Zásady paperless se v obchodu stávají standardem. Snížení nebo dokonce úplné odstranění papírové dokumentace ve firmě je otázkou životního prostředí, image, logistiky a financí. Podívejte se, kolik možností nabízejí elektronické oběhy dokumntů!
Snížená nebo nulová potřeba papíru v podnikání se v praxi projevuje snížením odlesňování, snížením nákladů, zkrácením doby potřebné k dokončení smluv nebo automatizací mnoha formalit. Elektronické podepisování dokumentů je základem, ale tím možnosti vůbec nekončí. Moderní služby umožňují např. snazší přístup do archivu nebo ověření identity podepisujících. Elektronický oběh dokumentů umožňuje zefektivnit řadu procesů jak v podnikání, tak veřejné správě. Větší pohodlí a vyšší bezpečnost mohou jít ruku v ruce s péčí o životní prostředí.
Přístup paperless
Vize kanceláří bez papíru, která byla ještě před několika desetiletími považována za science fiction, se nyní pomalu stává standardem. Termín paperless office se poprvé objevil v publikacích z druhé poloviny 70. let 20. století. Zpočátku bylo cílem zefektivnit vedení účetnictví a uspořádat záznamy - dnes však postupující digitalizace a nové technologie nabízejí mnohem více možností. Díky elektronickému oběhu dokumentů je například možné kontrolovat, kdo a kdy dokumenty prohlížel, jaké změny byly provedeny atd.
Odborníci zdůrazňují, že k úplnému přechodu na paperless je ještě dlouhá cesta. Jednou z překážek, které brání podnikání odklonit se od papíru, jsou zastaralé předpisy. Používání digitálních řešení v mnoha ohledech ztěžuje zákon nebo formality. Mezi faktory, které zpomalují tempo změn, patří také:
- neexistence jednotných standardů (různé formáty souborů);
- rostoucí náklady na hardware a software;
- riziko dočasného poklesu produktivity při přechodu na nový organizační systém;
- návyk lidí na tradiční formy;
- strach z kybernetických hrozeb a nedostatečné povědomí o vlastní odpovědnosti uživatelů za bezpečnost dat na internetu;
- nedostatek vhodných dovedností k obsluze potřebných programů a nástrojů.
Připojte se ke službě paperless a začněte využívat služby Autenti
Seznamte se s naší nabídkou:
Podnikání bez papíru
EPA – Agentura pro ochranu životního prostředí Spojených států amerických – odhaduje, že kancelářští pracovníci spotřebují každý den cca 0,91 kg (2 libry) papírových dokumentů, složek a také obálek a kartonových obalů. To je ekvivalent 182 listů papíru A4 s gramáží 80 g/m². Uspokojit tak obrovskou poptávku, stejně jako výroba inkoustu a tonerů pro tiskárny, znamená vážné znečištění životního prostředí. Odborníci uvádějí jako největší hrozby:
- Znečišťující látky v ovzduší – emise oxidu dusičitého, oxidu siřičitého a oxidu uhličitého (NO₂, SO₂, CO₂);
- znečištění vody – dusík a fosfor zvyšují riziko eutrofizace vodních zdrojů;
- otravy toxickými těkavými organickými sloučeninami, těžkými kovy nebo neobnovitelnými oleji.
Přechod na elektronický pracovní postup může být pro mnoho společností významným bodem v oblasti společenské odpovědnosti. Pokud někoho nepřesvědčí argumenty týkající se životního prostředí, je jistě vhodné předložit jiné údaje a čísla. Rostoucí ceny energií a surovin zvýší výrobní náklady a/nebo sníží nabídku papíru - bude stále dražší a možná začne být nedostatkový. Optimálním řešením tohoto problému je digitalizace a elektronické podepisování dokumentů.
