O kliencie 

CFE Polska Sp. z o.o. jest częścią międzynarodowej grupy CFE, działającej w sektorze budowlanym od ponad 140 lat. Firma specjalizuje się w realizacji projektów budowlanych, oferując kompleksowe usługi od projektowania po realizację i zarządzanie obiektami. CFE Polska jest ceniona za innowacyjne podejście, wysoką jakość usług oraz profesjonalizm.

Problem

Zespół CFE Polska zmagał się z pracochłonnym i czasochłonnym procesem podpisywania umów. Wcześniej każdy dokument musiał być podpisywany ręcznie, co wiązało się z koniecznością wysyłania maili oraz kontrolowania, czy wszystkie niezbędne podpisy zostały złożone. Proces ten generował koszty czasowe oraz ryzyko nieporozumień wynikających z braku odpowiednich podpisów.

Wprowadzenie platformy Autenti miało na celu pełną cyfryzację procesu podpisywania umów. Jednak okazało się, że różne firmy korzystają z różnych rodzajów podpisów kwalifikowanych, które nie zawsze były kompatybilne z rozwiązaniem Autenti. Problem pojawiał się, gdy partnerzy CFE Polska używali podpisów kwalifikowanych na fizycznych nośnikach, co uniemożliwiało pełne przeprowadzenie procesu podpisywania na platformie.

"Każdy z naszych podpisujących musiał wykonać kilka dodatkowych ruchów, wysłać dodatkowego maila, a osoby opiekujące się umową musiały pilnować, żeby na pewno podpisał się właściwy dokument. Kosztem był głównie czas i ewentualne nieporozumienia, które się z tego mogły rodzić" - mówi Izabela Popławska, Specjalista ds. Umów w firmie CFE Polska.

Rozwiązanie

Aby rozwiązać ten problem, CFE Polska zaczęło korzystać z funkcji podpisywania dowolnym podpisem kwalifikowanym. Dzięki tej funkcji, firma może obsługiwać różne typy podpisów elektronicznych, niezależnie od tego, czy są one przechowywane w chmurze czy na fizycznym nośniku.

"Podpisywanie dowolnym podpisem bardzo nam pomogło, bo mogliśmy wreszcie każdą umowę przeprowadzić od początku do końca przez platformę. Wszystko jest teraz w jednym miejscu, nasza procedura akceptowania umowy i podpisywania jest zachowana, i można korzystać z aplikacji" - podkreśla Izabela Popławska.

Efekty

Dzięki wdrożeniu funkcji podpisywania dowolnym podpisem kwalifikowanym, CFE Polska zaoszczędziło czas oraz zredukowało ryzyko błędów i nieporozumień związanych z procesem podpisywania umów. Cały proces stał się bardziej przejrzysty i efektywny, co znacząco wpłynęło na jakość zarządzania dokumentacją.

"Zaoszczędza nam to też dyskusji o tym, czy i w jakiej formie podpisujemy z kontrahentami, bo teraz możemy powiedzieć, że nie ma już wymówki, żeby podpisać na naszej platformie. Ona przyjmuje każdą formę, każdy certyfikat" - zaznacza Izabela Popławska.

Dalsze plany i podsumowanie

CFE Polska planuje kontynuować korzystanie z platformy Autenti, widząc w niej duży potencjał do dalszej automatyzacji i usprawnienia procesów zarządzania dokumentacją. Firma dostrzega korzyści wynikające z cyfryzacji i jest zainteresowana dalszym rozwijaniem współpracy.