Sobre el cliente

CFE Polska Sp. z o.o. forma parte del grupo internacional CFE, que opera en el sector de la construcción desde hace más de 140 años. La empresa se especializa en la realización de proyectos de construcción, ofreciendo servicios integrales desde el diseño hasta la ejecución y gestión de inmuebles. CFE Polska es valorada por su enfoque innovador, alta calidad de servicios y profesionalismo.

Problema

El equipo de CFE Polska se enfrentaba a un proceso laborioso y lento para la firma de contratos. Anteriormente, cada documento tenía que firmarse manualmente, lo que implicaba la necesidad de enviar correos electrónicos y controlar que todas las firmas necesarias hubieran sido realizadas. Este proceso generaba costos de tiempo y riesgo de malentendidos derivados de la falta de firmas apropiadas.

La implementación de la plataforma Autenti tenía como objetivo la completa digitalización del proceso de firma de contratos. Sin embargo, resultó que diferentes empresas utilizan diferentes tipos de firmas cualificadas, que no siempre eran compatibles con la solución de Autenti. El problema surgía cuando los socios de CFE Polska usaban firmas cualificadas en soportes físicos, lo que imposibilitaba completar totalmente el proceso de firma en la plataforma.

"Cada uno de nuestros firmantes tenía que realizar varios movimientos adicionales, enviar un correo adicional, y las personas encargadas del contrato tenían que asegurarse de que se firmara el documento correcto. El costo era principalmente tiempo y posibles malentendidos que podían surgir de esto" - dice Izabela Popławska, Especialista en Contratos de la empresa CFE Polska.

Solución

Para resolver este problema, CFE Polska comenzó a utilizar la función de firma con cualquier firma cualificada. Gracias a esta función, la empresa puede manejar diferentes tipos de firmas electrónicas, independientemente de si están almacenadas en la nube o en un soporte físico.

"La firma con cualquier firma cualificada nos ayudó mucho, porque finalmente pudimos llevar cada contrato de principio a fin a través de la plataforma. Todo está ahora en un solo lugar, nuestro procedimiento de aceptación y firma de contratos se mantiene, y se puede usar la aplicación" - destaca Izabela Popławska.

Resultados

Gracias a la implementación de la función de firma con cualquier firma cualificada, CFE Polska ahorró tiempo y redujo el riesgo de errores y malentendidos relacionados con el proceso de firma de contratos. Todo el proceso se volvió más transparente y eficiente, lo que impactó significativamente en la calidad de la gestión de documentación.

"Esto también nos ahorra discusiones sobre si firmamos y en qué forma con los contratistas, porque ahora podemos decir que ya no hay excusa para no firmar en nuestra plataforma. Acepta cualquier forma, cualquier certificado" - señala Izabela Popławska

Planes futuros y resumen

CFE Polska planea continuar utilizando la plataforma Autenti, viendo en ella un gran potencial para mayor automatización y mejora de los procesos de gestión de documentación. La empresa reconoce los beneficios derivados de la digitalización y está interesada en seguir desarrollando la colaboración.