V logistike je najdrahšou a najnáročnejšou fázou dodávky takzvaná „posledná míľa“ – moment, keď sa balík musí dostať priamo do rúk príjemcu. V obehu dokumentov máme presne ten istý problém. Dokonca aj ten najlepšie navrhnutý interný proces v spoločnosti stráca na účinnosti, keď narazí na analógovú bariéru vonkajšieho sveta. Dokumenty uviaznu, stratia sa alebo sa vrátia s chybami. Ako dosiahnuť, aby táto posledná míľa bola rovnako digitálna ako zvyšok cesty?“
Mnohé firmy investovali obrovské prostriedky do digitálnej transformácie. Vnútri organizácie funguje všetko ako hodinky: dokumenty sa vytvárajú elektronicky, schvaľovanie prechádza jednotlivými riadiacimi úrovňami jedným kliknutím a údaje sú bezpečne uložené v digitálnom archíve. Avšak v najkľúčovom momente – keď musí vyrokovaná zmluva doraziť k zmluvnej strane – proces nečakane „vypadne“ z digitálnych koľají. Začína sa tlačenie, vkladanie do obálok a nervózne čakanie na kuriéra.
Ide o klasický „problém poslednej míle“, známy z logistiky, ktorý dnes paralyzuje efektívnosť administratívnych a predajných oddelení. Aj ten najlepšie navrhnutý interný pracovný tok stráca svoju silu, keď narazí na analógovú bariéru vonkajšieho sveta. Počas posledného webinára Łukasz Wróbel (WEBCON) a Anna Krasuska (Autenti) hovorili o tom, ako strategická spolupráca oboch firiem umožňuje preklenúť túto priepasť vytvorením procesu typu end– od prázdneho listu až po právne záväzný elektronický podpis, bez jediného kúska papiera.
Dve strany digitálneho plotu
Łukasz Wróbel zo spoločnosti WEBCON trefne prirovnal situáciu v mnohých firmách k „dvom stranám plotu“. Na jednej strane máme bezpečné vnútorné prostredie organizácie. Tu sa dokumenty nielen vytvárajú, ale prechádzajú aj prísnym procesom overovania. Systém kontroluje, či má zamestnanec vôbec oprávnenie požiadať o uzatvorenie zmluvy, vyberá správnu a aktuálnu šablónu (čím zabraňuje použitiu zastaraných vzorov) a automaticky ju vyplní údajmi zmluvnej strany. Práve tu prebieha celá kľúčová práca: posudzovanie, rokovania a schvaľovanie v súlade s aktuálnymi postupmi spoločnosti.
Keď je však dokument už hotový a schválený vedením, často narazíme na prekážku. V tradičnom modeli sa tento „dopoťahovaný“ súbor vytlačí a odošle do analógového sveta. Anna Krasuska zo spoločnosti Autenti upozorňuje, že ide o kritický moment, v ktorom strácame kontrolu nad procesom. Dokument sa dostane do akéhosi „čierneho diery“: nevieme, či dorazil k príjemcovi, či leží na správnom stole, alebo či sa možno zasekol v kancelárii. Čo je ešte horšie, stáva sa, že papierová zmluva sa vráti podpísaná nesprávnou osobou (chýba príslušné oprávnenie) alebo s narušenou integritou.
Tu prichádza na scénu „druhá strana plotu“ – Autenti. Platforma preberá štafetu presne tam, kde končí úloha interného pracovného toku. Namiesto zasielania papiera systém digitálne odovzdá dokument zmluvnej strane. Nie je to len otázka pohodlia, ale predovšetkým bezpečnosti a istoty, že to, čo sme vypracovali vo vnútri firmy, bude úspešne finalizované navonok, bez rizika straty dokumentu alebo formálnych chýb v záverečnej fáze.
Čo získame spojením týchto dvoch svetov?
Integrácia systémov WEBCON a Autenti znamená predovšetkým získanie plnej kontroly nad dokumentom v reálnom čase. V tradičnom modeli zostáva spoločnosť po odoslaní listu v informačnej neistote. Vďaka digitálnemu prepojeniu systémov táto neistota mizne. Presne vidíte každý stav: okamih doručenia, otvorenie dokumentu zmluvnou stranou a dokonca aj to, ktorá z rozhodujúcich osôb už podpísala a na koho stále čakáme. Zmiznú otázky typu „dorazila zmluva?“ a nutnosť ručného sledovania stavu.
Ďalším, možno najmerateľnejším aspektom, je výrazné zrýchlenie obchodných procesov – tzv. time-to-money. Počas rozhovoru zazneli konkrétne čísla: proces, ktorý v analógovom modeli (odoslanie poštou, obeh u klienta, spätné zaslanie) mohol trvať až dva týždne, sa vďaka elektronickému podpisu dá uzavrieť za púhych 15 minút. Pre obchodné oddelenia to znamená rýchlejšie uzatváranie transakcií a pre spoločnosť – rýchlejšie spustenie projektu a fakturáciu.
Nesmieme tiež opomenúť otázku bezpečnosti a dodržiavania predpisov. Digitálny obeh dokumentov zaručuje integritu dokumentu. Máme 100 % istotu, že obsah vyrokovaný a schválený vnútri spoločnosti (v WEBCON) nebol pred podpísaním (v Autenti) potajme zmenený druhou stranou.
Navyše systém dohliada na dodržiavanie pravidiel zastupovania (napr. požiadavka dvoch podpisov v súlade s KRS) a overuje totožnosť podpisujúceho, čo je v prípade tradičnej korešpondencie oveľa ťažšie vynútiteľné.
Automatizácia „po podpise“
Łukasz Wróbel počas webinára upozornil na mimoriadne dôležitý, ale často prehliadaný aspekt: podpísanie zmluvy zriedka znamená koniec obchodného procesu. Zvyčajne je to len štartovací signál pre rad ďalších činností v rámci spoločnosti. Bez integrácie systémov znamená vrátenie podpísanej zmluvy nutnosť ručného „klikania“ na jednotlivé úlohy: informovanie účtovníctva, spustenie projektu alebo založenie karty klienta.
Vďaka synergii spoločností WEBCON a Autenti prebieha táto fáza automaticky. Podpísaný dokument sa vráti do systému workflow, čo okamžite spustí lavínu udalostí: príslušné oddelenia dostanú oznámenia, v systéme sa vytvoria projektové úložiská a stav zmluvného partnera sa zmení na aktívny.
Navyše digitalizácia celého priebehu procesu (end-to-end) poskytuje vedeniu spoločnosti výkonný analytický nástroj. Namiesto toho, aby žiadal zamestnancov o prípravu ručných prehľadov v programe Excel (čo, ako sa v rozhovore poznamenalo, je časovo náročné a náchylné na chyby), má manažér prístup k údajom v reálnom čase. Môže skontrolovať, koľko zmlúv sa spracúva, kde vznikajú úzke miesta a či skrátenie času schvaľovania vedie k rýchlejšiemu predaju. Ide o prechod od „archivovania papieru“ k „správe údajov“.
Škálovanie podnikania
Súčasné firmy sa čoraz menej obmedzujú na jeden trh. Zahraničná expanzia, otváranie nových pobočiek alebo rast prostredníctvom akvizícií sú prirodzenými smermi rozvoja. Z prevádzkového hľadiska to však predstavuje obrovskú výzvu: ako zachovať jednotnosť postupov, keď má každá krajina odlišné právne a kultúrne špecifiká?
Tu sa prejavuje ďalšia výhoda dvojice WEBCON a Autenti. Namiesto budovania samostatných, „siloových“ systémov pre každú dcérsku spoločnosť môžu organizácie zaviesť jeden generický štandard procesu. WEBCON umožňuje navrhnúť univerzálny pracovný postup (napr. schvaľovanie nákladov alebo zmlúv), ktorý je spoločný pre celú kapitálovú skupinu. Vďaka tomu má centrála ucelený prehľad o údajoch a ľahšie riadi zmeny.
Autenti tento obraz dopĺňa tým, že rieši problém právnych rozdielov. Platforma podporuje podpisy v súlade s nariadením EÚ eIDAS a integruje viac ako 170 poskytovateľov kvalifikovaných certifikátov z celej Európy. Navyše vďaka rozhraniu dostupnému v 24 jazykoch vyzerá tento proces pre zamestnanca v Nemecku, Španielsku alebo Poľsku rovnako a je úplne zrozumiteľný. Ako bolo spomenuté počas webinára, jeden zo spoločných klientov oboch firiem týmto spôsobom úspešne spravuje procesy v 27 rôznych jurisdikciách, pričom zachováva jeden centrálny štandard riadenia.
Elektronické doručovanie a digitálna kancelária
Ekosystém vytvorený spoločnosťami WEBCON a Autenti presahuje rámec samotných zmlúv. Počas diskusie sa rozoberala téma, ktorá v najbližších rokoch revolučne zmení poľské kancelárie: e-Doručovanie, teda digitálny ekvivalent doporučeného listu.
Dnes sa mnohé firmy vyrovnávajú s hybridnou realitou. Časť korešpondencie prichádza tradičnou poštou, časť e-mailom a časť cez schránky ePUAP. Spoločnosť WEBCON tu plní úlohu inteligentného uzla (tzv. Digital Mailroom). Systém dokáže spracovať oba tieto toky:
- Tradičná pošta: je naskenovaná, následne technológia OCR a umelá inteligencia klasifikujú list a priradia ho príslušnej osobe.
- Elektronické doručenia (prostredníctvom Autenti): prichádzajú do systému priamo v digitálnej podobe, bez nutnosti skenovania.
Pre odborného pracovníka je zdroj dokumentu druhoradý – dôležité je, že list sa na jeho virtuálny stôl dostane bleskovo. Navyše integrácia funguje oboma smermi. Firmy môžu v systéme WEBCON hromadne generovať listy (napr. výzvy, oznámenia o zmene pravidiel) a následne ich jedným kliknutím odosielať ako doporučené elektronické doručenia prostredníctvom Autenti. Ako poznamenali rečníci, hoci sme na začiatku tejto cesty (efekt „snehovej gule“), za 2–5 rokov sa to stane dominantným štandardom obchodnej a úradnej komunikácie.
Zhrnutie
Spolupráca spoločností WEBCON a Autenti je signálom, že trh s podnikovými technológiami v Poľsku dozrieva. Už nejde len o to, aby sme „mali systém“, ale aby tieto systémy medzi sebou bez prekážok komunikovali. Vďaka strategickému partnerstvu oboch firiem sa integrácia – ktorá sa kedysi mohla zdať ako zložitý IT projekt – stáva teraz dostupnou takmer „hneď po vybalení“.
Čo to znamená pre vašu organizáciu? Tu sú 4 kroky, ktoré stojí za to zvážiť už dnes:
- Urobte audit „sivých zón“: Preverte procesy vo firme a nájdite miesta, kde sa digitálny dokument mení na papierový. Najčastejšie ide o fázu odoslania zmluvy klientovi alebo dodatku zamestnancovi. To sú vaše priority pre digitalizáciu.
- Zmerajte čas potrebný na získanie dokumentu: Skontrolujte, ako dlho v priemere trvá životný cyklus zmluvy od jej odoslania až po vrátenie podpísanej kópie. Ak ide o dni alebo týždne – potenciál návratnosti investície (ROI) do zavedenia elektronického podpisu bude okamžitý.
- Navrhujte procesy od začiatku do konca: Nepovažujte elektronický podpis za „čerešničku na torte“. Pri navrhovaní pracovného toku v WEBCON-e hneď naplánujte, čo sa má stať po podpísaní dokumentu v Autenti. Automatizácia archivácie a notifikácií znamená „bezplatnú“ úsporu času vášho tímu.
- Využite uľahčenia pre používateľov: Nezabudnite, že Autenti umožňuje využívať aplikáciu mObywatel a elektronický preukaz totožnosti. To výrazne znižuje vstupnú bariéru pre vašich maloobchodných zákazníkov a zamestnancov – kvalifikované dokumenty môžu podpisovať pomocou smartfónu bez nutnosti kupovať drahé súpravy s kryptografickou kartou.
