Zásady paperless sa stávajú štandardom v podnikaniu. Obmedzenie alebo dokonca úplné odstránenie papierovej dokumentácie vo firme je otázkou životného prostredia, imidžu, logistiky aj financií. Pozrite sa, koľko možností ponúkajú elektronické obehy dokumentov!
Znížená alebo nulová potreba papiera v podnikaní sa v praxi prejavuje znížením odlesňovania, znížením nákladov, skrátením doby potrebnej na dokončenie zmlúv alebo automatizáciou mnohých formalít. Elektronické podpisovanie dokumentov je základom, ale tým možnosti vôbec nekončia. Moderné služby umožňujú napr. ľahší prístup do archívu alebo overenie identity podpisujúcich. Elektronický obeh dokumentov umožňuje zefektívniť množstvo procesov ako v podnikaní, tak aj verejnej správe. Väčšie pohodlie a vyššia bezpečnosť môžu ísť ruka v ruke so starostlivosťou o životné prostredie.
Prístup paperless
Vízia kancelárií bez papiera, ktorá bola ešte pred niekoľkými desaťročiami považovaná za science fiction, sa teraz pomaly stáva štandardom. Termín paperless office sa prvýkrát objavil v publikáciách z druhej polovice 70. rokov 20. storočia. Spočiatku bolo cieľom zefektívniť vedenie účtovníctva a usporiadať záznamy - dnes však postupujúca digitalizácia a nové technológie ponúkajú oveľa viac možností. Vďaka elektronickému obehu dokumentov je napr. možné kontrolovať, kto a kedy dokumenty prezeral, aké zmeny boli vykonané atď.
Odborníci zdôrazňujú, že k úplnému prechodu na paperless je ešte dlhá cesta. Jednou z prekážok, ktoré bránia podnikaniu odkloniť sa od papiera, sú zastarané predpisy. Používanie digitálnych riešení v mnohých ohľadoch sťažuje zákon alebo formality. Medzi faktory, ktoré spomaľujú tempo zmien, patria tiež:
- neexistencia jednotných štandardov (rôzne formáty súborov);
- rastúce náklady na hardvér a softvér;
- riziko dočasného poklesu produktivity pri prechode na nový organizačný systém;
- návyk ľudí na tradičné formy;
- strach z kybernetických hrozieb a nedostatočné povedomie o vlastnej zodpovednosti užívateľov za bezpečnosť dát na internete;
- nedostatok vhodných zručností na obsluhu potrebných programov a nástrojov.
Pripojte sa k službe paperless a začnite využívať služby Autenti
Zoznámte sa s našou ponukou:
Podnikanie bez papiera
EPA – Agentúra pre ochranu životného prostredia Spojených štátov amerických – odhaduje, že kancelárski pracovníci spotrebujú každý deň cca 0,91 kg (2 libry) papierových dokumentov, zložiek ako aj obálok a kartónových obalov. To je ekvivalent 182 listov papiera A4 s gramážou 80 g/m². Uspokojiť tak obrovský dopyt, rovnako ako výroba atramentu a tonerov pre tlačiarne, znamená vážne znečistenie životného prostredia. Odborníci uvádzajú ako najväčšie hrozby:
- Znečisťujúce látky v ovzduší – emisie oxidu dusičitého, oxidu siričitého a oxidu uhličitého (NO₂, SO₂, CO₂);
- znečistenie vody – dusík a fosfor zvyšujú riziko eutrofizácie vodných zdrojov;
- otravy toxickými prchavými organickými zlúčeninami, ťažkými kovmi alebo neobnoviteľnými olejmi.
Prechod na elektronický pracovný postup môže byť pre mnoho spoločností významným bodom v oblasti spoločenskej zodpovednosti. Ak niekoho nepresvedčia argumenty týkajúce sa životného prostredia, je určite vhodné predložiť iné údaje a čísla. Rastúce ceny energií a surovín zvýšia výrobné náklady a/alebo znížia ponuku papiera - bude stále drahší a možno začne byť nedostatkový. Optimálnym riešením tohto problému je digitalizácia a elektronické podpisovanie dokumentov.
