Über den Kunden

CFE Polska Sp. z o.o. ist Teil der internationalen CFE-Gruppe, die seit über 140 Jahren im Bausektor tätig ist. Das Unternehmen spezialisiert sich auf die Durchführung von Bauprojekten und bietet umfassende Dienstleistungen von der Planung bis zur Ausführung und Verwaltung von Objekten an. CFE Polska wird für innovativen Ansatz, hohe Qualität der Dienstleistungen und Professionalität geschätzt.

Problem

CFE Polska hatte mit einem arbeits- und zeitintensiven Vertragsunterzeichnungsprozess zu kämpfen. Zuvor musste jedes Dokument manuell unterzeichnet werden, was den Versand von E-Mails und die Überprüfung erforderte, ob alle notwendigen Unterschriften geleistet wurden. Dieser Prozess verursachte zeitliche Kosten und das Risiko von Missverständnissen aufgrund fehlender Unterschriften.

Die Einführung der Autenti-Plattform zielte darauf ab, den Unterzeichnungsprozess vollständig zu digitalisieren. Es stellte sich jedoch heraus, dass verschiedene Unternehmen verschiedene Arten von qualifizierten Signaturen verwendeten, die nicht immer mit der Autenti-Lösung kompatibel waren. Ein Problem trat auf, wenn die Partner von CFE Polska qualifizierte Signaturen auf physischen Medien verwendeten, was die vollständige Durchführung des Unterzeichnungsprozesses auf der Plattform verhinderte.

"Jeder unserer Unterzeichner musste einige zusätzliche Schritte unternehmen, eine zusätzliche E-Mail senden, und die Personen, die sich um den Vertrag kümmerten, mussten sicherstellen, dass das richtige Dokument unterzeichnet wurde. Die Hauptkosten waren die Zeit und mögliche Missverständnisse, die daraus entstehen konnten", sagt Izabela Popławska, Vertreterin von CFE Polska

Lösung

Die Einführung der Autenti-Plattform ermöglichte CFE Polska die vollständige Digitalisierung des Vertragsunterzeichnungsprozesses. Dank der Möglichkeit, qualifizierte Signaturen zu verwenden und die Unterstützung für verschiedene Arten von elektronischen Signaturen konnte das Unternehmen diesen wichtigen Prozess vereinfachen und automatisieren.

"Das Unterzeichnen mit beliebigen Signaturen hat uns sehr geholfen, da wir endlich jeden Vertrag von Anfang bis Ende über die Plattform abwickeln konnten. Alles ist jetzt an einem Ort, unser Verfahren zur Vertragsannahme und Unterzeichnung wird eingehalten und die Anwendung kann genutzt werden", betont Izabela Popławska.

Ergebnis

Dank der Implementierung von Autenti hat CFE Polska Zeit gespart und das Risiko von Fehlern und Missverständnissen im Zusammenhang mit dem Unterzeichnungsprozess reduziert. Der gesamte Prozess ist transparenter und effizienter geworden, was sich erheblich auf die Qualität des Dokumentenmanagements auswirkte.

"Es erspart uns auch Diskussionen darüber, ob und in welcher Form wir mit Vertragspartnern unterzeichnen, denn jetzt können wir sagen, dass es keine Ausrede mehr gibt, nicht auf unserer Plattform zu signieren. Sie akzeptiert jede Form, jedes Zertifikat", betont Izabela Popławska.

Zukunft und Zusammenfassung

CFE Polska plant, weiterhin die Autenti-Plattform zu nutzen, da sie ein großes Potenzial für die weitere Automatisierung und Verbesserung der Dokumentenverwaltungsprozesse sieht. Das Unternehmen erkennt die Vorteile der Digitalisierung und ist an der weiteren Zusammenarbeit interessiert.