Problém „poslední míle“ v oběhu dokumentů. Jak společnosti WEBCON a Autenti završují digitální proces

V logistice je nejnákladnější a nejnáročnější fází dodávky tzv. poslední míle – okamžik, kdy se zásilka musí dostat přímo do rukou příjemce. V dokumentovém oběhu máme přesně stejný problém. I ten nejlépe navržený interní proces ve firmě ztrácí svou účinnost, jakmile narazí na analogovou bariéru vnějšího světa. Dokumenty se zasekávají, ztrácejí se, vrací se s chybami. Jak zajistit, aby byla tato poslední míle stejně digitální jako zbytek cesty?

Mnoho firem investovalo obrovské prostředky do digitální transformace. Uvnitř organizace vše funguje jako hodinky: dokumenty se vytvářejí elektronicky, schvalování prochází jednotlivými manažerskými úrovněmi jediným kliknutím a data jsou bezpečně uložena v digitálním archivu. V nejklíčovějším okamžiku však – když musí vyjednaná smlouva dorazit k obchodnímu partnerovi – proces nečekaně „vybočí“ z digitálních kolejí. Začíná se tisknout, vkládat do obálek a nervózně čekat na kurýra.

Jedná se o klasický „problém poslední míle“, známý z logistiky, který dnes paralyzuje efektivitu administrativních a prodejních oddělení. I ten nejlépe navržený interní pracovní postup ztrácí svou sílu, když narazí na analogovou zeď vnějšího světa. Během posledního webináře hovořili Łukasz Wróbel (WEBCON) a Anna Krasuska (Autenti) o tom, jak strategická spolupráce obou firem umožňuje tuto propast překlenout a vytvořit proces typu end– od prázdného listu až po právně závazný elektronický podpis, a to bez jediného kousku papíru.

Dvě strany digitálního plotu

Łukasz Wróbel ze společnosti WEBCON trefně přirovnal situaci v mnoha firmách k „dvěma stranám plotu“. Na jedné straně máme bezpečné interní prostředí organizace. Zde dokumenty nejen vznikají, ale procházejí také přísným procesem ověřování. Systém kontroluje, zda má zaměstnanec vůbec oprávnění požádat o uzavření smlouvy, vybere správnou a aktuální šablonu (čímž zabrání použití zastaralých vzorů) a automaticky ji doplní údaji o smluvním partnerovi. Právě zde probíhá veškerá klíčová práce: posuzování, vyjednávání a schvalování v souladu s aktuálními firemními postupy.

Jakmile je však dokument hotový a schválený představenstvem, často narazíme na překážku. V tradičním modelu se tento „dopracovaný“ soubor vytiskne a odešle do analogového světa. Anna Krasuska ze společnosti Autenti upozorňuje, že se jedná o kritický okamžik, ve kterém ztrácíme nad procesem kontrolu. Dokument se dostane do jakési „černé díry“: nevíme, zda dorazil k příjemci, zda leží na správném stole, nebo zda uvízl v kanceláři. Co je horší, stává se, že se papírová smlouva vrátí podepsaná nesprávnou osobou (chybí příslušná oprávnění) nebo s narušenou integritou.

Zde vstupuje na scénu „druhá strana barikády“ – Autenti. Platforma přebírá štafetu přesně tam, kde končí role interního workflow. Místo zasílání papíru systém předává dokument protistraně digitálně. Nejde jen o pohodlí, ale především o bezpečnost a jistotu, že to, co jsme vypracovali uvnitř firmy, bude úspěšně dokončeno navenek, bez rizika ztráty dokumentu nebo formálních chyb v závěrečné fázi.

Co získáme spojením těchto dvou světů?

Integrace WEBCON a Autenti znamená především znovuzískání plné kontroly nad dokumentem v reálném čase. V tradičním modelu zůstává firma po odeslání dopisu v informační mlze. Díky digitálnímu propojení systémů tato mlha mizí. Přesně vidíte každý stav: okamžik doručení, otevření dokumentu protistranou a dokonce i to, která z rozhodujících osob již dokument podepsala a na koho stále čekáme. Mizejí otázky typu „dorazila smlouva?“ a nutnost ručního sledování stavu.

Dalším, možná nejhmatatelnějším aspektem, je drastické zrychlení obchodních procesů – tzv. time-to-money. Během rozhovoru zazněla konkrétní čísla: proces, který v analogovém modelu (odeslání poštou, oběh u klienta, zaslání zpět) mohl trvat až dva týdny, lze díky elektronickému podpisu uzavřít za pouhých 15 minut. Pro prodejní oddělení to znamená rychlejší uzavírání transakcí a pro společnost – rychlejší zahájení projektu a fakturaci.

Nelze opomenout ani otázku bezpečnosti a dodržování předpisů. Digitální oběh dokumentů zaručuje integritu dokumentu. Máme 100% jistotu, že obsah vyjednaný a schválený uvnitř firmy (ve WEBCONu) nebyl před podpisem (v Autenti) potají změněn druhou stranou.

Systém navíc dbá na dodržování pravidel zastupování (např. požadavek dvou podpisů v souladu s KRS) a ověřuje totožnost podepisujícího, což je v případě tradiční korespondence mnohem obtížnější zajistit.

Automatizace „po podpisu“

Łukasz Wróbel během webináře upozornil na mimořádně důležitý, ale často opomíjený aspekt: podpis smlouvy málokdy představuje konec obchodního procesu. Obvykle je to teprve startovní signál pro řadu dalších činností uvnitř firmy. Bez integrace systémů znamená vrácení podepsané smlouvy nutnost ručně „proklikávat“ jednotlivé úkoly: informovat účetní oddělení, spustit projekt nebo založit kartu klienta.

Díky synergii řešení WEBCON a Autenti probíhá tato fáze automaticky. Podepsaný dokument se vrací do workflow systému, což okamžitě spustí řadu událostí: příslušná oddělení obdrží oznámení, v systému se vytvoří projektová úložiště a stav kontrahenta se změní na aktivní.

Navíc digitalizace celého průběhu procesu (end-to-end) poskytuje vedoucím pracovníkům mocný analytický nástroj. Místo toho, aby manažer žádal zaměstnance o ruční sestavování přehledů v Excelu (což, jak zaznělo v rozhovoru, zabírá čas a je náchylné k chybám), má přístup k údajům v reálném čase. Může zkontrolovat, kolik smluv se právě zpracovává, kde vznikají úzká místa a zda zkrácení doby schvalování vede k rychlejšímu prodeji. Jedná se o přechod od „archivace papíru“ k „správě dat“.

Škálování podnikání

Současné firmy se stále méně omezují na jeden trh. Zahraniční expanze, otevírání nových poboček nebo růst prostřednictvím akvizic jsou přirozenými směry rozvoje. Z provozního hlediska to však představuje obrovskou výzvu: jak zachovat jednotnost postupů, když má každá země odlišné právní a kulturní specifika?

Zde se projevuje další výhoda spolupráce společností WEBCON a Autenti. Místo budování samostatných, „siloových“ systémů pro každou dceřinou společnost mohou organizace zavést jeden obecný standard procesu. WEBCON umožňuje navrhnout univerzální pracovní postup (např. schvalování nákladů či smluv), který je společný pro celou skupinu společností. Díky tomu má centrála ucelený přehled o datech a snáze zvládá změny.

Autenti tento obraz doplňuje a řeší problém právních rozdílů. Platforma podporuje podpisy v souladu s nařízením EU eIDAS a integruje více než 170 poskytovatelů kvalifikovaných certifikátů z celé Evropy. Navíc díky rozhraní dostupnému ve 24 jazycích vypadá proces pro zaměstnance v Německu, Španělsku či Polsku stejně a je plně srozumitelný. Jak bylo zmíněno během webináře, jeden ze společných klientů obou firem tímto způsobem úspěšně zpracovává procesy ve 27 různých jurisdikcích, přičemž zachovává jeden centrální standard řízení.

Elektronické doručování a digitální kancelář

Ekosystém vytvořený společnostmi WEBCON a Autenti daleko přesahuje rámec samotných smluv. Během rozhovoru zaznělo téma, které v nejbližších letech revolučně změní polské kanceláře: elektronická doručování, tedy digitální ekvivalent doporučeného dopisu.

Dnes se mnoho firem potýká s hybridní realitou. Část korespondence přichází tradiční poštou, část e-mailem a část přes schránky ePUAP. WEBCON zde plní roli inteligentního rozbočovače (tzv. Digital Mailroom). Systém dokáže zpracovat oba tyto toky:

1. Tradiční pošta: je naskenována a následně technologie OCR a umělá inteligence dopis roztřídí a přiřadí příslušné osobě.
2. Elektronická doručení (prostřednictvím Autenti): vstupují do systému přímo v digitální podobě, aniž by procházela fází skenování.

Pro odborného pracovníka je zdroj dokumentu druhořadý – důležité je, že se dopis dostane na jeho virtuální stůl bleskově. Navíc integrace funguje v obou směrech. Firmy mohou hromadně generovat dopisy (např. výzvy, oznámení o změně obchodních podmínek) v systému WEBCON a následně je jedním kliknutím odesílat jako doporučené elektronické zásilky prostřednictvím služby Autenti. Jak poznamenali přednášející, i když jsme teprve na začátku této cesty (efekt „sněhové koule“), za 2–5 let se to stane dominantním standardem obchodní a úřední komunikace.

Shrnutí

Spolupráce společností WEBCON a Autenti je signálem, že trh s podnikovými technologiemi v Polsku dozrává. Už nejde jen o to, „mít systém“, ale o to, aby tyto systémy mezi sebou bezproblémově komunikovaly. Díky strategickému partnerství obou firem se integrace – která se kdysi mohla jevit jako složitý IT projekt – stává nyní dostupnou téměř „ihned po vybalení“.

Co to znamená pro vaši organizaci? Zde jsou 4 kroky, které stojí za to zvážit již dnes:

1. Proveďte audit „šedých zón“: Projděte si procesy ve firmě a najděte momenty, kdy se digitální dokument mění na papírový. Nejčastěji se jedná o fázi odeslání smlouvy klientovi nebo dodatku zaměstnanci. To jsou vaše priority pro digitalizaci.
2. Změřte dobu potřebnou k získání dokumentu zpět: Zjistěte, jak dlouho v průměru trvá životní cyklus smlouvy od odeslání až po vrácení podepsaného exempláře. Pokud se jedná o dny či týdny – návratnost investice (ROI) do zavedení elektronického podpisu bude okamžitá.
3. Navrhujte procesy typu end-to-end: Nepovažujte elektronický podpis za „třešničku na dortu“. Při navrhování workflow v WEBCONu naplánujte hned, co se má stát po podepsání dokumentu v Autenti. Automatizace archivace a notifikací představuje „bezplatnou“ úsporu času vašeho týmu.
4. Využijte usnadnění pro uživatele: Nezapomeňte, že Autenti umožňuje využití aplikace mObywatel a elektronického občanského průkazu. To výrazně snižuje vstupní bariéru pro vaše retailové zákazníky i zaměstnance – mohou podepisovat kvalifikované dokumenty pomocí smartphonu, aniž by museli kupovat drahé sady s kryptografickou kartou.