušejte Autenti zcela zdarma na 14 dní pro hladké řízení obnovy smluv – včetně podepisování.