Správa prodejních smluv: 15+ typů, výzvy a specifické procesy

Zpráva HubSpot State of Sales z roku 2024, která zkoumala více než tisíc prodejních profesionálů, ukazuje, že průměrná hodnota prodejní transakce je 4000 $.

To samo o sobě dokazuje, že prodej je důležitým oddělením v každém podniku – jeho práce se přímo promítá do příjmů.

Velkou součástí práce v prodeji je vytváření a podepisování smluv, které do uzavírání obchodů vnášejí nejen profesionalitu, ale také právní ochranu jak pro kupujícího, tak pro prodávajícího.

Prodejní smlouva je právně závazná dohoda mezi kupujícím a prodávajícím, která stanovuje podmínky každého prodeje – od ceny přes obchodní podmínky až po možné vrácení peněz a další.

V tomto článku se zaměříme přesně na to, co činí dobrou prodejní smlouvu, a pokryjeme vše, co potřebujete vědět pro efektivní správu prodejních smluv.

Jak probíhá proces od vytvoření až po podepsání takové smlouvy, jak ho lze vylepšit pomocí technologií, a sdílíme řešení nejčastějších výzev specifických pro správu prodejních smluv.

15+ typů prodejních smluv

Existuje mnoho typů prodejních smluv, které se podepisují v rámci prodejního oddělení a závisí na řadě faktorů, od fáze obchodu až po to, zda prodáváte produkty nebo služby.

Prodej zboží (hmotné produkty)

Smlouvy pro prodej produktů se zaměřují na prodej a dodávku fyzických položek. Zde můžete vypracovávat a podepisovat:

• Kupní smlouva: typ smlouvy specifikující detaily prodeje, včetně ceny, množství, kvality a dodacích podmínek. Kupní smlouvy se nejčastěji používají pro velké objednávky zásob – protože standardní nákupy (např. nákup kancelářských potřeb) obvykle nevyžadují formální kupní smlouvu.
• Objednávková smlouva: formální potvrzení požadavku zákazníka na nákup, často vydané po zadání objednávky.
• Doklad o prodeji: dokument převádějící vlastnictví zboží z prodávajícího na kupujícího, často používaný pro jednorázové transakce.
• Komisionářská smlouva: smlouva, která stanoví, že zboží je umístěno u třetí strany (komisionáře) k prodeji, přičemž platba se provádí až po prodeji. Představte si, že vyrábíte ručně vyráběné šperky, ale nemáte vlastní obchod. Své šperky dáte do butiku v rámci komisionářské smlouvy. Butik (komisionář) se bude snažit vaše šperky prodat, ale vy stále vlastníte šperky, dokud se neprodají.
• Smlouva o dodávkách: dlouhodobá smlouva, podle které dodavatel poskytuje zboží po určitou dobu.
• Distribuční smlouva: smlouva, kde společnost umožňuje jiné firmě distribuovat a prodávat své produkty. Na rozdíl od komisionářské smlouvy zde distributor často platí za produkty předem, nikoli pouze při uskutečnění prodeje.
• Záruční smlouva: specifikuje podmínky záruk a garancí souvisejících s produktem.

Prodej služeb jako projektů (zakázková práce)

Práce se službami, zejména zakázkové projekty s různým rozsahem, vyžaduje jiný soubor dokumentů k vytváření, podepisování a uchovávání.

Při práci na zakázkových projektech se můžete setkat s:

• Smlouvy o poskytování služeb: obecná smlouva popisující rozsah práce, harmonogramy, poplatky a odpovědnosti.
• Prohlášení o práci (SOW): podrobný dokument specifikující práci, která má být provedena, výstupy a termíny.
• Rámcová smlouva o poskytování služeb (MSA): MSA jsou širší smlouvy upravující více projektů mezi dvěma stranami, zaměřené na budoucí dohody. Zde obě strany souhlasí s většinou podmínek uvedených v dokumentu, což pomáhá usnadnit budoucí práci na projektech. Také pomáhá identifikovat a vyhýbat se potenciálním rizikům v dlouhodobých partnerstvích.
• Konzultační smlouva: používá se při najímání konzultantů pro konkrétní projekt, zahrnuje cíle, poplatky a důvěrnost.
• Smlouva s freelancerem nebo nezávislým dodavatelem: smlouva, která stanoví podmínky pro dočasnou nebo projektovou práci s externím dodavatelem.
• Dohoda o mlčenlivosti (NDA): podepsaná k zajištění důvěrnosti citlivých obchodních informací sdílených během projektu.

Prodej služeb jako produktů (fixní ceny)

Prodej služeb v definovanější formě než zakázkové projekty může také vyžadovat další sadu smluv.

Tyto smlouvy se zaměřují na prodej jednorázových služeb nebo průběžné poskytování služeb, vše v modelu s pevnými cenami, stejně jako produkty z regálu.

Představte si předplatné podobné Netflixu nebo nákup sady článků s definovaným rozsahem od copywritingové agentury.

Zde se prodejci mohou navíc setkat s těmito typy smluv:

• Předplatitelská smlouva: smlouva na opakující se služby, jako je SaaS (Software as a Service) nebo členství. Definuje platební podmínky, přístup ke službám, podmínky obnovení, zásady rušení a případné limity použití. Nezaměňujte s žádostí investora o připojení k omezenému partnerství (LP) nebo dohodou mezi společností a novým akcionářem, které se také nazývají "předplatitelská smlouva".
• Retainerová smlouva: když klient platí předem za průběžné služby po stanovené období.
• Licenční smlouva: která uděluje povolení používat software, duševní vlastnictví nebo jiné služby za specifických podmínek.

Co by měla obsahovat dokonalá prodejní smlouva? 3 příklady

Prodejní smlouva s pevnou cenou

Jak jsme již zmínili, pevné ceny jsou situace, kdy účtujete stanovenou částku za poskytnutí služby, bez ohledu na to, zda je jednorázová nebo průběžná, pokaždé.

Pevné ceny fungují nejlépe pro vysoce definované služby s podobným nebo stejným rozsahem – což usnadňuje nejen prodej, ale i poskytování takových služeb zákazníkům.

Nyní mohou prvky prodejní smlouvy v takovém případě obsahovat následující ustanovení, aby byly co nejužitečnější:

• Cena a platební podmínky: jasně uveďte pevnou cenu a platební harmonogram (např. plná platba při dodání nebo splátky). Tím se předejde nedorozuměním ohledně nákladů a zajistí se finanční předvídatelnost pro obě strany.
• Dodání: definujte časový harmonogram dodávky, způsob a podmínky pro přijetí služeb.
• Záruky: specifikujte standardy kvality služeb a poskytované záruky. To pomůže chránit kupujícího a zajistí, že služba splňuje dohodnuté standardy kvality.
• Odpovědnost: nastíněte odpovědnosti za vady, škody nebo zpoždění a kdo nese riziko. Omezuje finanční riziko pro obě strany přidělením odpovědnosti v případě nepředvídaných problémů.
• Řešení sporů: stanovte mechanismy pro řešení sporů (např. arbitráž, mediace). Snižuje právní náklady a zajišťuje spravedlivý proces pro řešení neshod.

<b>💡 Prodejní smlouvy s pevnou cenou se mohou stát jedněmi z nejsnazších k navržení, protože úroveň služby a cena zůstávají pevné – základní smlouvu můžete považovat za šablonu a znovu ji použít s každým novým zákazníkem.</b>

Prodejní smlouva cost-plus

Strategie cost-plus je definována jako stanovení ceny vašeho zboží nebo služeb na dohodnuté ziskové marži + náhrada nákladů na samotné produkty nebo služby.

Například je nejlepší použít cenovou strategii cost-plus při práci na zakázkových projektech – zejména když vaše projekty mají tendenci překračovat původní rozsah.

Zde může být vhodné zahrnout do prodejní smlouvy některá z následujících ustanovení:

• Rozpis nákladů a cenový vzorec: definujte přípustné náklady (materiál, práce, režie) a výpočet ziskové marže. To pokryje transparentnost a zabrání sporům o tom, jak je určena konečná cena.
• Vyšší moc: řešení nepředvídaných událostí (např. přírodní katastrofy, přerušení dodavatelského řetězce), které mohou ovlivnit plnění. To poskytuje právní ochranu v případě, že externí faktory znemožní splnění smlouvy.
• Audit a ověření nákladů: kupujícímu přiznáte práva kontrolovat záznamy a ověřovat náklady. Pomáhá zabránit předražování a zajišťuje spravedlivé stanovení cen.
• Platební podmínky: upřesněte, jak a kdy budou náklady hrazeny. Zajišťuje, že prodávající obdrží včasné platby a kupující efektivně spravuje výdaje.
• Rozsah práce: podrobně popište rozsah a proces pro řešení změn projektu. Tím se zabrání nejasnostem ohledně očekávání projektu a poskytne se strukturovaný způsob úpravy smlouvy v případě potřeby.
• Výkon a milníky: stanovte měřitelné cíle projektu, termíny a standardy kvality. Pomáhá sledovat pokrok a zajišťuje, že práce bude dokončena podle plánu.
• Ukončovací doložka: definujte podmínky, za kterých může kterákoli ze stran smlouvu ukončit. To poskytuje jasnou únikovou strategii, pokud nejsou splněny závazky.

Leasingová kupní smlouva (pronájem s opcí na koupi)

Leasingová kupní smlouva nebo smlouva o pronájmu s opcí na koupi je smlouva, kde si kupující pronajímá produkt s možností jeho pozdějšího zakoupení. Nejčastěji se používá v oblasti nemovitostí, pronájmu budov, bytů, domů atd.

Vzhledem k její jedinečné povaze můžete přemýšlet o přidání následujících ustanovení, aby vše běželo hladce:

• Doba pronájmu a platební podmínky: definujte dobu pronájmu, měsíční platby a termíny splatnosti. Tím se stanoví jasné finanční závazky a předejde se sporům o platby.
• Možnost nákupu a cena: upřesněte podmínky nákupu, včetně ceny a termínu pro uplatnění opce. Přidání takového ustanovení poskytuje jasnost o tom, jak a kdy může kupující přejít z pronájmu na vlastnictví.
• Vlastnictví: podrobně popište, kdy se vlastnictví převádí (např. po konečné platbě nebo předčasném odkupu). Vyhýbá se nejasnostem ohledně právního vlastnictví a odpovědnosti za majetek.
• Údržba a odpovědnost: nastíněte odpovědnosti za opravy, pojištění a škody během trvání pronájmu. Chrání obě strany definováním toho, kdo je odpovědný za údržbu a náklady na škody.
• Ukončení: uveďte důsledky zmeškaných plateb nebo porušení smlouvy. Zajišťuje, že obě strany rozumí sankcím za nedodržení.
• Podmínky vrácení: pokud kupující nekoupí, definujte, jak by měl být produkt vrácen a v jakém stavu. Tím se předchází sporům o opotřebení nebo nesprávné vrácení.

Proces správy smluv: přesná role prodeje

Ale bez ohledu na to, jakou cenovou strategii zvolíte nebo zda podnikáte v oblasti služeb nebo hmotných produktů – proces od návrhu po podpis smlouvy je obvykle dost podobný.

Fáze smlouvy

5 běžných výzev ve správě prodejních smluv + řešení

Jak vidíme z výše uvedeného rozboru, správa prodejních smluv zahrnuje navrhování, provádění, sledování a obnovování smluv efektivním způsobem.

Nicméně, protože správa smluv obecně přináší řadu výzev (a samozřejmě také mnoho výhod), práce se smlouvami v prodejním oddělení není bez vlastních problémů. Prodej může obzvláště trpět těmito výzvami při práci se smlouvami.

Nedostatek standardizovaných smluvních šablon

• Výzva: Podniky, které neudržují standardizované smluvní šablony, v podstatě vyžadují, aby prodejní tým znovu vynalézal kolo při návrhu smluv. To bude nejen časově náročné, ale může to také vést k právním rizikům a nesprávným interpretacím, když se do dokumentů nevyhnutelně dostanou nekonzistence.
• Řešení: Vyviňte standardizované šablony s jasnými podmínkami, abyste zajistili jednotnost – alespoň pro nejběžnější/nejpopulárnější případy ve vašem podnikání. Můžete použít software pro správu smluv k snadnějšímu ukládání a aktualizaci šablon.

Zdlouhavé schvalovací procesy

• Výzva: Schvalování smluv často trvá příliš dlouho kvůli více zainteresovaným stranám, právním přezkumům a manuálním procesům. Každý prodejce protočil oči při pouhé myšlence na to, že musí projít zdlouhavým schvalovacím procesem, když zákazník už netrpělivě čeká a obchod visí na vlásku.
• Řešení: Lze uplatnit několik řešení, aby se schvalování zjednodušilo. Můžete začít používat nástroje pro elektronický podpis a automatizované pracovní postupy, které urychlí provádění smluv (přijímání podmínek a podepisování pak bude probíhat online a dokumenty se často budou automaticky přesouvat mezi fázemi a zainteresovanými stranami). Můžete také vytvořit jasnější manuální pracovní postupy, stanovit KPI pro sledování času schvalování smluv a pracovat na jeho zlepšení, dbát na odpovědnost zainteresovaných stran při schvalování smluv a další.

Nekonzistentní ceny a platební podmínky

• Výzva: Rozdíly v cenových strukturách a nejasné platební podmínky mohou způsobit ztráty příjmů a napjaté vztahy s klienty.
• Řešení: Standardizujte cenové modely a platební podmínky. Navíc používejte automatizované fakturační systémy k zajištění přesného účtování a sledování opožděných plateb.

Špatné ukládání a vyhledávání smluv

• Výzva: Mnoho společností stále používá fyzické dokumenty nebo neorganizované digitální soubory, což ztěžuje vyhledávání smluv, když je potřeba.
• Řešení: Přijměte cloudová řešení pro správu smluv nebo software pro elektronický podpis, jako je Autenti, které umožňují snadné ukládání, vyhledávání a kontrolu verzí každé podepsané prodejní smlouvy.

Velký objem smluv a manuální procesy

• Výzva: Ruční zpracování velkého objemu smluv zvyšuje chyby, zpoždění a provozní neefektivnost.
• Řešení: Používejte šablony pro opakující se typy smluv, zvažte použití AI pro návrh nových smluv a automatizujte části procesu, které můžete.

Jak učinit prodejní smlouvy o 90 % jednodušší pomocí elektronických podpisů

Hodně jsme mluvili o prodejních smlouvách a jejich výzvách. Pojďme se nyní podívat na jednu z nejlepších metod, jak učinit prodejní smlouvy až o 90 % snazší na zpracování.

Metoda, o které chceme mluvit, je přechod od tradičního k elektronickému podepisování.

Proč?

Protože tradiční prodejní smlouvy často zahrnují tisk, podepisování, skenování a zasílání dokumentů tam a zpět, což vede ke zpoždění a neefektivnosti. Elektronické podpisy tento proces zefektivňují, což činí správu smluv rychlejší, bezpečnější a pohodlnější.

Nabízejí:

• Zvýšenou bezpečnost: Elektronické podpisy používají šifrování, auditní stopy a ověřování identity k zajištění smluv odolných proti manipulaci – něco, o čem by tradiční mokré podpisy mohly jen snít. 2FA a biometrické ověřování přidávají další zabezpečení, zabraňují podvodům a neoprávněným změnám. Elektronické podpisy jsou také plně v souladu s vládními standardy, jako je eIDAS.
• Rychlé podepisování a okamžité provedení: Smlouvy lze podepsat během několika minut z jakéhokoli zařízení. Automatické připomínky urychlují uzavírání obchodů, snižují zpoždění a zkracují prodejní cyklus pro zvýšení příjmů.
• Jediná verze dokumentu: Spolupráce v reálném čase zajišťuje, že všechny strany pracují na stejném dokumentu. Změny jsou sledovány a zaznamenávány pro transparentnost, eliminují chyby, komunikační nedorozumění a problémy s kontrolou verzí. Například s Autenti můžete přidat elektronické podpisy k již podepsaným dokumentům!
• Online podpis odkudkoli: Podepisujte smlouvy na dálku na stolních počítačích, tabletech nebo chytrých telefonech, odstraňujte lokační bariéry pro mezinárodní prodej a umožňujte uzavírání globálních obchodů.
• Hromadné podepisování jedním elektronickým podpisem: Posílejte hromadné smlouvy a získejte více podpisů jedním kliknutím – ideální pro velké objemy smluv a obnovení.

Vezměte si například Autenti. Kromě nabídky všech výše uvedených charakteristik platforma také přichází se všemi typy elektronických podpisů od prvního úrovně předplatného.

S Autenti získáte:

*SES podpisy jsou nejvšestrannější, umožňují podepsat 90 % obchodních dokumentů a zároveň jsou nejsnazší na vytvoření.

Vyzkoušejte Autenti zdarma na 14 dní a uvidíte, jak se vaše prodejní smlouva změní k lepšímu.