Paperless wird im Geschäftsleben immer mehr zum Standard. Die Verringerung oder gar vollständige Eliminierung von Papierdokumenten im Unternehmen ist eine Frage der Umwelt, des Images, der Logistik und der Finanzen. Sehen Sie, wie viele Möglichkeiten der elektronische Dokumentenumlauf bietet!
Der verringerte oder fehlende Bedarf an Papier im Geschäftsleben bedeutet in der Praxis weniger Abholzung von Wäldern, Kostenreduzierung, weniger Zeitaufwand für den Abschluss von Verträgen oder die Automatisierung vieler Formalitäten. Die elektronische Signierung von Dokumenten ist die Grundlage, aber die Möglichkeiten sind damit noch lange nicht ausgeschöpft. Moderne Dienste ermöglichen beispielsweise einen leichteren Zugriff auf Archive oder die Verifizierung der Identität von Signierenden. Der elektronische Dokumentenumlauf ermöglicht es, viele Prozesse sowohl im Geschäftsleben als auch in der öffentlichen Verwaltung zu rationalisieren. Höherer Komfort und erhöhte Sicherheit können Hand in Hand mit der Sorge um die Umwelt gehen.
Paperless-Ansatz
Die Vision von papierlosen Büros, die vor einigen Jahrzehnten noch als Science-Fiction galt, wird gegenwärtig langsam zum Standard. Der Begriff paperless office erschien erstmals in Publikationen aus der zweiten Hälfte der 1970er Jahre. Am Anfang war das Ziel, die Buchhaltung zu rationalisieren und die Unterlagen zu organisieren - heute bieten die fortschreitende Digitalisierung und neue Technologien wesentlich mehr Möglichkeiten. Dank des elektronischen Dokumentenumlaufs ist es z.B. möglich zu kontrollieren, wer die Dokumente wann eingesehen hat, welche Änderungen vorgenommen wurden usw.
Experten betonen, dass es bis zur vollständigen Umstellung auf Paperless noch ein weiter Weg ist. Eine der Hürden, die Unternehmen daran hindern, sich vom Papier zu befreien, sind veraltete Vorschriften. In vielerlei Hinsicht bewirken das Gesetz oder die Formalitäten, dass die Nutzung digitaler Lösungen schwieriger wird. Faktoren, die den Wechsel hemmen, sind ebenfalls:
- Fehlen einheitlicher Standards (unterschiedliche Dateiformate);
- Steigende Hardware- und Softwarekosten;
- Risiko eines vorübergehenden Effizienzrückgangs während des Wechsels zu einem neuen Organisationssystem;
- die Gewöhnung der Menschen an die traditionelle Form;
- Angst vor Cyber-Bedrohungen und unzureichendes Bewusstsein der Nutzer hinsichtlich ihrer Eigenverantwortung für die Datensicherheit im Internet;
- Mangel an entsprechenden Fähigkeiten zur Bedienung der erforderlichen Programme und Instrumente.
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Papierloses Geschäft
Die EPA - Umweltschutzbehörde der Vereinigten Staaten - schätzt, dass Büroangestellte jeden Arbeitstag ca. 0,91 kg (2 Pfund) Papierdokumente, Ordner sowie Umschläge und Kartonagen verbrauchen. Das entspricht 182 Blatt A4-Papier mit einer Grammatur von 80 g/m2. Die Befriedigung eines so großen Bedarfs sowie die Herstellung von Druckertinte und Toner sind mit einer erheblichen Umweltbelastung verbunden. Als größte Gefahren nennen Experten:
- Luftverschmutzung – Stickstoffdioxid-, Schwefeldioxid- und Kohlendioxidemissionen (NO₂, SO₂, CO₂);
- Wasserverschmutzung – Stickstoff und Phosphor erhöhen das Risiko der Eutrophierung von Gewässern;
- Vergiftungen durch toxische, flüchtige organische Verbindungen, Schwermetalle oder nichterneuerbare Öle.
Der Wechsel zum elektronischen Dokumentenumlauf kann für viele Unternehmen ein wichtiger Punkt bei der Wahrnehmung ihrer sozialen Verantwortung sein. Wenn ökologische Argumente jemanden nicht überzeugen, lohnt es sich sicherlich, andere Daten und Zahlen zu präsentieren. Steigende Energie- und Rohstoffpreise werden die Produktionskosten erhöhen und/oder das Angebot an Papier verringern - es wird immer teurer und möglicherweise knapp werden. Die Digitisierung und die elektronische Signierung von Dokumenten sind die optimale Lösung für dieses Problem.
