Ausgangslage

Das in diesem Material beschriebene Unternehmen realisiert große Bauprojekte, häufig im Konsortialmodell - also nicht in der klassischen Konstellation Generalunternehmer gegenüber Subunternehmer, sondern als einer von mehreren gleichberechtigten Partnern, die gemeinsam für die Umsetzung des Bauvorhabens verantwortlich sind. In der Praxis bedeutet das, dass an einem Projekt Personen aus verschiedenen Organisationen und mit unterschiedlichen Unternehmensdomains beteiligt sind und nicht nur aus einer einzigen Konzernstruktur.

Ein Teil der Projekte des Unternehmens hat zudem eine internationale Dimension - neben europäischen Partnern sind auch Organisationen außerhalb der Europäischen Union beteiligt.

Herausforderung

Das Konsortial- und internationale Modell bringt eine Anforderung mit sich, die in einfachen Beziehungen mit einem einzelnen Subunternehmer nicht auftritt: In einem einzigen Workflow müssen Nutzer aus verschiedenen Organisationen, verschiedenen Ländern und verschiedenen Rechtssystemen für elektronische Signaturen reibungslos zusammenarbeiten.

Daraus ergaben sich zwei getrennte Probleme.

Das erste war rechtlicher Natur und betraf das Vertrauen. Eine elektronische Signatur, wie sie beispielsweise in Asien oder in den Vereinigten Staaten verwendet wird, entspricht nicht automatisch einer europäischen qualifizierten Signatur. Für eine europäische Organisation ist es daher schwierig, eine solche Signatur zu beurteilen, zu validieren und ihren rechtlichen Status eindeutig zu bestimmen. Dem Unternehmen war wichtig, dass die Person, die ein Dokument in einem EU-Land erhält, eindeutig überprüfen kann, dass ein von einem Partner auf einem anderen Kontinent unterzeichnetes Dokument ordnungsgemäß signiert wurde - ohne eine unbekannte lokale Signatur oder ein unbekanntes Siegel auf Treu und Glauben akzeptieren zu müssen.

Das zweite Problem war operativ. Die klassische Identitätsprüfung bei der Ausstellung einer qualifizierten Signatur erfordert in der Regel ein Videogespräch mit einem Berater. Bei Zeitunterschieden von sechs bis sieben Stunden in die eine oder andere Richtung erweist es sich in der Praxis als schwierig, ein gemeinsames Zeitfenster - innerhalb der europäischen Arbeitszeiten - zu finden, was das Onboarding ausländischer Unterzeichner verlangsamt.

Vorgehen

Ein Workflow für alle Dokumente

Das Unternehmen legte im Rahmen seines eigenen Corporate-Plans Benutzerkonten für Domains anderer am Konsortium beteiligter Organisationen an - darunter auch für einen Partner außerhalb Europas. Priorität hatte die Beibehaltung eines einzigen, einheitlichen Workflows für das gesamte Projekt, unabhängig davon, wie viele Organisationen daran beteiligt sind. Eine Aufsplitterung in mehrere parallele Signaturprozesse, einen pro Organisation, hätte bedeutet, zu genau dem Problem zurückzukehren, das die Zusammenarbeit mit Subunternehmern belastet - verstreute Dokumentation und Verlust der Kontrolle über den Standard.

Europäische qualifizierte Signatur für Personen außerhalb der EU

Um das rechtliche Problem zu lösen, prüfte das Unternehmen Lösungen, mit denen auch Personen außerhalb Europas eine europäische qualifizierte Signatur erhalten können, statt sich auf lokale, schwer zu beurteilende Signaturstandards zu stützen. Eine der erwogenen Optionen war eine einmalige qualifizierte Signatur mit Selfie-Verifizierung.

Selfie-Verifizierung als Antwort auf das Zeitzonenproblem

Die Verifizierung per Selfie in Verbindung mit einem Ausweisdokument - bei Personen außerhalb Europas meist dem Reisepass - erfordert keinen Gesprächstermin zu einer bestimmten Uhrzeit. Sie kann asynchron durchgeführt werden, ohne Kalender über Kontinente hinweg abstimmen zu müssen. Genau dadurch entfällt der zeitzonenbedingte Engpass, der im klassischen Modell der Videoidentifizierung ein schnelles Onboarding von Unterzeichnern aus Asien, Amerika oder anderen zeitlich weit von Europa entfernten Regionen erschwerte.

Ergebnisse

• Ein einziger, gemeinsamer Projekt-Workflow blieb erhalten, trotz der Beteiligung mehrerer unabhängiger Organisationen und eines Partners außerhalb der Europäischen Union.
  
  
• Die Signatur des ausländischen Partners lässt sich eindeutig nach dem europäischen qualifizierten Standard überprüfen, ohne unbekannte lokale Signaturen oder Siegel beurteilen zu müssen.
  
  
• Kürzere Onboarding-Zeit für ausländische Unterzeichner dank Selfie-Verifizierung, unabhängig von Zeitzonenunterschieden.
  
  
• Eine Lösung, die nicht nur für Subunternehmer nützlich ist, sondern auch für ausländische Vorstandsmitglieder und Konsortialpartner, die in anderen Zeitzonen arbeiten.

Fazit

„In einem internationalen Projekt lautet die Frage nicht nur: Wurde das Dokument unterzeichnet? Die eigentliche Frage lautet: Wird eine Person in einem anderen Land später eindeutig bestätigen können, wer es unterzeichnet hat und ob diese Signatur nach einem ihr bekannten Standard vertrauenswürdig ist?“

– Anonymer Bericht eines Bauunternehmens, das Konsortialprojekte realisiert

Die Fallstudie zeigt, dass bei multinationalen und Konsortialprojekten die Technologie der elektronischen Signatur selbst nur ein Teil des Problems ist. Ebenso wichtig ist es, den Prozess der Identitätsprüfung so zu gestalten, dass er nicht von der Anpassung an eine einzige Zeitzone abhängt - und auf einem Rechtsstandard beruht, den jede Partei ohne zusätzliche Absprachen als vertrauenswürdig anerkennt.