Správa podnikových smluv: vyšší sázky vyžadují pokročilé přístupy

Správa smluv není jen nezbytnou součástí kancelářských povinností – je to proces kritický pro podnikání. Zejména ve velkých podnicích.

Proč?

Za prvé, je to obrovské množství dokumentů, které je třeba organizovat, pochopit, sledovat a hodnotit z hlediska rizik ve velkých organizacích.

Za druhé, jde o pravděpodobně vyšší hodnotu smluv podepsaných a realizovaných v rámci podniků ve srovnání s menšími až středními podniky.

Ve velkých podnicích vedou špatně spravované smlouvy k bolestivějším únikům příjmů, rizikům nesouladu s předpisy a provozním neefektivitám. Zatímco malé a střední podniky se mohou spoléhat na jednoduché úložiště a ruční sledování, podniky čelí jiné úrovni složitosti.

V tomto článku tedy probereme vše, co potřebujete vědět o podnikové správě smluv. Od toho, jak se liší od správy smluv v malých a středních podnicích až po konkrétní výzvy, přístupy a osvědčené postupy.

Podniková vs. SME správa smluv: klíčové rozdíly v různých oblastech

Nejprve porovnejme podnikovou a SME správu smluv v pěti oblastech, od ukládání smluv až po podepisování dokumentů.

Ukládání smluv

Představte si, že máte malou knihovnu jen s několika knihami. Pokud máte jen hrstku knih, je snadné je jednoduše umístit na polici a vědět, kde vše je. Možná ani nepotřebujete štítky pro každou knihu, protože je snadné je najít, když je potřebujete.

Nyní si představte obrovskou knihovnu s tisíci knihami z celého světa. Tyto knihy jsou v různých jazycích, mají různá témata a potřebují být organizovány zvláštním způsobem. Nemůžete je prostě hodit na polici a doufat, že najdete tu správnou.

Potřebujete chytrý systém, jako je katalog nebo počítačový systém, pro organizaci knih podle názvu, autora, žánru, jazyka a umístění. Knihovna potřebuje speciální pravidla a nástroje pro sledování všech těchto knih a zajištění, že je snadné je rychle najít.

Nyní aplikujte tuto metaforu na ukládání smluv v malém až středním podniku oproti ukládání smluv v podniku – není potřeba mnoho dalších vysvětlení.

Technologický stack

Kromě pouhého ukládání dokumentů používají podniky a malé firmy další technologie, které pomáhají držet krok se smlouvami a jejich závazky. Od podepisování až po zmírňování rizik.

Představte si, že jste právě začali malou výrobní firmu vyrábějící zakázkový nábytek. Máte pouze několik smluv – možná s dodavatelem dřeva, přepravním partnerem a několika maloobchodními prodejnami. Správa smluv je jednoduchá:

• Ukládáte smlouvy v Google Drive nebo Dropboxu. 
• Nastavujete připomenutí v kalendáři pro obnovení smluv. 
• Používáte e-mail nebo jednoduchou automatizaci (jako Zapier) k informování dodavatelů o nadcházejících objednávkách.

Je to jednoduchý systém, který funguje, protože nemáte příliš mnoho smluv ke sledování.

Teď si představte, že vaše nábytkářská společnost vyroste v globálního výrobce s továrnami v několika zemích a stovkami dodavatelů. Správa smluv se najednou stává mnohem složitější:

• Potřebujete podnikový systém pro řízení životního cyklu smluv (CLM) ke sledování tisíců smluv. 
• Váš systém automaticky označuje rizika, jako je nedodržení smluvních podmínek dodavatelem. 
• Smlouvy se integrují s ERP a systémy dodavatelského řetězce, takže právní, nákupní a finanční týmy mají všechny viditelnost. 
• AI skenuje smlouvy, aby zajistila soulad s mezinárodními obchodními zákony. 
• Pokročilé schvalovací postupy zajišťují, že smlouvy procházejí správnými právními a finančními kontrolami před podpisem.

Právní a compliance aspekty

Představte si, že máte malý SaaS startup. Ukládáte smlouvy v Google Drive nebo jiném jednoduchém nástroji. Abyste je udrželi v bezpečí, nastavíte silné heslo a možná zapnete dvoufaktorové ověřování. To je pro teď dostatečné, protože nemáte mnoho smluv nebo přísných pravidel, která byste museli dodržovat.

Nyní si představte, že váš SaaS podnik vyroste do obrovské společnosti s tisíci klienty, včetně bank a zdravotnických společností. Tato odvětví mají přísné právní a regulační požadavky (jako GDPR, HIPAA, SOC 2). To znamená, že potřebujete super přísné zabezpečení:

• Pouze správní lidé mohou přistupovat k určitým smlouvám (přístup založený na rolích). 
• Každá akce je sledována (auditní stopy), takže víte, kdo si prohlížel nebo měnil smlouvu. 
• Smlouvy jsou šifrované a zálohované, aby se zabránilo hackování nebo ztrátě dat.

Vyjednávání

Nyní se podíváme na oblast vyjednávání — představte si, že provozujete malou pojišťovnu. Nabízíte několik produktů jako pojištění auta a domácnosti a pracujete především s místními partnery a agenty. Ve vašich vyjednáváních:

• Vyjednávání řídíte osobně s makléři, partnery nebo klienty, upravujete podmínky pro uzavření obchodů. 
• Existuje větší flexibilita – můžete dělat výjimky u pojistného nebo upravit pokrytí podle potřeb klienta. 
• Ale protože je vaše společnost malá, nemáte takovou vyjednávací sílu – větší pojišťovny obvykle určují tržní trendy a ceny, a vy se musíte přizpůsobit.

Nyní si představte, že vaše pojišťovna vyroste v globální podnik nabízející různé pojistné produkty po celém světě – zdravotní, životní, auto a další.

Nyní vyjednáváte s velkými pojišťovnami, zdravotnickými sítěmi a firemními klienty. Váš proces vyjednávání vypadá mnohem jinak:

• Používáte strukturované vyjednávací manuály, které zahrnují standardizované podmínky a předem definované podmínky pro různé typy klientů nebo partnerů. 
• Vyjednávání vedou nákupní týmy nebo manažeři smluv, nikoli jednotliví agenti. 
• Spoléháte se na data a analýzy k určení nejlepších podmínek a cen. To znamená menší flexibilitu v individuálních dohodách, ale mnohem větší efektivitu a standardizaci. 
• Máte mnohem větší vliv – díky své velikosti a globální přítomnosti jsou velcí pojistitelé a partneři dychtivý s vámi spolupracovat, nabízejí lepší podmínky a ceny.

Podepisování smluv

V neposlední řadě probereme rozdíly v podepisování smluv u malých a středních podniků a podnikových operací.

Pojďme na příklad marketingové agentury.

V malé marketingové agentuře můžete mít jen několik smluv s klienty, dodavateli nebo agenty. Ve velké, globálně působící marketingové agentuře přicházejí smlouvy od různých zainteresovaných stran napříč různými regiony a obchodními jednotkami.

Ale bez ohledu na velikost vašeho podnikání máte možnost zvolit buď tradiční podepisování, nebo elektronické podepisování dokumentů.

Takto může fungovat podepisování smluv pomocí tradičních podpisů:

• Můžete tisknout smlouvy, ručně je podepisovat a poté je naskenovat nebo zaslat poštou zpět klientovi. Je to jednoduchý proces, ale časově náročný a náročný na papír.
• Můžete se dokonce setkávat s klienty osobně, abyste finalizovali dohody, což funguje pro malé objemy, ale může být časem neefektivní.

Podívejme se, jak může fungovat podepisování s elektronickými podpisy:

• Jednoduše pošlete smlouvy elektronicky a klienti je podepisují online jediným kliknutím. 
• Je to rychlé, nákladově efektivní řešení, které snižuje plýtvání papírem a urychluje proces.

💡90 % dokumentů v obchodním oběhu lze snadno podepsat jednoduchými elektronickými podpisy, což je činí univerzálními a efektivními.

Takto funguje elektronické podepisování smluv ve velkém měřítku s Autenti:

• Stále jednoduše sdílíte dokumenty k podpisu a dokončujete je jediným kliknutím. 
• Elektronické podpisy se staly standardní praxí v celé společnosti. 
• Můžete podepisovat více dokumentů najednou díky hromadnému podepisování. 
• Jako podnik jste zvolili platformu, která nabízí pokročilé funkce, jako jsou auditní stopy, kontrola verzí dokumentů a soulad s regionálními zákony (např. GDPR, eIDAS, ISO). 
• Elektronické podpisy jsou integrovány do vašich pracovních postupů správy smluv, takže proces podepisování je součástí většího automatizovaného životního cyklu smluv. To urychluje proces a zajišťuje, že žádná smlouva není nikdy ztracena nebo zpožděna. 
• Máte přístup ke všem hlavním typům elektronických podpisů na jednom místě, SES, AES a QES – což usnadňuje podepsání každého potřebného dokumentu.

Podívejte se, jak skupina TZMO – globální dodavatel hygienických, kosmetických a zdravotnických produktů ušetřila 90 % času při správě smluv implementací řešení elektronického podpisu Autenti.

Nebo vyzkoušejte Autenti sami registrací na 14denní bezplatnou zkušební verzi – bez nutnosti platební karty.

Kvalifikujete se pro podnikovou správu smluv? Kontrolní seznam

Nejste si jisti, zda máte tolik smluv, že je nutné implementovat podniková řešení pro správu smluv?

Zkontrolujte si to pomocí tabulky níže. Pokud odpovíte na většinu níže uvedených otázek "ano", je čas hledat pokročilejší možnosti pro správu vašich dokumentů.

Klíčové výzvy ve správě smluv ve velkém měřítku

Podniková správa smluv není prosta standardních výzev správy smluv, ale stonásobně kvůli jejich složitosti a objemu dokumentů.

Objem a složitost

S růstem podniku se správa tisíců smluv napříč různými regiony, jazyky a jurisdikcemi stává stále složitější. To často vede k tomu, že smlouvy jsou nesprávně umístěny nebo přehlédnuty.

Například společnost by mohla ztratit přehled o více než 100 smlouvách, což vede k zmeškání obnovení nebo vypršení klíčových dohod, což může mít za následek velkou ztrátu příjmů kvůli zmeškaným obchodním příležitostem, penále nebo neúspěšným vyjednáváním.

Navíc obrovský objem smluv zpomaluje proces přezkoumání a schvalování, což způsobuje zpoždění v rozšiřování podnikání nebo spouštění projektů.

💡Elektronické podpisy urychlují proces provádění, eliminují neefektivitu založenou na papíru a zároveň zvyšují bezpečnost.

Podívejte se, jak Medicover – poskytovatel komplexních zaměstnaneckých benefitů od fyzického a duševního zdraví až po zubní péči a členství v posilovně, zkrátil dobu potřebnou k podpisu smluv ze dvou týdnů na pouhý jeden den přechodem z tradičního na elektronické podepisování s Autenti.

Izolované procesy

Ve velkých podnicích různá oddělení jako právní, nákupní, prodejní a finanční často pracují v izolovaných pracovních postupech bez řádné integrace. Toto odpojení může způsobit významná zpoždění v provádění smluv.

Například pokud právní tým není informován o změnách provedených nákupním týmem nebo finanční tým neví o probíhajících jednáních o smlouvě, schvalování se zpozdí. Je také obtížnější spravovat jejich smluvní závazky.

V důsledku toho by podnik mohl každý měsíc zažívat více než 30 zpožděných schválení, což vede k zmeškaným termínům a ztraceným příležitostem. Navíc dochází ke ztrátám příjmů jednoduše proto, že finanční a právní oddělení nebyla sladěna ohledně stavu opětovného vyjednávání smluv, což způsobuje, že dohody zůstávají nepodepsané nebo podmínky vyprší.

💡Propojení CLM systémů s ERP, CRM a nákupními nástroji by mohlo zefektivnit schvalování a zajistit lepší dodržování předpisů.

Regulační soulad

Velké podniky často čelí výzvě dodržovat různé složité předpisy, jako jsou GDPR, SOX, HIPAA a oborově specifická pravidla. Navigace těmito regulačními labyrinty se stává stále obtížnější bez centralizovaného systému pro sledování požadavků na dodržování předpisů.

Například společnost může čelit vysoké pokutě za nedodržení GDPR kvůli nesprávnému zacházení s osobními údaji ve smlouvách.

Podobně absence spolehlivého systému může vést k zmeškaným auditům nebo kontrolám dodržování předpisů, což vystavuje podnikání dalším právním problémům, ztrátě reputace a nákladným pokutám.

Řízení rizik třetích stran

Efektivní řízení rizik třetích stran je klíčovým aspektem správy smluv, zejména pro velké podniky, které se spoléhají na dodavatele a partnery po celém světě.

Bez centralizovaného smluvního systému pro sledování dodržování předpisů dodavateli, závazků a obnovení smluv společnosti často zjišťují, že špatně řídí rizika.

Například 5-10 dodavatelů může přestat splňovat požadavky, což může vést k potenciálním právním sporům nebo narušení kontinuity podnikání. To může vést k dodatečným nákladům na řešení problémů.

V některých případech podniky promeškají obnovení dodavatelů, což je stojí ještě více peněz kvůli absenci spolehlivého systému obnovení smluv, který zajišťuje včasná oznámení a sledování.

💡Využijte AI, která vám pomůže. Tvorba smluv s pomocí AI snižuje manuální práci. Automatizované hodnocení rizik identifikuje červené vlajky před podpisem. Strojové učení pomáhá při analýze smluv pro lepší rozhodování.

Fragmentace dat a problémy s viditelností

V případě absence jednotného systému správy smluv jsou smlouvy často rozptýleny napříč různými systémy jako e-mail, sdílené disky a zastaralé databáze.

To ztěžuje rychlé vyhledávání informací, když jsou potřeba.

Například společnost by mohla mít tisíce smluv pohřbených v e-mailech a starých systémech, což prakticky znemožňuje včasné nalezení správného dokumentu.

V důsledku toho podniky čelí zpožděním při provádění smluv nebo riskují, že zapomenou na kritické detaily smluv.

💡Jediný zdroj pravdy (nejlépe cloudový) zajišťuje, že smlouvy jsou snadno vyhledatelné, což snižuje riziko a zlepšuje viditelnost.

Měření úspěchu v podnikové správě smluv

V neposlední řadě pojďme diskutovat o několika KPI správy smluv, které byste měli sledovat zejména pokud pracujete s podnikovým objemem dokumentů.

Doba cyklu: měří čas od vytvoření smlouvy po její realizaci. Kratší cykly ukazují na efektivnější procesy.

Míra dodržování předpisů: procento smluv, které jsou v souladu s právními a regulačními standardy.

Míra obnovení: procento smluv obnovených včas, což odráží efektivní sledování a řízení.

Zmírnění rizik: počet vysoce rizikových smluv označených a vyřešených před provedením.

Realizace hodnoty smlouvy: procento vyjednaných podmínek (např. slevy, penále) realizovaných podle očekávání.

Doba schválení: čas potřebný pro průchod smluv schvalovacím procesem.

Malé a střední podniky se obecně zaměřují na základní metriky jako doba cyklu, doba schválení a úspory nákladů, aby věci zůstaly jednoduché a zvládnutelné.

Podniky sledují pokročilejší KPI, jako je míra dodržování předpisů, zmírnění rizik a výkonnost dodavatelů, aby zvládly složitost a rozsah svých operací napříč regiony a odděleními, aby zajistily, že využijí všech výhod správy smluv.

Co vám může pomoci spravovat a sledovat všechny tyto KPI? Pokročilejší software pro podnikovou správu smluv nebo řešení CLM (software pro řízení životního cyklu smluv).