En logística, la etapa más costosa y difícil de la entrega es la denominada «última milla»: el momento en el que el paquete debe llegar directamente a manos del destinatario. En la gestión de documentos nos encontramos exactamente con el mismo problema. Incluso el proceso interno mejor diseñado de una empresa pierde su eficacia cuando se topa con el muro analógico del mundo exterior. Los documentos se atascan, se pierden o vuelven con errores. ¿Cómo conseguir que esa «última milla» sea tan digital como el resto del trayecto?
Muchas empresas han invertido enormes recursos en la transformación digital. Dentro de la organización, todo funciona como un reloj: los documentos se crean electrónicamente, las aprobaciones pasan por los distintos niveles directivos con un solo clic y los datos se almacenan de forma segura en un archivo digital. Sin embargo, en el momento más crucial —cuando el contrato negociado debe llegar al socio comercial—, el proceso se «sale» inesperadamente de los carriles digitales. Comienza entonces la impresión, el ensobrado y la espera nerviosa del mensajero.
Se trata del clásico «problema de la última milla», conocido en el ámbito de la logística, que hoy en día paraliza la eficacia de los departamentos de administración y ventas. Incluso el flujo de trabajo interno mejor diseñado pierde su eficacia cuando choca con el muro analógico del mundo exterior. Durante el último seminario web, Łukasz Wróbel (WEBCON) y Anna Krasuska (Autenti) hablaron de cómo la colaboración estratégica entre ambas empresas permite salvar esta brecha, creando un proceso de tipo end, desde una hoja en blanco hasta una firma electrónica legalmente vinculante, sin una sola hoja de papel.
Los dos lados de la valla digital
Łukasz Wróbel, de WEBCON, comparó acertadamente la situación en muchas empresas con «las dos caras de una valla». Por un lado, tenemos el entorno interno y seguro de la organización. Aquí, los documentos no solo se crean, sino que se someten a un riguroso proceso de verificación. El sistema comprueba si el empleado tiene siquiera autorización para solicitar un contrato, selecciona la plantilla adecuada y actualizada (evitando el uso de modelos obsoletos) y la rellena automáticamente con los datos del socio comercial. Es aquí donde se lleva a cabo todo el trabajo clave: la evaluación, las negociaciones y la aprobación, de acuerdo con los procedimientos vigentes de la empresa.
Sin embargo, cuando el documento ya está listo y ha sido aprobado por la dirección, a menudo nos topamos con un obstáculo. En el modelo tradicional, este archivo «pulido» se imprime y se envía al mundo analógico. Anna Krasuska, de Autenti, señala que este es un momento crítico en el que perdemos el control sobre el proceso. El documento cae en una especie de «agujero negro»: no sabemos si ha llegado al destinatario, si está en el escritorio adecuado o si se ha quedado atascado en la secretaría. Y lo que es peor, a veces ocurre que el contrato en papel vuelve firmado por una persona que no es la indicada (falta de representación adecuada) o con su integridad vulnerada.
Aquí es donde entra en escena «el otro lado de la valla»: Autenti. La plataforma toma el relevo exactamente donde termina el flujo de trabajo interno. En lugar de enviar papel, el sistema transmite digitalmente el documento a la otra parte. No se trata solo de una cuestión de comodidad, sino, sobre todo, de seguridad y de la certeza de que lo que hemos elaborado dentro de la empresa se formalizará con éxito en el exterior, sin riesgo de pérdida del documento ni de errores formales en la recta final.
¿Qué ganamos al unir estos dos mundos?
La integración de WEBCON y Autenti supone, ante todo, recuperar el control total sobre el documento en tiempo real. En el modelo tradicional, tras enviar una carta, la empresa se queda en la incertidumbre. Gracias a la conexión digital entre los sistemas, esa incertidumbre desaparece. Se puede ver con exactitud cada estado: el momento de la entrega, la apertura del documento por parte del socio comercial e incluso qué responsables ya han firmado y a quién seguimos esperando. Desaparecen las preguntas del tipo «¿ha llegado el contrato?» y la necesidad de realizar un seguimiento manual del estado.
Otro aspecto, quizás el más cuantificable, es la drástica aceleración de los procesos empresariales: el denominado «time-to-money». Durante la conversación se mencionaron cifras concretas: un proceso que, en el modelo analógico (envío por correo, tramitación por parte del cliente, devolución), podía durar hasta dos semanas, gracias a la firma electrónica se puede cerrar en tan solo 15 minutos. Para los departamentos de ventas, esto supone cerrar las transacciones más rápidamente, y para la empresa, poner en marcha los proyectos y emitir las facturas con mayor rapidez.
Tampoco se puede pasar por alto la cuestión de la seguridad y el cumplimiento normativo. La gestión digital de documentos garantiza la integridad del documento. Tenemos la certeza al 100 % de que el contenido negociado y aceptado dentro de la empresa (en WEBCON) no ha sido modificado de forma sigilosa por la otra parte antes de la firma (en Autenti).
Además, el sistema vela por el cumplimiento de las normas de representación (por ejemplo, el requisito de dos firmas según el KRS) y verifica la identidad del firmante, algo que resulta mucho más difícil de garantizar en la correspondencia tradicional.
Automatización «tras la firma»
Łukasz Wróbel, durante el seminario web, llamó la atención sobre un aspecto extremadamente importante y que a menudo se pasa por alto: la firma de un contrato rara vez supone el final del proceso empresarial. Por lo general, no es más que la señal de salida para una serie de acciones posteriores dentro de la empresa. Sin la integración de sistemas, la devolución del contrato firmado implica tener que «ir marcando» manualmente cada tarea: informar al departamento de contabilidad, poner en marcha el proyecto o crear el expediente del cliente.
Gracias a la sinergia entre WEBCON y Autenti, esta etapa se lleva a cabo de forma automática. El documento firmado vuelve al sistema de flujo de trabajo, lo que desencadena inmediatamente una serie de acciones: los departamentos correspondientes reciben notificaciones, se crean repositorios de proyectos en el sistema y el estado del socio comercial pasa a ser «activo».
Es más, la digitalización de todo el proceso (de principio a fin) proporciona al equipo directivo una potente herramienta analítica. En lugar de pedir a los empleados que elaboren resúmenes manuales en Excel (lo cual, como se señaló en la conversación, lleva tiempo y conlleva errores), el directivo tiene acceso a los datos en tiempo real. Puede comprobar cuántos contratos se están tramitando, dónde se producen los cuellos de botella y si la reducción del tiempo de aceptación se traduce en una venta más rápida. Se trata de una transición del «archivo en papel» a la «gestión de datos».
La expansión del negocio
Las empresas actuales cada vez se limitan menos a un solo mercado. La expansión internacional, la apertura de nuevas sucursales o el crecimiento mediante adquisiciones son vías naturales de desarrollo. Sin embargo, desde una perspectiva operativa, esto plantea un enorme reto: ¿cómo mantener la coherencia de los procedimientos cuando cada país tiene unas particularidades jurídicas y culturales diferentes?
Aquí se pone de manifiesto otra ventaja del tándem formado por WEBCON y Autenti. En lugar de crear sistemas independientes y «aislados» para cada filial, las organizaciones pueden implementar un único estándar genérico de procesos. WEBCON permite diseñar un flujo de trabajo universal (por ejemplo, para la aprobación de gastos o contratos) que es común a todo el grupo empresarial. De este modo, la sede central dispone de una visión coherente de los datos y gestiona más fácilmente los cambios.
Autenti completa este panorama, resolviendo el problema de las diferencias legales. La plataforma admite firmas conformes con el Reglamento eIDAS de la UE, integrando a más de 170 proveedores de certificados cualificados de toda Europa. Además, la interfaz, disponible en 24 idiomas, hace que, para un empleado de Alemania, España o Polonia, el proceso sea idéntico y totalmente comprensible. Como se mencionó durante el seminario web, uno de los clientes comunes de ambas empresas gestiona con éxito de esta forma procesos en 27 jurisdicciones diferentes, manteniendo un único estándar central de gestión.
Notificaciones electrónicas y despacho digital
El ecosistema creado por WEBCON y Autenti va mucho más allá de los simples contratos. Durante la charla se abordó un tema que revolucionará las oficinas polacas en los próximos años: las notificaciones electrónicas, es decir, el equivalente digital de la carta certificada.
Hoy en día, muchas empresas se enfrentan a una realidad híbrida. Parte de la correspondencia llega por correo tradicional, otra parte por correo electrónico y otra a través de los buzones de ePUAP. WEBCON desempeña aquí el papel de centro de distribución inteligente (el denominado «Digital Mailroom»). El sistema es capaz de gestionar ambos flujos:
- Correo tradicional: se escanea y, a continuación, el OCR y la inteligencia artificial clasifican el documento y lo asignan a la persona adecuada.
- Entregas electrónicas (a través de Autenti): llegan al sistema directamente en formato digital, sin pasar por la etapa de escaneo.
Para el empleado encargado del asunto, el origen del documento pasa a ser secundario: lo que importa es que la correspondencia llegue a su escritorio virtual al instante. Es más, la integración funciona en ambos sentidos. Las empresas pueden generar documentos (por ejemplo, requerimientos o notificaciones de modificación de los reglamentos) de forma masiva en WEBCON y, a continuación, enviarlos con un solo clic como notificaciones electrónicas certificadas a través de Autenti. Tal y como señalaron los ponentes, aunque nos encontramos al principio de este camino (el efecto «bola de nieve»), dentro de 2 a 5 años se convertirá en el estándar dominante de la comunicación empresarial y administrativa.
Resumen
La colaboración entre WEBCON y Autenti es una señal de que el mercado de las tecnologías empresariales en Polonia está madurando. Ya no se trata solo de «tener un sistema», sino de que estos sistemas se comuniquen entre sí sin obstáculos. La alianza estratégica entre ambas empresas hace que la integración —que antes podía parecer un proyecto informático complicado— esté ahora disponible prácticamente «lista para usar».
¿Qué significa esto para tu organización? Aquí tienes cuatro pasos que vale la pena plantearse ya mismo:
- Realiza una auditoría de las «zonas grises»: analiza los procesos de la empresa e identifica los momentos en los que un documento digital se convierte en papel. Suele ser la fase de envío del contrato al cliente o de un anexo a un empleado. Esas son tus prioridades para la digitalización.
- Mide el tiempo de recuperación de un documento: comprueba cuánto dura de media el ciclo de vida de un contrato, desde su envío hasta la devolución de la copia firmada. Si se trata de días o semanas, el retorno de la inversión (ROI) en la implantación de la firma electrónica será inmediato.
- Diseña procesos de extremo a extremo: no pienses en la firma electrónica como la «guinda del pastel». Al diseñar el flujo de trabajo en WEBCON, planifica desde el principio qué debe suceder tras la firma del documento en Autenti. La automatización del archivo y las notificaciones supone un ahorro de tiempo «gratis» para tu equipo.
- Aprovecha las facilidades para los usuarios: Recuerda que Autenti permite utilizar mObywatel y el DNI electrónico. Esto reduce drásticamente la barrera de entrada para tus clientes minoristas y tus empleados: pueden firmar documentos cualificados con el smartphone, sin necesidad de comprar costosos kits con tarjeta criptográfica.
