W logistyce najdroższym i najtrudniejszym etapem dostawy jest tzw. ostatnia mila – moment, gdy paczka musi trafić bezpośrednio do rąk odbiorcy. W obiegu dokumentów mamy dokładnie ten sam problem. Nawet najlepiej zaprojektowany wewnętrzny proces w firmie traci swoją moc, gdy zderza się z analogową ścianą zewnętrznego świata. Dokumenty utykają, giną, wracają z błędami. Jak sprawić, by ta ostatnia mila była równie cyfrowa, co reszta podróży?"
Wiele firm zainwestowało ogromne środki w cyfrową transformację. Wewnątrz organizacji wszystko działa jak w zegarku: dokumenty są tworzone elektronicznie, akceptacje przechodzą przez kolejne szczeble menedżerskie za pomocą jednego kliknięcia, a dane są bezpiecznie przechowywane w cyfrowym archiwum. Jednak w najbardziej kluczowym momencie – gdy wynegocjowana umowa musi trafić do kontrahenta – proces niespodziewanie „wypada” z cyfrowych torów. Zaczyna się drukowanie, kopertowanie i nerwowe oczekiwanie na kuriera.
To klasyczny „problem ostatniej mili”, znany z logistyki, który dziś paraliżuje efektywność działów administracji i sprzedaży. Nawet najlepiej zaprojektowany wewnętrzny workflow traci swoją moc, gdy zderza się z analogową ścianą zewnętrznego świata. Podczas ostatniego webinaru Łukasz Wróbel (WEBCON) i Anna Krasuska (Autenti) rozmawiali o tym, jak strategiczna współpraca obu firm pozwala zasypać tę przepaść, tworząc proces typu end-to-end – od pustej kartki aż po prawnie wiążący e-podpis, bez ani jednej kartki papieru.
Dwie strony cyfrowego płotu
Łukasz Wróbel z WEBCON trafnie porównał sytuację w wielu firmach do „dwóch stron płotu”. Po jednej stronie mamy bezpieczne, wewnętrzne środowisko organizacji. Tutaj dokumenty nie tylko powstają, ale przechodzą rygorystyczny proces weryfikacji. System pilnuje, czy pracownik w ogóle ma uprawnienia, by wnioskować o umowę, dobiera właściwy, aktualny szablon (chroniąc przed użyciem przestarzałych wzorów) i automatycznie uzupełnia go danymi kontrahenta. To tutaj odbywa się cała kluczowa praca: opiniowanie, negocjacje i akceptacja zgodnie z bieżącymi procedurami firmy.
Jednak gdy dokument jest już gotowy i zaakceptowany przez zarząd, często dochodzimy do ściany. W tradycyjnym modelu ten "dopieszczony" plik jest drukowany i wysyłany w świat analogowy. Anna Krasuska z Autenti zwraca uwagę, że to moment krytyczny, w którym tracimy nad procesem kontrolę. Dokument wpada w swoistą „czarną dziurę”: nie wiemy, czy dotarł do odbiorcy, czy leży na właściwym biurku, czy może utknął w kancelarii. Co gorsza, zdarza się, że papierowa umowa wraca podpisana przez niewłaściwą osobę (brak odpowiedniej reprezentacji) lub z naruszoną integralnością.
Tu wkracza „druga strona płotu” – Autenti. Platforma przejmuje pałeczkę dokładnie tam, gdzie kończy się rola wewnętrznego workflow. Zamiast wysyłać papier, system cyfrowo przekazuje dokument do kontrahenta. To nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim bezpieczeństwa i pewności, że to, co wypracowaliśmy wewnątrz firmy, zostanie skutecznie sfinalizowane na zewnątrz, bez ryzyka utraty dokumentu czy błędów formalnych na ostatniej prostej.
Co zyskujemy łącząc te dwa światy?
Integracja WEBCON i Autenti to przede wszystkim odzyskanie pełnej kontroli nad dokumentem w czasie rzeczywistym. W tradycyjnym modelu, po wysłaniu listu, firma pozostaje w informacyjnej mgle. Dzięki cyfrowemu połączeniu systemów, ta mgła znika. Widać dokładnie każdy status: moment dostarczenia, otwarcia dokumentu przez kontrahenta, a nawet to, która z osób decyzyjnych już złożyła podpis, a na kogo wciąż czekamy. Znikają pytania „czy umowa dotarła?” i konieczność ręcznego monitowania statusu.
Kolejnym, być może najbardziej wymiernym aspektem, jest drastyczne przyspieszenie procesów biznesowych – tzw. time-to-money. Podczas rozmowy padły konkretne liczby: proces, który w modelu analogowym (wysyłka pocztą, obieg u klienta, odesłanie) potrafił trwać nawet dwa tygodnie, dzięki e-podpisowi można zamknąć w zaledwie 15 minut. Dla działów sprzedaży oznacza to szybsze domykanie transakcji, a dla firmy – szybsze uruchomienie projektu i fakturowanie.
Nie można też pominąć kwestii bezpieczeństwa i compliance. Cyfrowy obieg dokumentów gwarantuje integralność dokumentu. Mamy 100% pewności, że treść wynegocjowana i zaakceptowana wewnątrz firmy (w WEBCON) nie została po cichu zmieniona przez drugą stronę przed podpisaniem (w Autenti).
Co więcej, system pilnuje zasad reprezentacji (np. wymóg dwóch podpisów zgodnie z KRS) i weryfikuje tożsamość podpisującego, co w przypadku tradycyjnej korespondencji jest znacznie trudniejsze do wyegzekwowania.
Automatyzacja "po podpisie"
Łukasz Wróbel podczas webinaru zwrócił uwagę na niezwykle istotny, a często pomijany aspekt: złożenie podpisu na umowie rzadko jest końcem procesu biznesowego. Zazwyczaj jest to dopiero sygnał startowy dla szeregu kolejnych działań wewnątrz firmy. Bez integracji systemów, powrót podpisanej umowy oznacza konieczność ręcznego "odklikania" zadań: poinformowania księgowości, uruchomienia projektu czy założenia kartoteki klienta.
Dzięki synergii WEBCON i Autenti, ten etap dzieje się automatycznie. Podpisany dokument wraca do systemu workflow, co natychmiast wyzwala lawinę zdarzeń: odpowiednie działy otrzymują notyfikacje, w systemie tworzone są repozytoria projektowe, a status kontrahenta zmienia się na aktywny.
Co więcej, cyfryzacja całego przebiegu procesu (end-to-end) daje kadrze zarządzającej potężne narzędzie analityczne. Zamiast prosić pracowników o przygotowywanie ręcznych zestawień w Excelu (co, jak zauważono w rozmowie, zajmuje czas i jest obarczone błędem), menedżer ma dostęp do danych w czasie rzeczywistym. Może sprawdzić, ile umów jest procesowanych, gdzie tworzą się wąskie gardła i czy skrócenie czasu akceptacji przekłada się na szybszą sprzedaż. To przejście od "archiwizowania papieru" do "zarządzania danymi".
Skalowanie biznesu
Współczesne firmy coraz rzadziej ograniczają się do jednego rynku. Ekspansja zagraniczna, otwieranie nowych oddziałów czy wzrost przez akwizycje to naturalne kierunki rozwoju. Jednak z perspektywy operacyjnej rodzi to ogromne wyzwanie: jak utrzymać spójność procedur, gdy każdy kraj ma inną specyfikę prawną i kulturową?
Tutaj ujawnia się kolejna przewaga duetu WEBCON i Autenti. Zamiast budować oddzielne, "silosowe" systemy dla każdej spółki-córki, organizacje mogą wdrożyć jeden, generyczny standard procesu. WEBCON pozwala zaprojektować uniwersalną ścieżkę obiegu (np. akceptacji kosztów czy umów), która jest wspólna dla całej grupy kapitałowej. Dzięki temu centrala ma spójny obraz danych i łatwiej zarządza zmianą.
Autenti dopełnia ten obraz, rozwiązując problem różnic prawnych. Platforma obsługuje podpisy zgodne z unijnym rozporządzeniem eIDAS, integrując ponad 170 dostawców certyfikatów kwalifikowanych z całej Europy. Co więcej, interfejs dostępny w 24 językach sprawia, że dla pracownika w Niemczech, Hiszpanii czy Polsce proces wygląda tak samo i jest w pełni zrozumiały. Jak wspomniano podczas webinaru, jeden ze wspólnych klientów obu firm z powodzeniem obsługuje w ten sposób procesy w 27 różnych jurysdykcjach, zachowując jeden centralny standard zarządzania.
e-Doręczenia i cyfrowa kancelaria
Ekosystem stworzony przez WEBCON i Autenti wykracza daleko poza same umowy. Podczas rozmowy poruszono temat, który w najbliższych latach zrewolucjonizuje polskie biura: e-Doręczenia, czyli cyfrowy odpowiednik listu poleconego.
Dziś wiele firm boryka się z hybrydową rzeczywistością. Część korespondencji przychodzi tradycyjną pocztą, część mailowo, a część przez skrzynki ePUAP. WEBCON pełni tutaj rolę inteligentnego huba (tzw. Digital Mailroom). System potrafi obsłużyć oba te strumienie:
- Poczta tradycyjna: jest skanowana, a następnie OCR i sztuczna inteligencja klasyfikują pismo i dekretują je do odpowiedniej osoby.
- e-Doręczenia (przez Autenti): wpadają do systemu bezpośrednio cyfrowo, z pominięciem etapu skanowania.
Dla pracownika merytorycznego źródło pochodzenia dokumentu staje się wtórne – liczy się to, że pismo trafia na jego wirtualne biurko błyskawicznie. Co więcej, integracja działa w obie strony. Firmy mogą generować pisma (np. wezwania, powiadomienia o zmianie regulaminu) masowo w WEBCON, a następnie wysyłać je jednym kliknięciem jako rejestrowane doręczenia elektroniczne przez Autenti. Jak zauważyli prelegenci, choć jesteśmy na początku tej drogi (efekt „kuli śniegowej”), za 2-5 lat stanie się to dominującym standardem komunikacji biznesowej i urzędowej.
Podsumowanie
Współpraca WEBCON i Autenti to sygnał, że rynek technologii biznesowych w Polsce dojrzewa. Nie chodzi już tylko o to, by „mieć system”, ale aby systemy te rozmawiały ze sobą bez przeszkód. Strategiczne partnerstwo obu firm sprawia, że integracja – która kiedyś mogła wydawać się skomplikowanym projektem IT – staje się teraz dostępna niemal „z pudełka”.
Co to oznacza dla Twojej organizacji? Oto 4 kroki, które warto rozważyć już dziś:
- Zrób audyt „szarych stref”: Prześledź procesy w firmie i znajdź momenty, w których dokument cyfrowy zamienia się w papier. To najczęściej etap wysyłki umowy do klienta lub aneksu do pracownika. To Twoje priorytety do cyfryzacji.
- Mierz czas odzyskiwania dokumentu: Sprawdź, ile średnio trwa cykl życia umowy od wysłania do zwrotu podpisanego egzemplarza. Jeśli to dni lub tygodnie – potencjał zwrotu z inwestycji (ROI) we wdrożenie e-podpisu będzie natychmiastowy.
- Projektuj procesy End-to-End: Nie myśl o e-podpisie jako o „wisience na torcie”. Projektując obieg w WEBCON, zaplanuj od razu, co ma się stać po podpisaniu dokumentu w Autenti. Automatyzacja archiwizacji i notyfikacji to "darmowa" oszczędność czasu Twojego zespołu.
- Wykorzystaj ułatwienia dla użytkowników: Pamiętaj, że Autenti pozwala na wykorzystanie mObywatela i e-dowodu. To drastycznie obniża próg wejścia dla Twoich klientów detalicznych i pracowników – mogą podpisywać dokumenty kwalifikowane smartfonem, bez kupowania drogich zestawów z kartą kryptograficzną.
