Polityka paperless staje się w biznesie standardem. Ograniczenie lub nawet całkowite wyeliminowanie papierowej dokumentacji w firmie to kwestia środowiskowa, wizerunkowa, logistyczna i finansowa. Zobacz, ile możliwości daje elektroniczny obieg dokumentów!
Mniejsze bądź zerowe zapotrzebowanie na papier w biznesie przekłada się w praktyce na ograniczenie wycinki lasów, redukcję kosztów, obniżenie czasu potrzebnego na dopięcie umów czy automatyzację wielu formalności. Elektroniczne podpisywanie dokumentów to podstawa, ale możliwości wcale się na tym nie kończą. Współczesne usługi pozwalają np. na łatwiejszy dostęp do archiwum czy weryfikację tożsamości podpisujących. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala usprawnić wiele procesów zarówno w biznesie, jak i administracji publicznej. Większy komfort i wyższy poziom bezpieczeństwa mogą iść w parze z troską o środowisko naturalne.
Podejście paperless
Wizja biur bez papieru, którą kilkadziesiąt lat temu traktowano w kategoriach science fiction, dziś powoli staje się standardem. Pojęcie paperless office po raz pierwszy pojawiło się w publikacjach z drugiej połowy lat 70. XX wieku. Początkowo celem było usprawnienie prowadzenia księgowości i porządkowanie dokumentacji – dziś postępująca cyfryzacja i nowe technologie dają znacznie więcej możliwości. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów można np. skontrolować, kto i kiedy je przeglądał, jakie zmiany zostały wprowadzone itd.
Specjaliści podkreślają, że do pełnego przejścia na paperless jeszcze daleka droga. Jedną z przeszkód, które uniemożliwiają odejście biznesu od papieru, są przestarzałe przepisy. W wielu aspektach prawo czy formalności sprawiają, że korzystanie z rozwiązań cyfrowych staje się trudniejsze. Czynnikami spowalniającymi tempo zmian są także:
- brak jednolitych standardów (różne formaty plików);
- rosnące koszty sprzętu komputerowego i oprogramowania;
- ryzyko tymczasowego spadku wydajności przy przechodzeniu na nowy system organizacji;
- przyzwyczajenia ludzi do tradycyjnej formy;
- strach przed cyberzagrożeniami i niedostateczna świadomość odpowiedzialności samych użytkowników za bezpieczeństwo danych w sieci;
- brak odpowiednich umiejętności do obsługi niezbędnych programów i narzędzi.
Dołącz do grona firm paperless i zacznij korzystać z usług Autenti
Zapoznaj się z naszą ofertą:
Biznes bez papieru
EPA – Agencja Ochrony Środowiska Stanów Zjednoczonych – ocenia, że pracownicy biurowi każdego dnia pracy zużywają ok. 0,91 kg (2 funty) papierowych dokumentów, teczek, a także kopert i tekturowych opakowań. To odpowiednik 182 kartek papieru A4 o gramaturze 80 g/m². Zaspokojenie tak ogromnego zapotrzebowania, a także wytwarzanie tuszu i tonerów do drukarek wiąże się z poważnymi zanieczyszczeniami środowiska. Jako największe zagrożenia eksperci wymieniają:
- zanieczyszczenia powietrza – emisja dwutlenku azotu, siarki i węgla (NO₂, SO₂, CO₂);
- zanieczyszczenia wody – azot i fosfor zwiększają ryzyko eutrofizacji zbiorników wodnych;
- zatrucia toksycznymi, lotnymi związkami organicznymi, metalami ciężkimi czy nieodnawialnymi olejami.
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów może być dla wielu firm istotnym punktem w działalności z zakresu odpowiedzialności społecznej. Jeżeli argumenty środowiskowe są dla kogoś mało przekonujące, z pewnością warto przedstawić inne dane i liczby. Rosnące ceny energii i surowców zwiększą koszty produkcji i/lub zmniejszą podaż papieru – będzie coraz droższy, a być może zacznie go brakować. Digitalizacja i elektroniczne podpisywanie dokumentów to optymalne rozwiązanie tego problemu.
