O klientovi

CFE Polska Sp. z o.o. je součástí mezinárodní skupiny CFE, která působí ve stavebním sektoru již více než 140 let. Společnost se specializuje na realizaci stavebních projektů a nabízí komplexní služby od projektování až po realizaci a správu objektů. CFE Polska je ceněna za inovativní přístup, vysokou kvalitu služeb a profesionalitu.

Problém

Tým CFE Polska se potýkal s náročným a časově nákladným procesem podepisování smluv. Dříve musel být každý dokument podepsán ručně, což s sebou neslo nutnost posílání e-mailů a kontroly, zda byly všechny potřebné podpisy složeny. Tento proces generoval časové náklady a riziko nedorozumění vyplývajících z absence odpovídajících podpisů.

Zavedení platformy Autenti mělo za cíl úplnou digitalizaci procesu podepisování smluv. Ukázalo se však, že různé firmy používají různé druhy kvalifikovaných podpisů, které nebyly vždy kompatibilní s řešením Autenti. Problém se objevoval, když partneři CFE Polska používali kvalifikované podpisy na fyzických nosičích, což znemožňovalo úplné provedení procesu podepisování na platformě.

"Každý z našich podepisujících musel udělat několik dodatečných kroků, poslat další e-mail a osoby starající se o smlouvu musely dohlížet na to, aby se určitě podepsal správný dokument. Nákladem byl především čas a případná nedorozumění, která se z toho mohla rodit" - říká Izabela Popławska, Specialistka pro smlouvy ve firmě CFE Polska.

Řešení

K vyřešení tohoto problému začala CFE Polska využívat funkci podepisování libovolným kvalifikovaným podpisem. Díky této funkci může firma obsluhovat různé typy elektronických podpisů, bez ohledu na to, zda jsou uloženy v cloudu nebo na fyzickém nosiči.

"Podepisování libovolným podpisem nám velmi pomohlo, protože jsme konečně mohli každou smlouvu provést od začátku do konce přes platformu. Všechno je teraz na jednom místě, naše procedura schvalování smlouvy a podepisování je zachována a lze využívat aplikaci" - zdůrazňuje Izabela Popławska.

Výsledky

Díky implementaci funkce podepisování libovolným kvalifikovaným podpisem CFE Polska ušetřila čas a snížila riziko chyb a nedorozumění spojených s procesem podepisování smluv. Celý proces se stal průhlednějším a efektivnějším, což významně ovlivnilo kvalitu správy dokumentace.

"Šetří nám to také diskuse o tom, zda a v jaké formě podepisujeme s kontrahenty, protože teď můžeme říct, že už není výmluva nepodepsat na naší platformě. Ona přijímá každou formu, každý certifikát" - poznamenává Izabela Popławska.

Další plány a shrnutí

CFE Polska plánuje pokračovat ve využívání platformy Autenti, neboť v ní vidí velký potenciál pro další automatizaci a zefektivnění procesů správy dokumentace. Firma vnímá výhody vyplývající z digitalizace a má zájem o další rozvoj spolupráce.