O zákazníkovi

CFE Polska Sp. z o.o. je súčasťou medzinárodnej skupiny CFE, ktorá pôsobí v stavebnom sektore už viac ako 140 rokov. Firma sa špecializuje na realizáciu stavebných projektov, pričom ponúka komplexné služby od projektovania až po realizáciu a správu objektov. CFE Polska je cenená za inovatívny prístup, vysokú kvalitu služieb a profesionalitu.

Problém

Tím CFE Polska zápasil s prácnym a časovo náročným procesom podpisovania zmlúv. Predtým musel byť každý dokument podpísaný ručne, čo bolo spojené s potrebou posielania e-mailov a kontrolovania, či boli všetky potrebné podpisy vykonané. Tento proces generoval časové náklady a riziko nedorozumení vyplývajúcich z chýbajúcich podpisov.

Zavedenie platformy Autenti malo za cieľ úplnú digitalizáciu procesu podpisovania zmlúv. Ukázalo sa však, že rôzne firmy používajú rôzne druhy kvalifikovaných podpisov, ktoré neboli vždy kompatibilné s riešením Autenti. Problém nastal, keď partneri CFE Polska používali kvalifikované podpisy na fyzických nosičoch, čo znemožňovalo úplné vykonanie procesu podpisovania na platforme.

"Každý z našich podpisujúcich musel vykonať niekoľko dodatočných krokov, poslať dodatočný e-mail, a osoby starajúce sa o zmluvu museli dohliadať, aby bol určite podpísaný správny dokument. Nákladom bol hlavne čas a prípadné nedorozumenia, ktoré sa z toho mohli rodiť" - hovorí Izabela Popławska, Špecialista pre zmluvy v spoločnosti CFE Polska.

Riešenie

Aby vyriešila tento problém, CFE Polska začala využívať funkciu podpisovania ľubovoľným kvalifikovaným podpisom. Vďaka tejto funkcii môže firma spracovávať rôzne typy elektronických podpisov, bez ohľadu na to, či sú uložené v cloude alebo na fyzickom nosiči.

"Podpisovanie ľubovoľným podpisom nám veľmi pomohlo, pretože sme mohli konečne každú zmluvu vybaviť od začiatku do konca cez platformu. Všetko je teraz na jednom mieste, náš postup schvaľovania a podpisovania zmluvy je zachovaný a môžeme používať aplikáciu" - zdôrazňuje Izabela Popławska.

Výsledky

Vďaka implementácii funkcie podpisovania ľubovoľným kvalifikovaným podpisom CFE Polska ušetrila čas a znížila riziko chýb a nedorozumení spojených s procesom podpisovania zmlúv. Celý proces sa stal transparentnejším a efektívnejším, čo významne ovplyvnilo kvalitu správy dokumentácie.

"Šetrí nám to aj diskusie o tom, či a v akej forme podpisujeme zmluvy s obchodnými partnermi, pretože teraz môžeme povedať, že už nie je výhovorka, aby nepodpísali na našej platforme. Prijíma každú formu, každý certifikát" - poznamenáva Izabela Popławska.

Ďalšie plány a zhrnutie

CFE Polska plánuje pokračovať vo využívaní platformy Autenti, vidiac v nej veľký potenciál pre ďalšiu automatizáciu a zlepšenie procesov správy dokumentácie. Spoločnosť vníma výhody vyplývajúce z digitalizácie a má záujem o ďalší rozvoj spolupráce.