In der Logistik ist die sogenannte „letzte Meile“ die teuerste und schwierigste Etappe der Lieferung – der Moment, in dem das Paket direkt in die Hände des Empfängers gelangen muss. Im Dokumentenfluss haben wir genau dasselbe Problem. Selbst der am besten konzipierte interne Prozess eines Unternehmens verliert seine Wirksamkeit, wenn er auf die analoge Barriere der Außenwelt stößt. Dokumente bleiben stecken, gehen verloren oder kommen mit Fehlern zurück. Wie kann man dafür sorgen, dass diese letzte Meile genauso digital ist wie der Rest des Weges?“
Viele Unternehmen haben enorme Mittel in die digitale Transformation investiert. Innerhalb der Organisation läuft alles wie am Schnürchen: Dokumente werden elektronisch erstellt, Genehmigungen durchlaufen mit einem einzigen Klick die verschiedenen Führungsebenen, und die Daten werden sicher in einem digitalen Archiv gespeichert. Doch im entscheidenden Moment – wenn der ausgehandelte Vertrag beim Vertragspartner ankommen muss – gerät der Prozess unerwartet aus den digitalen Gleisen. Es beginnt das Ausdrucken, das Kuvertieren und das nervöse Warten auf den Kurier.
Das ist das klassische „Last-Mile-Problem“, bekannt aus der Logistik, das heute die Effizienz von Verwaltungs- und Vertriebsabteilungen lähmt. Selbst der am besten konzipierte interne Workflow verliert seine Wirksamkeit, wenn er auf die analoge Wand der Außenwelt stößt. Während des letzten Webinars sprachen Łukasz Wróbel (WEBCON) und Anna Krasuska (Autenti) darüber, wie die strategische Zusammenarbeit beider Unternehmen es ermöglicht, diese Kluft zu überbrücken und einen End-to-End-Prozess zu schaffen– von einem leeren Blatt Papier bis hin zur rechtsverbindlichen elektronischen Signatur, ganz ohne Papier.
Die beiden Seiten des digitalen Zauns
Łukasz Wróbel von WEBCON verglich die Situation in vielen Unternehmen treffend mit „zwei Seiten eines Zauns“. Auf der einen Seite befindet sich die sichere, interne Umgebung des Unternehmens. Hier entstehen Dokumente nicht nur, sondern durchlaufen auch einen strengen Überprüfungsprozess. Das System überprüft, ob ein Mitarbeiter überhaupt befugt ist, einen Vertragsantrag zu stellen, wählt die richtige, aktuelle Vorlage aus (und verhindert so die Verwendung veralteter Vorlagen) und füllt diese automatisch mit den Daten des Vertragspartners aus. Hier findet die gesamte entscheidende Arbeit statt: Begutachtung, Verhandlungen und Genehmigung gemäß den aktuellen Unternehmensverfahren.
Doch wenn das Dokument fertig ist und von der Geschäftsführung genehmigt wurde, stoßen wir oft an eine Grenze. Im traditionellen Modell wird diese „perfekt aufbereitete“ Datei ausgedruckt und in die analoge Welt verschickt. Anna Krasuska von Autenti weist darauf hin, dass dies der kritische Moment ist, in dem wir die Kontrolle über den Prozess verlieren. Das Dokument gerät in eine Art „schwarzes Loch“: Wir wissen nicht, ob es beim Empfänger angekommen ist, ob es auf dem richtigen Schreibtisch liegt oder ob es vielleicht in der Kanzlei hängen geblieben ist. Schlimmer noch: Es kommt vor, dass ein Papiervertrag von der falschen Person unterschrieben zurückkommt (mangelnde Vertretungsbefugnis) oder dass seine Integrität beeinträchtigt ist.
Hier kommt die „andere Seite des Zauns“ ins Spiel – Autenti. Die Plattform übernimmt genau dort, wo die Rolle des internen Workflows endet. Anstatt Papier zu versenden, übermittelt das System das Dokument digital an den Vertragspartner. Das ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern vor allem der Sicherheit und der Gewissheit, dass das, was wir intern erarbeitet haben, extern erfolgreich zum Abschluss gebracht wird – ohne das Risiko eines Dokumentverlusts oder formaler Fehler auf der Zielgeraden.
Was gewinnen wir durch die Verbindung dieser beiden Welten?
Die Integration von WEBCON und Autenti bedeutet vor allem, die volle Kontrolle über das Dokument in Echtzeit zurückzugewinnen. Im traditionellen Modell tappt das Unternehmen nach dem Versand eines Schreibens im Informationsnebel. Dank der digitalen Verbindung der Systeme lichtet sich dieser Nebel. Jeder Status ist genau ersichtlich: der Zeitpunkt der Zustellung, das Öffnen des Dokuments durch den Geschäftspartner und sogar, welche Entscheidungsträger bereits unterschrieben haben und auf wen wir noch warten. Fragen wie „Ist der Vertrag angekommen?“ und die Notwendigkeit, den Status manuell nachzufragen, entfallen.
Ein weiterer, vielleicht sogar der messbarste Aspekt ist die drastische Beschleunigung der Geschäftsprozesse – die sogenannte „Time-to-Money“. Im Gespräch wurden konkrete Zahlen genannt: Ein Prozess, der im analogen Modell (Versand per Post, Umlauf beim Kunden, Rücksendung) bis zu zwei Wochen dauern konnte, lässt sich dank der elektronischen Signatur in nur 15 Minuten abschließen. Für die Vertriebsabteilungen bedeutet dies einen schnelleren Abschluss von Transaktionen, für das Unternehmen hingegen eine schnellere Projektumsetzung und Rechnungsstellung.
Auch die Aspekte Sicherheit und Compliance dürfen nicht außer Acht gelassen werden. Der digitale Dokumentenfluss garantiert die Integrität des Dokuments. Wir haben 100 %ige Gewissheit, dass der innerhalb des Unternehmens (bei WEBCON) ausgehandelte und akzeptierte Inhalt nicht vor der Unterzeichnung (bei Autenti) von der anderen Partei heimlich geändert wurde.
Darüber hinaus überwacht das System die Vertretungsregeln (z. B. die Anforderung von zwei Unterschriften gemäß dem KRS) und überprüft die Identität des Unterzeichners, was bei herkömmlicher Korrespondenz wesentlich schwieriger durchzusetzen ist.
Automatisierung „nach der Unterzeichnung“
Łukasz Wróbel wies während des Webinars auf einen äußerst wichtigen, aber oft übersehenen Aspekt hin: Die Unterzeichnung eines Vertrags ist selten das Ende eines Geschäftsprozesses. In der Regel ist dies erst der Startschuss für eine Reihe weiterer Maßnahmen innerhalb des Unternehmens. Ohne Systemintegration bedeutet die Rückgabe eines unterzeichneten Vertrags, dass Aufgaben manuell „abgearbeitet“ werden müssen: die Buchhaltung informieren, ein Projekt starten oder eine Kundenakte anlegen.
Dank der Synergie zwischen WEBCON und Autenti erfolgt dieser Schritt automatisch. Das unterzeichnete Dokument kehrt in das Workflow-System zurück, was sofort eine Kette von Ereignissen auslöst: Die zuständigen Abteilungen erhalten Benachrichtigungen, im System werden Projektablagen angelegt und der Status des Vertragspartners ändert sich auf „aktiv“.
Darüber hinaus bietet die Digitalisierung des gesamten Prozessablaufs (End-to-End) der Geschäftsleitung ein leistungsstarkes Analysewerkzeug. Anstatt die Mitarbeiter zu bitten, manuelle Übersichten in Excel zu erstellen (was, wie im Gespräch angemerkt wurde, zeitaufwendig und fehleranfällig ist), hat der Manager Zugriff auf Echtzeitdaten. Er kann überprüfen, wie viele Verträge bearbeitet werden, wo Engpässe entstehen und ob sich eine Verkürzung der Genehmigungszeit in schnelleren Verkäufen niederschlägt. Dies ist der Übergang von der „Papierarchivierung“ zum „Datenmanagement“.
Skalierung des Unternehmens
Moderne Unternehmen beschränken sich immer seltener auf einen einzigen Markt. Die Expansion ins Ausland, die Eröffnung neuer Niederlassungen oder das Wachstum durch Übernahmen sind natürliche Entwicklungsrichtungen. Aus operativer Sicht stellt dies jedoch eine enorme Herausforderung dar: Wie lässt sich die Einheitlichkeit der Abläufe gewährleisten, wenn jedes Land andere rechtliche und kulturelle Besonderheiten aufweist?
Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil des Duos WEBCON und Autenti. Anstatt für jede Tochtergesellschaft separate, „isolierte“ Systeme aufzubauen, können Unternehmen einen einzigen, generischen Prozessstandard einführen. WEBCON ermöglicht die Gestaltung eines universellen Workflows (z. B. für die Genehmigung von Kosten oder Verträgen), der für die gesamte Unternehmensgruppe einheitlich ist. Dadurch erhält die Zentrale einen einheitlichen Überblick über die Daten und kann Veränderungen leichter bewältigen.
Autenti vervollständigt dieses Bild und löst das Problem rechtlicher Unterschiede. Die Plattform unterstützt Signaturen gemäß der EU-Verordnung eIDAS und integriert über 170 Anbieter qualifizierter Zertifikate aus ganz Europa. Darüber hinaus sorgt die in 24 Sprachen verfügbare Benutzeroberfläche dafür, dass der Prozess für Mitarbeiter in Deutschland, Spanien oder Polen identisch abläuft und vollständig verständlich ist. Wie im Webinar erwähnt, wickelt ein gemeinsamer Kunde beider Unternehmen auf diese Weise erfolgreich Prozesse in 27 verschiedenen Rechtsordnungen ab und behält dabei einen zentralen Verwaltungsstandard bei.
E-Zustellungen und die digitale Kanzlei
Das von WEBCON und Autenti geschaffene Ökosystem geht weit über reine Verträge hinaus. Im Gespräch wurde ein Thema angesprochen, das in den kommenden Jahren die polnischen Büros revolutionieren wird: e-Zustellungen, also das digitale Äquivalent zum Einschreiben.
Heute sehen sich viele Unternehmen mit einer hybriden Realität konfrontiert. Ein Teil der Korrespondenz kommt per Post, ein Teil per E-Mail und ein Teil über ePUAP-Postfächer. WEBCON fungiert hier als intelligenter Hub (sog. „Digital Mailroom“). Das System kann beide Korrespondenzströme verarbeiten:
- Traditionelle Post: Diese wird gescannt, anschließend klassifizieren OCR und künstliche Intelligenz das Schreiben und leiten es an die zuständige Person weiter.
- E-Zustellungen (über Autenti): Diese gelangen direkt digital ins System, wobei der Scanvorgang entfällt.
Für den zuständigen Mitarbeiter ist die Herkunft des Dokuments zweitrangig – wichtig ist, dass das Schreiben blitzschnell auf seinem virtuellen Schreibtisch landet. Darüber hinaus funktioniert die Integration in beide Richtungen. Unternehmen können Schreiben (z. B. Mahnungen, Benachrichtigungen über Änderungen der Geschäftsbedingungen) massenhaft in WEBCON erstellen und diese anschließend mit einem Klick als registrierte elektronische Zustellungen über Autenti versenden. Wie die Referenten feststellten, stehen wir zwar noch am Anfang dieses Weges (der „Schneeball-Effekt“), doch in 2–5 Jahren wird dies der vorherrschende Standard für die geschäftliche und behördliche Kommunikation sein.
Zusammenfassung
Die Zusammenarbeit zwischen WEBCON und Autenti ist ein Zeichen dafür, dass der Markt für Geschäftstechnologien in Polen reift. Es geht nicht mehr nur darum, „ein System zu haben“, sondern darum, dass diese Systeme reibungslos miteinander kommunizieren. Dank der strategischen Partnerschaft beider Unternehmen wird die Integration – die früher vielleicht wie ein kompliziertes IT-Projekt erschien – nun fast „out of the box“ verfügbar.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Hier sind 4 Schritte, die Sie schon heute in Betracht ziehen sollten:
- Führen Sie ein Audit der „Grauzonen“ durch: Verfolgen Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen nach und finden Sie die Stellen, an denen ein digitales Dokument wieder in Papierform umgewandelt wird. Meistens ist dies der Schritt, bei dem ein Vertrag an einen Kunden oder ein Nachtrag an einen Mitarbeiter versendet wird. Das sind Ihre Prioritäten für die Digitalisierung.
- Messen Sie die Zeit bis zum Erhalt des Dokuments: Prüfen Sie, wie lange der Lebenszyklus eines Vertrags durchschnittlich dauert – vom Versand bis zur Rücksendung des unterzeichneten Exemplars. Wenn es sich um Tage oder Wochen handelt, ist der potenzielle Return on Investment (ROI) für die Einführung der elektronischen Signatur sofort spürbar.
- Entwerfen Sie End-to-End-Prozesse: Betrachten Sie die elektronische Signatur nicht als „Sahnehäubchen“. Planen Sie bei der Gestaltung des Workflows in WEBCON gleich von Anfang an, was nach der Unterzeichnung des Dokuments in Autenti geschehen soll. Die Automatisierung der Archivierung und Benachrichtigung ist eine „kostenlose“ Zeitersparnis für Ihr Team.
- Nutzen Sie die Erleichterungen für die Nutzer: Denken Sie daran, dass Autenti die Nutzung von mObywatel und des elektronischen Personalausweises ermöglicht. Dies senkt die Einstiegshürde für Ihre Privatkunden und Mitarbeiter drastisch – sie können qualifizierte Dokumente mit dem Smartphone unterzeichnen, ohne teure Sets mit einer kryptografischen Karte kaufen zu müssen.
